Verordening op de auditcommissie Geldrop-Mierlo 2024

1. De commissie heeft als doel de raad te adviseren over zijn kaderstellende en controlerende taak ten aanzien van de gemeentefinanciën en alle andere activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.

3. De commissie behandelt onderwerpen financieel technisch en financieel beleidsmatig, het beleidsinhoudelijke politieke debat vindt in de vergaderingen van de raadscommissies en in de gemeenteraad plaats. De commissie laat zich informeren door het college over andere onderwerpen die gerelateerd zijn aan de rol en taken van de auditcommissie.

4. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

Ten aanzien van de werkzaamheden van de accountant:

• a.

  het voorbereiden en het adviseren van de raad over de aanbesteding van de accountantscontrole. De commissie fungeert tijdens het aanbestedingsproces als beoordelingscommissie, die belast is met de selectie van de accountant. De raad besluit over de aanwijzing van de accountant;

• b.

  het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 4, 2e lid van de Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Geldrop-Mierlo 2023 met de accountant;

• c.

  eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

• d.

  het voeren van financieel technisch en financieel beleidsmatig overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

• e.

  het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant;

• f.

  het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

• g.

  het adviseren van de raad over de verbeteracties die het college neemt naar aanleiding van de managementletter van de accountant;

• h.

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

Ten aanzien van de instrumenten in de planning & controlcyclus

• i.

  het adviseren van de raad over de gemeentelijke planning- en control cyclus. De commissie kan verbetervoorstellen doen over de opbouw, inrichting en behandeling van de P&C documenten;

• j.

  het zijn van aanspreekpunt voor het college over de kwaliteit van de aan de raad aangeboden P&C documenten. De commissie heeft primair een adviesfunctie aan de raad. Het college kan de commissie om advies vragen mits vooraf duidelijk is dat het overleg enkel richtinggevend is bedoeld;

• k.

  het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

Ten aanzien van de werkzaamheden van de rekenkamer:

• l.

  het voeren namens de raad van de coördinatie van de onderzoeken van de rekenkamer;

• m.

  het bespreken van onderzoeken van de rekenkamer en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek;

• n.

  het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken van het college;

Ten aanzien van de algemene taken:

• o.

  de commissie is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen. Indien de auditcommissie een advies uit brengt over een voorstel dat door het college aan de raad wordt voorgelegd, dan wordt dit advies voor behandeling van het voorstel in een raadscommissie in het raadsvoorstel opgenomen dan wel separaat aan de raadscommissie verstrekt;

• p.

  In het kader van de uitvoering van haar werkzaamheden is de commissie bevoegd om informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, met de gemeentesecretaris en na overleg met hem met de ambtelijke organisatie en met de accountant;

• q.

  het adviseren van de raad over de verantwoording van de bijdragen fractieondersteuning;

5. De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

1. De commissie bestaat uit 5 tot 8 specialisten uit de raad, waarvan een door de raad benoemde voorzitter van de commissie is. De commissie wijst één of meer plaatsvervangende voorzitters aan.

2. De raad benoemt de leden van de commissie uit de raad op persoonlijke titel;

3. De commissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de portefeuillehouder Financiën, de concerncontroller, de coördinator P&C cyclus, de accountant en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger).

4. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

5. De secretaris van de commissie kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand met tussenkomst van de gemeentesecretaris een beroep doen op de ambtelijke organisatie.

6. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

1. De zittingsperiode van de leden eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

4. Indien door het vervallen van het lidmaatschap van een lid van de commissie een vacature ontstaat, beslist de raad, op voorstel van de auditcommissie, zo spoedig mogelijk over de invulling van de vacature.

1. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

2. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

3. De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in raadscommissies en de gemeenteraad ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern.

1. De commissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad en het college.

2. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

3. De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.

4. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

5. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6. De adviezen van de commissie zijn openbaar en worden rechtstreeks aan de raad voorgelegd, tenzij de commissie anders bepaalt.

7. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

8. Het vastgestelde verslag wordt ter kennis gebracht aan de raad en het college en is gelet op artikel 23 vierde en vijfde lid van de Gemeentewet niet openbaar.

1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.