Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Harderwijk 2023

1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een indeling in programma’s vast.

2. De raad stelt jaarlijks op voorstel van het college per programma de begrote baten en lasten vast.

3. De raad stelt jaarlijks op voorstel van het college per programma de wettelijk voorgeschreven taakvelden vast.

4. De raad stelt jaarlijks per taakveld vast:

• a.

  de beoogde beleidsdoelen, inclusief de maatschappelijke effecten;

• b.

  de te leveren prestaties.

5. De raad kan per programma indicatoren vaststellen met betrekking tot de beoogde beleidsdoelen en/of maatschappelijke effecten en/of de te leveren prestaties. Hierbij worden in ieder geval betrokken de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

6. De onderverdeling van de in de begroting opgenomen programma’s en taakvelden staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

7. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

8. Het in de begroting opgenomen financiële meerjarenperspectief, volgend op het eerste begrotingsjaar, heeft een voorlopige status.

9. In de begroting wordt een prognose voor de komende vier jaar van de gemeentelijke balanspositie weergegeven.

10. Budgetten en investeringskredieten waarover nog aanvullende raadsbesluiten genomen moeten worden, maar die al wel zijn gehonoreerd bij eerdere kadernota of begroting, worden opgenomen op de stelpost meerjarenbegroting.

1. Het college waarborgt een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende realisatie van de bij de begroting geformuleerde doelen.

2. Het college draagt hierbij zorg voor het voorkomen van overschrijdingen van de begrote lasten of onderschrijdingen van de begrote baten.

3. Niet begrote activiteiten worden door het college opgevangen binnen de, in de begroting voor dat doel opgenomen, stelpost onvoorzien. Hierbij geldt als voorwaarde dat deze uitgaven voldoen aan de volgende drie criteria: Onvoorzien, Onvermijdbaar en Onuitstelbaar (de drie O’s).

4. In het overzicht van de incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000,00 afzonderlijk gespecificeerd.

5. Verwachte overschrijdingen van kredieten van meer dan 10% (mits méér dan € 25.000,00) en overschrijdingen van meer dan € 250.000,00 worden voorkomen door aanvullende advisering aan de raad.

1. Op basis van richtinggevende uitspraken van de raad biedt het college jaarlijks een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

2. De kaders omvatten voorstellen van nieuw beleid dan wel beleidsombuigingen met vermelding van de wijze van dekking.

3. De raad stelt jaarlijks deze kaders vast. Deze kaders vormen voor het college de uitgangspunten voor het opstellen van de eerstvolgende meerjarenbegroting.

1. Het college informeert de raad tussentijds door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting en verder zoveel vaker als zij nodig acht in het kader van haar actieve informatieplicht.

2. De tussentijdse rapportage bevat de afwijkingen van de programma’s en taakvelden (inhoud, planning, financiën en risico’s).

1. Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is.

2. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

1. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s en taakvelden en de ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente.

2. In de verantwoording over de uitvoering van de programma’s en taakvelden geeft het college aan:

• a.

  welke beoogde beleidsdoelen, inclusief maatschappelijke effecten, zijn bereikt en welke niet;

• b.

  welke prestaties hiervoor zijn geleverd;

• c.

  wat de kosten en opbrengsten per programma zijn geweest.

3. Daarnaast verschaft het college informatie over de resultaten op budgetten personeelskosten en kapitaallasten op gemeentelijk niveau.

4. Het college licht de ontwikkeling van de financiële positie toe ten opzichte van de begrote ontwikkeling.

5. Met betrekking tot investeringen en meerjarige projecten verschaft het college informatie over de uitputting van de kredieten en een actuele raming van de totale uitgaven van de projecten.

1. Het college stelt de raad voor op welke wijze zij verantwoording gaat afleggen door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens, uitgedrukt in een percentage tussen 0 en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De raad stelt jaarlijks in het Controleprotocol het percentage vast.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan een jaarlijks in het Controleprotocol vast te stellen bedrag nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 2.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting (incl. kredieten) als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a)

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b)

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c)

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een genomen raadsbesluit.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

1. Het college stelt aan de raad voor een grondgebied in exploitatie te nemen.

2. Als onderdeel van dit voorstel wordt in ieder geval opgenomen:

• a.

  een raming van lasten en baten volgens de in de BBV voorgeschreven kosten- en opbrengstensoorten met toelichting;

• b.

  de verwachte looptijd met toelichting;

• c.

  een raming van de risico’s die gepaard gaan met de grondexploitatie met toelichting.

3. De raad beslist of een gebied in exploitatie wordt genomen.

4. Nadat een gebied in exploitatie is genomen, dient het college minimaal jaarlijks een herziene grondexploitatie ter vaststelling aan te bieden aan de raad. Deze herziening betreft een actualisatie van de in lid 2 genoemde onderdelen.

5. Alleen de volgens het BBV toegestane kosten- en opbrengstensoorten worden opgenomen in een (herziene) grondexploitatie.

6. De raad autoriseert met het vaststellen van de (herziene) grondexploitaties de geraamde kosten en opbrengsten per complex.

7. Nadat de (herziene) grondexploitatie is vastgesteld door de raad kan het college budgetten en/of kredieten beschikbaar stellen voor uitvoering van de grondexploitatie mits deze gedekt kunnen worden binnen de bestaande ramingen.

8. Indien het beschikbaar te stellen krediet of de te ramen opbrengst niet gedekt kan worden binnen de bestaande ramingen van de (herziene) grondexploitatie, dient besluitvorming plaats te vinden door de raad. In het raadsvoorstel dient het effect op het resultaat en de dekking van een negatief exploitatiesaldo van de grondexploitatie te worden vermeld.

9. De grondprijzen in de door de raad vastgestelde (herziene) grondexploitatie dienen als minimaal uitgangspunt bij de door het college op te stellen grondprijzenbrief.

10. Verkopen van gronden en opstallen binnen het plangebied komen ten gunste van de grondexploitatie.

11. Het college legt bij de jaarlijkse herziening van de grondexploitaties meer in detail dan bij de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de plannen.

12. De peildatum bij de jaarlijkse herziening is 1 januari van elk jaar.

1. De uitvoering van de grondexploitaties dient binnen de reguliere uitvoering van begroting en verantwoording te passen zoals genoemd in artikel 3 Uitvoering begroting, artikel 6 Tussentijdse informatievoorziening en artikel 8 Jaarstukken.

2. Binnen een (herziene) grondexploitatie is het college gerechtigd tot het verschuiven van budgetten en/of kredieten over de jaren, mits passend binnen het totaalbedrag van het budget en/of krediet.

1. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa (WAAVA) aan. Hierin wordt het waarderings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente nader uitgewerkt.

2. De raad stelt deze nota vast.

1. Op basis van een jaarlijkse beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen, waarvan de vervaldatum langer dan 6 maanden verstreken is, worden oninbare vorderingen als verlies bij de jaarstukken verantwoord.

2. Het college neemt hiertoe, na grondig onderzoek, een besluit en informeert de raad in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken.

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de betreffende activiteit wordt gemotiveerd.

2. Bij verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening.

1. Een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.

2. Het college waarborgt dat bij subsidieverlening wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de Algemene subsidieverordening van de gemeente Harderwijk.

1. Het college biedt aan de raad eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicobeheersing aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, incidentele weerstandscapaciteit (waaronder reserves) of andere wijze. In de nota wordt het gewenste weerstandsvermogen bepaald.

2. De raad stelt de nota vast.

1. Het college biedt aan de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. In de nota wordt nader ingegaan op beleidsregels rondom reserves en voorzieningen.

2. De raad stelt de nota vast.

1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een treasurystatuut aan. De nota bevat regels die zij hanteert voor het rentebeleid, het dagelijkse beheer van kredietrisico en relatiebeheer, liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie.

2. De raad stelt de nota vast.

3. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen, de omvang en samenstelling van de uitzettingen, de huidige liquiditeitspositie, de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar, de rentevisie en de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

1. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en jaarstukken de actuele risico’s van materieel belang aan en de hieruit voortvloeiende benodigde weerstandscapaciteit weer in relatie tot het in de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen gewenste weerstandsvermogen.

2. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en jaarstukken tevens de mate aan waarin risico’s op schaden en verliezen kunnen worden opgevangen binnen de aanwezige weerstandscapaciteit.

1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar volgende nota’s en beheersplannen aan:

• a.

  nota Integraal beheer openbare ruimte (IBOR)

• b.

  Zuiveringskring afvalwaterketenplan (ZAP)

• c.

  beheersplan sportaccommodaties

• d.

  VANG-Harderwijk op weg naar een circulaire stad

• e.

  beheersplan begraafplaatsen

• f.

  havenbeheersplan

• g.

  meerjaren onderhoudsplan gemeentelijke gebouwen

2. Deze nota’s en beheersplannen geven het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau.

3. De raad stelt de nota‘s en beheersplannen vast.

4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen.

1. In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting en in het jaarverslag wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven, evenals nieuwe ontwikkelingen.

2. In de paragraaf Bedrijfsvoering in de begroting en in het jaarverslag wordt ingegaan op de geplande en gerealiseerde activiteiten op het gebied van informatiebeveiliging. Bij het jaarverslag wordt ingegaan op de uitkomsten zelfevaluatie ENSIA, de collegeverklaring en de uitkomsten van het assurancerapport met betrekking tot de collegeverklaring.

3. In het jaarverslag wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen:

• a)

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen (voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9 overschrijden) en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• b)

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• c)

  een rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• d)

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

1. Het college biedt tenminste eens in de acht jaar een (bijgestelde) nota verbonden partijen aan. In deze nota wordt ingegaan op de overwegingen bij het aangaan en beëindigen van een relatie met een verbonden partij en de wijze waarop de gemeente sturing geeft aan de verbonden partij.

2. De raad stelt de nota vast.

3. In de begroting en jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op:

• a.

  de visie op verbonden partijen in relatie tot gemeentelijke doelstellingen;

• b.

  de beleidsvoornemens betreffende verbonden partijen;

• c.

  het aangaan, wijzigen of beëindigen van participaties;

• d.

  de ontwikkeling van het eigen vermogen van de verbonden partij;

• e.

  de ontwikkeling van het resultaat van de verbonden partij;

• f.

  eventuele problemen bij bestaande participaties;

• g.

  het bedrag dat voor de verbonden partij opgenomen is in de berekening van het benodigde weerstandsvermogen.

1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

• a.

  een strategische visie op het grondbeleid van de gemeente in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

• b.

  een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

2. De raad stelt deze nota vast.

3. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid.

1. Het college biedt jaarlijks bij de begroting een overzicht van vervangingsinvesteringen aan, waarvan de kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting.

1. De stelpost meerjarenbegroting bevat budgetten en kredieten waarvoor bij kadernota, begroting of separate advisering begrotingsruimte is gereserveerd, maar waar voor beschikbaarstelling nog aanvullende besluitvorming aan de raad dient plaats te vinden.

2. Na besluitvorming wordt deze begrotingsruimte functioneel opgenomen.

1. In de begroting worden in de paragraaf wet open overheid de beleidsvoornemens opgenomen inzake de uitvoering van deze wet.

2. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd van de uitvoering van de beleidsvoornemens.

1. Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels(protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveranties. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

2. Eens in de vier jaar worden deze regels, indien nodig, geactualiseerd.

3. Deze interne regels worden ter kennisgeving aan de raad gezonden.

1. Het college draagt zorg voor een adequate opzet van de administratieve organisatie en een interne controle:

• a.

  ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening,

• b.

  zorg van de getrouwheid van de informatieverstrekking,

• c.

  de rechtmatigheid van de beheershandelingen en

• d.

  ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

2. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

3. Deze eisen worden door het college eveneens gesteld bij de uitvoering van gemeentelijke taken door Meerinzicht.

1. De verordening Financiële beheersverordening gemeente Harderwijk 2019 wordt ingetrokken op de dag van inwerkingtreding van deze Financiële verordening gemeente Harderwijk 2023, met dien verstande dat de Financiële beheersverordening gemeente Harderwijk 2019 van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en de bijbehorende stukken van de jaren 2019-2022.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

2. Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening gemeente Harderwijk 2023.