Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  directie: de leiding van de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.

• 2.

  dienst: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van het Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2005 een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

• 3.

  Afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van het Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2005 een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht heeft aan het diensthoofd van de desbetreffende dienst.

• 4.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heerenveen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 5.

  prioriteit: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende producten of een enkel product van de productenraming en productenrealisatie.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt aan het begin van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• 3.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op basis van de door het college aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in prioriteiten vast.

Artikel 2a . Planning – en Controlcyclus

• 1.

  Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een jaarplanning aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college aan de raad van, het meerjarenperspectief, de tussentijdse (bestuurs)rapportages, de begroting en de jaarstukken.

• 2.

  Jaarlijks biedt het college een controleprotocol voor de controle van de jaarrekening ter kennisgeving aan. Onderdelen van het protocol zijn goedkeuring- en rapporteringtoleranties, normen- en toetsingskaders voor rechtmatigheid in het algemeen en de begrotingsrechtmatigheid in het bijzonder.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per prioriteit weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per prioriteit weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3.

  3. In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 3a Kaders ontwerp-begroting

• 1.

  Het college biedt voor 1 juli aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders (meerjarenperspectief) van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

• 3.

  In de ontwerp-begroting wordt per programma een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per prioriteit.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan voor welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien van het desbetreffende programma.

• 4.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 5.

  Voor investeringen en andere budgetten in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voordat verplichtingen worden aangegaan, een (investerings)voorstel daarvan voor aan de raad.

Artikel 5. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden en de volgende vijf maanden van het begrotingsjaar.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma uitgesplitst naar prioriteiten;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar prioriteiten;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting toegelicht.

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in vijf jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden in principe lineair afgeschreven in maximaal:

  • a.

    40 jaar: nieuwbouw woonruimten, kantoren, schoolgebouwen en bedrijfsgebouwen;

  • b.

    40 jaar: rioleringen;

  • c.

    25 jaar: renovatie, restauratie, uitbreiding, verbouwing en aankoop woonruimten, kantoren, schoolgebouwen en bedrijfsgebouwen;

  • d.

    15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, brandblusvoertuigen, ladderwagens, nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen (o.a. noodlokalen)

  • e.

    10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, schoolmeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, zware vrachtwagens;

  • f.

    08 jaar: zware transportmiddelen (tractoren, sneeuwploegen, schaftwagens, maaimachines), aanhangwagens;

  • g.

    05 jaar: software en lichte transportmiddelen (bestelauto’s);

  • h.

    04 jaar: automatiseringsapparatuur

  • i.

    niet: gronden en terreinen.

  • j.

    Afzonderlijk door de raad vast te stellen afschrijvingstermijnen voor unieke projecten niet vallend onder a t/m i.

• 4.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief in principe lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

• 5.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.

Artikel 7 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de rioolrechten en de afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 8 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en rechten.

• 2.

  Het college biedt periodiek de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende zaken en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden e.a. De raad stelt de nota vast.

Artikel 9 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind in tact is;

  • c.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  • d.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersbehandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie.

Artikel 14. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2006. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen.”, vastgesteld op 10 november 2003.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Heerenveen 2006”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 januari 2007.