Verordening Auditcommissie Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2023

1. Er is een commissie van advies die door het algemeen bestuur wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.

2. De commissie heeft als doel het technisch ondersteunen en adviseren van het AB bij de afhandeling van de financiële jaarcyclus inclusief het op hoofdlijnen volgen van de daarbij behorende AO/IC.

3. De commissie heeft een beleidsarme taak en heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten. De taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur en diens leden blijven volledig in stand.

1. De commissie is samengesteld uit leden van het AB, niet zijnde leden van het DB, welke zitting nemen in deze commissie op grond van hun financiële kennis/expertise.

De commissie is technisch en a-politiek van aard, werkwijze en samenstelling.

2. De commissie bestaat uit vier leden.

3. Het AB kiest uit haar midden de leden van de commissie. De commissie kiest zelf haar voorzitter en diens plaatsvervanger. De commissie vormt een representatieve afspiegeling van het AB, waarmee tenminste twee leden afkomstig zijn uit fracties die geen deel uitmaken van de coalitie.

4. De commissie kent drie vaste adviseurs, t.w.:

• -

  de hoogheemraad met de portefeuille financiën;

• -

  de concerncontroller en

• -

  de secretaris-directeur.

  Deze adviseurs wonen de vergadering bij, tenzij de commissie anders beslist.

5. Het secretariaat van de commissie wordt door een medewerker van de afdeling Bedrijfsvoering (team Control) verzorgd

6. Leden van de commissie hebben recht op ambtelijke bijstand ingevolge de Regeling ondersteuning leden algemeen bestuur van 28-1-2009 .

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur of bij ontslag als lid van het algemeen bestuur. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2. Het AB kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

1. De ondersteuning van het algemeen bestuur door de commissie bestaat uit de volgende taken:

• a.

  Het adviseren van het AB over financiële aangelegenheden en het voorbereiden van diens besluitvorming.

• b.

  de voorbereiding van het door het AB vast te stellen controleprotocol.

• c.

  het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met het AB betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt minimaal één keer per jaar met de accountant over de jaarrekening, en het meegeven van speerpunten voor interim controle.

• d.

  het fungeren als overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen.

• e.

  het fungeren als overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.

• f.

  het fungeren als overlegplatform voor de ontwikkeling van de instrumenten in de planning en controlcyclus.

• g.

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

• h.

  het (in technische zin) voorbereiden van de door het AB vast te stellen financiële verordeningen en het treasurybeleid en het op hoofdlijnen monitoren van de uitvoering van dit beleid, alsmede overige onderwerpen van financieel technische aard.

• i.

  het voorbereiden van de selectie door het AB van de accountant bij afloop van het contract met de accountant en het adviseren van het AB over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant.

• j.

  het houden van overleg over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid.

  Dit betreft met name de inhoudelijke afstemming van uit te voeren onderzoeken en de planning daarvan.

• k.

  het fungeren als klankbord voor het DB op het gebied van financieel technische vraagstukken.

1. De commissie adviseert het AB over de in artikel 5 genoemde onderwerpen .

2. De commissie ontvangt op haar verzoek alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.

3. In gevallen waarin in overleg vastgesteld wordt dat dat van toepassing is, kent de commissie een geheimhoudingsplicht.

4. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van ) het DB, de Rekenkamercommissie en de accountant.

5. De commissie kan ten behoeve van haar taakuitoefening externe deskundigen inschakelen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, wordt het DB hier vooraf over geïnformeerd door de commissie.

6. De commissie is bevoegd namens het AB te overleggen met het DB over de aanbesteding van de accountantsdiensten dan wel de beëindiging daarvan.

7. De commissie krijgt op haar verzoek ambtelijke ondersteuning als bedoeld in de Regeling ondersteuning leden algemeen bestuur van 28-1-2009.

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar ten minste 3 keer per jaar.

2. De vaste adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere van de vaste adviseurs.

3. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders beslist. Onder de uitzondering van een openbare vergaderingen behoren in ieder geval de onderwerpen ‘selectie van de accountant’ en de ‘bespreking van grote marktgevoelige investeringen’. De vergaderinformatie wordt in principe 1 week van te voren op de website gepubliceerd.

4. De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Zie ook artikel 45 reglement van orde en artikel 37, 1e lid Waterschapswet.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag – ontdaan van persoonlijke opvattingen en namen van ambtenaren - wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld door de commissie. De vastgestelde verslagen zijn openbaar, tenzij het bespreking van vertrouwelijke zaken betreft. Zie ook artikel 45 reglement van orde en artikel 37, 1e lid Waterschapswet.

6. De commissie kan leden van het DB, leden van de Rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uitnodigen voor het verstrekken van inlichtingen.

1. De commissie adviseert het AB en het DB over het besprokene met de accountant en/of met andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is het AB tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. Advisering en rapportages geschieden in beginsel schriftelijk aan alle leden van het AB.

2. Op verzoek van het AB geeft de voorzitter van de commissie of diens plaatsvervanger een toelichting in het AB. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering van het AB gedaan.