Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het Collegewerkprogramma concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

3.1 Algemeen juridisch kader

aDe Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

aAlgemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

bAlgemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• –

  VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten inclusief Westlands addendum.

• –

  Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) versie 2020.

• –

  Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012) bij werken.

• –

  Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005) bij werken.

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden uit naam van het college genomen. Het college heeft deze bevoegdheid gemandateerd aan de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid is opgenomen in de gemeentelijke mandaatregeling die periodiek wordt geactualiseerd. Dit mandaatbesluit is van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen waarvoor de gemeente Westland de aanbestedende dienst is.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Klachten worden ingediend bij het klachtenpunt (inkoopklacht@gemeentewestland.nl) en afgehandeld volgens de klachtenregeling van de gemeente.

Specifiek voor de gemeente Westland geldt:

3.7 Rechtmatigheidscontrole

De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de jaarlijkse controle van de jaarrekening door de accountant.

Aangezien diverse onderdelen van dit beleid, zoals bijvoorbeeld de ideële uitgangspunten, geen directe relatie hebben met deze controle en moeilijk te controleren zijn, wordt de controle beperkt tot de aspecten die voorgeschreven worden in de Aanbestedingswet. De controle van de doelmatigheid maakt géén onderdeel (meer) uit van de accountantscontrole, maar is onderdeel van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het college (artikel 213a Gemeentewet).

4.1 Integriteit

aDe Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waar- door bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

bDe Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) beperkt mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Vanwege de hieraan verbonden kosten en administratieve lasten wordt dit niet standaard toegepast, maar slechts wanneer hiertoe een directe aanleiding bestaat. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

aBij Inkopen en aanbesteden neemt de Gemeente MVOI thema’s op.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) is een breed onderwerp. In zijn algemeenheid betekent dit, dat bij inkopen de effecten op “people, planet en profit” daar waar mogelijk worden meegenomen. Dit geldt ook voor de Gemeente.

De Gemeente gaat uit van zes thema’s voor MVOI: Milieu en biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden, Fairtrade), Diversiteit en inclusie en Social return1.

Bij alle meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen, van alle Werken, Leveringen of Diensten neemt de Gemeente, waar mogelijk, in de aanbestedingsdocumenten (bijvoorbeeld in de geschiktheidseisen, selectiecriteria, minimumeisen, gunningscriteria) duurzaamheidsaspecten op gebaseerd op de zes MVOI thema’s.

De Gemeente hanteert op deze MVOI-thema’s, altijd het ‘toepassen of uitleggen’ principe toe. Alleen als een interne opdrachtgever goed schriftelijk motiveert waarom het opnemen van één of meer MVOI thema’s bij een specifieke inkoop niet mogelijk of wenselijk is, kan de verplichting om ten aanzien van dat thema of die thema’s duurzaam aan te besteden, laten vervallen. Bij het gehele proces van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen heeft Inkoop een ondersteunende en adviserende rol ten opzichte van de interne opdrachtgever die verantwoordelijk is voor de beargumenteerde keuze bij een specifieke aanbesteding al dan niet op alle zes de thema’s duurzaam in te kopen

Bij het toepassen van de zes MVOI thema’s die een link hebben met de duurzaamheidscriteria van RVO.nl/PIANOo2 prioriteert de Gemeente waar mogelijk haar inzet als volgt over de typen inkopen en duurzaamheidsthema’s:

Daar waar bij de type inkopen er meerdere MVOI thema’s mogelijk zijn, kiest de Gemeente voor het volgen van één of meer sporen om thema’s terug te laten keren in de aanbestedingsdocumenten. De Gemeente hanteert daarbij het principe dat maatwerk per aanbesteding het uitgangspunt is voor de keuze van het toepassen van één of meer thema’s. Dit betekent dat een interne opdrachtgever een keuze moet maken geen, één of meerdere thema’s toe te passen in een aanbesteding. De interne opdrachtgever dient, zoals eerder genoemd, voor ieder van de MVOI thema’s een motivering af te geven wanneer deze niet wordt toegepast, deze keuze dient deugdelijk schriftelijk te worden gemotiveerd. Als er alleen een financieel argument is om af te wijken van een MVOI criterium dan wordt de keuze door de concerndirectie getoetst.

In een nader (ambtelijk) op te stellen actieplan worden ambities, doelen en werksituaties opgenomen over opgenomen over de wijze van invulling en monitoring van deze MVOI thema’s.

bIdeële uitgangspunten.

Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Opdrachtnemers, die aantoonbaar gebruik maken van kinderarbeid, discrimineren naar geloof, ras of sekse of naar Nederlandse maatstaven onvoldoende arbeidsvoorwaarden bieden aan hun werknemers, worden zo mogelijk bij het selectieproces van het inkoopproces uitgesloten. Hiervoor geldt echter wel dat de mogelijkheden om dit te constateren beperkt zijn aangezien bruikbare registraties van dergelijke ongewenste zaken veelal ontbreken.

5.1 Product- en marktanalyse

aInkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente en ondernemers kunnen contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

aDe Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van de keuze van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

bDe Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

aDe Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

bDe Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

Specifiek voor de gemeente Westland geldt:

Aan lokale ondernemers wordt de mogelijkheid geboden zich in te schrijven in een zogenaamde “database lokale ondernemers”. Lokale ondernemer wordt in dit verband als volgt gedefinieerd: Een ondernemer die een hoofd- of nevenvestiging heeft, die als zodanig is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, in het Westland of in één van de volgende postcodegebieden: 2548 (Wateringse Veld), 2635 (Den Hoorn), 2635/2636 (Schipluiden), 3155 (Maasland), 3140 t/m 3147 (Maassluis) en 3150/3151 (Hoek van Holland). Bij enkelvoudige- en meervoudige onderhandse aanbestedingen worden zo veel mogelijk geschikte lokale partij(en) uitgenodigd een offerte uit te brengen als zij aan objectieve criteria voldoen. Bij onderhandse aanbestedingen (tot € 100.000,00 voor leveringen en diensten en tot € 1.500.000,00 voor werken) wordt de offerte aangevraagd bij één of meer ondernemingen uit de database.

Bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen selecteert de gemeente één ondernemer uit de database waarbij een offerte wordt aangevraagd. Als er geen ondernemers voor de betreffende opdracht in de database staan wordt zo mogelijk een offerte aangevraagd bij een andere lokale ondernemer. Als er helemaal geen lokale ondernemer is voor de opdracht, kan er een offerte worden aangevraagd bij een niet-lokale ondernemer.

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (3 tot 5 offertes) streeft de gemeente ernaar zoveel mogelijk geschikte ondernemers uit de database te selecteren. Wanneer er onvoldoende geschikte ondernemers in deze database zijn opgenomen kunnen geschikte lokale ondernemer(s) worden geselecteerd die niet zijn opgenomen in de database. Als op die manier niet het gewenste aantal offertes kan worden verkregen worden er offertes aangevraagd bij andere, niet- lokale, ondernemers.

De gemeente moet daarbij niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Dit betekent dat in voorkomende gevallen niet-lokale ondernemers kunnen worden uitgenodigd, ook als er voldoende lokale ondernemers zijn, maar dit omwille van een goede concurrentiewerking. Er wordt strak toegezien op het juist hanteren van het beleid met betrekking tot het omgaan met lokale ondernemers. Het college van B en W kan nadere regels stellen voor het selecteren van lokale ondernemers bij enkelvoudige- en meervoudige onderhandse aanbestedingen.

• •

  Voor de inhuur van externe capaciteit wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde Gemeente Marktplaats en niet van de database lokale ondernemers. (Lokale) partijen kunnen een aanbieding uitbrengen via www.flextender.nl.

• •

  Wanneer er een door de specifieke dienst, levering of werk een raamovereenkomst bestaat wordt deze gebruikt en niet de database lokale ondernemers.

cDe Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Gemeente, via inbesteden, opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maat- schappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan inkopen bij sociale ondernemingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen.

Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

Specifiek voor gemeente Westland geldt:

Inkoopkracht Zuid-Holland West

Eén van de externe samenwerkingsverbanden waar we in 2023 aan deelnemen is “Inkoopkracht Zuid-Holland West” waarin de gemeenten Zoetermeer, Westland, Delft en Pijnacker-Nootdorp participeren. Door samenwerking streeft Inkoopkracht Zuid-Holland West naar het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties: meer kwaliteit, minder kwetsbaarheid en borgen van rechtmatigheid.

H10

Een ander samenwerkingsverband waar we aan deelnemen is het Inkoopbureau Jeugdzorg regio Haaglanden. Tien gemeenten in de regio Haaglanden hebben besloten voor de inkoop van alle jeugdhulp samen te werken. Deze tien gemeenten zijn: Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer (H-10). De missie van het bureau Jeugdzorg Regio Haaglanden luidt samen verantwoordelijk zijn voor goede en betaalbare regionale jeugdzorg.

H4

Daarnaast is er het samenwerkingsverband H4. Dit samenwerkingsverband bestaat uit de gemeenten Delft, Rijswijk, Westland en Midden-Delfland. De H4 gemeenten trekken samen op bij het inkopen van Wmo dienstverlening.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken, al dan niet via (raam)overeenkomsten, uit te besteden aan de markt.

Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.

De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

SPECIFIEK VOOR DE GEMEENTE WESTLAND GELDT:

Concessieovereenkomst aanbesteden

Bij concessieovereenkomsten vergeven decentrale overheden een opdracht aan concessiehouders(s), waarbij er een exclusief exploitatierecht op het te realiseren werk of dienst aan laatstgenoemden wordt gegeven. Concessies zijn samenwerkingsverbanden tussen de publieke en particuliere bedrijven. Binnen de Gemeente is het zo afgesproken dat bij concessieovereenkomsten vanaf € 30.000 altijd advies bij team Inkoop wordt opgevraagd. Team inkoop adviseert over de te doorlopen inkoopprocedure. Voor het starten van de procedure is akkoord vanuit de clusterdirecteur benodigd.

Sociaal Specifieke Dienst aanbesteden (SAS-dienst)

Sociale en andere specifieke diensten zijn bijvoorbeeld diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratieve diensten voor onderwijs en enkele juridische diensten. Wmo-hulpmiddelen en andere leveringen zijn geen SAS-diensten.

5.7 Raming en financieel budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. Deze raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Het college zal twee keer per jaar verantwoording afleggen over de mate van realisatie van de meetbare doelstellingen. Hiertoe wordt een geactualiseerde rapportage opgesteld die de volgende informatie over de rapportageperiode bevat:

• –

  In welke uitzonderingen is toestemming gegeven om af te wijken van het inkoopbeleid.

• –

  Bij hoeveel enkel- of meervoudig onderhandse inkooptrajecten zijn lokale ondernemers uitgenodigd om een inschrijving te doen.

• –

  Hoeveel van welk soort inkoopprocedures zijn uitgevoerd en bij hoeveel procedures zijn MVOI, milieueisen, milieu-gunningscriteria en gunningscriteria op het gebied van circulariteit toegepast.

• –

  Voor welke bedragen zijn SROI-verplichtingen afgesproken en van welk deel daarvan is de realisatie inmiddels van controles vastgesteld.

• –

  Over welke totale waarde is ingekocht en welk deel daarvan is bij lokale ondernemers ingekocht.

Bovenstaande zaken worden gerapporteerd voor alle inkopen met uitzondering van enkelvoudig onderhandse inkopen. Bij deze inkopen vindt geen separate registratie plaats. Enkelvoudig onderhandse inkopen voor leveringen en diensten met een waarde groter dan EUR 30.000 worden echter wel geregistreerd en deze worden dan ook wel in de rapportage opgenomen.