Activabeleid

In deze notitie is het activabeleid van Waterschap Vechtstromen vastgelegd. Rond activa (bezittingen) zijn uitgangspunten vastgelegd in wet- en regelgeving (intern en extern). In het activabeleid worden wet- en regelgeving uitgewerkt in kaders en richtlijnen voor Waterschap Vechtstromen.

Het belangrijkste kenmerk van activa is dat het als “bezit” op de balans wordt verantwoord (activeren). De vermindering van de waarde van het bezit mag worden “uitgesmeerd” over meerdere jaren. De waardevermindering komt tot uitdrukking in de jaarlijkse afschrijving die in de begroting en jaarrekening wordt opgenomen.

De begroting van Vechtstromen bestaat uit investeringsgelden (investeringsprojecten) en exploitatiemiddelen. Belangrijk verschil is dat investeringsgelden over meerdere jaren mogen worden verdeeld. Daarvoor gelden wettelijke spelregels die Vechtstromen heeft doorvertaald in dit activabeleid. Exploitatiemiddelen zijn jaarlijks, ze worden voor 1 boekjaar beschikbaar gesteld.

Om de leesbaarheid van deze beleidsnotitie te vergroten, is geprobeerd om het aantal technische termen te beperken. Om misverstanden te voorkomen over de gehanteerde begrippen, is het gebruik van vakjargon toch niet geheel te vermijden. Daarom zijn de specifieke begrippen in bijlage 1 (Definities) toegelicht.

1.1 Aanleiding

De huidige beleidsnotitie activa is bijna zeven jaar oud. En de wereld om ons heen verandert snel. Dit geldt ook voor de wet- en regelgeving die betrekking heeft op onze bezittingen (activa).

Met de geactualiseerde beleidsnotitie activa die nu voorligt, willen we het volgende bereiken:

• 1.

  Blijvend voldoen aan de wet- en regelgeving op dit gebied;

• 2.

  Een stevige basis onder het Duurzaam Financieel Beleid;

• 3.

  Een eenduidig en transparant beleid te voeren voor wat betreft het activeren van uren ten laste van investeringsprojecten.

1.2 Indeling van het activabeleid

In het activabeleid worden de volgende onderwerpen verder uitgewerkt:

• •

  Hoofdstuk 2 gaat in op de wet- en regelgeving, zowel intern als extern.

• •

  In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de verschillende categorieën binnen de activa.

• •

  In de hoofdstukken 4, 5 en 6 wordt een verdieping gegeven op deze categorieën binnen de vaste activa.

• •

  In hoofdstuk 7 komt het waarderings-, afschrijvings- en activeringsbeleid aan de orde.

• •

  In hoofdstuk 8 wordt specifiek ingegaan op de (controle op) aanwezigheid en vitaliteit van de vaste activa. en de aansluiting van de subadministratie vaste activa met de registraties van de assets.

• •

  In hoofdstuk 9 wordt de systematiek van renteomslag behandeld.

• •

  In hoofdstuk 10 wordt ingegaan op het activeren van uren.

Voor het activabeleid is het van belang te weten binnen welke regels Waterschap Vechtstromen zich beweegt. In dit hoofdstuk wordt daarom ingegaan op de wet- en regelgeving (intern en extern) die van toepassing is op onze bezittingen.

2.1 Interne regelgeving

In hoofdstuk 3 Uitgangspunten financieel beleid van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen (“Verordening 108”) staat onder andere beschreven:

Artikel 7 Financieel beleid algemeen:

Het dagelijks bestuur stelt volledig en actueel beleid vast ten aanzien van de volgende onderwerpen:

• a.

  waarderen en afschrijven van uitgaven;

• b.

  kostentoerekening en onderbouwing van tarieven;

• c.

  treasury.

De verantwoordelijkheid voor dit beleidsonderdeel is door het AB aan het DB gedelegeerd.

Artikel 8 Waardering en afschrijving van activa:

Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa bevat in ieder geval

• a.

  de afschrijvingsmethode;

• b.

  de wijze waarop wordt omgegaan met het in de vervaardigingsprijs van vaste activa opnemen van de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardigingsprijs van het activum kan worden toegerekend en een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap;

• c.

  de afbakening tussen investering en onderhoud.

2.2 Externe wet- en regelgeving

De regels met betrekking tot de waterschappen zijn geregeld in het de Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (BBVW) en het Waterschapsbesluit.

Hierbij gaat het BBVW over de financiële verantwoording en verslaglegging van de waterschappen, terwijl het Waterschapsbesluit (ook) gaat over de organisatie, het bestuur en de taken van de waterschappen. Het BBVW is gebaseerd op hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit en daarmee een nadere verdieping van het Waterschapsbesluit.

In artikel 4.2 lid 1 van het Waterschapsbesluit is vastgelegd dat voor onder meer de begroting en jaarrekening het stelstel van baten en lasten wordt gehanteerd. Dit betekent dat niet wordt verantwoord op basis van inkomsten en uitgaven, maar op basis van baten en lasten die aan een boekjaar moeten worden toegerekend.

Met andere woorden, uitgaven voor een investering, worden geactiveerd op de balans. Deze uitgaven worden over meerdere jaren als kapitaallasten (rente en afschrijvingen) in de exploitatierekening verantwoord en niet in het jaar dat de factuur wordt ontvangen en/of betaald.

2.3 Overige kaders

Deze beleidsnotitie is opgesteld binnen de uitgangspunten van een voorzichtige financiële koers, zoals afgesproken is in het bestuursakkoord 2023-2027 en binnen het Duurzaam Financieel Beleid (zie bijlage 1 Definities).

In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de verschillende soorten activa (bezittingen) die er zijn. Activa is een breed begrip. Daarom is het goed te weten waar het precies over gaat.

3.1 Categorieën binnen de activa

Binnen de activa wordt onderscheid gemaakt tussen:

• •

  vaste activa en

• •

  vlottende activa

al naar gelang zij zijn bestemd om de uitoefening van de werkzaamheid van het waterschap al dan niet duurzaam te dienen (art. 4.38 Waterschapsbesluit).

Een eenvoudiger omschrijving is dat:

• •

  vaste activa meestal niet op een korte termijn (binnen een jaar) in geld zijn om te zetten (bijvoorbeeld waterlopen, gebouwen en installaties);

• •

  vlottende activa, zoals voorraden en vorderingen, kunnen wel binnen een jaar in geld omgezet worden.

3.2 Categorieën binnen de vaste activa

Binnen de vaste activa worden de volgende categorieën onderscheiden:

• •

  immateriële vaste activa (zie hoofdstuk 4);

• •

  materiële vaste activa (zie hoofdstuk 5);

• •

  financiële vaste activa (zie hoofdstuk 6).

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de regelgeving die van toepassing is op de immateriële vaste activa. Per onderdeel wordt aangegeven hoe Vechtstromen dit in haar beleid verwerkt.

4.1 Wat zijn immateriële vaste activa?

Immateriële vaste activa zijn activa die niet tastbaar zijn en ook niet tot de financiële vaste activa (zie hoofdstuk 6) behoren. In artikel 4.41 van het Waterschapsbesluit staat beschreven welke categorieën er zijn binnen de immateriële vaste activa. In de volgende paragrafen zal slechts worden ingegaan op de categorieën die binnen Vechtstromen van toepassing zijn.

4.2 Bijdragen aan activa van derden

In artikel 4.64 van het Waterschapsbesluit staat dat activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd wanneer:

• a.

  sprake is van een investering door een derde;

• b.

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c.

  de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren op de overeengekomen wijze; en

• d.

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of het waterschap anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

In artikel 4.67 lid 6 van het Waterschapsbesluit wordt een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar geadviseerd, tenzij gemotiveerd wordt dat een andere periode passender is.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Bijdragen in activa in eigendom van derden worden geactiveerd en afgeschreven:

• •

  gedurende ten minste het aantal jaren dat de betreffende activa naar verwachting door de derde zullen worden geëxploiteerd en

• •

  voor zover de betreffende uitgaven op grond van artikel 4.64 van het Waterschapsbesluit mogen worden geactiveerd.

Vechtstromen wijkt af van advies in artikel 4.67 lid 6 van het Waterschapsbesluit, omdat naar verwachting de activa ook voor Vechtstromen van nut zijn gedurende de periode dat het door de derde wordt geëxploiteerd.

4.3 Onderzoek en ontwikkeling

Artikel 4.63 van het Waterschapsbesluit zegt dat kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd, als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• a.

  de investering is naar verwachting technisch uitvoerbaar;

• b.

  de investering zal toekomstig nut genereren, en;

• c.

  de uitgaven die aan de investering zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

Beleid Waterschap Vechtromen

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor innovatieve projecten worden geactiveerd en afgeschreven, voor zover:

• •

  deze kosten hebben geleid tot een daadwerkelijk activum (minimaal € 25.000);

• •

  het activum voor meerdere jaren van nut gaat zijn.

Als niet aan deze vereisten wordt voldaan, dan komen de kosten voor onderzoek en ontwikkeling (alsnog) ten laste van de exploitatie. In de exploitatiebegroting zal dan ook rekening moeten worden gehouden met dit soort tegenvallers.

Innovatieve projecten zijn projecten die een onzekere uitkomst hebben. Deze projecten kunnen in zekere zin worden gezien als een experiment. Hierin onderscheiden de kosten van onderzoek en ontwikkeling zich ook van de zogenaamde voorbereidingskosten (zie 7.2) van een concreet project. In dat laatste geval staat vrijwel volledig vast dat het totale project succesvol kan worden afgerond voor het doel wat men er mee wil bereiken.

Innovatieve investeringen die worden bekostigd vanuit de bestemmingsreserve Innovatie, worden ook geactiveerd. Tegenover de jaarlijkse afschrijving staat een onttrekking vanuit deze bestemmingsreserve.

4.4 Afschrijven van uitgaven voor afsluiten van geldleningen

Voor het afschrijven van uitgaven voor het afsluiten van geldleningen geeft de regelgeving aan dat de maximale afschrijvingstermijn gelijk is aan de looptijd van de lening. Deze kosten mogen geactiveerd worden, maar dit is niet verplicht.

Beleid Waterschap Vechtstromen

De kosten van het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4.5 Overige immateriële vaste activa

Deze post is in het Waterschapsbesluit niet nader uitgewerkt.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Onder de noemer van overige immateriële vaste activa worden geen uitgaven geactiveerd en afgeschreven.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de materiële vaste activa. Dit zijn activa die fysiek aanwezig en zichtbaar zijn en die over een langere periode bijdragen aan de doelstellingen van het waterschap (‘nuttig zijn’).

Tot de materiële vaste activa behoren zowel:

• •

  activa die in gebruik zijn, als

• •

  de projecten in onderhanden werk; dit zijn investeringen in ontwikkeling (de bouwfase)

Wanneer financiële leasecontracten door het waterschap worden aangegaan, waarvan het economisch risico of eigendom van het activum bij het waterschap ligt, vallen deze op basis van artikel 4.42 lid 1 van het Waterschapsbesluit ook onder de materiële vaste activa. Financiële lease lijkt erg op het kopen van een huis met een hypothecaire lening. De koper wordt wel eigenaar, maar het huis blijft dan onderpand van de bank tot de laatste termijn voldaan is.

Hierna zal op enkele specifieke aspecten van de materiële vaste activa worden ingegaan, namelijk:

• •

  paragraaf 5.1: het onderscheid tussen regulier onderhoud wat tot de exploitatie behoort en investeringen

• •

  paragraaf 5.2: Software as a Service (“SaaS”, zie paragraaf 5.2)

• •

  paragraaf 5.3: de componentenbenadering en deelprojecten

Per onderwerp is eerst de wet- of regelgeving bekeken. Daarna is een doorvertaling naar het beleid van Vechtstromen gemaakt.

5.1 Afbakening onderhoud versus investering

5.2 Software as a Service (SaaS) versus Software On-premise

Software is te onderscheiden in:

• •

  Software as a Service (“Saas”, zie paragraaf 5.2.1);

• •

  Software on-premise (zie paragraaf 5.2.2)

In paragraaf 5.2.3 worden de kosten die met software samenhangen behandeld. Ook wordt er in deze paragraaf ingegaan de financiële verwerking en het beleid wat Vechtstromen op dit punt voert.

5.3 Componentenbenadering en deelprojecten

Door de componentenbenadering ontstaat een realistisch financieel beleid en is de afschrijvingstermijn in overeenstemming met de werkelijke verschillende gebruiksduur van de betreffende componenten. Daardoor vallen de kapitaallasten vrij op het moment dat er een vervangingsinvestering moet plaatsvinden. De opsplitsing in componenten wordt bij ingebruikname van het materiaal vast actief bepaald aan de hand van economische/technische levensduur naar aard (procesautomatisering, civieltechnisch, werktuigbouwkundig/mechanisch, elektrotechnisch) en deelproject (bijv. geografisch, haalbaarheidsstudie). Hierbij worden eventuele interne uren en/of niet direct toewijsbare kosten naar rato verdeeld over de componenten.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Daar waar op basis van de economische/technische levensduur het onderscheid naar component en/of deelproject kan worden gemaakt, wordt de componentenbenadering toegepast en/of wordt een investeringsproject opgesplitst in deelprojecten.

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe we de bepalingen uit het Waterschapsbesluit over financiële activa vertalen naar ons eigen beleid.

6.1 Wat zijn financiële vaste activa?

Tot de financiële vaste activa behoren de door het waterschap aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een looptijd langer dan 1 jaar. Hierbij gaat het onder meer om:

• •

  aan derden verstrekte langlopende geldleningen en

• •

  langlopende deelnemingen van het waterschap in (het aandelenkapitaal van) vennootschappen.

6.2 Categorieën binnen de financiële vaste activa

In artikel 4.43 van het Waterschapsbesluit worden de volgende financiële vaste activa onderscheiden:

• •

  Kapitaalverstrekkingen (onder meer deelnemingen en effecten);

• •

  Leningen (onder meer leningen aan ambtenaren);

• •

  Overige uitzettingen met een oorspronkelijke looptijd langer dan 1 jaar. Hieronder vallen de financiële vaste activa die niet onder de noemer kapitaalverstrekkingen of leningen vallen.

In paragraaf 7.1 wordt ingegaan op de waardering van financiële vaste activa. Op financiële vaste activa wordt in principe niet afgeschreven. Aflossingen worden in mindering gebracht op de waarde van een financieel vast actief.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Door het waterschap aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen (bijvoorbeeld deelnemingen in Slibverwerking Noord-Brabant NV, NieuWater BV of Nederlandse Waterschapsbank NV) met een looptijd langer dan 1 jaar worden geactiveerd.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de meer algemene regels, zoals die gelden voor activa op het gebied van:

• •

  de waardering

• •

  de afschrijvingsmethode

• •

  het activeringsbeleid

Voor de waardering zijn er dwingende voorschriften vanuit het Waterschapsbesluit. Voor het overige is er sprake van enige beleidsvrijheid. Dit wordt per onderwerp uitgelegd naar hoe dit voor Vechtstromen geldt.

7.1 Waardering

In artikel 4.66 van het Waterschapsbesluit staat dat activa moeten worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, waarbij bijdragen van derden die een directe relatie hebben met het activum, in mindering worden gebracht.

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

De vervaardigingsprijs bestaat uit;

• a.

  de kosten van aanschaf van de gebruikte grond- en hulpstoffen;

• b.

  de directe uren van medewerkers

• c.

  een opslag op de uren voor overhead

In hoofdstuk 10 zal het activeren van uren worden uitgewerkt.

Gronden

Gronden die in erfpacht zijn uitgegeven worden gewaardeerd tegen de uitgifteprijs van de eerste uitgifte. De prijs bij eerste uitgifte van erfpacht is doorgaans gerelateerd aan de waarde van de bijbehorende canon en die canon is veelal gebaseerd op de marktwaarde van de grond bij die eerste uitgifte.

Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde, omdat het economische eigendom in dat geval niet meer bij de erfverpachter berust.

Leasecontracten

Activa waarvoor financiële leasecontracten zijn aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust, moeten als reguliere activa worden beschouwd. Deze activa worden op basis van de nominale waarde gewaardeerd.

Beleid Waterschap Vechtstromen

• •

  Activa wordt, met uitzondering van gronden uitgegeven in erfpacht en financiële lease, gewaardeerd tegen verkrijgings- en/of vervaardigingprijs (eigen kosten organisatie bij project in eigen beheer). Eventuele boekwinst bij inruil wordt niet in mindering gebracht op de aanschafprijs.

• •

  De financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen kostprijs, dan wel tegen een duurzaam lagere marktwaarde. Deelnemingen worden tegen de verkrijgingsprijs gewaardeerd. Deelnemingen mogen alleen tegen de marktwaarde worden gewaardeerd als de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Reden voor waardering tegen verkrijgingsprijs, is dat waterschappen uitsluitend deelnemingen mogen hebben vanwege de publieke taak.

• •

  Bij aanschaf van een activum, waarbij sprake is van een inruil, wordt de eventuele boekwinst op de inruil ten gunste gebracht van de exploitatierekening en niet ten gunste van de aanschafwaarde. Dit heeft als voordeel dat er beter inzicht in de werkelijke kosten van een activum is.

• •

  Activa die ‘om niet’ zijn overgenomen, bijvoorbeeld van de provincie of Rijkswaterstaat zijn normaal in bedrijf en vertegenwoordigen een bepaalde waarde. Deze activa worden opgenomen in de activa administratie en vertegenwoordigen geen waarde op de balans. Hiervoor zal in de jaarrekening een toelichting worden opgenomen.

• •

  Boekresultaten op de verkoop (inclusief ruil) van activa komen ten laste/gunste van de exploitatie.

7.2 Afschrijvingsmethode en -termijnen

Afschrijvingen representeren de waardevermindering van een activum in een jaar als gevolg van het gebruik van het betreffend activum. Bij afschrijvingen moeten een aantal keuzes worden gemaakt, namelijk rond de afschrijvingsmethode, de afschrijvingstermijn en de eventuele restwaarde.

Wat betreft de afschrijvingstermijnen van de overige materiële vaste activa geldt dat deze op basis van artikel 4.67 lid 3 van het Waterschapsbesluit moeten worden gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de betreffende activa. De afschrijvingen vinden plaats, onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar (artikel 4.67 lid 1 van het Waterschapsbesluit). Dat wil zeggen dat het waterschap niet mag kiezen om versneld of vertraagd af te schrijven om op die manier het resultaat van de jaarrekening positief of negatief te beïnvloeden.

Op grond van artikel 4.67 lid 2 van het Waterschapsbesluit is verandering van afschrijvingstermijnen ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar slechts toegestaan als:

• •

  hiervoor gegronde redenen zijn (dat wil zeggen: als gemotiveerd kan worden dat de betreffende activa langer of korter zullen worden gebruikt dan de oorspronkelijk verwachte periode);

• •

  de reden van de verandering in de toelichting op de balans wordt opgenomen;

• •

  inzicht wordt gegeven in de gevolgen voor de financiële positie en voor de baten en lasten, aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

Beleid Waterschap Vechtstromen

• •

  De afschrijving op activa zal lineair plaatsvinden;

• •

  De afschrijving vindt plaats over een periode die overeenkomt met de verwachte gebruiksduur;

• •

  Er wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde.

• •

  Verandering van afschrijvingstermijnen is alleen toegestaan als wordt voldaan aan de bepalingen in artikel 4.67 lid 2 van het Waterschapsbesluit (zie hierboven) en/of aan gewijzigde regelgeving.

Voor voorbereidingskosten (niet te verwarren met kosten voor onderzoek en ontwikkeling) van een project is het aanvaardbaar als uitgangspunt te kiezen dat deze worden toegerekend aan het project. De afschrijvingstermijn van de voorbereidingskosten is dan gelijk aan die van het project. Vindt het project achteraf geen doorgang, dan moeten de voorbereidingskosten in één keer ten laste van de exploitatie afgeschreven worden.

Resultaatafhankelijke extra afschrijvingen zijn niet toegestaan.

Zie bijlage 2 voor de afschrijvingstermijnen per categorie.

7.3 Subsidies

Investeringsuitgaven worden op basis van artikel 4.42 lid 4d van het Waterschapsbelsuit verminderd met ontvangen subsidiebedragen, wat leidt tot de netto investeringswaarde op de balans.

Ontvangen investeringssubsidies worden niet aan een bestemmingsreserve toegevoegd.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Subsidiebedragen worden in mindering gebracht op de bruto investeringsuitgaven.

7.4 Ondergrens

Als we het principe ‘alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan, worden geactiveerd’ zouden volgen, dan zou dat betekenen dat ook kleine uitgaven voor zaken die langer dan een jaar worden gebruikt moeten worden geactiveerd. Daarom is voor het activeren een ondergrens bepaald van € 25.000 per investering.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Voor het activeren van investeringen (met uitzondering van de aankoop van strategische gronden en vervoermiddelen) geldt een ondergrens van € 25.000.

7.5 Tijdstip van activeren

Voor het tijdstip van activeren van uitgaven is er – vanuit efficiencyredenen - administratief tweemaal per jaar sprake van een activeermoment. Dit is 30 juni en 31 december. Activa die in eigendom zijn verkregen, worden tot het moment van activeren opgenomen in het onderhanden werk. Op onderhanden werk wordt tijdens de “bouwfase” niet afgeschreven. Het activeren van uitgaven vindt plaats wanneer het activum gereed is voor beoogd gebruik. Dit laatste kan ook betekenen dat er binnen een investeringsproject sprake is van meerdere activeringsmomenten (jaarlijks). We zien dit bijvoorbeeld veel bij baggeren (zie ook par. 5.1.2). Uitgangspunt hierbij is en blijft het criterium gereed voor beoogd gebruik. Na het activeren wordt gestart met het afschrijven van het activum.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Op investeringen die geactiveerd worden per 30 juni, zal vanaf 1 juli worden afgeschreven. Investeringen die per 31 december geactiveerd worden, worden vanaf 1 januari van het volgende boekjaar afgeschreven.

7.6 Afschrijving van grond

Vaste activa met een beperkte gebruiksduur moeten jaarlijks worden afgeschreven en de jaarlijkse afschrijving representeert de waardevermindering in dat jaar. Omdat grond in het algemeen zijn waarde behoudt, wordt daarop in de regel niet afgeschreven.

Een uitzondering kan gelden voor gronden die opgaan in infrastructuur en daardoor in waarde verminderen. Voorbeelden zijn aangekochte landbouwgronden die voor een deel worden gebruikt om waterlopen te verbreden en terreinen die gedeeltelijk opgaan in de ondergronden van infrastructurele werken. Door hier wel af te schrijven wordt de waardevermindering tot uitdrukking gebracht.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, ook als de verkrijgingsprijs lager is dan de ondergrens van € 25.000 (zie § 7.4)

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven, met uitzondering van:

• 1.

  Gronden, die opgaan in waterlopen (infrastructurele projecten). Deze gronden kennen een zeer geringe marktwaarde. Deze gronden zouden om die reden dan ineens moeten worden afgeboekt. De BBVW geeft echter aan, dat in dit geval de investering in de gronden wordt beschouwd als onderdeel van de investering in de waterloop (infrastructureel werk), zodat er gedurende de verwachte levensduur op deze gronden wel wordt afgeschreven.

• 2.

  Bij specifieke installaties (zuivering, slib) is opbrengst slechts te realiseren na sloop van de installaties. Het huidige beleid is de opbrengst van de onderliggende gronden te gebruiken voor dekking van de sloopkosten. Op deze gronden wordt daarom afgeschreven.

• 3.

  Economische omstandigheden kunnen aanleiding geven tot een herbeoordeling van de waardering, het zogenaamde impairment. Hierbij wordt vastgesteld of waarde in de boekhouding nog steeds een getrouw beeld geeft van de werkelijke waarde. Indien hiertoe aanleiding is, zal een taxatie worden uitgevoerd.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de maatregelen die worden genomen om de aanwezigheid en vitaliteit van de activa vast te kunnen stellen.

Hoewel het Waterschapsbesluit hier geen specifieke richtlijnen voor geeft, is het voor een juiste en volledige waardering van de vaste activa van belang om – naast het volgen van de waarderings- en verslaggevingsregels - vast te stellen dat de vaste activa:

• •

  nog daadwerkelijk aanwezig zijn, en

• •

  nog vitaal zijn.

Met vitaliteit van de vaste activa wordt hier bedoeld dat het activum nog steeds het oorspronkelijke doel dient en dat het op economisch verantwoorde wijze nog minimaal net zo lang meegaat als de resterende afschrijvingstermijn.

Het gaat hier dus niet om de opvolging van wet- en regelgeving, maar om interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het algemene bedrijfseconomische principe dat de activa op de balans de juiste waarde vertegenwoordigen.

8.1 Inventarisatie vaste activa

Een andere methode om de aanwezigheid en vitaliteit van de vaste activa vast te stellen is door middel van een waarneming ter plaatse of inventarisatie. Tijdens deze inventarisatie vindt ook een globale beoordeling van de technische staat van het activum plaats.

Bij een inventarisatie wordt – aan de hand van de subadministratie vaste activa (of een steekproef daaruit) – door middel van een waarneming ter plaatse vastgesteld of:

• a)

  het activum nog (volledig) aanwezig is;

• b)

  het activum nog dienstbaar is aan het oorspronkelijke doel;

• c)

  het activum nog vitaal genoeg is om zonder extra investeringen (anders dan het gebruikelijk onderhoud) het einde van de resterende afschrijvingstermijn te halen.

Eventuele bijzonderheden worden terug gekoppeld aan de beheerder van de subadministratie vaste activa die deze vervolgens verwerkt. Omdat het hier – voor zover van toepassing - om afboekingen (lasten) zal gaan, is het ook noodzakelijk dat er een begrotingswijzing van deze afboekingen aan het AB wordt voorgelegd.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Ambtelijk zullen nadere richtlijnen worden opgesteld met betrekking tot de organisatie en uitvoering van de inventarisatie(s).

8.2 Desinvesteringen, buitengebruikstellingen en waardeverminderingen

Om een juist en volledig beeld van de aanwezige boekwaarde van activa te krijgen, is het van belang dat desinvesteringen (verkopen/afstotingen), buitengebruikstellingen en waardeverminderingen tijdig gesignaleerd en administratief verwerkt worden. Het gaat hier om waardeverminderingen die niet ondervangen worden door de reguliere afschrijvingen. Denk hierbij aan schades, achterstallig onderhoud waardoor de functie van het activum sterk vermindert of waardeverminderingen vanwege nieuwe investeringen waardoor het oude activum nog wel van nut en in gebruik is, maar niet meer de waarde vertegenwoordigt die de boekwaarde aangeeft.

De hieronder vermelde beleidsmaatregel kan hierbij zeker behulpzaam zijn. Maar veel belangrijker is bewustzijn op dit vlak bij de diverse actoren die met vaste activa te maken hebben.

Beleid

Opdrachtbrieven en kredietaanvragen dienen een paragraaf “Desinvesteringen, buitengebruikstellingen en waardeverminderingen” te bevatten. In deze paragraaf wordt expliciet aangegeven of hiervan sprake is en zo ja, wat de financiële impact is.

8.3 Amovering (verwijdering) van activa in verband met buitengebruikstelling

Per 11 mei 2022 heeft het (toenmalige) AB besloten om bij het vervangen van assets, zoals gebouwen, installaties, kunstwerken en infrastructuur als uitgangspunt te hanteren dat de te vervangen asset wordt verwijderd.

Samengevat komt het AB besluit van 11 mei 2022 op het volgende neer:

• •

  Voordat wordt overgegaan tot definitieve verwijdering wordt getoetst of de te vervangen asset cultuurhistorische waarde heeft en/of herbestemd kan worden voor het realiseren van waterschapsdoelen of op een andere manier met een positieve bate verkocht en ingezet kan worden;

• •

  Waar mogelijk worden de kosten voor het verwijderen van de te vervangen assets gedekt uit het investeringsbudget van de vervanging, voor zover dit is toegestaan volgens de BBVW voorschriften. Indien dit niet is toegestaan worden de kosten van verwijdering ten laste van de exploitatie geboekt en gedekt uit een (destijds) nieuw te vormen bestemmingsreserve.

Beleid Waterschap Vechtstromen

De per 11 mei 2022 vastgestelde “Uitgangspunten verwijderen assets” blijven van kracht en vormen een onderdeel van dit activabeleid.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop rentelasten over de kostendragers watersysteembeheer en zuiveringsbeheer worden verdeeld. Over het verdelen van rentelasten staat in het Waterschapsbesluit niets beschreven. Daarom wordt uitgegaan van algemene bedrijfseconomische principes. Daarna wordt de doorvertaling naar het Vechtstromen beleid gemaakt.

9.1 Renteomslag-methode

Voor het toerekenen van rentekosten wordt gebruik gemaakt van de renteomslag-methode. De renteomslag-methode gaat uit van totaalfinanciering. Dit wil zeggen dat er geen verband wordt gelegd tussen individuele activa en de leningen die zijn of worden afgesloten (er wordt geleend voor het totaal aan investeringen en voor de herfinanciering van aflossingen op bestaande leningen).

Hierbij worden de rentelasten periodiek toegerekend aan de kostendragers op basis van de gemiddelde boekwaarde van reeds geactiveerde investeringen gedurende het boekjaar. De toegerekende rente over reeds geactiveerde investeringen komt ten laste van de exploitatie.

Beleid Waterschap Vechtstromen

• •

  Rentekosten worden toegerekend op basis van de renteomslag-methode die uitgaat van totaalfinanciering.

• •

  Hoewel artikel 4.68 van het Waterschapsbesluit wel de mogelijkheid biedt om betaalde rente tijdens de bouwfase van een investering te activeren, wordt geen bouwrente toegerekend aan de boekwaarde van het onderhanden werk.

• •

  Tevens wordt geen bespaarde rente berekend over het eigen vermogen en de voorzieningen.

• •

  De rentekosten die worden toegerekend, zijn het saldo van de (externe) rentelasten en rentebaten van zowel korte als lange termijn financiering.

9.2 Renteomslag percentage

Alle rentekosten minus de eventuele rente-wordt direct en sluitend toegerekend op basis van de reeds geactiveerde activa en de hieraan gekoppelde kostendragers.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Rentekosten worden direct en sluitend toegerekend aan de al geactiveerde activa.

In dit hoofdstuk wordt het activeren van uren behandeld. Het gaat hierbij om het toerekenen van (interne) personeelskosten aan investeringsprojecten, op basis van uren x tarief. Er wordt zowel gekeken naar de eisen in wet- en regelgeving, als naar de doorvertaling in Vechtstromenbeleid.

10.1 Activeren van uren als onderdeel van de vervaardigingsprijs

Activa dienen - zoals in artikel 4.66 van het Waterschapsbesluit staat - te worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, waarbij bijdragen van derden die een directe relatie hebben met het activum, in mindering worden gebracht.

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

De vervaardigingsprijs bestaat uit:

• a.

  de kosten van aanschaf van de gebruikte grond- en hulpstoffen;

• b.

  de directe uren van medewerkers

• c.

  een opslag op de uren voor overhead

Beleid Waterschap Vechtstromen

Sinds 1 januari 2022 schrijven alle medewerkers die onderdeel zijn van een projectteam (waarvoor in het plan van aanpak uren zijn geraamd en dus taken verrichten ten behoeve van het investeringsproject/-projecten) hun uren op de investeringsprojecten binnen programma 1 en 2, inclusief ondersteunende teams.

10.2 Activeren van uren binnen alle programma’s

Op alle investeringsprojecten binnen programma 1 (Watersteem) en 2 (Waterketen) worden uren geschreven en geactiveerd. Zowel door de teams in het primaire proces, als de ondersteunende teams. Voor investeringsprojecten binnen programma 3 (Besturen en organiseren) worden op dit moment nog geen uren geschreven en geactiveerd.

Beleid Waterschap Vechtstromen

Vanaf 1 januari 2024 worden er uren geactiveerd voor alle drie de investeringsprogramma’s.

10.3 Opslag voor overhead in het uurtarief

Volgens artikel 4.66 lid 3 van het Waterschapsbesluit kan een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs worden opgenomen. Hier voldoet Vechtstromen aan.

Beleid Waterschap Vechtstromen

De systematiek van het opnemen van kosten van overhead in de uurtarieven zal nader uitgewerkt en vastgelegd worden in een handleiding berekening uurtarieven, ook in relatie tot het per 1 januari 2023 in gebruik genomen financiële systeem (AllSolutions).