Besluit beperkingen openbaarheid archief gemeente Brederwiede 1973-2000 en gemeente Steenwijk 1991-2000

Ondertekening

Bijlage Toelichting op het gebruik van openbaarheidsbeperkingen op en uitleg van de procedures

Er zijn drie procedures (A, B, of C) opgesteld voor stukken met een beperking aan de openbaarheid op grond van bescherming persoonlijke levenssfeer. Procedure A is de standaardprocedure, bijvoorbeeld bestanden die privacygevoelige gegevens bevatten. Procedure B geldt voor archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens en erg gevoelige persoonsgegevens. Procedure C is voor archiefbestandsdelen die betrekking hebben op één of enkele personen. De procedures zijn gebaseerd op de procedures bij het Nationaal Archief.

Naast de drie bovengenoemde procedures die betrekking hebben op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, zijn er in het archief van de gemeente Steenwijk 1991-2000 ook beperkingen aan de openbaarheid gesteld aan dossiers met het oog op ‘de onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of b’ van artikel 15 van de Archiefwet. Deze procedure (D) is van toepassing op dossiers van zgn. ‘gevoelige panden’: panden waarbij informatie over de indeling van de panden een verhoogd risico geeft op misbruik.

Voor het archief van de gemeente Steenwijk zijn dit dossiers die betrekking hebben op het gemeentehuis en het politiebureau aan de Vendelweg te Steenwijk, de Johannes Postkazerne te Kallenkote en het bedrijf Dyka aan de Produktieweg te Steenwijk.

Procedures beschikbaarstelling

Inzage openbare stukken

• •

  Stukken zijn in principe alleen in de studieruimte raadpleegbaar. Bezoekers moeten een verklaring ondertekenen, waarmee ze akkoord zijn met het bezoekersreglement. Hierin zijn privacy-bepalingen opgenomen (invoegen link)

• •

  Stukken jonger dan 100 jaar worden standaard niet via het internet openbaar gemaakt of digitaal beschikbaar gesteld. De gemeentearchivaris kan daar wel een uitzondering op maken.

• •

  In individuele gevallen kan een dossier digitaal beschikbaar worden gesteld aan een individuele burger. In dat geval moet de burger eerst wel het hiervoor genoemde akkoord op het bezoekersreglement geven.

Inzage niet openbare stukken

• •

  Procedure A (standaardprocedure)

  • ○

    Bezoekers moeten een schriftelijk verzoek indienen (zie bijlage). Toestemming wordt na ingevuld en ondertekend verzoek standaard gegeven.

• •

  Procedure B

  • ○

    Om inzage te krijgen moet de onderzoeker een schriftelijk verzoek indienen, waaruit blijkt dat en hoe aan onderstaande voorwaarden is voldaan:

    • ■

      a. de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden;

    • ■

      b. het onderzoek, een algemeen belang dient;

    • ■

      c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost; en

    • ■

      d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

  • ○

    Die ingevulde en ondertekende verklaring is een voorwaarde voor het in behandeling nemen van de aanvraag. Op een aanvraag wordt een besluit genomen door de gemeentearchivaris, eventueel na overleg met de Privacy Officer. Tegen het besluit is bezwaar mogelijk.

• •

  Procedure C

  • ○

    Bij deze procedure moet de onderzoeker eerst toestemming vragen aan de betrokkene(n). Pas na expliciete schriftelijke toestemming van de betrokkene voor inzage (artikel 22 UWAVG), kan inzage worden verstrekt. Op een aanvraag wordt een besluit genomen door de gemeentearchivaris, eventueel na overleg met de Privacy Officer. Tegen het besluit is bezwaar mogelijk.

• •

  Procedure D

  • ○

    Er komt een schriftelijk verzoek binnen voor een pand dat op de lijst met ‘gevoelige panden’ staat, wordt er telefonisch contact opgenomen met de eigenaar of gebruiker van het pand. Daarin wordt uitgelegd:

    • ■

      Waarom de dossiers niet zomaar ter inzage worden gegeven;

    • ■

      dat er een aanvraag is binnengekomen voor inzage;

    • ■

      of inzage gevraagd wordt in het kader van een opdracht van de gebruiker/eigenaar van het pand en dat er geen bezwaar bestaat tegen inzage;

    • ■

      of de eigenaar/gebruiker dit schriftelijk kan bevestigen.

  • ○

    Op grond van de bevestiging kan de gemeentearchivaris vervolgens een beschikking opstellen toestemming tot inzage wordt gegeven.

Uitgangspunten openbaarheidsbeperkingen

Waar mogelijk is geen onderscheid gemaakt tussen bijzondere persoonsgegevens die onder de werking van de AVG vallen en bijzondere persoonsgegevens die niet onder de werking van de AVG vallen.

De AVG heeft slechts betrekking op een deel van de archieven (de bestanden of gedigitaliseerde archieven). Maar ook in de archiefbestanddelen die niet onder de werking van de AVG vallen, kunnen bijzondere persoonsgegevens voorkomen. Het is niet wenselijk om die anders te behandelen dan archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens die onder de werking van de AVG vallen. Daarom worden de inventarissen daar ook op beoordeeld. Inventarisnummers waarvan op grond van de omschrijving verwacht kan worden dat er bijzondere persoonsgegevens in kunnen worden aangetroffen en die ook daadwerkelijk bijzondere persoonsgegevens bevatten, worden zoveel mogelijk gelijk behandeld, ongeacht of ze wel of niet onder de werking van de AVG vallen.

N.B. de gelijke behandeling geldt niet voor de termijn. In de archiefwet 1995 staat een maximale termijn.

Openbaarheid is bepaald op het niveau van inventarisnummer. Bevinden zich binnen een inventarisnummer stukken waaraan een beperking aan de openbaarheid wordt gesteld, dan is het hele inventarisnummer niet openbaar.

Toelichting: praktisch gezien is het onmogelijk om voor de lange termijn binnen inventarisnummers een onderscheid te maken tussen stukken die wel of geen beperking kennen.

Beschrijvingen van inventarisnummers die gepubliceerd worden, mogen in ieder geval geen persoonsgegevens van bijzondere of strafrechtelijke aard bevatten, tenzij die door betrokken personen kennelijk zelf openbaar zijn gemaakt.

Geen openbaarheidsbeperking voor inventarisnummers die alleen stukken met basale gewone persoonsgegevens bevatten, geen bestanden zijn en waarvan de omschrijving en de context geen aanleiding geven om te veronderstellen dat er persoonsgegevens aangetroffen kunnen worden.

Toelichting: onder basale persoonsgegevens worden hier verstaan gegevens als naam, adres, woonplaats, geboortedatum en telefoonnummer. Eventueel aangetroffen correspondentie met betrokken privépersonen bevat alleen feitelijke informatie.

Deze inventarisnummers bevatten mogelijk wel persoonsgegevens, maar niets in de omschrijving of context wijst op de aanwezigheid van persoonsgegevens. Er is dus niet gericht te zoeken op informatie over personen. Als er persoonsgegevens worden aangetroffen, is het is min of meer willekeurig van welke personen persoonsgegevens worden aangetroffen. Het zijn bovendien persoonsgegevens die ook vaak eenvoudig elders kunnen worden achterhaald (b.v. opzoeken op internet).

Altijd een openbaarheidsbeperking stellen aan inventarisnummers die betrekking hebben op één persoon.

Toelichting: één grond waarom persoonsgegevens verwerkt mogen worden is als de betrokkene zelf toestemming heeft gegeven. Over het algemeen zal het echter voor een bezoeker onmogelijk zijn om vooraf toestemming aan betrokkenen te vragen om inzage. Simpelweg omdat de personen die in de archiefstukken voorkomen niet vooraf bij de onderzoeker bekend zijn.

Als het inventarisnummer één specifieke persoon betreft (een persoonsdossiers), is dat echter wel mogelijk. Omdat persoonsgegevens ook vaak gevoelige informatie bevatten, geldt hiervoor een aparte zware procedure waarbij in de eerste plaats toestemming van de betrokkene gevraagd zal worden (procedure C).

Niet alle inventarisnummers kunnen op inhoud beoordeeld worden. Daarom moet een onderscheid gemaakt worden tussen het beoordelen van inventarisnummers op basis van alleen de omschrijving, op basis van de daadwerkelijke inhoud of op basis van een steekproef.

Toelichting: gezien de omvang van het aantal te beoordelen inventarisnummers (vele duizenden omschrijvingen, meer dan honderdduizend documenten), is een beoordeling van alle inventarisnummers en de documenten daarbinnen een onevenredig hoge inspanning. Daar staat tegenover dat voor sommige gevallen (b.v. vanwege een hoog risico op persoonsgegevens van bijzondere aard), het niet anders mogelijk is om ook naar de inhoud van de inventarisnummers te kijken. Daarom wordt afhankelijk van de context gekozen voor een beoordeling op omschrijving, een beoordeling op inhoud van de dossiers, of een tussenvorm voor series (b.v. notulen) een steekproef.

Omdat niet elk inventarisnummer op inhoud beoordeeld kan worden, is het mogelijk (maar niet waarschijnlijk) dat er na afloop van het project in openbare inventarisnummers toch nog persoonsgegevens worden aangetroffen die niet openbaar zouden mogen zijn (zoals bijzondere persoonsgegevens). Het risico dat er dergelijke gegevens worden aangetroffen en dat daar vervolgens misbruik van wordt gemaakt, weegt niet op tegen de onevenredige hoge inspanning om alle inventarisnummers document voor document te beoordelen. Het wordt daarom als een geaccepteerd restrisico beschouwd.

Voor het bepalen of inventarisnummers beoordeeld moeten worden op basis van omschrijving, inhoud of steekproef wordt de context van inventarisnummers gebruikt.

Toelichting: voor de context, die bepaalt of er gekozen wordt voor een beoordeling op omschrijving, inhoud of steekproef, kan gebruikt worden:

• -

  Aard van de archiefvormer (taken/activiteiten)

• -

  Omschrijving en leeftijd van het archief

• -

  De rubriek of verzamelbeschrijving waarvan het inventarisnummer deel uitmaakt

Bij het bepalen van de procedures voor het stellen van beperkingen en het beschikbaar stellen van dossiers met beperkingen, wordt een onderscheid gemaakt tussen particuliere en overheidsarchieven.

Toelichting: voor particuliere archieven kunnen dezelfde categorieën gehanteerd worden als voor overheidsarchieven, maar openbaarheidsbeperkingen worden niet vastgelegd met een collegebesluit en bij een langere termijn dan 75 jaar is geen toestemming noodzakelijk van GS. Het is wel noodzakelijk om dit vast te leggen in de overeenkomst met de schenker/bruikleengever.

De categorieën van openbaarheid gelden voor gebruik in de studieruimte. Voor publicatie op het internet kan het nodig zijn andere criteria te gebruiken. Publicatie is iets anders dan openbaarheid.

Bezwaar maken

Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Dit is een brief waarin u uitlegt waarom u het niet eens bent met het besluit. Dat moet u doen binnen zes weken na de bekendmaking van dit besluit.

In de brief schrijft u:

• -

  de datum

• -

  uw naam, adres en telefoonnummer

• -

  tegen welk besluit u bezwaar maakt

• -

  waarom u het niet eens bent met het besluit

Onderteken uw brief en stuur naar: Gemeente Steenwijkerland, aan: burgemeester en wethouders, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk.

U kunt ook online bezwaar maken. Dit kan via www.steenwijkerland.nl/bezwaar. Hiervoor heeft u uw DigiD nodig.

Komt u door het besluit direct in de problemen? En kunt u de beslissing op uw bezwaar niet afwachten? Dan kunt u een voorlopige voorziening aanvragen bij de bestuursrechter. Dit is een tijdelijke oplossing. Hieraan zijn kosten verbonden. Meer informatie vindt u op www.rechtspraak.nl Zoek op voorlopige voorziening.