Financiële verordening Omgevingsdienst Twente 2023

1. Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.

2. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de taakvelden per programma vast.

3. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast:

• a.

  De doelstellingen (wat willen we bereiken?);

• b.

  De te leveren prestaties (wat gaan we daarvoor doen?);

• c.

  De begrote baten en lasten (wat gaat dat kosten?).

4. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voor zover deze betrekking hebben op het specifieke taakveld van de Omgevingsdienst Twente.

5. Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma's, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead, de baten en lasten per taakveld weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen en meerjarige projecten per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen en meerjarige projecten het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

1. Het dagelijks bestuur biedt binnen de wettelijke termijnen aan het algemeen bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast.

1. Het dagelijks bestuur biedt binnen de wettelijke termijnen aan het algemeen bestuur een begroting aan die voldoet aan de wettelijke vereisten. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast en autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als ze verwacht, dat de lasten van een programma dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 6, lid 1, doet het dagelijks bestuur zo nodig voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het algemeen bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 100.000 informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over het effect van de investering op de schuldpositie van de Omgevingsdienst Twente.

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst Twente.

2. De voorjaarsrapportage over de eerste vier maanden van het begrotingsjaar wordt aan het algemeen bestuur aangeboden uiterlijk in 1 juli van het lopende begrotingsjaar.

3. De najaarsrapportage over de eerste acht maanden van het begrotingsjaar wordt aan het algemeen bestuur aangeboden uiterlijk in december van het lopende begrotingsjaar.

4. De begrotingswijzigingen worden uiterlijk bij het vaststellen van de jaarrekening, waar de begrotingswijziging op ziet, aan het algemeen bestuur voorgelegd.

5. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

6. De tussentijdse rapportages gaat tenminste in op:

• a.

  Afwijkingen ten opzichte van de begrote baten en de lasten die het bedrag van € 50.000,- overstijgen;

• b.

  Afwijkingen ten aanzien van geleverde diensten ten opzichte van de geplande diensten;

• c.

  Het effect van sub a en b op de bijdrage per deelnemer ten opzichte van de begrote bijdrage per deelnemer.

7. Het algemeen bestuur stelt aan de hand van de tussentijdse rapportages de wenselijk geachte begrotingswijzigingen vast.

1. Het dagelijks bestuur legt binnen de wettelijke termijnen met de jaarstukken verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de begroting. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast.

2. De jaarstukken zijn spiegelbeeldig aan de begroting. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur per programma aan:

• a.

  De doelstellingen (wat hebben we bereikt?) en een toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de begroting;

• b.

  De geleverde prestaties (wat hebben we daarvoor gedaan) en een toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de begroting;

• c.

  De gerealiseerde baten en lasten (wat heeft dat gekost?) en een toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de begroting.

3. In de jaarstukken wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

4. Het dagelijks bestuur doet een voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat.

5. Het algemeen bestuur stelt de bestemming van het rekeningresultaat vast.

1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Omgevingsdienst Twente, inclusief de dotaties aan de reserve.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheers handelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31-12-(t-1) ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheers handelingen kunnen voortvloeien. Het algemeen bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheers handelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of bij het vaststellen van de jaarrekening.

4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Immateriële en materiele vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

1. Het dagelijks bestuur legt via de begroting en jaarstukken de uitgangspunten omtrent het weerstandsvermogen en risicobeheersing van de omgevingsdienst Twente voor aan het algemeen bestuur. In deze uiteenzetting wordt tenminste beschreven:

• a.

  Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's;

• b.

  Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

• c.

  Een inventarisatie van de risico's.

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

2. De Omgevingsdienst Twente beschikt over een algemene reserve, bedoeld voor het opvangen van financiële risico's. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• a.

  De maximale omvang van de algemene reserve wordt vastgesteld door het algemeen bestuur waarbij de gekwantificeerde risico's worden betrokken;

• b.

  Positieve resultaten worden aan de algemene reserve toegevoegd tot de maximale omvang van de algemene reserve is bereikt;

• c.

  Nadelige resultaten of (incidentele bestedingen) worden onttrokken aan de algemene reserve voordat een beroep wordt gedaan op de deelnemers;

• d.

  Toevoegingen en onttrekkingen worden uiterlijk bij de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur vastgesteld.

3. Bij een voorstel aan het algemeen bestuur voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

• a.

  Het specifieke doel van de reserve;

• b.

  De voeding van de reserve;

• c.

  De maximale hoogte van de reserve; en

• d.

  De maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

5. Voorzieningen worden ingesteld op grond van het BBV. Het dagelijks bestuur stelt een voorziening in. Wanneer een voorziening wordt ingesteld wordt minimaal aangegeven:

• a.

  Het specifieke risico/doel waarvoor de voorziening wordt ingesteld;

• b.

  De voeding van de voorziening;

• c.

  De onderbouwing van de benodigde financiële omvang;

• d.

  De maximale looptijd.

6. Het dagelijks bestuur besluit tot opheffen van een voorziening. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• a.

  Een voorziening dient te worden opgeheven als het risico/doel waarvoor de voorziening is gevormd, is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan;

• b.

  Wanneer een voorziening wordt opgeheven komt het saldo via de exploitatie vrij ten gunste van de algemene middelen.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee door de Omgevingsdienst Twente geleverde diensten in rekening worden gebracht bij deelnemers en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) betrokken.

3. Tenzij anders bepaald dient de geraamde kostprijs voor te leveren diensten 100% kostendekkend te zijn.

1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a.

  Voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan een jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b.

  Er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

3. Bij het verstrekken van een garantie wordt een voorziening ten laste van de begroting gevormd ter grootte van het risico dat de omgevingsdienst Twente met de garantie loopt. Als in de begroting niet is voorzien in budget voor deze voorziening dan doet het dagelijks bestuur vooraf aan de garantieverlening een voorstel aan het algemeen bestuur voor een begrotingswijziging.

1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder a, van de Provinciewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 217, derde lid, onder b van de Provinciewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de omgevingsdienst Twente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

3. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor 31 december van het jaar voorafgaand aan het controlejaar een intern controleplan vast.

4. De resultaten van toetsing, bedoeld in het tweede lid, en het verbeterplan worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.