Handboek evenementenveiligheid

1.1 Begripsbepaling

In de Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede (APV) wordt inzichtelijk gemaakt wat onder een evenement wordt verstaan: ‘elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak’, met uitzondering van:

• a.

  bioscoop- en theatervoorstellingen;

• b.

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22;

• c.

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• d.

  het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen;

• e.

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• f.

  activiteiten als bedoeld de artikelen 2:9 en 2:39;

• g.

  sportwedstrijden, niet zijnde vechtsportevenementen als bedoeld in het tweede lid, onder f.

Onder een evenement wordt mede verstaan:

• a.

  een herdenkingsplechtigheid;

• b.

  een braderie;

• c.

  een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3;

• d.

  een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

• e.

  een straatfeest;

• f.

  een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of -gala’s.

De laatste versie van de APV is te vinden op: https://www.overheid.nl/

1.2 Melding of vergunning

Meldingsplicht

Er is geen vergunning vereist voor een straatfeest, indien het straatfeest eerder in dezelfde vorm heeft plaatsgevonden en de organisator tenminste 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement, daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester met een daarvoor door de burgemeester vastgesteld meldingsformulier. De burgemeester kan binnen 5 dagen na ontvangst van de melding besluiten het straatfeest te verbieden, als er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.

Een melding moet ook worden gedaan voor een besloten feest thuis, waarbij muziek (versterkt en onversterkt) ten gehore wordt gebracht.

Ook moet er melding worden gedaan voor een evenement/feest als dit plaatsvindt in een gebouw, niet zijnde een woning, waar geen horecabestemming op zit.

Vergunningplicht

Artikel 2:25, lid 1, van de APV bepaalt dat het verboden is zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Aan deze vergunning zijn voorwaarden verbonden. Afhankelijk van de aard en activiteiten van het te organiseren evenement kunnen er aanvullende vergunningen en/of ontheffingen vereist zijn, zoals een ontheffing van artikel 35 van de Alcoholwet. Vergunningplichtige evenementen worden aan de hand van de waarschijnlijkheid van risico’s onderverdeeld in drie categorieën: A, B, C. Deze indeling biedt zowel voor de gemeente als hulpdiensten enig inzicht in de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, maatschappelijke impact en de gevolgen voor het verkeer.

In onderstaande tabel is per categorie een omschrijving gegeven.

1.3 Evenementen in een horecagelegenheid

Voor een optreden of feest in een horecabedrijf is geen evenementenvergunning nodig, omdat de inrichting bestemd is voor een optreden of feest en deze door de gemeente getoetst is op de wet- en regelgeving. Het is een inrichting toegestaan maximaal 12 incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij de geluidsnormen, bedoeld in de artikelen 2.17, 2,17a, 2.19, 2.19a en 2.20 van het Activiteitenbesluit milieubeheer en artikel 4:5, niet van toepassing zijn, mits de houder van de inrichting ten minste twee weken voor de aanvang van de festiviteit daarvan melding heeft gedaan aan het college. Zie voor meer voorwaarden over incidentele festiviteiten de APV Heemstede. Voor activiteiten die op het terras van een horecabedrijf worden georganiseerd, dient wel een aanvraag voor een evenementenvergunning te worden gedaan.

1.4 Evenementen in bestaande gebouwen

Indien een evenement plaatsvindt in een pand waar geen gebruiksmelding/gebruiksvergunning in het kader van brandveiligheid aanwezig is, moet een organisator bij een evenement waarbij meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig zijn een gebruiksmelding doen op grond van het Bouwbesluit. Minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement dient deze melding bij het Omgevingsloket te worden gedaan: https://www.omgevingsloket.nl//. Op de website van de brandweer (https://www.brandweer.nl/onderwerpen/gebruiksmelding-brandveiligheid/) vindt u een handreiking hoe een gebruiksmelding moet worden ingediend.

1.5 Besloten feest

Een besloten feest valt niet onder de definitie evenement en heeft dus ook geen evenementenvergunning nodig, denk aan een tuin- of verjaardagsfeest. Wel is toestemming van de eigenaar van de plaats nodig waar het feest wordt georganiseerd. Daarnaast is geen drank- en horecavergunning of ontheffing nodig als het feest volledig besloten is en dat wil zeggen uitsluitend toegankelijk is voor genodigden. Hiervan is sprake als er geen entree wordt gevraagd en er gratis alcohol wordt geschonken. Aan alle drie de eisen moet zijn voldaan anders is het géén besloten feest. Is er toch sprake van het toelaten van anderen dan genodigden dan is het feest in strijd met de Alcoholwet. Bij besloten feesten van paracommerciële rechtspersonen is artikel 2.34b van de APV van toepassing en geldt bovenstaande niet.

2.1 Hoe aanvragen/melden

Organiseert u een evenement, met uitzondering van een straatfeest, dan dient u een aanvraagformulier evenementenvergunning in te vullen. Het aantal te beantwoorden vragen is afhankelijk van de aard van uw evenement en de activiteiten die plaatsvinden. Volstaat een melding van uw evenement? Dan dient u het meldingsformulier straatfeest te gebruiken. Beide formulieren vindt u op de website van de gemeente Heemstede.

2.2 Wat aanleveren?

Het aanvraagformulier is onderverdeeld in drie profielen te weten: activiteiten, publiek en ruimtelijk. Bij het activiteitenprofiel wordt gevraagd wat voor een soort evenement u gaat organiseren en wat de duur ervan is. Tevens wordt gevraagd of er sprake is van schenken van alcohol en verkoop van etenswaren. Het publieksprofiel heeft te maken met voor welke doelgroep u uw evenement in het bijzonder organiseert. Verder wordt gevraagd naar het aantal te verwachten bezoekers. Bij het ruimtelijk profiel gaat het om de informatie over de locatie waar uw evenement wordt gehouden. Daarnaast moet u denken aan het geven van informatie over het evenemententerrein en eventuele wegafsluitingen. De informatie van bovenstaande profielen gebruiken wij om uw aanvraag of melding te beoordelen naar verwachte risico’s.

Daarnaast dient u de volgende documenten toe te voegen:

• •

  Draaiboek/programma

• •

  Situatietekening (met noordpijl en locatie(s) van activiteiten, standplaatsen, apparatuur en afzetmateriaal)

• •

  Plattegrondtekening (schaal 1:100 of 1:150) met maatvoering van aanwezige bouwsels, indeling bouwsels/functie, verkoop-/tappunten

• •

  Constructiegegevens (bij plaatsen van tenten, tribunes, podia, stellages, loopbruggen e.d.)

• •

  Schriftelijke toestemming van de grondeigenaar bij particulier terrein (dit kan ook zijn bij bepaalde openbare natuurgebieden)

Afhankelijk van de risico’s die het evenement met zich meebrengt, dient u een calamiteitenplan, risicoanalyse, logistiek- en veiligheidsplan aan te leveren. U kunt er ook voor kiezen bovengenoemde plannen in één plan te verwerken. In bijlage drie vindt u een format van een veiligheidsplan.

Brandveiligheid

Indien één van de volgende punten van toepassing is, moet u een plattegrond van iedere verblijfsruimte toevoegen:

• ➢

  er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf plaats biedt aan meer dan 10 personen;

• ➢

  er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die plaats biedt aan meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar óf meer dan 10 lichamelijk of verstandelijke gehandicapten;

• ➢

  er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die plaats biedt aan meer dan 150 personen tegelijk;

• ➢

  toepassing is gegeven aan artikel 1.4 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen in verband met in hoofdstuk 3 t/m 5 gegeven voorschrift (gelijkwaardig oplossing brandveiligheid).

Op de plattegrond van iedere verblijfsruimte moet het volgende aangegeven zijn:

• •

  hoogste bezetting (aantal personen);

• •

  de voor personen beschikbare oppervlakte;

• •

  de gebruiksbestemming;

• •

  opstelling van inventaris;

• •

  brand- en rookwerende scheidingsconstructies;

• •

  vluchtroutes;

• •

  draairichting doorgangen;

• •

  nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;

• •

  vluchtrouteaanduidingen;

• •

  noodverlichting;

• •

  brandblusvoorzieningen;

• •

  brandweeringang.

U ontvangt een automatische ontvangstbevestiging op de ingestuurde aanvraag. Na ontvangst van de aanvraag wordt beoordeeld of er voldoende informatie is om de aanvraag te behandelen. Als er gegevens ontbreken, vraagt de gemeente deze bij u op. De aanvraag wordt pas in behandeling genomen als er voldoende informatie is aangeleverd. In bijlage twee vindt u een checklist van de aan te leveren informatie.

3.1 Vooraankondiging

De Veiligheidsregio Kennemerland stelt elk jaar een regionaal totaaloverzicht van evenementen vast, om de openbare orde en veiligheid te kunnen waarborgen. Dit totaaloverzicht van evenementen (B- en C- evenementen) in de regio biedt inzicht in het beslag dat deze evenementen leggen op de capaciteit van de hulpdiensten. Zo wordt ingeschat of er op een bepaald moment in de regio ruimte is voor een evenement of niet. Hiervoor is het van belang dat u vóór 1 november uw initiatief voor het daaropvolgende jaar doorgeeft. In onderstaande tabel is opgenomen wanneer u vóór 1 november uw initiatief voor het organiseren van een evenement moet doorgeven.

3.2 Aanvragen evenementenvergunning

In onze gemeente zijn veel evenementen, daarom vragen wij u om de voorgeschreven termijnen goed in de gaten te houden.

• *

  niet verplicht maar wenselijk

Meldingsplichtige evenementen

Meldingsplichtige evenementen moeten 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement door middel van het meldingsformulier aan ons kenbaar worden gemaakt.

Ingediende aanvragen na vaststelling evenementenkalender

Bij wijze van uitzondering kunnen vooraankondigingen of aanvragen van aandacht- en risico-evenementen ingediend worden na 1 november. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met een indieningstermijn van 8 weken voor een B-evenement. Voor C-evenementen kan een langere indieningstermijn van toepassing zijn. Voor B- en C-evenementen overlegt de gemeente met de Veiligheidsregio of deze evenementen toegevoegd kunnen worden aan de regionale evenementenkalender. De aanvraag wordt beoordeeld op de mogelijkheden die er zijn met betrekking tot de gewenste datum van het evenement. Dit zal altijd maatwerk zijn. Evenementen die op de vastgestelde kalender zijn geplaatst gaan voor op later ingediende aanvragen.

3.3 Hoe lang moet ik op mijn vergunning wachten?

Reguliere en aandacht evenementen (Categorie A en B)

De behandelingstermijn voor reguliere en aandacht evenementen is bepaald op 8 weken. Wanneer de complete aanvraag ontvangen is, gaat deze termijn van start. Deze termijn is nodig voor het inwinnen van adviezen om een zorgvuldig besluit te kunnen nemen over de door u aangevraagde vergunning.

Risicovolle evenementen (Categorie C)

Bij risicovolle evenementen kan de behandelingstermijn op 6 maanden liggen. De termijn van 6 maanden start wanneer de aanvraag compleet is. Deze termijn is nodig bij evenementen die meer impact op de samenleving hebben. Het kost dus meer tijd om deze evenementen te beoordelen.

Verlengen van de beslistermijn

Met artikel 1:2 lid 2 van de APV kunnen wij de beslistermijn voor zowel Categorie A, B als C ten hoogste met 8 weken verlengen.

Multi overleg

Het is afhankelijk van het risico dat een evenement in zich draagt of er een overleg wordt geïnitieerd met de adviserende hulpdiensten en bouw- en woningtoezicht. Bij een B- of C evenement is er bijna altijd sprake van een multi overleg waarbij ook de organisator van het evenement aansluit.

Meldingsplichtige evenementen

De burgemeester kan binnen 5 dagen na ontvangst van de melding besluiten het straatfeest te verbieden, als er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. Indien dit niet het geval is ontvangt u een bericht van de gemeente waarin staat onder welke voorwaarden u het gemelde evenement kunt organiseren.

4.1 Zondagswet

Over het algemeen leiden de aanvangstijden van evenementen zelden tot overlast en het is dan ook niet nodig hiervoor vastgestelde tijden aan te houden. Dat betekent niet dat een evenement op elk willekeurig tijdstip kan beginnen. Of de begintijd toelaatbaar is hangt af van diverse omstandigheden. Zo kunnen bijvoorbeeld omstandigheden zoals de omgeving, de openingstijden van winkels of openbare gebouwen e.d., het soort evenement en de Zondagswet een rol spelen. Per evenement zal een afweging gemaakt moeten worden wat wel en niet aanvaardbaar is.

Op grond van de Zondagswet is het verboden op zondag voor 13:00 uur openbare vermakelijkheden te houden. Dit verbod geldt niet op samenkomsten tot het belijden van godsdienst of levensovertuiging en op wandeltochten die niet door muziek worden begeleid. Van het verbod kan ontheffing worden verleend door de burgemeester. Voor de toepassing van de Zondagswet worden Hemelvaartsdag en eerste Kerstdag met de zondag gelijkgesteld.

4.2 Geluidsvoorschriften

Het stellen van geluidseisen bij een evenement of festiviteit is het vinden van een ‘balans’ tussen de belangen van de aanvrager, het maatschappelijk belang en de belangen van omwonenden. De geluidsvoorschriften zijn per evenement verschillend en zijn afhankelijk van de locatie, de tijdsduur, het doel van het evenement en de geluidssterkte. Per evenement wordt advies gevraagd aan de Omgevingsdienst IJmond waarna de geluidsvoorschriften worden vastgesteld.

Ontheffing geluidsnormen inrichtingen

In artikel 4:3 van de APV is opgenomen dat een inrichting, afhankelijk van de locatie, maximaal 8 of 12 keer per jaar een incidentele festiviteit mag houden waarbij de geluidsnormen uit de Wet Milieubeheer niet van toepassing zijn. U dient deze incidentele festiviteiten te melden bij de gemeente. Mits op tijd gemeld, gelden voor de inrichting in dat geval tijdelijk hogere geluidsnormen. Daarnaast dient u de omwonenden uiterlijk 3 werkdagen voor de incidentele festiviteit schriftelijk op de hoogte te brengen.

4.3 Verstrekken van zwak-alcoholische dranken

De organisator is verantwoordelijk voor alcoholmatiging en het niet schenken van alcohol aan jongeren onder de 18 jaar. U moet dan ook maatregelen nemen om alcoholmisbruik en de hiermee samenhangende overlast zoveel mogelijk te voorkomen. Het verkopen en gebruiken van sterk-alcoholhoudende drank is niet toegestaan tijdens evenementen.

Alcoholwet, artikel 35

Voor het schenken van zwak-alcoholische drank (minder dan 15%) buiten een horeca-inrichting is een ontheffing van de Alcoholwet nodig (artikel 35). Deze kan gelijktijdig met de evenementenvergunning worden aangevraagd, via de website van de gemeente. De burgemeester kan deze ontheffing verlenen voor een bijzondere gelegenheid die tijdelijk van aard is, tot maximaal 12 aaneensluitende dagen. Er mag alleen drank worden geschonken als er een leidinggevende aanwezig is die op de ontheffing staat, niet in enig opzicht van slecht levensgedrag is en minimaal 21 jaar is. Er kunnen extra voorschriften verbonden worden aan deze ontheffing. Eén van deze voorschriften is bijvoorbeeld dat tijdens het evenement de drank alleen in kunststof bekers of niet breekbare glazen mag worden geschonken, zie paragraaf 4.12 duurzaamheid.

4.5 Brandveiligheid

De aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst aan het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: Bbgbop). Als een van de onderstaande punten van toepassing is, levert de organisator volgens de indieningsvereisten gebruiksmelding (art. 2.3 van het Bbgobp) aanvullende gegevens aan:

• •

  Er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf plaats biedt aan meer dan 10 personen;

• •

  Er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die plaats biedt aan meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar óf meer dan 10 lichamelijk of verstandelijke gehandicapten;

• •

  Er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) dat plaats biedt aan meer dan 150 personen tegelijk;

• •

  Toepassing is gegeven aan artikel 1.4 in verband met in hoofdstuk 3 t/m 5 gegeven voorschrift (gelijkwaardig oplossing brandveiligheid).

Daarnaast worden de brandveiligheidsvoorschriften per evenement bepaald. De gemeente laat zich hierbij adviseren door de brandweer. In de brochure ‘Algemene Brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen’ op de website van de brandweer zijn voorschriften voor de verschillende evenementen opgenomen. Bij evenementen geldt te allen tijde dat de minimale doorrijbreedte voor hulpdiensten 4,5 meter is, waarvan 3,25 meter verhard. De minimale vrije doorrijhoogte voor hulpdiensten moet 4,2 meter zijn. Daarnaast dienen te allen tijde bluswaterwinplaatsen vrij te worden gehouden en moeten aansluitingen voor droge blusleidingen vrij blijven.

4.6 Constructieve veiligheid en tijdelijke bouwwerken

Bij evenementen kunnen bouwsels gebruikt worden. Hierbij kun je denken aan tenten, podia, decorschermen en tribunes. De organisator is verantwoordelijk voor de constructieve veiligheid van deze bouwsels en moet dan ook de veiligheid van deze aantonen. Om te toetsen aan de constructieve veiligheid moet u constructietekeningen en -berekeningen aanleveren bij de aanvraag. Het Centraal Overleg Bouwconstructies heeft een richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning gepubliceerd: https://www.vereniging-bwt.nl/centraal-overleg-bouwconstructies/documenten/2018/11/cobc-richtlijn-evenentenvergunning-11-2018

Deze richtlijn dient alleen ter beoordeling van objecten die worden gebruikt bij een evenement waarvoor een vergunning moet worden aangevraagd ingevolge van de APV. In deze richtlijn is uitgelegd welke constructieve gegevens moeten worden aangeleverd voor deze beoordeling.

4.7 Gezondheid en hygiëne

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het organiseren van medische hulpverlening op het evenement. Het is daarom van belang na te gaan welke risico’s het evenement met zich meebrengt, zodat de medische hulpverlening daarop af is gestemd. Op deze manier kunnen de bezoekers genieten van een veilig en gezond evenement.

Sanitair

Bij sanitair is er een verhoogd risico op het overdragen van ziektekiemen. Daardoor kunnen maagdarminfecties ontstaan. Dat kan bijvoorbeeld als er te weinig toiletten zijn, of als je nergens je handen kunt wassen. Ook een slechte schoonmaak en afvalverwerking kan een bron van ziektekiemen zijn. Het is daardoor essentieel de juiste sanitaire voorzieningen bij het evenement te hebben.

Bij evenementen geldt de richtlijn 1 toilet per 150 bezoekers met een minimum van 2. Wanneer (veel) alcohol gedronken wordt, zorg dan voor 1 toilet per 75 bezoekers. Bij elk toilet moet er gelegenheid zijn om je handen te wassen met stromend water. Zorg voor zeep, (papieren) handdoekjes en een afvalbak. Het water bij de plek waar je je handen kunt wassen moet van drinkwaterkwaliteit zijn.

EHBO (Eerste Hulp Bij Ongevallen)

Bij een evenement waarbij één of meer van onderstaande punten van toepassing zijn moeten eerstehulpverleners en een (mobiele) zorgpost aanwezig zijn:

• •

  Meer dan 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers en/of deelnemers;

• •

  Sportwedstrijd vanaf circa 200 deelnemers, waarbij het draait om snelheid en/of fysieke inspanning;

• •

  Conform richtlijn van de sportbond, bijvoorbeeld bij autosport en/of motorsport;

• •

  Verwacht bovenmatig alcohol- en/of middelengebruik.

Wanneer deze punten niet van toepassing zijn kan er aan de hand van het advies van de GHOR alsnog door de gemeente worden bepaald dat de aanwezigheid van hulpverleners en/of een EHBO-post gewenst is.

De algemene regel voor inzet van eerstehulpverleners is 1 hulpverlener per 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers/deelnemers, met een minimum van 2 hulpverleners. Het aantal in te zetten EHBO’ers wordt per evenement bepaald en is naast het aantal bezoekers tevens afhankelijk van overige factoren.

4.8 Verkeersmaatregelen

Wanneer een evenement op of in de buurt van de openbare weg plaatsvindt, moet er rekening worden gehouden met het verkeer. Indien u in uw aanvraag verzoekt een verkeerssituatie tijdelijk te veranderen ten behoeve van het evenement, dan dienen de gemeente en de politie de mogelijkheden en de gevolgen hiervan te beoordelen. De gemeente en de politie toetsen de aanvraag op de verschillende verkeersaspecten. Daarbij wordt gekeken naar calamiteitenroutes, af te sluiten wegen, omleidingen, openbaar vervoersroutes, noodzaak van inzet van verkeersregelaars en de parkeermogelijkheden voor auto’s en fietsen. Hierbij wordt rekening gehouden met alle vormen van verkeer: personenauto’s, motoren, brommers, fietsers, voetgangers en vrachtverkeer.

Verkeersplan

Voor de evenementen waarbij u te maken krijgt met verschillende verkeersaspecten wordt gevraagd om een beknopt verkeersplan waarin de verkeerssituatie en de te nemen maatregelen worden beschreven. Het verkeersplan wordt vervolgens getoetst door de gemeente en de politie.

Verkeersregelaars

Bij een activiteit op de openbare weg kan de gemeente u verplichten verkeersregelaars in te zetten tijdens het evenement. Het werven van en het tijdig geven van instructie aan verkeersregelaars is een verantwoordelijkheid van de organisator. De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden indien deze is gecertificeerd. De verkeersregelaar kan alleen optreden onder toezicht van de politie. De noodzaak van het inzetten van verkeerregelaars en het aantal personen, wordt door de gemeente en de politie in samenspraak met de organisator bepaald.

Parkeren

Bij evenementen moet er voldoende parkeergelegenheid zijn om de toestroom aan bezoekers van het evenement op te kunnen vangen. Bij een groot evenement waar mogelijk te weinig reguliere parkeerplekken beschikbaar zijn, moet in het verkeersplan worden opgenomen waar wel maar ook waar vooral niet geparkeerd mag worden. Dit om parkeeroverlast voor omwonenden of andere verkeersgebruikers te voorkomen. Dit geldt ook voor parkeerplaatsen voor fietsers. Fout geparkeerde fietsen kunnen voor veel overlast zorgen en gevaarlijke situaties veroorzaken.

4.9 Evenementen met dieren

Evenementen met dieren vereisen speciale aandacht. U dient maatregelen te nemen wat betreft hygiëne, handwas- en eetgelegenheden in verband met de aanwezigheid van dieren. Daarnaast moet er respectvol met de dieren om worden gegaan. Indien dit niet gebeurt, komt de openbare orde en veiligheid in het geding waarop de gemeente en de politie maatregelen kunnen treffen. In alle gevallen is de Gezondheids- en welzijnswet voor dieren van toepassing. Daarnaast geldt per september 2015 een landelijk verbod op wilde dieren in circussen.

4.10 Beveiliging

Bij het verlenen van een evenementenvergunning kunnen eisen worden gesteld aan de wijze en de omvang van de beveiliging bij een evenement. De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid en de inschakeling van voldoende beveiligers tijdens een evenement. De politie is terughoudend in haar optreden tijdens evenementen. De politie zorgt voor de veiligheid in het gebied om het evenement heen, het zogenaamde effectgebied. In het veiligheidsplan dient u aan te geven hoe de beveiliging is geregeld. Hierbij geldt in beginsel de richtlijn 1 beveiliger per 250 bezoekers met een minimum van 2 beveiligers. Met nadruk wordt vermeld dat het hier om een richtlijn gaat. Het vereiste aantal beveiligers dat dient te worden ingezet bij een evenement is afhankelijk van vele factoren. Het aantal komt tot stand in overleg met gemeente en politie. Bij de beveiliging van een evenement zijn de volgende aspecten van toepassing:

• •

  Het toezicht op een evenemententerrein is in eerste instantie in handen van een gecertificeerd, justitieel goedgekeurd beveiligingsbedrijf met beveiligers voorzien van tenminste het diploma niveau 2, Event Security Officer (ESO; blauwe pas). Dit bedrijf is in bezit van een vergunning verleend door het Ministerie van Justitie, op grond van Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus;

• •

  Het aantal en het deskundigheidsniveau van de beveiligers is afhankelijk van de taken en het beveiligingsplan/inzetplan. De politie controleert de in te zetten beveiligers.

• •

  Het personeel gaat bij de uitvoering van de werkzaamheden gekleed in gepaste en herkenbare kleding;

• •

  De Event Security Officers van het beveiligingsbedrijf staan onderling en met de beveiligingscoördinator in contact via een eigen communicatiesysteem;

• •

  Het beveiligingsbedrijf heeft een centrale post met een permanente coördinator ingericht van waaruit men onderling kan communiceren en met de politie c.q. de hulpdiensten en de (vaste) EHBO (post). De particuliere beveiliging voert te allen tijde de aanwijzingen van de politie direct uit.

4.11 Reclame

Voor het plaatsen van reclame is een vergunning of een ontheffing (toestemming) nodig. Deze kunt u aanvragen via de website van de gemeente. Voor het aanbrengen van reclame aan een gevel moet u via het Omgevingsloket een vergunning aanvragen. Voor het plaatsen van reclameborden en driehoeksborden aan lantaarnpalen en verkeersborden is toestemming (ontheffing) nodig van de gemeente. De toestemming wordt alleen aan instellingen en organisaties uit Heemstede en voor landelijke goede doelen- of maatschappelijke acties en campagnes verleend.

De overige voorwaarden zijn vastgelegd in de Nadere regels Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede:

• 1.

  De ontheffing kan worden verleend voor maximaal 15 reclameborden en onder de volgende voorwaarden:

  • a.

    de reclameborden richten zich op evenementen en culturele activiteiten;

  • b.

    per instelling wordt voor maximaal 10 reclameborden een ontheffing verleend;

  • c.

    een ontheffing wordt verleend voor maximaal 14 dagen;

  • d.

    een ontheffing wordt in principe alleen verleend aan Heemsteedse instellingen of organisaties en landelijke charitatieve of maatschappelijke acties of campagnes. Aan culturele instellingen uit buurgemeenten kan ontheffing worden verleend als 3 weken voor de gevraagde datum nog niet voor 15 reclameborden ontheffing is verleend. Voor deze instellingen zijn in totaal maximaal 5 borden beschikbaar;

  • e.

    reclameborden mogen niet worden geplaatst in de onmiddellijke omgeving van een kunstwerk, in plantsoenen of gazons of bevestigd aan bomen of in het centrumgebied, als bedoeld in artikel 5;

• 2.

  Reclameborden die zijn geplaatst zonder ontheffing, of die na verloop van de ontheffing niet terstond worden opgeruimd, worden terstond verwijderd. De kosten worden bij de betreffende instelling of organisatie in rekening gebracht;

• 3.

  Ontheffing wordt niet verleend aan een instelling die meerdere malen heeft gehandeld in strijd met de voorschriften.

4.12 Duurzaamheid

De gemeente Heemstede vindt verduurzaming van evenementen belangrijk, zoals het voorkomen van afval, circulariteit, mobiliteitsmanagement, het sparen van groen en de bodem, het voorkomen van geluidshinder, energie- en waterbesparing en duurzaam inkopen. In de aanvraag voor de evenementenvergunning dient u aan te geven hoe het evenement bijdraagt aan onze duurzaamheidsdoelstellingen.

Om bij te dragen aan het verminderen van plastic afval bij evenementen mag tijdens het evenement alleen drank geschonken worden in kunststof bekers of niet breekbare glazen. De gemeente heeft herbruikbare plastic glazen aangeschaft die u kunt gebruiken voor verschillende evenementen in Heemstede. In bijlage zes is beschreven hoe en onder welke voorwaarden u deze glazen kunt inzetten bij uw evenement. U bent niet verplicht de glazen van de gemeente te gebruiken. Het is ook mogelijk herbruikbare glazen bij een andere partij te huren of zelf in te kopen.

4.13 Opruimen van afval

De organisator is verantwoordelijk voor het schoon opleveren van het terrein na afloop van het evenement. In de evenementenvergunning wordt een aantal voorwaarden opgenomen over het opruimen van afval na afloop van het evenement. Deze voorwaarden zijn:

• •

  na afloop dient de organisator ervoor te zorgen dat het terrein wordt opgeruimd en in de oorspronkelijke staat wordt teruggebracht;

• •

  indien het terrein niet volledig is opgeruimd, zal de gemeente dit doen op kosten van de organisator.

4.14 Aansprakelijkheid en verzekering

De verantwoordelijkheid voor een goed en ordelijk verloop van een evenement ligt primair bij de organisator. De organisator dient zorg te dragen voor de veiligheid van de bezoekers en vrijwilligers, het begeleiden van het verkeer, een goede communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en dient de overlast zoveel mogelijk te beperken.

Schade die door of tijdens het evenement aan de gemeente of aan derden wordt toegebracht, komt geheel voor rekening van de organisator. Gelet op de mogelijke risico’s, is het dan ook noodzakelijk dat de organisator zich in voldoende mate verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid. In de vergunning wordt de verplichting opgenomen een evenementenverzekering af te sluiten. Wanneer sprake is van schade aan gemeentelijke eigendommen en voorzieningen besluit de gemeente dit op kosten van de organisator te herstellen.

Bij de organisatie van een evenement zijn verschillende partijen betrokken, met ieder zijn eigen taken en verantwoordelijkheden.

5.1 Organisator

De organisator is hoofdverantwoordelijk voor een veilig en goed verloop van een evenement. Daarnaast is de organisator ook verantwoordelijk voor het beperken c.q. voorkomen van overlast en andere effecten in de omgeving en bij de bezoekers, bijvoorbeeld met betrekking tot geluidsoverlast en verkeershinder.

De organisator moet realiseren wat nodig is om het evenement veilig te laten verlopen, volgens de bepalingen in de vergunning. Dit houdt minimaal in:

• -

  De communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden;

• -

  De veiligheid en gezondheid van de bezoekers;

• -

  Het regelen van de bezoekersstroom;

• -

  Het zoveel mogelijk beperken van de overlast als gevolg van het evenement.

Er wordt een zorgvuldige voorbereiding verwacht waarbij de organisator een inschatting maakt van de risico’s die met het evenement gepaard gaan en hierop passende maatregelen treft. Na afloop van het evenement moet de organisator erop toe zien dat de bezoekers het evenemententerrein ordelijk en rustig verlaten. De gemeente handhaaft de openbare orde in het geval van calamiteiten, maar het is aan de organisator om calamiteiten zoveel mogelijk te voorkomen.

5.2 De gemeente

De gemeente Heemstede heeft zich geconformeerd aan het Regionaal Evenementenveiligheidsbeleid van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK). Het doel van het Regionaal Evenementenveiligheidsbeleid is het beheersen van de openbare orde en veiligheid en het voorkomen en beheersen van escalatie naar rampen, crisis of dreiging daarvan bij evenementen, door integrale en multidisciplinaire samenwerking bij het:

• ➢

  Het inventariseren van de risico’s bij evenementen;

• ➢

  Het adviseren aan het bevoegd gezag, de burgemeester(s), over aanvragen van evenementenvergunningen;

• ➢

  Het voorbereiden van de hulpdiensten en de crisisorganisatie op eventuele rampen, crisis of dreiging daarvan bij evenementen.

De burgemeester

De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid in de gemeente. De bestuurlijke verantwoordelijkheid bij evenementen houdt in: optimale zorg voor veilige evenementen, voor de gezondheid van bezoekers en de bescherming van het milieu. De burgemeester heeft de bevoegdheid om vooraf voorschriften te verbinden aan een evenement en is het bevoegde bestuursorgaan op het gebied van het verlenen van onder meer:

• •

  Een evenementenvergunning op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede;

• •

  Het verlenen van een ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet voor het verstrekken van zwak alcoholische drank bij een gelegenheid van tijdelijke aard;

• •

  Het verlenen van een ontheffing Zondagswet (indien er voor 13.00 uur geluid ten gehore wordt gebracht bij een evenement).

Veiligheid, openbare orde en het beperken van overlast zijn belangrijke punten bij de organisatie van een evenement. De organisatie is primair verantwoordelijk voor een goed en ordelijk verloop van het evenement. Wij gaan er vanuit dat organisatoren zich daarvoor houden aan de wettelijke regels en de voorschriften die aan de vergunning verbonden zijn. Toch is het nodig om ook vanuit de gemeente toe te zien op evenementen en indien nodig handhavend op te treden. Dit optreden kan gericht zijn tegen de organisator, maar ook tegen bezoekers.

Doel toezicht en handhaving

Het uitgangspunt is het toezicht en handhaving zo in te richten dat tijdens het evenement zo min mogelijk overlast wordt ondervonden. Voorafgaand aan het evenement vindt een voorschouw plaats. Hierbij wordt bekeken of de verschillende voorwaarden volgens de vergunning zijn uitgevoerd. Tijdens het evenement vindt er ook toezicht plaats. Dit toezicht richt zich vooral op het geluid en de verstrekking van alcoholhoudende drank.

Mochten de voorschriften niet worden nageleefd of de afspraken niet na worden gekomen dan wordt er handhavend opgetreden. Het uitgangspunt is dat er eerst een waarschuwing wordt gegeven. De organisator krijgt de kans om de overtreding zo spoedig mogelijk ongedaan te maken. Doet de organisator dit niet of niet goed genoeg dan kan de vergunning worden ingetrokken of worden gewijzigd. Bij constatering van alle soorten overtredingen geldt dat deze gevolgen kunnen hebben voor het organiseren van hetzelfde of een vergelijkbaar evenement in de toekomst.

Klachten tijdens een evenement

Overlast die wordt ondervonden van evenementen kan leiden tot het indienen van een klacht. Bij ernstige overlast of openbare orde verstoringen kan contact op worden genomen met de politie. De politie kan inschatten of direct optreden noodzakelijk is, of dat de melding voor kennisgeving wordt doorgestuurd naar de Omgevingsdienst als het gaat om geluidsoverlast. Melders van klachten kunnen tijdens kantooruren (maandag tot en met vrijdag van 9.00-17.00 uur) bij de Omgevingsdienst IJmond terecht via het telefoonnummer 0251-263863.

Evaluatie van het evenement

Het doel van het evalueren van een evenement is om te leren van de ervaringen en eventueel het proces of een werkwijze aan te passen.

Voor nieuwe en aandacht- en risico evenementen geldt dat er een evaluatie wordt gehouden. Na een regulier evenement is het streven om contact te hebben met de organisator, via e-mail of telefonisch.

De evaluatiepunten worden meegenomen bij een (eventuele) nieuwe aanvraag. De organisator krijgt het evaluatieverslag.

Het handboek evenementenveiligheid wordt in 2025 geëvalueerd.