Controleprotocol 2023 Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten

1. Inleiding

Het Algemeen Bestuur wijst de accountant aan die belast wordt met de controle op de jaarrekening. Voor de GR Peelgemeenten betreft dit Crowe Foederer.

Ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening, moet het Algemeen Bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen plaatsvindt in dit controleprotocol en normenkader wat is opgenomen in bijlage 1.

Object van controle in dit protocol is de jaarrekening met betrekking tot de uitvoeringskosten van de GR Peelgemeenten en daarmee tevens het financieel beheer uitgeoefend door of namens het Dagelijks Bestuur van de GR Peelgemeenten.

Dit protocol is van toepassing voor de resterende duur van de opdrachtperiode van de huidige accountant (inclusief eventuele verlengingen). Indien actualisatie noodzakelijk is, zal deze actualisatie plaatsvinden en zal het controleprotocol opnieuw door het Algemeen Bestuur worden vastgesteld. Bij deze wordt het controleprotocol met ingang van de verantwoording over 2023 aangepast als gevolg van de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording, die met ingang van 2023 niet door de accountant, maar door het DB wordt afgelegd.

2. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de GR Peelgemeenten.

Onderdeel van dit controleprotocol is het Normenkader dat een inventarisatie van de wet- en regelgeving in het kader van de controle bij de GR Peelgemeenten bevat. Dit normenkader (als bijlage 1 bijgevoegd voor 2023) wordt jaarlijks geactualiseerd en door het Dagelijks bestuur van de GR Peelgemeenten ter kennisname aan het Algemeen Bestuur voorgelegd.

3. Wettelijk kader

De Gemeentewet, artikel 213, tweede lid schrijft voor dat de raad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Binnen de GR Peelgemeenten ligt voornoemde bevoegdheid bij het Algemeen Bestuur van de GR Peelgemeenten.

Daarnaast is het Algemeen bestuur van de GR Peelgemeenten bevoegd om ex artikel 213 van de Gemeentewet, bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Het Algemeen Bestuur heeft op 14 december 2023 de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de GR Peelgemeenten vastgesteld (de ‘Controleverordening Peelgemeenten 2023’).

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen geven ten aanzien van de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Hierbij moet worden opgemerkt dat het alleen is toegestaan om lagere toleranties te hanteren. Door middel van het normenkader wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van controle zullen zijn. Dit normenkader is als bijlage 1 bij dit controleprotocol gevoegd.

6. Te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

De percentages worden steeds genomen van de totale lasten in de begroting van de GR Peelgemeenten (inclusief toevoegingen aan reserves) na de laatste begrotingswijziging.

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

Voor de rapporteringstolerantie stelt het Algemeen Bestuur van de GR Peelgemeenten als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven de circa € 50.000 rapporteert.

8. Rapportering door de accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, zoals hierna in het kort weergegeven, als volgt:

Interim-controles

Gedurende het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd en wordt hierover gerapporteerd. Bestuurlijk relevante zaken zullen ook aan het bestuur worden gerapporteerd.

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 6 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeenschappelijke regeling gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur in concept opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

9. Vaststelling

BESLUIT

Het controleprotocol vast te stellen. Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.