Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland 2023

Ondertekening

Bijlage Toezichtinformatie Archiefwet 1995

De in artikel 1 bedoelde toezichtinformatie bestaat uit:

1.1. De Verordening, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, 37, tweede lid, en 40 van de Archiefwet 1995;

1.2 Een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikelen 31, 36 en 40 van de Archiefwet 1995;

1.3 Stukken waaruit blijkt dat aan de volgende eisen ingevolge de Archiefwet 1995 wordt voldaan:

a. Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) bij opheffing, samenvoeging, splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan, of oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan (Artikel 4 Archiefwet 1995);

b. Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem (artikelen 3 Archiefwet 1995, 11 en 12 Archiefbesluit 1995, 16 Archiefregeling 1995).

c. Een in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 Archiefwet 1995, 13 Archiefbesluit 1995, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling 1995).

d. Een in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 Archiefwet 1995, 13 Archiefbesluit 1995, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling 1995).

e. Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager (artikelen 31, 36 en 40 Archiefwet 1995).

f. De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de wet (artikelen 32, 37 en 40 Archiefwet 1995).

g. De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving. Ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen, dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren (artikelen 1, 3 en 21 Archiefwet 1995, 11 Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 2 Archiefregeling 1995).

h. De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving (Artikelen 1, 3 en 21 Archiefwet 1995, 12 Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 3 Archiefregeling 1995).

i. De authenticiteit en/of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema conform de Archiefregeling 1995 (artikelen 17 t/ m 19, 23 en 24 Archiefregeling 1995).

j. De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld en/of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door gedeputeerde staten (artikelen 12 t/m 17 Archiefwet 1995, 9 en 10 Archiefbesluit 1995).

k. De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in artikelen 15 t/m 17 van de Archiefwet 1995. De openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt. Beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van gedeputeerde staten. Beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging. De overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar en reproduceerbaar.

Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en/of het algemeen belang:

- Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en:

- Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. (artikelen 12 t/m 18 en 19 Archiefwet 1995).

l. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd. Er is een verklaring van vervanging opgesteld (artikelen 7 Archiefwet 1995, 6 en 8 Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 3a en artikel 59a Archiefregeling 1995).

m. Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in Archiefwet – en regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de wet- en regelgeving (artikelen 3, 5 en 9 Archiefwet 1995, 2 t/m 5 en 8 Archiefbesluit 1995).

n. Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld (artikelen 3, 8 en 10 Archiefwet 1995, 7 en 8 Archiefbesluit 1995).

o. Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving (artikelen 3, 18 en 19 Archiefwet 1995).

Toelichting op de informatieverordening

Wettelijk kader interbestuurlijk toezicht:

Gedeputeerde staten hebben voor het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht toezichtinformatie nodig. Zo kunnen zij controleren of de uitvoering van de medebewindstaken door de gemeente of het waterschap voldoet aan wettelijke eisen. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie stelt regels over de wijze van het aanleveren en het gebruik van de aangeleverde toezichtinformatie. Dit maakt adequaat toezicht mogelijk, maar zorgt er ook voor dat er niet te veel informatie aan gemeenten en waterschappen wordt uitgevraagd.

Provinciale staten mogen in een verordening de verplichting opleggen tot het periodiek verstrekken van systematische toezichtinformatie. Dat wordt gedaan in deze Verordening systematische toezichtinformatie provincie Noord-Holland 2023. Deze verordening bevat geen plicht tot het aanleveren van toezichtinformatie voor financieel toezicht en de huisvesting van vergunninghouders. Hierop wordt hieronder ingegaan onder “risicogebieden”.

De nieuwe Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland is als gevolg van de komst van Omgevingswet noodzakelijk.

Interventietraject:

Gedeputeerde staten verzamelen als interbestuurlijk toezichthouder informatie over de vraag of de uitvoering van een wettelijke taak door de gemeente voldoet aan de daaraan gestelde eisen. Het interbestuurlijk toezicht is alleen gericht op de uitvoering van wettelijke medebewindstaken. Het is niet bedoeld om de kwaliteit van de taakuitvoering te verbeteren.

Ingrijpen gebeurt alleen als wettelijk vastgelegde medebewindstaken niet (juist) worden uitgevoerd. Of als besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of het recht. Gedeputeerde staten vormen zich hierover een oordeel en interveniëren zo nodig naar aanleiding daarvan. Voor een uitwerking van de stappen van de interventieladder wordt verwezen naar het ‘Beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing’.

Risicogebieden:

Gedeputeerde staten van Noord-Holland hebben risicogebieden aangewezen waarop zij systematische informatie van de gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen willen ontvangen. Dat zijn die gebieden, die risico’s inhouden voor de volksgezondheid en het welzijn van burgers of die cruciaal zijn voor het functioneren van overheden. Het gaat concreet om de uitvoering van de Omgevingswet, de Archiefwet 1995, huisvesting van vergunninghouders en financiën. Over deze gebieden gaat deze verordening, met uitzondering van financiële toezichtinformatie, waarover specifieke bepalingen zijn opgenomen in de Gemeentewet en huisvesting van vergunninghouders, waarover specifieke bepalingen zijn opgenomen in de Huisvestingswet 2014.

Aanleveren toezichtinformatie:

De opgevraagde gegevens en informatie worden elektronisch aangeleverd of elektronisch raadpleegbaar gemaakt door het gemeentebestuur en het dagelijks bestuur van de waterschappen dan wel gemeenschappelijke regelingen aan gedeputeerde staten. Ook als het college of het dagelijks bestuur de uitvoering van de wettelijke taken aan een andere instantie heeft gemandateerd, bijvoorbeeld aan een uitvoeringsdienst, blijft zij verantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie. In praktijk worden sommige documenten voor 4 jaar vastgesteld. Deze hoeven niet jaarlijks te worden verstrekt, tenzij er sprake is van een wijzigingsbesluit of een ander besluit (bijv. verlenging van het bestaande document).

Voorts kunnen gedeputeerde staten incidenteel en/of noodzakelijke informatie opvragen op grond van artikel 6, lid 1, onder b, Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie. Daarnaast biedt artikel 6, lid 1, onder a, van het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie ook de mogelijkheid om de verplichting op te leggen eenmalig systematische toezichtinformatie te verstrekken, door middel van het opstellen van een jaarplan. In het jaarplan kan echter niet worden voorzien om twee jaar achtereen hetzelfde onderzoek te doen.

Archiefwet 1995

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken goed te kunnen uitoefenen. Wanneer dit niet in orde is, schaadt het de bedrijfsvoering van een overheid en staat het een deugdelijke verantwoording naar de samenleving in de weg. De uitvoering van de Archiefwet 1995 is aanleiding geweest voor het IPO om, in samenspraak met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen (OC&W) een aanvullend beleidskader op te stellen voor het interbestuurlijk archieftoezicht, waarbij ook een informatiearrangement is opgenomen. Hierin zijn de toezichtcriteria benoemd en de informatie die de provincie op systematische basis nodig heeft. Deze toezichtinformatie is als bijlage bij deze verordening opgenomen. Opgemerkt wordt dat er alleen een bijlage met betrekking tot de Archiefwet 1995 bij deze verordening is opgenomen, omdat het toezenden van de specifieke informatie die voor de overige rechtsgebieden gevraagd wordt, in de desbetreffende wetten is geregeld.

Op haar beurt heeft de VNG toezichtindicatoren of kritische prestatie- indicatoren (KPI’s) vastgesteld op het terrein van de Archiefwet- en regelgeving. Deze VNG-indicatoren zijn weer afgestemd met het IPO en de ministeries van BZK en OC&W en corresponderen met de toezichtcriteria van de provincies. Wanneer de indicatoren van de VNG op het terrein van de Archiefwet 1995 dus jaarlijks voldoende worden ingevuld en aan de gemeenteraden en provincies worden toegezonden, wordt tevens voldaan aan de informatiebehoefte van de provincies.

Omgevingswet

Bij het opstellen van deze nieuwe verordening is rekening gehouden met de inwerkingtreding van de Omgevingswet.

In het Omgevingsbesluit (Ob) is er samenhang tussen uitvoering en handhaving. Onder ‘uitvoering’ wordt verstaan: vergunningverlening en taken die voortvloeien uit algemene regels zoals de afhandeling van meldingen (bijvoorbeeld op grond van het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) of het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl), het nemen van maatwerkbeschikkingen en beschikkingen betreffende gelijkwaardigheid. De procescriteria die met de inwerkingtreding van het Ob in werking treden, maken deel uit van de BIG-8 beleidscyclus. Daarom moeten deze taken opgenomen worden in het beleid (of in een aanvulling op het handhavingsbeleid), in het uitvoeringsprogramma, in de jaarlijkse evaluatie en in de periodieke evaluatie.

Het beleid en de uitvoering van de taken van het dagelijks bestuur van een bestuursorgaan op het gebied van omgevingsrecht moeten voldoen aan de procescriteria. Het is van belang dat de analyse van problemen en inzichten, strategieën, prioriteiten, doelstellingen, activiteiten en de middelen van de instrumenten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de gemeenten en waterschappen worden vastgesteld en transparant zijn voor de buitenwereld en dat dat de organisatie hier aantoonbaar naar handelt. Alleen na het aanleveren van de documenten op basis van de Omgevingswet en het Omgevingsbesluit kan de toezichthouder vaststellen dat deze zijn opgesteld en vastgesteld. Hiermee toont het bevoegd gezag aan, dat de organisatie zodanig is ingericht, dat zij haar taken adequaat kan uitvoeren. Voor alle gevraagde toezichtinformatie geldt dat deze betrekking heeft op het toetsingsjaar: de periode lopend van 1 januari tot en met 31 december van het jaar.

Informatie overige medebewindstaken

Daarnaast is er een aantal medebewindstaken waar de provincie toezicht op houdt en waarvoor er geen informatie-uitvraag is opgenomen in de informatieverordening. Ten aanzien van de omgevingsplannen wil de provincie de verwerking hierin van rijksregelgeving beoordelen. De informatievoorziening over deze onderwerpen verloopt niet via deze informatieverordening. Ingevolge de Omgevingswet dienen omgevingsplannen en omgevingsvergunningen te worden gepubliceerd op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Ook is geen aanvullende informatie nodig over het verzorgen van het verplichte overleg en de toezending van (voor)ontwerpplannen, als sprake is van provinciale belangen. Dit is al vastgelegd in de Omgevingswet en de provincie kan gebruik maken van de informatie op het DSO om hier toezicht op te houden.

Informatie ten behoeve van het financieel toezicht

In de verordening zijn geen bepalingen opgenomen met betrekking tot het financiële toezicht van provincies op gemeenten. Het financiële toezicht is in de gehele herziening van het interbestuurlijk toezichtstelsel expliciet buiten beschouwing gelaten. De bepalingen omtrent financiële toezichtinformatie zijn -onveranderd- opgenomen in de Gemeentewet.

Informatie ten behoeve van huisvesting van vergunninghouders

In de verordening zijn geen bepalingen opgenomen met betrekking tot het toezicht van provincies op het voldoen van de gemeentelijke taakstellingen inzake huisvesting van vergunninghouders. Dit toezichtdomein is in de gehele herziening van het interbestuurlijk toezichtstelsel expliciet buiten beschouwing gelaten, aangezien het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zorgdraagt voor de benodigde informatie.

Sancties

De verordening bevat geen sancties. Indien een gemeente niet voldoet aan de informatieplicht, zal de provincie dit (kunnen) zien als een signaal van een mogelijke misstand. Dan treedt de bestuurlijke interventieladder in werking, zoals beschreven in het Beleidskader voor indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing.

Uitgegeven op 26 november 2023.

Namens Gedeputeerde Staten van Noord-Holland

M.J.H. van Kuijk, provinciesecretaris.