Reglement vergaderingen en werkzaamheden van de referendumcommissie

Artikel 2 Secretaris

• 1. De secretaris bereidt de vergaderingen voor, doet de verslaglegging, bewaakt de voortgang van actiepunten en dient voorstellen in waarin het advies van de commissie is verwoord.

• 2. De secretaris dient de commissie desgevraagd van advies.

Artikel 3 Ondertekening

• 1. De stukken van de commissie worden ondertekend door de voorzitter.

• 2. De voorzitter kan de secretaris machtigen bepaalde stukken namens hem te ondertekenen.

Artikel 4 Deskundigen

• 1. De voorzitter is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

• 2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij ambtenaren en andere deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de vergadering te verschijnen. Indien de kosten van het inschakelen van deskundigen het bedrag van € 5000,- te boven gaan, is vooraf machtiging van het college vereist.

Artikel 5 Werkwijze

• 1. De commissie komt bijeen voor zover dit door de voorzitter nodig wordt geacht.

• 2. De voorzitter roept de leden schriftelijk op voor de vergadering, onder opgaaf van de punten, die zullen worden behandeld. De agenda en vergaderstukken worden tenminste drie dagen voor de vergadering aan de leden toegezonden. De commissie werkt zoveel mogelijk op basis van een vergaderschema.

• 3. De commissie vergadert slechts als tenminste twee leden, waaronder de voorzitter, aanwezig is. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter binnen één week een nieuwe vergadering en stelt de leden daarvan terstond schriftelijk in kennis. In deze tweede vergadering kunnen adviezen en besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden. De aanwezigheid van de voorzitter is wel vereist.

• 4. In spoedeisende gevallen kan door de commissie ook buiten een vergadering een advies of besluit worden genomen, mits alle commissieleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, via briefwisseling of e-mail, hun mening te uiten. De ingekomen schriftelijke reacties worden door de secretaris bij de notulen van de laatste vergadering gevoegd.

• 5. Adviezen en besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. De secretaris heeft geen stem.

• 6. Deskundigen, die ter vergadering aanwezig zijn voor een bepaald punt, nemen deel aan de beraadslagingen, maar hebben geen stemrecht.

• 7. De commissie vergadert in beslotenheid.

• 8. De adviezen van de commissie zijn openbaar.

Artikel 6 Klachten over referendumprocedure

• 1. Een ieder kan bij de commissie een klacht indienen over de gemeentelijke voorlichting en de wijze waarop campagne wordt gevoerd in het kader van het referendum. De commissie toetst daarbij de gemeentelijke voorlichting aan de eisen van objectiviteit en de campagnevoering aan de eisen van fair play.

• 2. Klachten als bedoeld in het eerste lid worden behandeld overeenkomstig de afdelingen 9.1, 9.2 en 9.3 van de Awb. De Interne klachtenregeling Leeuwarden is niet van toepassing.

• 3. Mondeling ingediende klachten worden door de ontvanger op schrift gesteld en behandeld als klaagschrift in de zin van afdeling 9.2 en 9.3 van de Awb.

• 4. De commissie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid over zijn klacht te worden gehoord. Het horen vindt plaats door de voorzitter of een lid in aanwezigheid van de secretaris.

• 5. De commissie kan afzien van het horen als de klacht kennelijk ongegrond is of als de klager mondeling of schriftelijk heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 6. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 7. De commissie stuurt haar rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, zo mogelijk binnen een termijn van vijf werkdagen na ontvangst van de klacht door de commissie aan het bestuursorgaan. Het rapport bevat het verslag van het horen.

Artikel 7 Klachten over commissie

• 1. Een ieder kan een klacht indienen over de commissie als geheel of over de voorzitter, een commissielid of de secretaris of een combinatie daarvan.

• 2. De leden 2 tot en met 6 van het voorgaande artikel zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat afdeling 9.3 van de Awb niet van toepassing is.

• 3. De commissie stelt de klager zo mogelijk binnen een termijn van vijf dagen schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 8 Bezwaarschriften

• 1. De Verordening adviescommissie bezwaarschriften is niet van toepassing op bezwaarschriften tegen besluiten die door de commissie zijn genomen.

• 2. De commissie beslist zelf over het ingediende bezwaarschrift.

• 3. Voordat de commissie op het bezwaarschrift beslist, stelt het belanghebbenden in de gelegenheid te worden gehoord.

• 4. Het horen vindt plaats door de voorzitter of een lid in aanwezigheid van de secretaris.

• 5. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 9 Slotbepaling en inwerkingtreding

• 1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de commissie.

• 2. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van de referendumcommissie”.

• 3. Dit reglement treedt in werking een dag na de bekendmaking ervan.