Besluit van Provinciale Staten van Utrecht van 13 december 2023, tot vaststelling van de uitgangspunten van het financiële beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie alsmede van regels voor periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (Financiële verordening provincie Utrecht)

Artikel 2 Indeling van programma’s

• 1. Provinciale Staten stellen de programma-indeling vast.

• 2. Provinciale Staten zijn bevoegd een programma te verdelen in beleidsprogramma’s, als zij dat in het kader van het financiële beleid en beheer van belang achten.

Artikel 3 Planning & Controlcyclus

• 1. De Planning-en Controlcyclus bestaat uit de programmabegroting, het jaarverslag en de jaarrekening, de kadernota, de zomernota en de slotwijziging. Het college van Gedeputeerde Staten kan daarnaast tussentijds extra rapportages verstrekken. Gedeputeerde Staten publiceert de P&C-stukken elektronisch uiterlijk 1 week na het versturen van de stukken aan Provinciale Staten.

• 2. Via de bestuurlijke planning bieden Gedeputeerde Staten overzicht in de data voor het aanbieden van de bij 3.1 genoemde P&C-documenten.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. In de begroting wordt onder elk programma of beleidsprogramma weergegeven:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten uitgedrukt in indicatoren;

  • b.

    de lasten;

  • c.

    de baten;

  • d.

    de mutaties van de reserves;

  • e.

    de investeringen.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de investeringen in activa per categorie het benodigde investeringsbudget weergegeven en de raming van de uitputting over de (meerjaren)begroting;

• 3. De jaarstukken bestaan uit een financieel deel zijnde de jaarrekening en een beleidsmatig deel zijnde het jaarverslag.

• 4. De beleidsmatige verantwoording bestaat uit:

  • a.

    een overzicht van prestatie en effectindicatoren waarvan afgeleid kan worden welke prestaties en effecten zijn bereikt en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

  • b.

    overzicht van de wijze waarop deze effecten zijn bereikt in relatie tot het in de begroting voorgenomen instrumentarium.

• 5. De financiële verantwoording bestaat uit:

  • a.

    balans;

  • b.

    staten van baten en lasten per programma;

  • c.

    een overzicht van investeringen in activa met de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten;

  • d.

    toelichting op de hiervoor vermelde onderdelen;

  • e.

    een bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen;

  • f.

    toelichting incidentele baten en lasten met een grensbedrag vanaf €500.000 per afzonderlijke begrotingspost.

  • g.

    de rechtmatigheidsverantwoording;

• 6. Jaarlijks worden in de begroting de indexeringen opgenomen, de actuele raming van de personeelslasten en de meicirculaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tenzij Provinciale Staten anders beslissen. De budgetten en tarieven van de provincie Utrecht worden op drie verschillende manieren geïndexeerd:

  • a.

    de percentages van prijscompensatie voor structurele budgetten aan derden zijn gebaseerd op de gemaakte contractuele afspraken;

  • b.

    overige materiële uitgaven worden, indien Provinciale Staten besluit te indexeren, geïndexeerd volgens de Index Materiele Overheidsconsumptie (IMOC van het CPB); en

  • c.

    tarieven (van onder meer de Opcenten motorrijtuigenbelasting) worden, indien Provinciale Staten besluit te indexeren, geïndexeerd volgens de Consumentenprijsindex (CPI van het CPB).

Artikel 5 Kadernota

• 1. Gedeputeerde Staten bieden voor het zomerreces voorafgaand aan het kalenderjaar waarop de kadernota betrekking heeft aan Provinciale Staten de kadernota ter vaststelling aan, met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. In een verkiezingsjaar van Provinciale Staten kan het College van Gedeputeerde Staten ervoor kiezen een beperktere, beleidsarme kadernota uit te brengen en informeert PS hierover.

• 2. In de kadernota wordt besloten over het wel of niet toepassen van indexeringen voor loon- en prijsontwikkelingen in de programmabegroting.

• 3. In de kadernota wordt door Gedeputeerde Staten een voorstel gedaan over welke (complexe) projecten aanvullende informatie in de paragraaf projecten in de begroting en jaarrekening van het betreffende begrotingsjaar wordt opgenomen.

Artikel 6 Autorisatie begroting en wijzigingen daarop

• 1. Provinciale Staten stellen de begroting vast en autoriseren:

  • a.

    de baten en lasten per programma of beleidsprogramma als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

  • b.

    de investeringen per programma of beleidsprogramma als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

  • c.

    de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma of beleidsprogramma als bedoeld in artikel 2, tweede lid;

  • d.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen op het totaalniveau;

  • e.

    de kosten van overhead op totaalniveau;

  • f.

    het bedrag voor onvoorzien op totaalniveau.

• 2. Provinciale Staten stellen per programma of beleidsprogramma, voor het betreffende begrotingsjaar de beoogde maatschappelijke effecten uitgedrukt in indicatoren vast.

• 3. Gedeputeerde Staten stellen, naast de verplicht voorgeschreven indicatoren op grond van artikel 25 lid 2a BBV, per programma of beleidsprogramma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten en of prestaties te bereiken.

• 4. Gedeputeerde Staten dragen er bij de uitvoering van de begroting zorg voor dat de lasten van een beleidsdoel niet dusdanig overschreden worden dat de realisatie van andere beleidsdoelen binnen hetzelfde Programma onder druk komen te staan. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om binnen een programma te schuiven met het budget indien:

  • a.

    dit de realisatie van beleidsdoelen niet nadelig beïnvloedt, en

  • b.

    de wijziging maximaal 10% van de lasten per programma bedraagt en niet meer dan 1% van de lasten van de primaire begroting (excl. mutatie in de reserves) bedraagt.

• 5. Gedeputeerde Staten doen en accorderen gedurende het kalenderjaar binnen één programma alleen voorstellen met neutrale budgettaire wijzigingen waarbij lasten en baten in evenwicht zijn.

• 6. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten vooraf als het op basis van alle beschikbare informatie verwacht dat:

  • a.

    de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden met meer dan 10% van het programmatotaal of groter dan 1% van de totale uitgaven van de primaire begroting (excl. dotatie aan reserves) ten opzichte van de primaire begroting per programma met een minimum van € 100.000 of

  • b.

    de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met meer dan 10% van het programmatotaal of groter dan 1% van de totale baten van de primaire begroting ten opzichte van de primaire begroting per programma met een minimum van € 100.000.

• 7. In de jaarstukken worden gerealiseerde afwijkingen > 10% op de oorspronkelijke ramingen zoals opgenomen in de primaire begroting van de baten en lasten op programmaniveau of op het niveau van beleidsprogramma’s toegelicht.

• 8. Bij de jaarstukken worden de niet bestede delen van de structurele budgetten toegevoegd aan de algemene reserve. Incidentele budgetten kunnen maximaal eenmalig worden overgeheveld.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1. Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten door middel van tussentijdse rapportage(s) over de realisatie van de begroting van de provincie.

• 2. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de doelrealisatie, en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma;

  • b.

    de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    de toevoegingen en beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

  • d.

    de investeringskredieten;

  • e.

    het begrotingssaldo voor- en na bestemming aan de reserves.

• 3. In de tussentijdse rapportage worden verwachte en gerealiseerde afwijkingen > 10%, ten opzichte van de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten op programmaniveau, in de begroting toegelicht.

Artikel 8 A. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Provinciale Staten stellen vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren Gedeputeerde Staten aan de Provinciale Staten over afwijkingen met een verantwoordingsgrens die gelijk wordt gesteld aan de grenzen zoals door de BADO voorgeschreven. We sluiten hierbij aan bij de door de accountant voor getrouwheid te hanteren grens waarbij de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden gelijk aan elkaar is.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 250.000 (rapportagegrens) nader toegelicht.

Artikel 8 B. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Bij de Provincie Utrecht hebben we dit voorwaarden criterium beperkt tot recht, hoogte en duur conform aanbeveling Commissie BBV.

• 2. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten jaarlijks uiterlijk 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Gedeputeerde Staten operationaliseren dit normenkader voor de significante onderdelen in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 8 C. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door Provinciale Staten geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door Provinciale Staten is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6. Dit kan op programmaniveau of beleidsprogramma niveau. Het eerste niveau is een te hoog aggregatieniveau. De begrotingsrechtmatigheid zal daarom op beleidsprogramma/beleidsdoel niveau worden beoordeeld voor de rechtmatigheidsverantwoording.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als acceptabel beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • d.

    Onderschrijdingen van lasten en overschrijdingen van baten zijn alleen onrechtmatig als deze niet op tijd zijn gemeld aan Provinciale Staten. Melding via de P&C-cyclus (tussentijdse rapportage) al dan niet via een begrotingswijziging wordt gezien als tijdig.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van Provinciale Staten, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden). Deze worden toegelicht in de jaarrekening, maar niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 8 D. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Gedeputeerde Staten zorgen voor en leggen vast de doorvertaling van de door PS vastgestelde regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 9 Financieringsfunctie

• 1. Gedeputeerde Staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het geldende Treasurystatuut.

• 2. Het Treasurystatuut wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geactualiseerd.

• 3. In het Treasurystatuut zijn de kasgeldlimiet en renterisiconorm voor respectievelijk leningen korter dan één jaar en leningen vanaf één jaar opgenomen.

Artikel 11 Grondslagen en registratie van investeringen, waardering en afschrijving activa

• 1. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van de bezittingen van de provincie Utrecht.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de provincie Utrecht systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de schulden, borgstellingen en garanties jaarlijks worden gecontroleerd en de registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.

• 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4. De grondslagen van investeren, waardering en afschrijving activa worden opgenomen in een door de Provinciale Staten vast te stellen “Nota investeren, waarderen en exploiteren”. Deze nota wordt vastgesteld voor een periode van vier jaar. De nota bevat tenminste:

  • a.

    de grondslagen voor investeren, activering, waardering en exploiteren van vaste activa;

  • b.

    de termijnen en methodieken voor afschrijvingen van vaste activa;

  • c.

    het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt;

  • d.

    de uitwerking in onderliggende beleidsnota’s, de nota’s kapitaalgoederen inclusief meerjarenonderhouds- en investeringsplannen.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

• 1. Provinciale Staten stelt jaarlijks bij de programmabegroting het overzicht van reserves en voorzieningen vast.

• 2. De bevoegdheid tot het instellen van een reserve berust bij Provinciale Staten.

• 3. Er vindt geen automatische rentetoerekening en inflatiecorrectie plaats ten aanzien van reserves. Inflatiecorrectie bij voorzieningen vindt alleen plaats indien dit bij het instellen van de voorziening is bepaald respectievelijk wordt voorgeschreven.

• 4. Het overzicht van reserves en voorzieningen bevat tenminste:

  • a.

    de vorming, doel en vrijval van reserves en voorzieningen;

  • b.

    de geldende beleidsregels van reserves en voorzieningen;

  • c.

    de voeding van en onttrekking aan reserves en voorzieningen;

  • d.

    een onderbouwing van de omvang van de reserve of voorziening;

  • e.

    de eventuele normering en bandbreedte.

• 5. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten eens in de vier jaar een nota Reserves en voorzieningen ter vaststelling aan. De nota bevat tenminste:

  • a.

    het beleidskader rond reserves en voorzieningen;

  • b.

    bevoegdheden, informatie en control;

  • c.

    de vorming en besteding van de voorzieningen;

  • d.

    de instandhoudingsbijdragen over voorzieningen.

Artikel 13 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• 2. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening wordt onderscheid gemaakt in de volgende categorieën debiteuren:

  • a.

    aanslagen voor provinciale leges, dwangsommen, facturen en (privaatrechtelijke) vorderingen opgelegd door de provincie Utrecht;

  • b.

    provinciale heffingen.

• 3. De hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen, genoemd in het tweede lid onder a en b, wordt bepaald op basis van ouderdom, bedrag en risicoprofiel.

• 4. De uitwerking van het bepalen van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen wordt vastgelegd in een door Gedeputeerde Staten vast te stellen nota Oninbare vorderingen.

Artikel 15 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.

• 2. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 4. De overheadberekening is gebaseerd op de voorschriften uit de nota overhead van juli 2017 van de commissie BBV. Het overheadpercentage betreft het breukdeel: totale kosten overhead gedeeld door de totale geraamde directe kosten van het primaire proces van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 6. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 7. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, vermenigvuldigd met het overheadpercentage als bedoeld in lid 4.

• 8. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 9. In afwijking van het achtste lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

• 10. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering wordt de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 16 Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de provincie Utrecht in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen Gedeputeerde Staten vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van Provinciale Staten, waarin het publiek belang van levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de provincie Utrecht aan overheidsbedrijven en derden worden tenminste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit van Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de provincie Utrecht aan overheidsbedrijven en derden gaan Gedeputeerde Staten uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doen Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel van Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Besluiten van Provinciale Staten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 19 Verbonden partijen

• 1. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten minimaal eens in de vier jaar een nota aan over de verbonden partijen ter vaststelling aan.

• 2. Deze nota bevat een beleidskader voor de wijze waarop wordt omgegaan met de verbonden partijen in de realisatie van de doelstellingen van de provincie en de wijze van risicobeheersing.

Artikel 20 Grondbeleid

• 1. Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten tenminste minimaal eens in de vier jaar een nota (faciliterend) grondbeleid ter vaststelling aan.

• 2. Deze nota bevat tenminste:

  • a.

    de verantwoording van projecten in relatie tot het grondbeleid;

  • b.

    de beleidsnota’s grondzaken;

  • c.

    de werkprocessen voor de ruimtelijke projecten;

  • d.

    de richtlijnen inzake de ruimtelijke projecten;

  • e.

    de werkwijze inzake de verevening tussen bestemmingsreserve(s) en de algemene dekkingsreserve.

• 3. Gedeputeerde Staten leggen bij de keuze voor een actief grondbeleid periodiek doch minimaal eens per vier jaar, een beleidskader strategisch grondbeleid aan Provinciale Staten ter vaststelling voor.

• 4. Het beleidskader strategisch grondbeleid bevat tenminste:

  • a.

    het strategisch verwervingsbeleid;

  • b.

    het beschikbaar grondbeleidsinstrumentarium;

  • c.

    de wijze waarop Gedeputeerde Staten voornemens zijn dit instrumentarium in te zetten;

  • d.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • e.

    het verloop van de grondvoorraad.

• 5. Gedeputeerde Staten leggen, bij het voeren van een actief grondbeleid, jaarlijks een Grondprijzennota ter vaststelling voor aan Provinciale Staten. Hierin zijn de uitgangspunten voor de uitgifteprijzen van gronden vastgelegd.

• 6. Gedeputeerde Staten bieden jaarlijks, voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken, een geactualiseerd Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) ter vaststelling aan waarin minimaal aandacht is voor:

  • a.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen exploitaties;

  • b.

    risico's die samenhangen met de grondontwikkeling;

  • c.

    planning en financiële uitkomsten, mede in relatie tot de voorgaande rapportage;

  • d.

    afwijkingen ten opzichte van de begroting (inclusief begrotingswijzigingen);

  • e.

    financiële prognoses.

• 7. In de paragraaf Grondbeleid van de programmabegroting en in de jaarstukken wordt op hoofdlijnen ingegaan op de uitvoering van het grondbeleid.

Artikel 23 Financiële organisatie

• 1. Gedeputeerde Staten zorgen voor en stellen vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatorische eenheden;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

  • d.

    de te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang hiervan;

  • e.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • f.

    het, op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde begroting, toedelen van de budgetten voor personele en materiële apparaatskosten aan de algemeen directeur;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 2. Gedeputeerde Staten zijn bevoegd om binnen het kader van deze verordening nadere uitvoeringsregels te stellen met betrekking tot de financiële organisatie.

Artikel 25 Subsidieverstrekking en steunverlening

• 1. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat bij de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies gehandeld wordt in overeenstemming met de regels hierover van de Europese Unie en de Algemene subsidieverordening van de provincie Utrecht.

• 2. Voor de lastneming van de verstrekte subsidies in de provinciale jaarstukken geldt dat deze lasten worden verantwoord in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:

  • a.

    De versterkte subsidie een boekjaar/exploitatiesubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in één of meerdere volgende jaren zal plaatsvinden.

  • b.

    De verstrekte subsidie een projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het in lid 3 gedefinieerde grensbedrag overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.

• 3. Het grensbedrag voor de directe lastneming van subsidies valt binnen de door de Commissie BBV geadviseerde bandbreedte. Jaarlijks wordt door Gedeputeerde Staten bij de begroting een voorstel gedaan voor dit grensbedrag en ter vaststelling aan Provinciale Staten aangeboden.

Artikel 26 Periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur

• 1. Jaarlijks stellen Gedeputeerde Staten een plan vast voor onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur.

• 2. Voor 31 december van het voorafgaande jaar stellen Gedeputeerde Staten, Provinciale Staten van het onderzoeksplan in kennis door toezending aan de Financiële auditcommissie.

• 3. De Financiële auditcommissie, de Randstedelijke Rekenkamer en de accountant ontvangen het jaarlijkse onderzoeksplan ter kennisname.

• 4. Gedeputeerde Staten machtigen een van hun leden uitvoering te geven aan het onderzoek.

• 5. De uitkomsten van het onderzoek worden vastgelegd in een concept-rapportage. De conceptrapportage bevat tenminste de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen ter verbetering.

Gedeputeerde Staten stellen de rapportage, bedoeld in het vorige lid, vast en zenden het ter kennisneming aan Provinciale Staten, waarna de Financiële auditcommissie, Randstedelijke Rekenkamer en de accountant een afschrift ontvangen.