Instructie voor de gemeentesecretaris Montferland 2024

1. De secretaris draagt zorg voor:

• a.

  een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;

• b.

  de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de

leden van het college;

• c.

  een gedegen en tijdige advisering aan het college;

• d.

  een snel en adequaat verloop van het proces van de voor de besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college;

• e.

  het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het

bijhouden van een presentielijst.

2. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door de burgemeester of door het college ingestelde commissies.

1. De secretaris staat de burgemeester in de hoedanigheid van bestuurlijk coördinator

terzijde.

2. De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen

het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

3. De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede

samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede

bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

1. De secretaris geeft direct leiding aan de domeinmanagers.

2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie

opgedragen taken voeren de secretaris en de domeinmanagers regelmatig

overleg. Samen vormen zij het directieteam. De secretaris heeft daarin, indien

nodig, een beslissende stem.

3. De secretaris geeft direct leiding aan de staf.

1. De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig

eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening de verantwoordelijkheden

ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte

ambtenaren inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven, tenzij dat in de

wet of interne instructies anders is bepaald.

3. De secretaris kan, in overleg met de domeinmanagers, procedures vaststellen voor de

behandeling van zaken die door het bestuur aan de ambtelijke organisatie ter

voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

4. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de domeinmanagers heeft de

secretaris in de hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid

voor:

• a.

  een goede samenwerking en samenhang tussen de drie domeinen;

• b.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de

bestuursorganen;

c) de coördinatie van de (beleids-)inhoudelijke advisering van de domeinen aan het

college;

d) het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke

adviezen en ondersteuning;

e) een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met

inachtneming van het ter zake vastgesteld beleid.

1. De secretaris zorgt ervoor dat bij afwezigheid dit tijdig bij het college bekend is.

2. De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze

wordt op, op voordracht van de secretaris, door het college benoemd.

3. Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris van

toepassing.

4. Vakantie en verlof wordt de secretaris verleend door het college.

1. De secretaris draagt er zorg voor dat de domeinmanagers tijdig op de hoogte worden

gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen

besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de drie domeinen zijn

verbonden.

2. De secretaris informeert, na iedere vergadering van het college, de ambtelijke

organisatie over de door het college besluiten.

3. De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en

ambtelijke onderwerpen en ontwikkelingen. De secretaris voert daartoe regelmatig

overleg met de burgemeester.

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover

nodig in overleg met het college of de burgemeester.

2. Deze regeling vervangt alle eerder op artikel 103 Gemeentewet genomen regelingen.

3. Deze instructie treedt, met terugwerkende kracht, in op 1 januari 2024.

4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris

Montferland 2024.