Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Technology Base

1. Een begrotingsjaar komt overeen met een kalenderjaar;

2. De Begroting bevat de doelstellingen, te leveren prestaties en resultaten voor het komende begrotingsjaar, alsmede een overzicht van de hiermee samenhangende baten en lasten;

3. De Begroting gaat vergezeld van een meerjarenraming van baten en lasten voor de op het begrotingsjaar volgende drie jaren;

4. De Begroting dient inzicht te geven in de baten en lasten van de grondexploitaties en het vastgoedbeheer;

5. De Begroting bevat een paragraaf Financiering waarin de limieten worden vastgelegd waarbinnen de Gemeenschappelijke Regeling leningen kan aantrekken of gelden kan uitzetten;

6. De Begroting bevat een voorstel van investeringen;

7. De Begroting bevat een samenvattend overzicht van de reserves en voorzieningen en van de mutaties daarin;

8. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de Begroting en Grondexploitatie is opgenomen.

1. Jaarlijks wordt uiterlijk 15 april door het Dagelijks Bestuur het ontwerp van de Begroting van de Gemeenschappelijke Regeling aangeboden aan het Algemeen Bestuur;

2. Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk 15 september van het jaar, voorafgaand aan het begrotingsjaar, de begroting vast;

3. Het Algemeen Bestuur stelt de Begroting c.q. de wijzigingen daarop, de investeringskredieten en de dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen vast;

4. Door de vaststelling van de Begroting machtigt het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur tot het uitvoeren van de begroting binnen de inhoudelijke en financiële kaders van de vastgestelde begroting.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de Begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a.

  de uit te voeren activiteiten en te leveren prestaties en resultaten worden gerealiseerd conform de (gewijzigde) Begroting;

• b.

  de lasten niet worden overschreden dan na een wijziging van de Begroting;

• c.

  de baten niet worden onderschreden dan na een wijziging van de Begroting;

• d.

  de lasten en baten op een juiste wijze worden toegedeeld aan de grondexploitatie, luchthavenexploitatie en vastgoedexploitatie.

3. Het Dagelijks Bestuur kan binnen de vastgestelde programma’s besluiten tot verschuivingen op begrotingsposten, mits dit passend is binnen de afgesproken doelstellingen, prestaties en resultaten.

Verschuivingen tussen programma’s dienen door het Dagelijks Bestuur achteraf te worden toegelicht en verantwoord in de tussentijdse begrotingsrapportage of in de Jaarstukken.

1. De Directeur rapporteert tenminste eenmaal per jaar over de realisatie van de Begroting aan het Dagelijks Bestuur.

2. De Begrotingsrapportages bevatten een verslag van de bereikte doelen en gerealiseerde resultaten alsmede een rapportage op afwijkingen voor wat betreft de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.

3. Het Dagelijks Bestuur doet, gelet op art. 4 lid 2 sub a,b en c van deze verordening, indien nodig aan het Algemeen Bestuur een voorstel tot wijziging van de Begroting.

4. Het Dagelijks Bestuur neemt in de Begrotingsrapportages een overzicht op van de besluiten als bedoeld in art. 4 lid 3, alsmede van de maatregelen als bedoeld in art. 14 lid 2 van deze verordening.

1. Jaarlijks worden door het Dagelijks Bestuur voor 30 april de Jaarstukken, voorzien van een accountantsverklaring, over het afgelopen begrotingsjaar aangeboden aan het Algemeen Bestuur.

2. De Jaarstukken bevatten een verslag van het Dagelijks Bestuur en vormen de verantwoording van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer, de activiteiten en prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de vastgestelde en evt. nadien gewijzigde Begroting.

1. Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een planning op voor de behandeling van de Begroting, de Begrotingsrapportages en de Jaarstukken in de vergaderingen van de Gemeenteraad en Provinciale Staten.

2. Het Dagelijks Bestuur brengt deze planning in het 1e kwartaal van het betreffende jaar ter kennis van het Algemeen Bestuur en aan de griffies van Provinciale Staten van Overijssel en de Gemeenteraad van Enschede.

1. Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de Jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Gemeenschappelijke Regeling.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 5.000 nader toegelicht.

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen voor de komende meerjarenperiode.

3. Uitgaven die voldoen aan alle voorwaarden om als investering te worden behandeld maar van een “kleine” omvang zijn worden in het jaar van de investering als exploitatielasten opgenomen. Hierbij wordt een verkrijging- of vervaardigingprijs lager dan of gelijk aan € 5.000 gehanteerd.

4. Bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving geen rekening houden met eventuele restwaarde van het actief, tenzij sprake is van een reëel in te schatten restwaarde (zoals bij gebouwen).

5. Alle vaste activa worden afgeschreven op basis van de lineaire methode. Uitzonderingen op deze regel zullen aan het Algemeen Bestuurworden voorgesteld.

6. De afschrijving start in het eerst volgende boek jaar na het moment dat het actief door de Gemeenschappelijke Regeling is verworven of in gebruik kan worden genomen.

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s plaats.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de Gemeenschappelijke Regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de Gemeenschappelijke Regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de Gemeenschappelijke Regeling aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de Gemeenschappelijke Regeling aan overheidsbedrijven en derden gaat het Dagelijks Bestuur uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

4. Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doen het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een Algemeen Bestuur besluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

5. Algemeen Bestuur besluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige middelen;

• b.

  het verzekeren van een duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• c.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities;

2. Voor de uitvoering van de financieringsfunctie wordt een treasurystatuut opgesteld door het Dagelijks Bestuur.

3. Het Dagelijks Bestuur verzoekt het Algemeen Bestuur één keer per vier jaar het treasurystatuut vast te stellen;

4. Het treasurystatuut bevat de kaders en richtlijnen waarbinnen de Gemeenschappelijke Regeling middelen kan aantrekken of uitzetten. Het treasurystatuut behandelt in ieder geval:

• a.

  de doelstellingen van de treasuryfunctie;

• b.

  richtlijnen en limieten financiering en uitzettingen;

• c.

  het kasbeheer;

• d.

  de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie (incl. het risicobeheer en de uitgangspunten hiervan);

5. In afwijking van het tweede lid biedt het Dagelijks Bestuur een geactualiseerd treasurystatuut aan wanneer dit noodzakelijk is als gevolg van ontwikkelingen in beleid en regelgeving;

6. Het Algemeen Bestuur neemt binnen drie maanden nadat deze het treasurystatuut ter vaststelling heeft ontvangen een besluit over het treasurystatuut;

7. Het Dagelijks Bestuur evalueert de bepalingen inzake de treasuryfunctie minimaal één keer per vijf jaar en doet van het resultaat daarvan melding aan het Algemeen Bestuur.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.