Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland houdende de vaststelling van het Privacyreglement fiscaal rittenregistratiesysteem Provincie Zeeland

Geldend van 01-03-2024 t/m heden

Intitulé

Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland houdende de vaststelling van het Privacyreglement fiscaal rittenregistratiesysteem Provincie Zeeland

Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 20 februari 2024, nummer 358852, houdende de vaststelling van een nieuw Privacyreglement fiscaal rittenregistratiesysteem Provincie Zeeland.

Gedeputeerde Staten van Zeeland,

  • •

    Overwegende dat de Provincie Zeeland dienstauto’s beschikbaar stelt aan medewerkers die ten behoeve van de uitvoering van hun werkzaamheden dienstritten dienen te maken;

  • •

    Overwegende dat de Provincie Zeeland voor het uitvoeren van een sluitende fiscale rittenregistratie van haar dienstauto’s gebruik gaat maken van een nieuw fiscaal rittenregistratiesysteem dat voldoet aan de fiscale voorwaarden met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt gepubliceerd;

  • •

    Overwegende dat door het gebruik van dit systeem sprake is van het verwerken van persoonsgegevens waar de Algemene verordening gegevensbescherming op van toepassing is;

  • •

    Overwegende dat het wenselijk is om de regels over de wijze waarop met de verwerking van deze persoonsgegevens, die worden verkregen uit dit systeem, wordt omgegaan vast te leggen in de vorm van een privacyreglement;

  • •

    Overwegende dat actualisering van het op 3 juli 2018 vastgestelde Privacyreglement track-and-trace digitale rittenregistratiesysteem Provincie Zeeland wenselijk is gelet op de ingebruikname van een nieuw fiscaal rittenregistratiesysteem;

  • •

    Overwegende dat de Ondernemingsraad van de Provincie Zeeland op 28 september 2023 heeft ingestemd met dit reglement;

Besluiten:

vast te stellen het navolgende Privacyreglement fiscaal rittenregistratiesysteem Provincie Zeeland:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

  • a.

    administratief beheerder: de bevoegde medewerkers van de afdeling Facilitair die het administratieve beheer van het fiscale rittenregistratiesysteem van de dienstauto’s van de Provincie Zeeland uitvoeren;

  • b.

    AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (EU 2016/679);

  • c.

    functioneel beheerder: de bevoegde medewerkers van de afdeling Informatie en Automatisering die het functioneel- en autorisatiebeheer van het fiscaal rittenregistratiesysteem van de dienstauto’s van de Provincie Zeeland uitvoeren;

  • d.

    betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en gebruikmaakt van een dienstauto van de Provincie Zeeland;

  • e.

    dienstauto: voertuig op naam van de Provincie Zeeland die voor gebruik beschikbaar wordt gesteld aan medewerkers, directie en voorzitter en leden van Gedeputeerde Staten;

  • f.

    Functionaris Gegevensbescherming: de functionaris voor gegevensbescherming van de Provincie Zeeland bedoeld in artikel 37 van de AVG;

  • g.

    medewerker salarisadministratie: degene die binnen de Provincie Zeeland verantwoordelijk is voor de afhandeling en archivering van de maandelijkse rittenstaten van medewerkers, directie en voorzitter en leden van Gedeputeerde Staten ten behoeve van de fiscale verantwoording;

  • h.

    persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon als bedoeld in artikel 4, onderdeel 1, AVG;

  • i.

    provincie: Provincie Zeeland;

  • j.

    verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens als bedoeld in artikel 4, onderdeel 2, AVG;

  • k.

    verwerkingsverantwoordelijke: het college van Gedeputeerde Staten van Zeeland, bedoeld in artikel 4, onderdeel 7, AVG.

Artikel 2 Toepassingsbereik

  • 1.

    Dit privacyreglement is van toepassing op de verwerking van (persoons)gegevens binnen het fiscaal rittenregistratiesysteem en heeft betrekking op alle dienstauto’s, welke voorzien zijn van track- and- trace, van de provincie. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop binnen de organisatie wordt omgegaan met het fiscaal rittenregistratiesysteem en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en over de wijze waarop controle plaatsvindt.

  • 2.

    Dit privacyreglement geldt voor alle medewerkers van de provincie, de directie en de voorzitter en leden van Gedeputeerde Staten.

  • 3.

    Het privacyreglement is van toepassing, ongeacht de locatie waar de werkzaamheden worden verricht.

Artikel 3 Doeleinden van de gegevensverwerking

De verwerking van (persoons)gegevens binnen het fiscaal rittenregistratiesysteem heeft de volgende doeleinden:

  • a.

    het kunnen voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving inzake een sluitende rittenregistratie waaraan de provincie en de betrokkene zijn onderworpen;

  • b.

    het onderzoeken van rechtmatig gebruik van de dienstauto indien sprake is van gerede twijfel gelet op de fiscale rittenregistratie.

Artikel 4 Soorten gegevens

  • 1.

    De verwerking, bedoeld in artikel 3, betreft uitsluitend de volgende soorten (persoons)gegevens:

    • a.

      naam, voornaam of voorletter(s) van de betrokkene;

    • b.

      zakelijk telefoonnummer van de betrokkene;

    • c.

      zakelijk e-mailadres van de betrokkene;

    • d.

      woonadres van de betrokkene;

    • e.

      datum, tijdstip en de start- en stop- en alle tussenliggende locaties waar de dienstauto zich bevindt of heeft bevonden bij zakelijk gebruik van de dienstauto;

    • f.

      kilometrage per zakelijke rit;

    • g.

      identificatiemiddel betrokkene(n);

    • h.

      kenteken voertuig;

    • i.

      totaal van verreden privékilometers van de dienstauto over een rapportageperiode.

  • 2.

    De in het eerste lid genoemde gegevens worden ontleend aan de volgende databases:

    • a.

      bronbestand personeelsgegevens provincie;

    • b.

      Excel bestand beheeroverzicht wagenpark provincie;

    • c.

      databestand extern rittenregistratiesysteem.

Artikel 5 Toegang tot de gegevens

  • 1.

    De volgende personen hebben door middel van autorisatie toegang tot de volgende (persoons)gegevens genoemd in artikel 4:

    • a.

      de betrokkene tot alle gegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem voor zover het zijn eigen ritten betreft;

    • b.

      de administratief beheerder tot alle gegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn taak inzake de fiscale rittenregistratie. Dit betreft enkel de administratieve beheerrechten voor de dienstauto’s en het opstellen van de inzichten die nodig zijn voor het genereren van de rapportages met de fiscale rittenadministratie die de administratief beheerder aan de medewerker salarisadministratie verstrekt ten behoeve van de fiscale verantwoording. De administratief beheerder heeft geen toegang tot de volgende standaard rechten in het fiscaal rittenregistratiesysteem:

      • –

        Het wijzigen van het rit karakter (betreft ritadministratie module in de applicatie); en

      • –

        Live-tracking.

    • c.

      de functioneel beheerder: alle gegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem en bijbehorende rechten om gebruikers te registreren en te muteren. Het is de functioneel beheerder niet toegestaan de Live-tracking functionaliteit in het fiscaal rittenregistratiesysteem te gebruiken;

    • d.

      de medewerker salarisadministratie tot de rapportages in het fiscaal rittenregistratiesysteem, voor zover dit noodzakelijk is voor de afhandeling en archivering van de maandelijkse rittenstaten van medewerkers, directie en voorzitter en leden van gedeputeerde Staten ten behoeve van de fiscale verantwoording;

    • e.

      de secretaris-algemeen directeur uitsluitend tot de gegevens, genoemd in artikel 4, eerste lid, onderdelen a tot en met h, voor zover sprake is van gerede twijfel over het rechtmatig gebruik van een dienstauto door betrokkene in verband met de fiscale rittenregistratie en nadat de secretaris-algemeen directeur hiertoe de administratief beheerder schriftelijk opdracht heeft gegeven de betreffende gegevens samen te brengen tot overzichten met individuele ritgegevens, met uitzondering van privéritten. Indien de secretaris-algemeen directeur verzoekt om de gegevens samen te brengen, dan informeert hij de betrokkene hierover vooraf. De secretaris-algemeen directeur meldt de betrokkene de resultaten van het onderzoek;

    • f.

      de directeur Programma’s en Projecten uitsluitend tot de gegevens van de secretaris-algemeen directeur, genoemd in artikel 4, eerste lid, onderdelen a tot en met h, indien controle dient plaats te vinden gelet op gerede twijfel over het rechtmatig gebruik van een dienstauto door de secretaris-algemeen directeur in verband met de fiscale rittenregistratie en nadat de directeur Programma’s en Projecten hiertoe de administratief beheerder schriftelijk opdracht heeft gegeven de betreffende gegevens samen te brengen tot overzichten met individuele ritgegevens, met uitzondering van privéritten. Indien de directeur Programma’s en Projecten verzoekt om de gegevens samen te brengen, dan informeert hij de secretaris-algemeen directeur hierover vooraf. De directeur Programma’s en Projecten meldt de secretaris-algemeen directeur de resultaten van het onderzoek.

  • 2.

    Toegang tot de persoonsgegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem is uitsluitend voorbehouden aan personen die in het eerste lid zijn benoemd, behoudens personen die daartoe krachtens wettelijk voorschrift zijn gerechtigd. Periodiek worden de autorisaties en het gebruik door de personen als genoemd in het eerste lid gecontroleerd door de Afdelingsmanager Facilitaire Zaken.

  • 3.

    Indien betrokkene bij controle van zijn eigen ritten, als bedoeld in het eerste lid, onder a, van mening is dat de opgenomen ritgegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem niet juist zijn, kan betrokkene een schriftelijk verzoek indienen tot aanpassing van die gegevens bij de administratief beheerder.

Artikel 6 Bewaartermijn

  • 1.

    De gegevens, bedoeld in artikel 4, eerste lid, worden ten behoeve van de fiscale bewaartermijn minimaal zeven jaar bewaard en conform de selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen na tien jaar vernietigd.

  • 2.

    De gegevens die worden samengebracht tot overzichten met individuele ritgegevens naar aanleiding van gerede twijfel over het rechtmatig gebruik van een dienstauto door een betrokkene , bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e en f, worden maximaal drie maanden bewaard, tenzij uit de gegevens blijkt dat er sprake is van onrechtmatig gebruik van de dienstauto. Indien hiervan sprake is worden de gegevens bewaard zolang dit in het kader van het onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene, worden de gegevens vernietigd.

Artikel 7 Rechten van betrokkenen

  • 1.

    Een betrokkene heeft het recht de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om inzage, rectificatie of verwijdering van zijn persoonsgegevens die in het fiscaal rittenregistratiesysteem zijn opgenomen, alsmede het recht op beperking van de verwerking en het recht tegen de verwerking bezwaar te maken overeenkomstig de in hoofdstuk III van de AVG vastgestelde rechten van betrokkenen.

  • 2.

    Een verzoek, als bedoeld in het eerste lid, wordt schriftelijk ingediend bij de Functionaris Gegevensbescherming van de provincie. Uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek wordt aan betrokkene informatie verstrekt over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Deze termijn kan door verwerkingsverantwoordelijke met twee maanden worden verlengd afhankelijk van de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken dat is ingediend. De verwerkingsverantwoordelijke stelt de betrokkene tijdig in kennis van een dergelijke verlenging. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • 3.

    De administratief beheerder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 8 Beveiliging en nader onderzoek

  • 1.

    De verwerkingsverantwoordelijke treft de nodige maatregelen om te zorgen dat de persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 2.

    De verwerkingsverantwoordelijke treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 3.

    Indien er gegronde aanwijzingen zijn over misbruik of oneigenlijk gebruik van de persoonsgegevens, dan kan de verwerkingsverantwoordelijke een nader onderzoek laten instellen.

Artikel 9 Geheimhouding

Iedereen die handelt onder het gezag van de verwerkingsverantwoordelijke is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift hem of haar tot mededeling verplicht.

Artikel 10 Klachten

  • 1.

    Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit privacyreglement niet worden nageleefd of indien hij een andere reden tot klagen heeft, dan dient betrokkene zich schriftelijk te wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming.

  • 2.

    De betrokkene krijgt binnen zes weken na ontvangst van de klacht schriftelijk antwoord van de beheerder.

Artikel 11 Wijziging

Overeenkomstig het bepaalde in de Wet op de Ondernemingsraden, kan dit privacyreglement slechts worden gewijzigd met instemming van de ondernemingsraad.

Artikel 12 Intrekking

Het Privacyreglement track-and-trace digitale rittenregistratiesysteem provincie Zeeland d.d. 3 juli 2018 met kenmerk 18016320 wordt met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt gepubliceerd.

Artikel 14 Citeertitel

Dit privacyreglement wordt aangehaald als: Privacyreglement fiscaal rittenregistratiesysteem Provincie Zeeland.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 20 februari 2024.

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

Drs. M.C.J. Franken, secretaris

Toelichting

Algemeen

Gedeputeerde staten van Zeeland hebben besloten om voor alle dienstauto’s van de provincie gebruik te gaan maken van een fiscaal rittenregistratiesysteem. Op deze manier kan er door de provincie een sluitende fiscale rittenregistratie worden gevoerd waaraan de provincie op grond van de fiscale wet- en regelgeving is onderworpen. Hiervoor wordt in alle dienstauto’s van de provincie het rittenregistratiesysteem in de auto’s geplaatst.

Het fiscaal rittenregistratiesysteem legt per dienstauto en gebruiker vast welke zakelijke ritten worden gereden. Deze gegevens zijn tot gebruikers van de auto te herleiden en zijn daarom persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Gedeputeerde Staten van Zeeland vindt het belangrijk transparant te zijn over de manier waarop zij met de (persoons)gegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem omgaat, en gelet op de vereisten van de AVG de privacy waarborgen. Middels dit privacyreglement wordt vastgelegd op welke wijze binnen de organisatie wordt omgegaan met het fiscaal rittenregistratiesysteem. Het privacyreglement omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik van het fiscaal rittenregistratiesysteem en over de wijze waarop controle plaatsvindt op het verantwoord gebruik van het systeem.

Artikelsgewijs

Artikel 1

In dit artikel zijn de begrippen, zoals deze in het privacyreglement voorkomen, gedefinieerd. Voor de omschrijving van de begrippen is waar mogelijk aangesloten bij de bewoording die wordt gebruikt in de AVG. Hieronder volgt alleen op die begrippen een toelichting die nog nadere uitleg of een verduidelijking behoeven.

In onderdeel a is de administratief beheerder degene die bij de provincie het administratieve beheer van het fiscale rittenregistratiesysteem van de dienstauto’s uitvoert. Dit is belegd bij de bevoegde medewerkers van de afdeling Facilitair. De administratief beheerder zal als contactpersoon optreden namens de provincie richting de leverancier van het fiscale rittenregistratiesysteem, wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld als het systeem niet naar behoren functioneert. Wanneer individuele gebruikers vragen hebben over het systeem, kunnen deze worden gesteld in het ‘Serviceportaal/Servicemanagementsysteem’ van de provincie. De administratief beheerder zal deze afhandelen of doorsturen naar de leverancier, indien hij de vragen niet zelf kan oplossen.

In onderdeel c is de functioneel beheerder degene die bij de provincie het functioneel- en autorisatiebeheer van het fiscaal rittenregistratiesysteem van de dienstauto’s uitvoert. Dit is belegd bij de afdeling Informatie en Automatisering. De functioneel beheerder heeft alle bijbehorende rechten om gebruikers te registreren en aan te melden om gebruik te kunnen maken van dienstauto’s en te muteren.

In onderdeel g is de medewerker salarisadministratie degene die ervoor zorgdraagt dat de digitale rittenstaten, nadat de betrokkenen op zijn of haar eigen digitale rittenstaten akkoord heeft gegeven, worden opgeslagen, omdat de ritgegevens gearchiveerd moeten worden voor de Belastingdienst in geval van privégebruik van de auto.

Hier is dus alleen sprake van in geval van een fiscale bijtelling in verband met het privégebruik van de dienstauto’s. De salarisadministratie is gehouden deze administratie door te geven aan de Belastingdienst.

Artikel 2

Dit artikel ziet toe op het toepassingsbereik van het privacyreglement en geldt voor alle medewerkers van de provincie, directie en de voorzitter en de leden van Gedeputeerde Staten.

Artikel 3

In dit artikel zijn de doeleinden omschreven waarom het systeem is ingevoerd en zal worden gebruikt. Het fiscale rittenregistratiesysteem is in de eerste plaats bedoeld voor de fiscale rittenadministratie die de Belastingdienst van de provincie eist (onderdeel a).

De controle op onrechtmatig gebruik zoals opgenomen in onderdeel b is geen doel op zich. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om de verwerking van persoonsgegevens te richten op het individueel functioneren van medewerkers. Wanneer sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik ligt dit uiteraard anders. In de meeste gevallen zal dan sprake zijn van een signaal dat er iets aan de hand is. Het gaat dan bijvoorbeeld om het ongeoorloofd privégebruik van een dienstauto.

Artikel 4

In dit artikel wordt beschreven welke gegevens verzameld worden door het fiscale rittenregistratiesysteem en noodzakelijk zijn voor de in artikel 3 genoemde doeleinden.

Met kilometrage genoemd in onderdeel f wordt het totaal aan kilometers bedoeld per zakelijke rit. In onderdeel h wordt met het identificatiemiddel de personeelspas bedoeld waarmee je als gebruiker bij het starten van de rit de fiscale rittenregistratie voor zakelijk en/of privé gebruik kan registreren. Onderdeel i is alleen van toepassing op degenen die geen fiscale bijtelling hebben. In het geval van een fiscale bijtelling hoeven de kilometers niet door de salarisadministratie aan de Belastingdienst te worden doorgegeven.

Let wel: niet iedereen kan de genoemde gegevens in dit artikel opvragen. De toegang tot de gegevens is beperkt tot de personen die in artikel 5 zijn opgenomen.

Artikel 5

In het eerste lid van dit artikel staat beschreven welke personen door middel van autorisatie toegang hebben tot welke gegevens uit het fiscaal rittenregistratiesysteem. Alleen de genoemde personen in artikel 5 hebben toegang tot deze gegevens.

De medewerker, directielid of de voorzitter of een lid van Gedeputeerde Staten, bedoeld onder a, kan van de eigen ritten, de start en stopgegevens van de auto en het aantal gereden kilometers van een rit zien.

De administratief beheerder, bedoeld onder b, is degene bij de provincie die toegang heeft tot alle gegevens die zijn opgenomen in het fiscale rittenregistratiesysteem. De administratief beheerder mag uitsluitend de gegevens in het systeem inzien, indien dit voor de uitvoering van zijn taak als administratief beheerder noodzakelijk is. Bijvoorbeeld voor het doorgeven van een administratieve wijziging aan de leverancier van het fiscale rittenregistratiesysteem. De administratief beheerder heeft geen toegang tot het wijzigen van het rit karakter (betreft ritadministratie module in het fiscaal rittenregistratiesysteem) en live-tracking. Op deze wijze wordt voorkomen dat de administratief beheerder de live-tracking van gebruikers, die rijden in een auto van de provincie, actief zou kunnen volgen ten behoeve van het wagenparkbeheer. Indien sprake is van gerede twijfel over het rechtmatig gebruik van een dienstauto is onder e en f beschreven dat de administratief beheerder uitsluitend toegang heeft tot de gegevens en de gegevens in het systeem mag samenbrengen tot individuele ritgegevens, nadat de administratief beheerder hiervoor uitdrukkelijk schriftelijk opdracht heeft gekregen van de secretaris-algemeen directeur dan wel de directeur Programma’s en Projecten. Zie hiervoor artikel 5, het eerste lid, onder e en f voor een nadere toelichting van deze procedure.

De functioneel beheerder, genoemd onder c, is degene bij de provincie die toegang heeft tot alle gegevens in het fiscaal rittenregistratiesysteem en bijbehorende rechten om gebruikers te registreren en te muteren. Zo zal de functioneel beheerder bijvoorbeeld de gebruikers van de provincie aanmelden/autoriseren om gebruik te maken van het fiscale rittenregistratiesysteem. Het is de functioneel beheerder niet toegestaan de live-tracking functionaliteit te gebruiken om te voorkomen dat de functioneel beheerder de live-tracking van gebruikers, die rijden in een auto van de provincie, actief zou kunnen volgen. Het eventuele gebruik wordt middels logging geregistreerd en wordt ook periodiek op de naleving hiervan gecontroleerd, zoals nader is toegelicht bij het tweede lid van dit artikel.

De medewerker salarisadministratie, genoemd onder d, slaat nadat de betrokkenen op zijn of haar eigen digitale rittenstaten akkoord heeft gegeven deze bestanden digitaal op, omdat de ritgegevens gearchiveerd moeten worden voor de Belastingdienst in geval van privégebruik van de auto en in het kader van de fiscale verantwoording zeven jaar moeten worden bewaard.

Overzichten met persoonlijke ritgegevens kunnen door de secretaris-algemeen directeur, door middel van een schriftelijk verzoek aan de administratief beheerder worden opgevraagd, wanneer er een sterk vermoeden is (gerede twijfel) dat een betrokkene onrechtmatig gebruik maakt van een dienstauto. In onderdeel e is aangegeven dat de betrokkene vooraf hierover wordt geïnformeerd. De resultaten van het onderzoek worden ook weer terug gemeld aan betrokkene. De directeur programma’s, genoemd onder f, kan onder dezelfde voorwaarden overzichten opvragen indien controle dient plaats te vinden gelet op gerede twijfel over het rechtmatig gebruik van een dienstauto door de secretaris-algemeen directeur in verband met de fiscale rittenregistratie.

In het tweede lid is vermeld dat uitsluitend de personen genoemd in het eerste lid toegang hebben tot de gegevens in het rittenregistratiesysteem. Dit is enkel niet van toepassing indien personen krachtens wettelijk voorschrift zijn gerechtigd om toegang te hebben tot de gegevens van het fiscaal rittenregistratiesysteem, bijvoorbeeld in geval van een politieonderzoek. De autorisaties zullen periodiek, dat wil zeggen minimaal eens in de twee jaar, worden gecontroleerd door de Afdelingsmanager Facilitaire Zaken van de Provincie Zeeland middels het aanleveren van logfiles.

In het derde lid is aangeven dat wanneer een betrokkene van mening is dat er iets niet klopt in de fiscale rittenregistratie, hij een schriftelijk verzoek aan de administratief beheerder kan doen om dit aan te laten passen. De betrokkene kan zelf in de fiscale rittenadministratie handmatig een rit toevoegen en/of het ritkarakter aanpassen van zakelijk naar privé of omrijden of het maken van een opmerking. Het kan voorkomen dat de fiscale rittenadministratie een gereden rit niet heeft geregistreerd. Hierdoor ontstaat een gat in de rittenregistratie, vanwege de onbekende rit. Betrokkenen hebben nu de mogelijkheid om die ontbrekende rit handmatig toe te voegen. Handmatig toegevoegde ritten kunnen niet worden verwijderd. Betrokkenen kunnen geen rit toevoegen die niet overeenkomt met het geconstateerde gat. Dit om de integriteit van de fiscale rittenregistratie te waarborgen. Voor dit soort zaken dient een betrokkene een schriftelijk verzoek in te dienen bij de administratief beheerder voor accordering van een aanpassing in het fiscaal rittenregistratiesysteem. De betrokkene kan dit niet zelf gelet op de waarborging van de integriteit en eisen die door de Belastingdienst aan een sluitende fiscale rittenadministratie zijn gesteld.

Artikel 6

In dit artikel is de bewaartermijn van de persoonsgegevens vastgelegd. De Belastingdienst vereist dat de gegevens in de salarisadministratie minimaal zeven jaar worden bewaard. Op basis van de selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen vernietigt de provincie de gegevens na 10 jaar na eerste registratie. In het tweede lid van dit artikel is de bewaartermijn opgenomen van de gegevens die worden gebruikt om een onderzoek in te stellen bij gerede twijfel conform de procedure vermeld in artikel 5, eerste lid, onder e en f. Deze gegevens worden zolang dit voor het onderzoek en de eventueel te treffen maatregelen noodzakelijk is bewaard. Wanneer het onderzoek is afgerond en hier geen maatregelen uit voortkomen, mogen de gegevens maximaal drie maanden bewaard worden. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Artikel 7

Overeenkomstig het bepaalde in hoofdstuk III van de AVG vermeldt dit artikel de rechten van de betrokkene over de hem betreffende persoonsgegevens. Hierop is de interne procedure rechten van betrokkenen Provincie Zeeland van toepassing. Aan de hand van deze procedure kan op een juiste manier gehoor worden gegeven aan verzoeken van betrokkenen.

Artikel 8

Het College van Gedeputeerde Staten moet als verwerkingsverantwoordelijke ervoor zorgen dat de persoonsgegevens juist en nauwkeurig zijn. Alle maatregelen moeten worden getroffen die in redelijkheid kunnen worden gevergd. De maatregelen genoemd in het tweede lid garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten als ook de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden, een passend beveiligingsniveau. Met de leverancier van het fiscale rittenregistratiesysteem zijn de afspraken over de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens, die zijn opgenomen in het systeem, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst voldoet aan de vereisten van artikel 28, derde lid, van de AVG en omvat onder andere afspraken over de te nemen technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de beveiliging van de persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau. Daarnaast zijn de genoemde maatregelen in het tweede lid er ook op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Zo wordt door middel van autorisatie uitsluitend de personen die deze gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak, toegang gegeven tot de gegevens in het fiscale rittenregistratiesysteem.

Het College van Gedeputeerde Staten kan, zoals aangegeven in het derde lid, een onderzoek (laten) uitvoeren wanneer er gegronde redenen zijn over misbruik of oneigenlijk gebruik van de persoonsgegevens.

Artikel 9

Iedereen die toegang heeft tot gegevens uit het systeem is verplicht om alle persoonsgegevens waarvan zij kennis neemt geheim te houden.

Artikel 10

In dit artikel is opgenomen waar de betrokkene terecht kan in geval klachten over de naleving van de regels in dit privacyreglement.

Artikel 11

Het privacyreglement kan alleen worden gewijzigd indien de Ondernemingsraad hiermee heeft ingestemd.

Artikel 12

Het Privacyreglement track-and-trace digitale rittenregistratiesysteem provincie Zeeland d.d. 3 juli 2018 met kenmerk 18016320 wordt met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit ingetrokken.

Artikel 13

Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het privacyreglement wordt gepubliceerd.

Artikel 14

Dit artikel bevat de citeertitel van het privacyreglement.