Budgetregeling gemeente Someren 2024

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• •

  Budget: de middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan programma’s, taakvelden, kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten.

• •

  Budgethouder: de voor een toegewezen budget verantwoordelijke functionaris.

• •

  College: Het college van burgemeester en wethouders

• •

  Manager: de domein- en teammanager zoals blijkt uit het organisatiebesluit 2024;

• •

  PAV-er : prestatie akkoord verklaarder; een functionaris die namens de budgethouder verplichtingen en facturen controleert en de door een leverancier geleverde prestaties beoordeelt.

• •

  Programma: een planning voor de uitvoering van beleid op een bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en taakvelden met bijbehorende budgetten.

• •

  SMT: Het strategisch management team zoals dat blijkt uit het organisatiebesluit 2024;

• •

  Taakveld: onderdeel van een programma zoals in de begroting benoemd.

Artikel 2. Aanwijzing budgethouders

• 1.

  Als budgethouder worden aangewezen:

de gemeentesecretaris;

de manager van een domein;

de manager van een team;

de concerncontroller;

de functionaris die op voordracht van de teammanager door het Strategisch Management Team is aangewezen.

• 2.

  Het Strategisch Management Team wijst per budget een budgethouder aan.

Artikel 3. Vervanging

• 1.

  De vervanging van de budgethouders zoals bedoeld in artikel 2, onder a, b en c vindt plaats volgens de bepalingen uit artikel 18 van het Organisatiebesluit 2024;

• 2.

  De vervanging van de concerncontroller gebeurt door de gemeentesecretaris;

• 3.

  De vervanging van de budgethouders zoals bedoeld in artikel 2, onder e gebeurt door de domeinmanager van het betreffende team.

Artikel 4. Verantwoordelijkheden

De budgethouder is verantwoordelijk voor een optimale realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties en een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem of haar toevertrouwde budgetten.

Artikel 5. Aangaan van verplichtingen

• 1.

  De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

  • a.

    de in de begroting opgenomen budgetten;

  • b.

    de bedragen van de vastgestelde (investerings) kredieten;

  • c.

    de omvang van de ingestelde voorzieningen.

• 2.

  Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de budgethouder is vastgesteld dat deze verplichtingen behoren tot de activiteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld en er voldoende budget beschikbaar is;

• 3.

  Verplichtingen worden door de budgethouder aantoonbaar vastgelegd - bij voorkeur in het financieel informatiesysteem - op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is.

• 4.

  De budgethouder is namens het college bevoegd tot het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting en kostenplaatsen opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

Artikel 6. Verwerking van facturen

Bij de verwerking van inkomende facturen is de onderstaande werkwijze van toepassing:

• 1.

  De PAV-er ontvangt de factuur digitaal in zijn workflow;

• 2.

  De PAV’er codeert de factuur en accordeert de factuur voor de levering van de goederen of de dienst (=prestatielevering);

• 3.

  Bij bedragen boven de €25.000 voegt de PAV-er de prestatieverklaring digitaal toe aan de factuur in de administratie. Een prestatieverklaring kan onder andere bestaan uit termijnstaten, contracten, urenregistratie, getekende afleverbonnen, e-mails of agenda’s.

De volgende categorieën van kosten worden uitgesloten voor het vastleggen van de verplichting voor een prestatieverklaring:

• a.

  Kosten elektriciteit, water en gas;

• b.

  Subsidies uit het subsidieprogramma;

• c.

  Verzekeringen

• d.

  Belastingen en afdrachten pensioenfonds;

• e.

  Internet;

• f.

  Telefoonnota’s;

• g.

  Bijdrage aan verbonden partijen;

• h.

  Aflossingen en renteleningen.

• Het SMT kan besluiten hier nog categorieën aan toe te voegen.

• 4.

  Na goedkeuring door de PAV-er stuurt deze de factuur door naar de budgethouder;

• 5.

  De budgethouder controleert de factuur en keurt de factuur goed voor betaling;

• 6.

  De budgethouder ziet toe op correcte wijze van vastlegging van de prestatieverklaring en kan bewijslast vragen voor facturen beneden de € 25.000 aan de PAV-er;

• 7.

  De budgethouder en PAV-er zorgen er voor dat binnen vijf werkdagen de facturen in hun workflow zijn afgehandeld.

Artikel 7. Overheveling van budgetten

• 1.

  De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem of haar toegewezen budgetten per taakveld, gelden over te hevelen, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan het taakveld verbonden prestaties en deze overhevelingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van de betreffende taakveld.

• 2.

  Buiten de overhevelingsruimte als bedoeld in lid 1 van dit artikel vallen:

• - doorbelaste baten en lasten van en naar (hulp)kostenplaatsen;

• - kapitaallasten;

• - mutaties aan reserves en voorzieningen;

• - salarislasten;

• - inkoopresultaten als gevolg van gunstige aanbestedingen van € 10.000,00 of meer;

• - verrekeningen tussen baten en lasten.

• 3.

  Indien de budgethouder de hiervoor genoemde overheveling van gelden toepast worden deze via het subteam Financiën in het financiële informatiesysteem vastgelegd door middel van een administratieve budgettair neutrale wijziging van de begroting.

• 4.

  De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen budgetten binnen één en hetzelfde programma passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het college door middel van een door het college vast te stellen administratieve wijziging van de begroting.

• 5.

  Budgetsubstitutie tussen programma’s wijzigen in hoofdtaakveld vereist een raadsbesluit in de vorm van door de raad vast te stellen wijzigingen van de begroting.

Artikel 8. Planning en control

• 1.

  Indien de budgethouder met inachtneming van artikel 8 voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de budgethouder aan het college door middel van tussentijdse rapportages gemeld. De budgethouder voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet voorzien van een in overleg met de adviseur financiën tot stand gekomen dekkingsadvies.

• 2.

  De budgethouder voorziet het college van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van aan de budgetten verbonden lasten en baten en taakstellingen in het kader van het opstellen van de begrotingsdocumenten inclusief de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen met inachtneming van de relevante door het college van B&W vastgestelde algemene richtlijnen en de door het college van B&W vastgestelde P&C-cyclus.

Artikel 9. Rapportage

• 1.

  De budgethouder rapporteert conform de door het college vastgestelde P&C-cyclus en richtlijnen in het kader van de tussentijdse rapportages en de jaarrekening ten minste over:

de inhoudelijke stand van zaken met betrekking tot meerjarige projecten en activiteiten;

mutaties omtrent risico’s ten behoeve van de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting;

de inzet en de (structurele) toereikendheid van de tot de budgetten behorende middelen;

significante afwijkingen op reguliere werkzaamheden;

de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van investeringskredieten.

• 2.

  Voor zover in het kader van de jaarrekening sprake is van over- en onderschrijdingen op de oorspronkelijke baten en lasten van meer dan 5% en meer dan € 10.000,00 bedragen dienen deze door de budgethouder van een toelichting te worden voorzien in het kader van de analyse van het rekeningresultaat.

Artikel 10. Registratie

• 1.

  Het subteam Financiën registreert de budgetgegevens in het financieel informatiesysteem;

• 2.

  Het subteam Financiën draagt zorg voor een centrale krediet- en budgetbewaking en de hiermee verband houdende signaalfunctie naar budgethouders.

Artikel 11. Slotbepalingen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 12. Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als: Budgetregeling gemeente Someren 2024

• 2.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 februari 2024;

• 3.

  Op hetzelfde moment komt de Budgetregeling 2016 gemeente Someren te vervallen, met dien verstande dat deze van kracht blijft voor financiële beheershandelingen die vóór 1 februari 2024 hebben plaatsgevonden.