Gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML)

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie, in de zin van artikel 8 derde lid van de wet, genaamd “ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML)”.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Roermond, hierna te noemen gemeente van vestiging.

1. Ter verwezenlijking van de doelstelling als bedoeld in artikel 4, wordt een bedrijfsvoeringsorganisatie in stand gehouden en geëxploiteerd. Aan de bedrijfsvoeringsorganisatie komen de in dit artikel opgenomen taken van beleids(uitvoerende) aard toe.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert de in dit artikel genoemde taken voor de deelnemers uit in de vorm van een tweetal samenwerkingsmodules: ICT en Geo.

3. De colleges besluiten per samenwerkingsmodule of zij hieraan deelnemen. Daartoe worden aparte dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Om deel te kunnen nemen aan het samenwerkingsverband, dient deel te worden genomen aan minimaal één module.

4. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert ten behoeve van de deelnemers die deelnemen aan de ICT-module de volgende taken uit:

• a.

  systeembeheer;

• b.

  werkplekbeheer;

• c.

  technisch infrastructuur- en databasebeheer;

• d.

  beheer datacommunicatie infrastructuur;

• e.

  technisch en functioneel beheer generieke (kantoor) applicaties en gezamenlijke systeemtechnische applicaties;

• f.

  helpdesk;

• g.

  beheer telefonie.

5. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert ten behoeve van de deelnemers die deelnemen aan de Geo-module de volgende taken uit:

• a.

  Inwinnen: het verzamelen en registreren van relevante geografische gegevens;

• b.

  Verstrekken: het ter beschikking stellen en/of bewerken van geografische gegevens;

• c.

  Gegevensbeheer: het verwerken van geografische gegevens in een systeem;

• d.

  Beheer van applicaties: het onderhouden van applicaties en koppelingen;

• e.

  Advies met betrekking tot geografische informatie;

• f.

  Het uitvoeren van de wet BGT en wet BAG.

1. Ter uitvoering van de in artikel 5 opgenomen taken worden per module dienstverleningsovereenkomsten aangegaan.

2. Het model van de dienstverleningsovereenkomsten wordt vastgesteld door het bestuur.

3. Het model van de dienstverleningsovereenkomsten bevat tenminste de volgende afspraken:

• a.

  de te leveren producten en diensten;

• b.

  de uit te voeren processen;

• c.

  de verantwoording door de regeling;

• d.

  de prestatieafspraken;

• e.

  de relaties/gegevensuitwisseling en relatiebeheer;

• f.

  een regeling inzake de informatiebeveiliging en datalekken (privacy protocol);

• g.

  de kwaliteitseisen waaraan de uitvoering van de taken moet voldoen;

• h.

  de looptijd van de overeenkomst;

• i.

  de totstandkoming van en wijzigingen in de overeenkomst.

4. De dienstverlening wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.

1. Aan het hoofd van de regeling staat het bestuur.

2. Iedere deelnemer wijst één lid van het college aan als lid van het bestuur. Gelijktijdig wordt/worden één of meer vaste plaatsvervanger(s) aangewezen. De aanwijzing van de leden van het bestuur geschiedt voor dezelfde periode als waarvoor het college is benoemd en vindt plaats in de eerste vergadering of uiterlijk binnen 6 weken na de eerste vergadering van de nieuwe zittingsperiode van het college.

3. Bij tussentijdse toetreding vindt aanwijzing van het lid van het bestuur met inachtneming van het bepaalde in lid 2 plaats gelijktijdig met het besluit tot toetreding.

4. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid van het college van de desbetreffende deelnemer te zijn.

5. Een lid van het bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag schriftelijk mede aan de voorzitter alsmede het college van de betrokken deelnemer. Het lidmaatschap duurt voort tot het moment waarop in de opvolging is voorzien.

6. Indien tussentijds een vacature ontstaat in het bestuur wijst het college van de betrokken deelnemer ten spoedigste een nieuw lid aan.

1. Het bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast.

2. Het bestuur vergadert jaarlijks tenminste drie maal en verder zo vaak als de voorzitter dat nodig oordeelt of wanneer één van de deelnemers dit onder opgave van redenen schriftelijk verzoekt.

3. De vergaderingen van het bestuur worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het bestuur niet anders heeft bepaald. Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het bestuur.

1. Besluiten worden op basis van meerderheid van stemmen genomen.

2. Het aantal stemmen per bestuurslid wordt jaarlijks op 1 januari bepaald.

3. Een lid van het bestuur ontvangt het aantal stemmen dat gelijk staat aan het aantal inwoners van zijn gemeente op 1 januari van het voorgaande jaar, gedeeld door 10.000. Het aantal stemmen wordt rekenkundig afgerond (< 0,5: afronding naar beneden, ≥ 0,5: afronding naar boven), met een minimum van 1 stem.

4. Besluiten kunnen alleen worden genomen in een vergadering waarin blijkens de presentielijst ten minste twee derde van het totaal aantal uit te brengen stemmen is vertegenwoordigd.

5. Indien niet ten minste twee derde van de stemmen in een vergadering vertegenwoordigd is, roept de voorzitter een nieuwe vergadering bijeen onder opgave van de te behandelen onderwerpen. In die vergadering kunnen met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid besluiten worden genomen, ongeacht of aan het bepaalde in het derde lid is voldaan.

1. Het bestuur besluit niet tot het vaststellen van meerjarige strategische plannen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het bestuur te brengen.

2. Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de gemeenten betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

1. Een lid van het bestuur verstrekt het college dat hem heeft aangewezen alle inlichtingen die door een of meer leden van dat college worden gevraagd.

2. Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft aangewezen te allen tijde ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

3. Een lid van het bestuur dat niet langer het vertrouwen geniet van het college dat hem heeft aangewezen, kan door dat college worden ontslagen. In dat geval draagt dat college er zorg voor dat zo spoedig mogelijk een nieuw lid van het bestuur wordt aangewezen.

4. Het bestuur verstrekt de gemeenteraden van de deelnemers alle inlichtingen die door één of meer leden van die raden worden gevraagd. De inlichtingen worden in ieder geval binnen twee maanden verstrekt.

5. Het bestuur geeft de raden van de gemeenten alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Deze inlichtingen worden in beginsel verstrekt via een door de regeling uitgegeven nieuwsbrief die periodiek, doch minimaal drie keer per jaar, aan de raden wordt toegezonden.

1. Het bestuur bepaalt jaarlijks wie van de leden voorzitter respectievelijk vice-voorzitter is van de regeling.

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur en draagt ervoor zorg, dat de besluiten naar behoren worden uitgevoerd.

2. De voorzitter tekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

3. De voorzitter vertegenwoordigt de regeling in en buiten rechte. Hij kan de vertegenwoordiging schriftelijk aan een door hem aan te wijzen persoon opdragen.

1. Het bestuur kan een opdrachtgeversoverleg instellen.

2. Het opdrachtgeversoverleg vergadert eens per 2 maanden en verder zo vaak als een lid dit onder opgave van redenen schriftelijk verzoekt.

3. Het opdrachtgeversoverleg bepaalt wie van de leden voorzitter respectievelijk vice-voorzitter is van het opdrachtgeversoverleg.

4. Het bestuur stelt ten aanzien van het in lid 1 bedoelde overleg bevoegdheden en faciliteiten bij reglement vast.

1. De leden van het opdrachtgeversoverleg hebben zitting voor onbepaalde tijd en treden af op de dag waarop zij hun functie bij de deelnemer niet meer vervullen.

2. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende leden van het opdrachtgeversoverleg bevoegd besluiten te nemen.

1. Het opdrachtgeversoverleg kan slechts vergaderen indien meer dan de helft van het aantal leden van het overleg aanwezig is. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is bij een vergadering, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, welke binnen twee weken dient plaats te vinden. Op deze nieuwe vergadering behoeft niet meer dan de helft van het aantal leden van het opdrachtgeversoverleg aanwezig te zijn.

2. Het opdrachtgeversoverleg stemt op basis van meerderheid over zijn uit te brengen adviezen.

3. Indien de stemmen met betrekking tot een voorstel staken, wordt het betrokken voorstel voorgelegd aan het bestuur en neemt het bestuur het besluit met in acht name van de stemverdeling als bepaald in artikel 10.

1. Het bestuur wordt bijgestaan door de Directeur ICT NML die in de vergaderingen van dit bestuur en van het opdrachtgeversoverleg een adviserende stem heeft. de Directeur ICT NML verzorgt ook het secretariaat van het bestuur en van het opdrachtgeversoverleg.

2. De aanstelling, de schorsing en het ontslag van de Directeur ICT NML geschiedt door het bestuur.

3. De Directeur ICT NML is belast met de dagelijkse leiding van de organisatie.

4. De Directeur ICT NML ondertekent mede alle stukken die van het bestuur uitgaan.

5. De Directeur ICT NML is verantwoording schuldig aan het bestuur.

1. De gemeenten dragen de kosten.

2. De wijze van verrekening van alle door de regeling gegenereerde incidentele en structurele kosten is opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst en vastgesteld door het bestuur.

3. De colleges zullen er steeds zorg voor dragen dat de regeling te allen tijde over voldoende middelen beschikt om al zijn verplichtingen te kunnen voldoen.

4. Indien het bestuur blijkt dat een gemeente weigert deze uitgaven op de gemeentebegroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 193 en 194 van de Gemeentewet.

1. Het bestuur stelt jaarlijks voor 15 april een ontwerpbegroting met de daarbij behorende toelichting op voor het daarop volgende jaar. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting in ieder geval twaalf weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld, toe aan de raden van de gemeenten.

2. De raden van de gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

3. Het bestuur stelt de raden van de gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het tweede lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting.

4. Het bestuur stelt de begroting uiterlijk vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient en zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg en van de provincie Noord-Brabant.

5. Nadat de begroting is vastgesteld zendt het bestuur de begroting aan de raden van de gemeenten, die ter zake bij Gedeputeerde State van de provincie Limburg hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

1. Het bepaalde in artikel 21, eerste, tweede en derde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.

2. Het eerste lid van dit artikel is niet van toepassing op wijzigingen van de begroting, die niet leiden tot een overschrijding van de jaarlijkse bijdragen van de gemeenten.

1. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

2. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan de raden van de gemeenten en aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg en van de provincie Noord-Brabant.

1. Het bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer.

2. Het bestuur stelt regels vast voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze regels dienen te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie worden getoetst.

3. Het bestuur wijst een accountant aan als bedoeld in artikel 393 lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het daarbij uitbrengen van een verslag van de bevindingen. Artikel 213 lid 3 tot en met 5 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing op de accountantsverklaring en het verslag.

1. De deelnemers kunnen aan het bestuur voorstellen tot wijziging doen en ook kan het bestuur zelf met een voorstel tot wijziging komen.

2. Indien het bestuur instemt met een wijzigingsvoorstel, doet het daarvan mededeling aan de colleges.

3. Een wijzigingsbesluit komt vervolgens tot stand, indien ten minste tweederde van de colleges een gelijkluidend besluit daartoe genomen hebben, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

1. Toetreding door andere gemeenten of overheden tot de regeling vindt plaats bij schriftelijk verzoek van het daartoe bevoegde orgaan van die gemeente of dat overheidsorgaan aan het bestuur.

2. Toetreding kan slechts plaatsvinden wanneer alle deelnemers daarin toestemmen bij eensluidend besluit, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

3. In een besluit als bedoeld in het tweede lid kan toetreding afhankelijk worden gesteld van het voldoen aan bepaalde voorwaarden door de betrokken overheid.

4. Het bestuur regelt de gevolgen van de toetreding van de nieuwe deelnemers.

1. Een deelnemer kan besluiten tot uittreding uit de regeling, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

2. Een college zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van 2 jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen.

3. Het bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het bestuur vast te stellen uittredingsplan.

4. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.

5. Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

1. Het in artikel 29, derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittredingsplan de uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende deelnemer.

2. Voor het opstellen van het uittredingsplan wijst het bestuur een onafhankelijke adviseur aan die in opdracht van het bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het uittredingsplan komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

3. Het bestuur wijst de onafhankelijke adviseur aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de directeur ICT NML. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het bestuur de onafhankelijke adviseur aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger in het bestuur van de uittredende deelnemer.

4. De onafhankelijke adviseur neemt bij het bepalen van de uittreedsom het bepaalde in dit artikel en in artikel 29 in acht en baseert zich daarbij op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding. Tevens past de onafhankelijke adviseur bij de berekening van de uittreedsom een risico-opslag van 10% op de uittreedsom toe om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorzienbare kosten.

5. Het bestuur is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittreedsom zo laag mogelijk te houden. Het bestuur onderzoekt in dat kader met de uittredende deelnemer de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten. Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

1. De gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven met instemming van alle deelnemers, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

2. Het bestuur stelt een liquidatieplan vast, waarin onder meer afspraken worden vastgelegd over de vereffening van het vermogen van de regeling. Het bepaalde in artikel 29 en 30 is zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

3. De deelnemers verbinden zich in het geval van opheffing van de regeling in het liquidatieplan de verplichting op te nemen dat zij alle rechten en verplichtingen van het de regeling over de gemeenten verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

1. Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en zijn organen.

2. De directeur ICT NML is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Roermond.

3. Het bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

4. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Roermond.

5. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van de gemeente Roermond.

6. De archivaris van de gemeente Roermond brengt tweejaarlijks aan het bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

7. Het bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan de deelnemers over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

1. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet zullen de deelnemers in alle redelijkheid naar overeenstemming streven.

2. Van een geschil als bedoeld in artikel 28, eerste lid, van de wet is sprake als tenminste één van de deelnemers of het bestuur een zodanige mening is toegedaan.

3. Indien de deelnemers onderling niet tot overeenstemming komen, wordt het geschil voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Limburg overeenkomstig het bepaalde in artikel 28 van de wet.

1. De werking van deze regeling wordt geëvalueerd indien het bestuur daartoe besluit. Het bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen.

2. Het college van de gemeente Roermond maakt de regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van de regeling tijdig in alle gemeenten bekend in het door Roermond uitgegeven Gemeenteblad.

3. Het bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomst artikel 26, tweede lid van de wet.

1. De regeling treedt in werking op 1 mei 2021.

2. De regeling kan worden aangehaald als: “ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML)”.