Participatiebeleid

1.1 Definitie participatie

Onder participatie verstaan we die processen waarbij burgers1 (individueel of georganiseerd) bijdragen aan:

• • beleidsontwikkeling, -uitvoering en -evaluatie op gemeentelijke taakvelden én/of

• • de vormgeving van de publieke ruimte én/of

• • het verbeteren van de kwaliteit van de lokale samenleving, zonder dat hun doel uitsluitend of hoofdzakelijk het behalen van eigen winst of voordeel is.

Waar ‘burgers’ staat bedoelen we: inwoners, ondernemers en organisaties

1.2 Doel van participatie

In Boxtel streven we naar een evenwichtig participatieniveau om de volgende redenen:

• • Inwoners kunnen met kennis, ervaring en kunde bijdragen aan de kwaliteit van beleid en projecten;

• • Participatie kan leiden tot meer eigenaarschap en breder gedragen oplossingen;

• • Participatie stelt ons als gemeente in staat beter te weten wat er speelt en waarvoor de gemeente nodig is (aansluiting door interactie).

• • Participatie helpt inwoners om overheidshandelen beter te begrijpen en te doorgronden

In algemene zin brengt constructieve participatie ons meer in verbinding met onze inwoners. We hebben de ambitie om met de vernieuwing van onze aanpak meer verschillende groepen inwoners te bereiken en te betrekken. De aanpak dient in alle fases te sturen op laagdrempeligheid en inclusiviteit; iedere belanghebbende moet mee kunnen doen. De gemeente neemt hier een actieve rol in om de laagdrempeligheid te waarborgen.

De gemeente neemt op verzoek van burgers een actieve rol in hun initiatieven indien die beleidsondersteunend zijn. De gemeente staat ook open voor initiatieven die vernieuwend zijn en passen bij de wensen en ontwikkelingen van de gemeente. Gelet op de beschikbare capaciteit en middelen is er voor een realistisch ambitieniveau gekozen.

We streven ernaar burgers zoveel mogelijk ruimte voor invloed te geven op beslissingen die hen direct raken, wanneer het onderwerp zich daarvoor leent, maar de beslissingsbevoegdheid blijft bij de gemeente. Daarnaast willen we burgers aanmoedigen en inspireren om eigen initiatieven te ontplooien en daar waar nodig partnerschap van de gemeente te vragen. Burgers kunnen participeren volgens vooraf opgestelde kaders.

2.2 We onderscheiden 3 vormen van participatie

We hebben te maken met drie vormen van participatie: burgerparticipatie, overheidsparticipatie en de omgevingsdialoog. In dit Integraal Participatiebeleid komen ze samen.

• 1. Burgerparticipatie: Bij veel beleidsvormingstrajecten en projecten zijn we als gemeente ‘trekker’. We nodigen andere (maatschappelijke) organisaties, ondernemers, belangenorganisaties en/of individuele personen uit om mee te denken of mee te doen. Het gaat om het vroegtijdig betrekken van belanghebbenden bij het besluitvormingsproces over beleid, een project of een activiteit. De burger is de participant en de overheid is de initiatiefnemer. De adviesraad sociaal domein is een voorbeeld van (geformaliseerde) burgerparticipatie.

• 2. Overheidsparticipatie: Hierbij gaat het om initiatieven van de burger. De overheid is hierbij de participant. Steeds vaker vragen burgers aan de overheid om in te gaan op hun wensen en initiatieven. Onder overheidsparticipatie verstaan we ook het uitdaagrecht Met het uitdaagrecht kunnen burgers hun overheid uitdagen om de uitvoering van een taak over te nemen zoals het beheer of onderhoud van een park of buurthuis.

• 3. Omgevingsdialoog: Het gaat dan om participatie bij aanvragen van omgevingsvergunningen oftewel de omgevingsdialoog. Deze vorm vloeit voort uit de komst van de Omgevingswet. De initiatiefnemer is hierbij organisator van het traject en de omgeving de participant.

2.3 Treden van participatie

Per participatieproces kunnen verantwoordelijkheden anders verdeeld zijn. De ene keer is een proces sterk door de overheid geleid en geven inwoners input. De andere keer wordt het proces in sterke mate door inwoners getrokken en denkt de gemeente mee vanuit expertise en haar kaderstellende rol. Wij hanteren een kader waarin de volgende drie oplopende treden van participatie te onderscheiden zijn: raadplegen, adviseren en coproduceren.

De eerste trede is het fundament van het participatieproces. De trede ‘meebeslissen’, de hoogste trede in de ‘participatieladder’ zal geen onderdeel zijn van onze participatietreden. Uiteindelijke besluitvorming vindt plaats door gemeenteraad of college. In sommige gevallen is er binnen de vooraf gestelde kaders ruimte voor inwoners om (uitvoerings)beslissingen te nemen.

• • Informeren: informeren is belanghebbenden voorzien van toegankelijke, transparante en duidelijke informatie. Waarbij belanghebbenden de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen.

• • Raadplegen: belanghebbenden kunnen hun meningen, ideeën en wensen aangeven zodat die bij de beleids- of planvorming betrokken kunnen worden. De gemeente besluit of en hoe de inbreng invloed heeft op de verdere besluitvorming. Dit participatieniveau past goed bij onderwerpen die de gehele gemeente aangaan en waarbij je graag een beeld wil vormen van verschillende ideeën, perspectieven, belangen of wensen. Ook bij onderwerpen waarbij breed inzicht en draagvlak gewenst is, kan dit participatieniveau goed passen. Let op: bij onderwerpen die een grote invloed hebben op leefbaarheid en veiligheid in de nabije omgeving, is alleen raadplegen’ vaak niet voldoende.

• • Adviseren: belanghebbenden krijgen de gelegenheid om binnen de vastgestelde kaders een (gezamenlijk) advies te geven over een beleidsvoornemen of voorgenomen plan. Dit advies wordt serieus en beargumenteerd meegewogen in de besluitvorming. Dit participatieniveau past goed bij onderwerpen die wat meer expertise vragen en langduriger en intensiever betrokkenheid. Dit geldt ook voor onderwerpen die meer (directe) invloed hebben en waarbij draagvlak van direct betrokkenen van groot belang is. Vaak is er sprake van een kleinere groep direct betrokkenen, die eventueel namens een achterban gesprekspartner zijn.

• • Coproduceren: gemeente en belanghebbenden ontwikkelen in gezamenlijk overleg een beleid, plan of product met inachtneming van vooraf meegegeven kaders. In sommige gevallen is er binnen de vooraf gestelde kaders ruimte voor burgers om (uitvoerings)beslissingen te nemen. Denk bi jvoorbeeld aan de keuze voor speeltoestellen behorende bij de leeftijdsgroep. Dit participatieniveau past goed bij onderwerpen die een wijk of buurt aangaan, waarbij de (ervarings)deskundigheid van gesprekspartners groot is en de noodzaak voor draagvlak ook. Coproductie is mogelijk bij het opstellen van beleidsstukken (partners die meeschrijven), dit niveau kan ook van toepassing zijn bij inrichting van de openbare ruimte.

In bijlage 1 is een tabel opgenomen die inzicht geeft in de mate van participatie, de rol van het bestuur en de participant en de impact op de besluitvorming.

4.2 Inhoud startnotitie

In de startnotitie brengen we belangrijke aspecten in kaart aan de hand van de volgende stappen.

Agendeer vraagstukken in plaats van plannen

Geef aan welke inhoudelijke of maatschappelijke opgave moet worden opgelost. Door het vraagstuk centraal te stellen, geven wij participanten de kans om mee te denken over mogelijke oplossingen. In plaats van hun standpunt met betrekking tot het plan te geven. Daarmee bouwen wij aan betrokkenheid bij de urgentie of ambitie, het doel, en de acceptatie van de oplossing.

Bepaal het speelveld voor participanten

• • Wat willen we bereiken?

• • Wie willen we betrekken?

• • Wat en hoe groot is het belang van de opgave voor de participant?

• • Wat ligt al vast en staat niet meer ter discussie?

• • Op welke aspecten of onderdelen heeft de participatie geen betrekking; wat is de afbakening?

• • Welke wettelijke-, financiële- en tijdskaders gelden?

• • Wat zijn de bestuurlijke accenten of prioriteiten?

• • Is het onderscheid tussen harde en zachte kaders duidelijk? De harde kaders, waar we in

• • ieder geval aan moeten voldoen en de zachte kaders, waar meer speelruimte zit.

Geef helderheid over de trede van de participatie

Gaat het over informeren, raadplegen, adviseren of coproduceren?

Formuleer de participatievraag helder

• • Maak duidelijke, tot de verbeelding sprekende vragen die prikkelen om een bijdrage te leveren.

• • Zorg ervoor dat vragen aansluiten bij wat de gemeenschap op inhoud belangrijk vindt. Hierbij is ook aandacht nodig voor welke definities we hanteren en een afbakening van waar het wel en niet over gaat.

Bepaal spelregels over rollen, samenwerking, vertegenwoordiging en omgangsvormen

• • Wat is de rol van een stuurgroep, klankbordgroep of werkgroep, en welke verhouding hebben ze tot elkaar?

• • Wie gaat waarover en waarover juist niet?

• • Wat is de rol van het college/de raad?

• • Hoe gaan we het formele besluitvormingsproces regelen en delen met de stakeholders?

• • Hebben adviesorganen of ketenpartners een specifieke rol of positie?

• • Is een onafhankelijk procesbegeleider gewenst omdat deze boven de verschillende belangen staat en daardoor bruggen kan slaan of doorbraken kan bereiken?

• • Welke structuur heeft het proces (deadlines, herkenbare patronen, momenten om tussentijds bij te sturen)?

• • Hoe gaan we om met oud zeer?

• • Hoe doen we de evaluatie van het traject?

Geef helderheid over nieuwe ontwikkelingen tijdens het proces

Als dat past binnen de vastgestelde kaders, bepalen we vooraf of we nieuwe ontwikkelingen inbrengen in het lopende participatieproces. Dat kan ook nadat de opdrachtgever voor het participatieproces daarmee heeft ingestemd en het daardoor nodig is het proces aan te passen.

Ga op zoek naar ander geluid en tegengeluid

Hoe gaan we actief op zoek naar groepen die niet snel van zich laten horen? Of juist naar tegengeluiden om knelpunten en oplossingen van alle kanten te bekijken.

Zorg dat iedereen kan meedoen

Geef iedereen tijdig dezelfde informatiepositie (over inhoud, proces en spelregels) en maak informatie digitaal beschikbaar. Informatie geven we weer in toegankelijke, heldere taal. We zetten een mix van fysieke en digitale methoden in, om participatie mogelijk te maken.

Schep transparantie over de inbreng en terugkoppeling

Vooraf geven we helderheid over de manier waarop we inbreng verwerken en hoe deze van invloed zijn op het eindresultaat. Dat geldt ook voor welke afwegingen en keuzes we maken en het tijdstip en de manier van terugkoppelen.

Geef inzicht in criteria voor beoordeling van het participatieproces

Op welke kwantitatieve en kwalitatieve normen beoordelen we het traject?

Bepaal de kosten van het participatieproces

Wat is er nodig aan tijd, geld, capaciteit om het participatieproces te laten slagen? Deze kosten maken deel uit van het project waarvoor het participatieproces wordt gestart. Is hiervoor in het project al een reservering opgenomen of is het nodig om hiervoor budget te vragen?

Het initiatief ligt bij de burger of het initiatief komt vanuit de omgeving.

Als overheid willen we initiatieven stimuleren die passen bij gemeentelijke wensen of beleid en daarin participeren. Om deze initiatieven te ondersteunen zijn er wijkmakelaars. Zij leggen de verbinding tussen de gemeente en de inwoners, en tussen inwoners onderling en maatschappelijke partners. Wanneer een initiatiefnemer zich bij de gemeente meldt, dan treft hij een open houding aan. Dat wil dus niet zeggen dat alles kan, maar wel dat de gemeente het initiatief serieus bekijkt en zich zoveel mogelijk gelijkwaardig opstelt. De gemeenteraad, het college en ambtenaren gaan uit van:

• • Ruimte creëren voor initiatieven.

• • Initiatieven niet overnemen maar ondersteunen.

• • Verbindingen maken tussen initiatieven en expertise inbrengen.

• • Goed luisteren en doorvragen.

• • Zorgen voor goede en tijdige informatie zodat iedereen aangehaakt blijft tijdens het proces .

• • In oplossingen denken, niet in problemen.

5.1 Werkwijze bij overheidsparticipatie

We helpen initiatiefnemers via een duidelijk en uniform proces deze manier van participatie succesvol in te kunnen zetten. Zo weten alle betrokkenen vooraf waar ze aan toe zijn. De wijkmakelaar neemt hierin het voortouw.

• • Initiatiefnemers kunnen het initiatief aanmelden via de website, of rechtstreeks bij de wijkmakelaar

• • De wijkmakelaar neemt contact op om het initiatief verder te bespreken.

• • De wijkmakelaar betrekt de juiste personen intern en eventueel extern.

• • De verdere ins en outs van het initiatief brengen we gezamenlijk in beeld. Denk aan draagvlak in de omgeving, juridische aspecten en financiële aspecten.

• • Als de gemeente iets voor de initiatiefnemer kan betekenen, wordt een vaste contactpersoon toegewezen.

• • De afspraken, verwachtingen en processtappen leggen we vast. Afhankelijk van de complexiteit van het initiatief beschrijven we die in een plan van aanpak.

• • Waar nodig leggen we afspraken vast in een overeenkomst.

Om snel op initiatieven te kunnen inspelen beschikken de wijkmakelaars in Boxtel over een budget dat snel en flexibel inzetbaar is. Op deze wijze kunnen we de spontaniteit van initiatieven snel belonen. Waar een belangenafweging nodig is vanwege strijdigheid met vastgesteld beleid of het bestuursakkoord, wordt dit voorgelegd aan het college.

5.2 Voorwaarden voor inzet budget bij initiatieven

Het inzetten van het wijkmakelaarsbudget dient te voldoen aan een aantal voorwaarden:

• • Er moet sprake zijn van een algemeen belang; het initiatief past bij gemeentelijke wensen of beleid.

• • Het budget is niet inzetbaar als subsidie voor bestaande activiteiten of voorzieningen.

• • Het is een nieuw initiatief en komt uit de buurt/wijk en dus niet van de overheid. De wijkmakelaar kan een sluimerend initiatief wel aanjagen als het voorziet in een algemene maatschappelijke behoefte.

• • Er moet altijd een vorm van cofinanciering zijn. Dit kan ook door middel van zelfwerkzaamheid.

• • Er moet altijd sprake zijn van voldoende draagvlak. Initiatiefnemers dienen dit aan te tonen. Zij kunnen dit op verschillende manieren doen. Bij het werken aan draagvlak hoort ook afstemming met mensen die weerstand hebben tegen het initiatief.

• • Er mag geen sprake zijn van een commercieel belang.

6.2 Hoe geven we het proces rond Omgevingsdialoog vorm?

De kwaliteit van de omgevingsdialoog is van groot belang. We wijzen de aanvrager op het belang dat we hechten aan een kwalitatief hoogwaardige dialoog en vragen hem hiermee rekening te houden.

Hoewel de Omgevingsdialoog zelf volgens de wet vormvrij is, stellen we wel een aantal uitgangspunten vast die zorgen voor eenduidigheid in het proces rondom de Omgevingsdialoog. Zo is de rol van de aanvrager, gemeente en gemeenteraad op voorhand duidelijk voor alle betrokkenen. We wijzen de aanvrager op de uitgangspunten zoals die zijn opgenomen in paragraaf 3 en vragen hem hiermee rekening te houden.

• • De aanvrager zorgt zelf voor afstemming van het initiatief met betrokkenen en belanghebbenden.

• • Bij bestuurlijk gevoelige projecten of projecten met een grote maatschappelijke impact vindt bijna altijd vooroverleg plaats met de gemeente. In dit vooroverleg is het belangrijk om afspraken te maken over de rol van de gemeente in het participatietraject. Met name een faciliterende rol kan daarbij helpen, echter de aanvrager is en blijft verantwoordelijk.

• • De participatie is in principe vormvrij. Wel kunnen we de aanvrager erop wijzen de tijd tussen de omgevingsdialoog en de aanvraag zo kort mogelijk te houden.

• • Bij het indienen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning moet de aanvrager aangegeven of er een participatieproces is doorlopen en zo ja welk.

De gemeente toetst aanvragen voor omgevingsvergunningen én beoordeelt daarbij of de aanvrager het participatietraject zorgvuldig heeft doorlopen. De gemeente moet een eigen afweging maken over de juistheid van de verstrekte informatie en of nog aanvullende informatie nodig is. De gemeente mag, behalve bij verplichte participatie, de aanvrager niet dwingen om extra informatie over de participatie te geven. Het bevoegd gezag heeft dan de mogelijkheid zelf extra informatie in te winnen of een zienswijzeprocedure te starten. De verwachting is dat dit er soms toe kan leiden dat er alsnog voldoende redenen zijn om een vergunning te weigeren. Hierover is in de rechtspraak nog geen lijn bepaald.

Om hulp en richting te bieden om een goed participatietraject te doorlopen en daarmee de kans te vergroten op een beheersbaar proces en een positieve besluitvorming, stimuleren we de aanvrager gebruik te maken van de aangeboden leidraad.

7.3 Algemene taken voor participatie

Team Communicatie is verantwoordelijk voor het creëren van een aantal randvoorwaarden. Dit betekent dat het team zorgt voor:

• • het implementeren van nieuw participatiebeleid

• • het bevorderen en borgen van deskundigheid in de organisatie over participatiebeleid

• • het actueel houden/ evalueren van het participatiebeleid, o.a. door algemene monitoring van participatietrajecten

• • de inzet van middelen voor participatie, niet gekoppeld aan een bepaald traject. Hierbij kan gedacht worden aan algemene peilingen, burgerpanels, bewonersplatforms etc.

• • het geven van adviezen over de opzet van participatietrajecten

• • afstemming over grotere trajecten, om te voorkomen dat er te veel participatietrajecten tegelijkertijd plaatsvinden.

In de begroting is hiervoor een jaarlijks bedrag beschikbaar van 80.000 euro.