Verordening vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester

Artikel 1.1. Taken van de commissie

De vertrouwenscommissie heeft tot taak:

• 1.

  de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden, en

• 2.

  klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 1.2. Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit één lid per fractie, door de raad uit zijn midden benoemd. De eerste waarnemend voorzitter is tevens het lid uit diens fractie.

• 2.

  De voorzitter van de vertrouwenscommissie is de eerste waarnemend voorzitter van de raad.

• 3.

  Bij ontstentenis van de voorzitter, kiest de commissie een plaatsvervanger uit haar midden.

• 4.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 1.3. Secretaris

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  Bij ontstentenis van de raadsgriffier is de plaatsvervangend griffier de secretaris van de commissie.

Artikel 1.4. Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan een of meer wethouder(s) en/of de gemeentesecretaris aanwijzen als adviseur van de commissie.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie waar de commissie dit wenselijk acht.

Artikel 1.5. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De commissie vergadert slechts als meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 3.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen ten minste 24 uur van te voren tot de vergadering op:

  • a.

    de leden van de commissie;

  • b.

    de secretaris, en – indien gewenst – de plaatsvervangend secretaris;

  • c.

    de adviseur(s) van de commissie, indien gewenst;

  • d.

    indien een gesprek met de burgemeester plaatsvindt: de burgemeester;

  • e.

    indien een gesprek met een sollicitant naar het ambt van burgemeester plaatsvindt: de sollicitant.

• 4.

  De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van het besprokene tijdens de vergaderingen.

Artikel 1.6. Stemming

• 1.

  De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid (inclusief de voorzitter) één stem heeft.

• 2.

  Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 1.7 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 1.7. Verslag van bevindingen

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Dit verslag bevat in ieder geval:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b.

  een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 1.8. Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor een ieder die van de informatie kennis draagt, ongeacht uit hoofde van lidmaatschap van de commissie, ondersteuning van de commissie, adviseur van de commissie dan wel anderszins.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4.

  De in deze verordening bedoelde informatie kan bij de secretaris worden ingezien dan wel elektronisch via een beveiligde internetverbinding en verzendmethode worden verzonden.

• 5.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval dat de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 1.9. Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming dan wel de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• 3.

  De secretaris van de commissie draagt er bij benoemings- en herbenoemingsprocedures zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 2.1. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  De secretaris nodigt ingevolge artikel 1.5, derde lid onder e van deze verordening, namens de voorzitter een sollicitant uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant.

• 2.

  In overeenstemming met artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de sollicitant.

• 3.

  Het in artikel 1.7 van deze verordening bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de concept aanbeveling van twee personen.

• 4.

  Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 3.1. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie maakt vooraf aan de burgemeester kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2.

  Het in artikel 1.7 van deze verordening bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept verslag van bevindingen over de herbenoeming en van een concept aanbeveling inzake de herbenoeming.

• 3.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

• 4.

  Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

Artikel 4.1. Klankbordgesprekken

• 1.

  De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

• 3.

  De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 4.

  De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. De commissie betrekt hierbij ook, indien beschikbaar, het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 4.2. Verslag klankbordgesprek

• 1.

  De secretaris stelt een verslag op van het klankbordgesprek.

• 2.

  De commissie stelt het verslag van het klankbordgesprek vast nadat de leden van de commissie en de burgemeester de gelegenheid hebben gehad te reageren op het concept verslag.

• 3.

  Het verslag van het klankbordgesprek wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 4.

  Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Raadsleden kunnen het verslag inzien, met inachtneming van het in artikel 1.8, eerste lid, van deze verordening bepaalde.

• 5.

  Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 5.1. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 5.2. Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

• 2.

  De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.

Artikel 5.3. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester gemeente Veldhoven 2023’.

Artikel 5.4. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.