Besluit van provinciale staten van Utrecht van 07-02-2024, nr. UTSP-1090931550-3015, tot vaststelling van regels over de verstrekking van systematische toezichtinformatie provincie Utrecht (Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht)

Ondertekening

Bijlage als bedoeld in artikel 3 van deze verordening Toezichtinformatie Archiefwet

De toezichtinformatie die op grond van artikel 3 van deze verordening wordt verstrekt, geeft informatie over de volgende toezichtcriteria op het terrein van de Archiefwet:

• 1.

  er is een actuele archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan GS (artikelen 30.1, 32.2, 37.2 en 40 Aw);

• 2.

  er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan (artikel 4 Aw);

• 3.

  het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem (artikelen 3 Aw, 11 en 12 Ab en 16 Ar);

• 4.

  de in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan de wettelijke normen (artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar);

• 5.

  de in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan de wettelijke normen (artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

• 6.

  er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager (artikelen 31 en 36Aw).

• 7.

  de door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de wet (artikelen 32, 37 en 40 Aw);

• 8.

  de archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren (artikelen 1, 3 en 21 Aw, 11 Ab, hoofdstuk 2 Ar);

• 9.

  de archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving (artikelen 1, 3 en 21 Aw, 12 Ab, hoofdstuk 3 Ar);

• 10.

  de authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema conform de Ar (artikelen 17 tot en met 19, 23 en 24 Ar);

• 11.

  de zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door gedeputeerde staten (artikelen 12 tot en met 17 Aw, 9 en 10 Ab);

• 12.

  de overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 van de wet;

  de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt;

  beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van gedeputeerde staten;

  beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van

  overbrenging;

  de overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar;

  de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

  een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform

  wet- en regelgeving en het algemeen belang:

  • -

    besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en

  • -

    besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen (artikelen 12 tot en met 18 en 19 Aw).

• 13.

  de vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het

  origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld

  (artikelen 7 Aw, 6 en 8 Ab, hoofdstuk 3a en artikel 59a Ar);

• 14.

  selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in Archiefwet – en regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de weten regelgeving (artikelen 3, 5 en 9 Aw, 2 tot en met 5 en 8 Ab);

• 15.

  archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld (artikelen 8 en 10 Aw, 7 en 8 Ab);

• 16.

  archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving (artikelen 18 en 19 Aw).

TOELICHTING

Wettelijk kader interbestuurlijk toezicht:

De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet RGT) is in werking getreden in 2012. 1 Deze wet brengt wijzigingen aan in de wijze van toezicht tussen bestuurslagen; het interbestuurlijk toezicht (IBT). Door deze wet is de wijze van toezicht verschoven van specifiek toezicht naar generiek toezicht. In de Wet RGT is aan besturen van gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen de plicht opgelegd om informatie over de uitvoering van medebewindstaken aan gedeputeerde staten te verstrekken.2

Gedeputeerde staten hebben voor het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht toezichtinformatie nodig. Zo kunnen zij controleren of de uitvoering van de medebewindstaken door de gemeente, het waterschap of de gemeenschappelijke regeling voldoet aan wettelijke eisen. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie stelt regels over de wijze van het aanleveren en het gebruik van de aangeleverde toezichtinformatie.3 Dit maakt adequaat toezicht mogelijk, maar zorgt er ook voor dat er niet te veel informatie aan gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen wordt uitgevraagd. Gedeputeerde staten mogen nadere regels stellen in een verordening. De afgelopen jaren heeft gedeputeerde staten op basis van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht jaarlijks toezichtinformatie ontvangen. Deze verordening bevat geen plicht tot het aanleveren van toezichtinformatie voor financieel toezicht, de huisvesting van vergunninghouders en de taken van de waterschappen (met uitzondering van toezichtinformatie over de uitvoering van de Archiefwet (Informatiebeheer) en op het gebied van milieutoezicht en -handhaving als onderdeel van het omgevingsrecht), omdat voor deze toezichtvelden de informatieafspraken op andere wijze zijn vastgelegd.4 Met de invoering van de Omgevingswet is het nodig om deze informatieafspraken te actualiseren. Tegelijkertijd zijn ook de informatieafspraken op het toezichtdomein Informatiebeheer (voorheen aangeduid als Archiefwet 1995) aangepast zodat het mogelijk wordt om maatwerkafspraken te maken.

Interventietraject:

Gedeputeerde staten beoordelen op basis van de aan hen toegezonden toezichtinformatie of de taakuitvoering adequaat is. De toezichtinformatie is een instrument, waaruit gedestilleerd kan worden of de gemeente, het waterschap of de gemeenschappelijke regeling de beleidscyclus op orde heeft.

Wanneer dit niet of onvoldoende het geval is, kan een interventietraject worden gestart. Voor een uitwerking van de stappen van de interventieladder wordt verwezen naar het geldende Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht Provincie Utrecht. De interventieladder is te raadplegen via de provinciale website.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 - Aanleveren toezichtinformatie.

Lid 1:

De toezichtinformatie wordt aangeleverd door het college van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van de waterschappen en de gemeenschappelijke regelingen. Ook als het college of het dagelijks bestuur de uitvoering van de wettelijke taken aan een andere instantie heeft gemandateerd, bijvoorbeeld aan een uitvoeringsdienst, blijft zij verantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie.

Lid 2:

Om aan te sluiten bij de toezichtronde van de (interne) horizontale toezichthouders kunnen er maatwerkafspraken gemaakt zijn betreffende de datum waarop de toezichtontvanger de toezichtinformatie voor het domein Informatiebeheer aanlevert bij gedeputeerde staten. Elke toezichtontvanger levert minimaal eenmaal per jaar toezichtinformatie aan. Zolang er geen maatwerkafspraken zijn gemaakt, geldt de datum van 15 juli. In de beoordelingsbrief wordt de deadline voor het aanleveren van de toezichtinformatie voor de komende ronde genoemd.

Lid 3:

De toezichtinformatie voor het toezichtdomein Omgevingsrecht wordt elk jaar voor 1 april aan gedeputeerde staten aangeleverd. De reden voor de datum van 1 april is dat deze datum recht doet aan de tijdige vaststelling van het uitvoeringsprogramma en evaluatierapportage zoals bedoeld in artikel 13.8, eerste lid, en artikel 13.11, eerste lid, van het Omgevingsbesluit. Geadviseerd wordt om de vaststelling en evaluatie gelijk te laten lopen met de planning- en control cyclus van gemeenten en waterschappen.

Lid 4:

De toezichtinformatie wordt per toezichtdomein aangeleverd. Dit betekent dat er toezichtinformatie wordt aangeleverd voor alle toezichtdomeinen die in hoofdstuk 2 van deze verordening worden genoemd.

Lid 5:

De toezichtinformatie wordt bij voorkeur digitaal aangeleverd aan gedeputeerde staten. De informatie kan ook via de mail naar interbestuurlijktoezicht@provincie-utrecht.nl worden gestuurd of via de website van de provincie Utrecht worden ingediend.

Artikel 3 - Informatiebeheer

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor het kunnen uitoefenen van een goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatie huishouding, en dus een goede archivering, is een voorwaarde om alle taken goed te kunnen uitoefenen. Als de informatie bij de overheid niet op orde is, schaadt dit de bedrijfsvoering en staat dit een deugdelijke verantwoording aan de maatschappij in de weg.

De uitvoering van de Archiefwet, met name de overgang van papier naar digitaal, is voor het Interprovinciaal Overleg (IPO) aanleiding geweest om een aanvullend kader op te stellen voor het interbestuurlijk archieftoezicht.5 Er is voor gekozen om de archiefwettelijke toetsingscriteria uit dit provinciale beleidskader niet op te nemen in dit artikel zelf, maar om deze ten behoeve van de leesbaarheid op te nemen in een bijlage bij deze verordening. De bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van de verordening.

Zowel in het genoemde aanvullend beleidskader als in deze verordening wordt aangegeven over welke wettelijke vereisten de provincie informatie wenst te ontvangen om te kunnen toetsen in hoeverre de gemeente of een waterschap voldoet aan die punten uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Er wordt daarbij geen rapportagevorm als verplichtend voorgeschreven. De aan te leveren toezichtinformatie dient wel dusdanig van kwaliteit en volledigheid te zijn dat de provincie op basis van die informatie de uitvoering van de Archiefwet voldoende kan toetsen. De VNG heeft in samenwerking met de gemeentelijke archiefinspecteurs verschillende instrumenten ontwikkeld (zoals de VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) geactualiseerde versie april 2020) die gebruikt kunnen worden als hulpmiddel bij het opstellen van archieftoezichtinformatie. Bij een beoordeling kan ook gespecificeerd zijn welke informatie gedeputeerde staten wenst te ontvangen in het opvolgende jaar, zoals een rapportage over de genoemde verbeterpunten.

Artikel 4 Omgevingsrecht

De toezichtinformatie ziet in hoofdzaak op de procescriteria die met de wijziging van het Bor (oud) in 2016 in werking zijn getreden. Deze procescriteria maken ook deel uit van de BIG-8 beleidscyclus onder de Omgevingswet. Daarom moeten deze taken voortaan ook opgenomen worden in het beleid (Uitvoerings- en handhavingsstrategie), in het uitvoeringsprogramma, en in de jaarlijkse (beleids)evaluatie. De procescriteria zijn eisen die worden gesteld aan de beleidscyclus bij de taken van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Daarnaast moeten de criteria worden gebruikt bij het inrichten van de organisatie. De procescriteria staan in het Omgevingsbesluit, artikelen 13.5 tot en met 13.11.

Lid 1:

Het beleid en de uitvoering van de taken van het dagelijks bestuur van een bestuursorgaan op het gebied van omgevingsrecht moeten voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen en procescriteria. Het is van belang dat de analyse van problemen, strategieën, prioriteiten en doelstellingen van de instrumenten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de gemeenten en waterschappen worden vastgesteld en transparant zijn voor de buitenwereld. Alleen na aanleveren van deze vastgestelde documenten kan de toezichthouder vaststellen of de interne organisatie en de beleidscyclus van de gemeenten en waterschap zodanig zijn dat zij hun wettelijke taken adequaat kunnen uitvoeren.

Het belangrijkste risico van inadequate uitvoering of borging van de wettelijke taken op erfgoedgebied is het verloren gaan van onroerend cultureel erfgoed: cultuurhistorie, archeologie en monumenten. Een goede taakuitoefening op dit beleidsveld is gebaat bij adequate vergunningverlening en handhaving en het opnemen in bestemmingsplannen en het goed functioneren van de monumentencommissie. Het uitgangspunt is dat de toezichthouder voor het houden van generiek toezicht zoveel mogelijk gebruik maakt van bestaande horizontale toezichtinformatie. Echter, waar deze informatie onvoldoende is, vraagt zij aanvullende informatie. Dit is vooral het geval op het gebied van de archeologische monumentenzorg. Het gaat dan om toezichtinformatie voor de toetsing van de borging van archeologische waarden en beschermde stads- en dorpsgezichten in het omgevingsplan.

Lid 2, sub a, b, c:

In dit lid worden de bescheiden genoemd die gemeenten en waterschappen dienen toe te zenden aan de toezichthouder. Het gaat om bescheiden die zij op basis van hoofdstuk 13 Omgevingsbesluit verplicht moeten opstellen om aan de wet te voldoen.

Ingevolge de BIG-8 moet een uitvoerings- en handhavingsstrategie zijn gebaseerd op een analyse van problemen die zich kunnen voordoen met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van het omgevingsrecht. Dit wordt ook wel de risicoanalyse genoemd. Daarnaast dienen ten gevolge van de uitgevoerde risicoanalyse prioriteiten gesteld te worden ten aanzien van de aanpak van deze problemen.

Met het in werking treden van de Wet revitalisering generiek toezicht, hebben de provincies de taken van de voormalige VROM-Inspectie van het Rijk overgedragen gekregen. De toenmalige VROM-inspectie heeft een aantal risicothema’s benoemd. Deze dienen extra aandacht te krijgen en onderdeel te zijn van de uit te voeren risicoanalyse vanwege de grote milieu-, gezondheids- en maatschappelijke risico’s die ontstaan wanneer de taakuitvoering op deze gebieden niet adequaat is. Indien deze thema’s terugkomen in de prioritering worden de thema’s ook besproken in het jaarlijkse uitvoeringsprogramma en de evaluatie. Het gaat om de volgende risicothema’s:

• -

  asbest (toezicht bij asbestverwijdering en bij asbestbrand);

• -

  bodem (Besluit bodemkwaliteit 2022 en Besluit activiteiten leefomgeving).

• -

  brandveiligheid bij de opslag van gevaarlijke stoffen (PGS 15 en PGS 29);

• -

  constructieve veiligheid en brandveiligheid van bouwwerken;

• -

  risicovolle milieubelastende activiteiten (mba’s zoals genoemd in het Besluit kwaliteit leefomgeving en Besluit activiteiten leefomgeving; voorheen onder de Wet milieubeheer: risicovolle inrichtingen);

• -

  handhaving vanwege gebruik in strijd met het omgevingsplan.

Lid 2, sub d:

Er gelden kwaliteitscriteria voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De kwaliteitscriteria voor de kritische massa (deskundigheid en ervaring) zijn verplicht voor VTH-taken van het basistakenpakket van de omgevingsdiensten. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO) hebben hiertoe een modelverordening opgesteld. Voor de overige VTH-taken geldt er een zorgplicht. De invulling hiervan is vrij. De meeste bevoegde gezagen hebben zo een verordening vastgesteld voor zowel het basistakenpakket van de omgevingsdiensten als voor de VTH-taken die door de gemeente worden uitgevoerd.

Lid 2, sub e, f. g:

Daarnaast worden bescheiden genoemd die de toezichthouder nodig heeft om de toezichttaak uit te voeren ten aanzien van erfgoed (rijksmonumenten en archeologie). Alle gemeenten met rijksmonumenten zijn verplicht om een adviescommissie in te stellen die minimaal over de rijksmonumenten adviseert, met uitzondering van archeologische monumenten. De Omgevingswet geeft aan dat bij behandeling van vergunningen bij rijksmonumenten de adviescommissie geraadpleegd dient te worden. De samenstelling van deze commissie geeft inzicht in de deskundigheid van de leden en op welke terreinen deze deskundigheid ligt. Wanneer de samenstelling van de commissie wijzigt gedurende een behandeljaar, is het noodzakelijk om bij de toezichtinformatie als bedoeld onder g de nieuwe leden door te geven aan de toezichthouder onder vermelding van hun expertise.

Ten aanzien van de toezichtinformatie als bedoeld onder e wordt onderstaande informatie opgevraagd; het schema is een hulpmiddel voor gemeenten bij de aanlevering van de juiste informatie.

Ten aanzien van de toezichtinformatie onder f wordt onderstaande informatie opgevraagd; het schema is een hulpmiddel voor gemeenten bij de aanlevering van de juiste informatie.

Lid 2, sub h:

De Omgevingswet geeft aan dat de gemeente aan de aanvrager van een vergunning een rapport kan vragen, waarin de waarde van het terrein voldoende is vastgesteld. Daarnaast kan de gemeente aan de vergunning de voorwaarde verbinden dat het plan wordt aangepast, dat een opgraving wordt uitgevoerd of dat de werkzaamheden worden begeleid door een archeoloog. Het type onderzoek dat is of nog wordt uitgevoerd, en/of de aanpassingen aan het plan naar aanleiding van de aanwezige archeologische waarden, geven een inzicht in de wijze waarop de gemeente de betreffende archeologische waarden in situ (in de bodem) dan wel door onderzoek behoudt.

Het aantal verleende vergunningen met een archeologisch rapport of met technische aanpassingen in combinatie met het aantal vergunningen in totaal geeft een beeld of regelmatig archeologisch onderzoek gevraagd wordt. De bijbehorende waarde en ondergrens in het omgevingsplan dienen ter achtergrond van de beschermde archeologische waarden. Onderstaande tabel is een hulpmiddel voor het aanleveren van de gegevens.