Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Dit is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Oldenzaal. Het door de gemeente Oldenzaal gehanteerde beleid is gelijk aan dat van de overige Twentse organisaties die in bijlage 2 worden benoemd. Het geeft de kaders en spelregels weer voor inkopen van leveringen, diensten en werken van deze organisaties. Dit inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Het inkoopbeleid is, naast de Europese en nationale aanbestedingswetgeving, van toepassing op alle inkopen van de organisaties zowel ten behoeve van de inkoop voor eigen bedrijfsvoering als de verwezenlijking van de beleidsdoelen van de betreffende organisaties.

De besturen van de deelnemende organisaties zien inkoop als één van de instrumenten om hun doelstellingen te realiseren. Belangrijke speerpunten in het beleid zijn: doel- en rechtmatig inkopen, stimuleren van de regionale economie, bevorderen arbeidsparticipatie, stimuleren van innovatie en duurzaamheid.

De deelnemende organisaties spannen zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in van de deelnemende organisaties plaatsvindt. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, zijn de organisaties continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen.

Daarnaast gaan de organisaties bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• •

  Juridische uitgangspunten: hoe gaan de organisaties om met de relevante regelgeving?

• •

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaan de organisaties om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?

• •

  Economische uitgangspunten: hoe gaan de organisaties om met de markt en Ondernemers?

• •

  Organisatorische uitgangspunten: hoe kopen de organisaties in?

In dit model Inkoop-en aanbestedingsbeleid wordt gebruikgemaakt van de begripsbepalingen zoals gedefinieerd in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Daarnaast wordt verstaan onder:

Aanbestedingswet 2012 Herziene aanbestedingswet 2012 gebaseerd op de richtlijn 2014/24/EU.

Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Organisaties.

Diensten Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Organisaties Organisaties, zie bijlage 2.

Inkoop (Rechts)handelingen van de organisatie gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Leveringen Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Organisaties voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Lokale ondernemer  Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft (zijnde geen postbusadres) binnen de gemeentegrens van de betreffende organisatie of binnen de gemeentegrenzen van één van de organisaties die deelnemen aan betreffende gemeenschappelijke aanbesteding.

Regionale ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een vestiging heeft (zijnde geen postbusadres) in Twente.

Werken Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

De organisaties willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Rechtmatig en doelmatig Inkopen, zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

De organisatie leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de organisatie efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de organisatie middelen staat centraal.

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de organisatie en de contractant. De organisaties spannen zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kunnen de organisaties ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de organisaties

Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de organisatie en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de organisatie doelstellingen, denk daarbij o.a. aan duurzaam inkopen, waaronder het creëren van de mogelijkheid tot arbeidsparticipatie voor burgers met een grote afstand tot de arbeidsmarkt.

De organisatie stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop

Zowel de organisaties als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De organisatie verlicht deze lasten door:

• •

  proportionele eisen en criteria te stellen;

• •

  inkoopproces efficiënt uit te voeren, door bijvoorbeeld het digitaal beschikbaar stellen van aanbestedingsdocumenten en de mogelijkheid om digitaal in te schrijven;

• •

  gebruik te maken van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

3.1 Algemeen juridisch kader

De organisaties leven de relevante wet- en regelgeving zoals hierna vermeld na.

Uitzonderingen op de (Europese) wet- en regelgeving zullen door de organisaties restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). De Europese richtlijnen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten komen voort uit de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging. Een belangrijk doel van deze reglementen is het stimuleren van vrije handel en eerlijke concurrentie tussen de Europese lidstaten;

• •

  Gids Proportionaliteit: deze Gids beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. De verwijzingen naar wetsartikelen betreffen artikelen uit de in 2016 herziene Aanbestedingswet 2012;

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is het Europees standaardformulier dat in Nederland wordt toegepast op aanbestedingen zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel. Het UEA is een Eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. Inschrijvers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij in-schrijving te verstrekken, hetgeen de administratieve lasten verlicht;

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor de totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten. Ingevolge artikel 3:14 Burgerlijk Wetboek mag een bevoegdheid, die de organisaties op grond van het burgerlijke recht heeft, niet worden uitgeoefend in strijd met geschreven of ongeschreven regels van publiekrecht.

• •

  Wetgeving: op de basis waarvan de organisaties administratie worden gecontroleerd en waarin de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld;

• •

  Agreement on Government Procurement, (GPA): Door de Wereld Handels Organisatie (WHO) zijn diverse verdragen gesloten met de deelnemers. Eén van die verdragen is de Agreement on Government Procurement, (GPA) waarbij 28 landen afspraken hebben gemaakt over vrije toe-gang tot elkaars overheidsopdrachten die betrekking hebben op werken, leveringen en specifieke diensten;

• •

  Wet openbaarheid van bestuur: De aanbestedingsrichtlijnen geven aan dat er richting inschrijvers objectief, transparant en non-discriminatoir moet worden gehandeld. De Organisaties houden zich aan die uitgangspunten, maar zal geen concurrentiegevoelige informatie, die zij in het kader van een aanbesteding heeft ontvangen, aan derden ontsluiten.

3.2 Uniforme documenten

De organisaties streven er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De organisaties passen in ieder geval en indien van toepassing de volgende uniforme documenten toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016);

• •

  Reglement Commissie van Aanbestedingsexperts 1 februari 2016;

• •

  VNG Algemene Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Gedragsverklaring aanbesteden;

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012) voor werken;

• •

  Uniforme Administratieve Voorwaarden geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005);

• •

  Milieucriteriadocumenten.

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• a.

  De organisatie neemt bij inkopen boven de (Europese) drempelwaarden en bij inkopen van overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • •

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;

  • •

    Non-Discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;

  • •

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;

  • •

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De organisatie past het beginsel van proportionaliteit toe bij de aan inschrijvers en inschrijvingen te stellen eisen, voorwaarden en criteria en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Het proportionaliteitsbeginsel uit de Aanbestedingswet is daarbij geconcretiseerd in de Gids Proportionaliteit, waarbij zowel de wet als de gids het proportionaliteitsbeginsel ruimer uitleggen dan alleen de eisen/voorwaarden;

  • •

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de aanbestedende dienst.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De organisatie neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel, rechtszekerheidsbeginsel en het beginsel van fair play.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang passen de organisaties de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de organisatie een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de organisatie op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals vak- of dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaatbesluiten van de organisaties. De organisaties willen slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en privaatrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het bestuur van de organisatie die dit beleid heeft vastgesteld en voor zover het één en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is.

3.7 Doorlegging aanbestedingsverantwoordelijkheid

Daar waar de organisatie subsidies of uitvoeringsverantwoordelijkheid op specifieke beleidsterreinen aan derden verstrekt, kan voor die partij de verplichting ontstaan dat zij onder het zelfde inkoopregime valt als de organisatie. Zij heeft dan dezelfde verplichtingen met betrekking tot aanbesteden als de organisatie. In voorkomende gevallen zal deze verplichting in de subsidiebeschikking dan wel overdrachtsdocument uitvoering worden opgenomen.

3.8 Inwerkingtreding

Dit inkoopbeleid treedt in werking na vaststelling door het bestuur van de betreffende deelnemende organisatie op 6 maart 2018. Op deze datum wordt het inkoopbeleid dat is vastgesteld op 3 december 2013 ingetrokken.

4.1 Integriteit

• a.

  De organisaties stellen bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  De organisaties hebben hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de voor hen vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. In de beoordeling van aanbiedingen mogen dan ook geen politieke en/of ideologische aspecten worden betrokken.

• b.

  De organisatie contracteert enkel integere ondernemers.

  De organisaties willen enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden zoals genoemd in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet 2012, het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden of het toepassen van de Wet Bibob (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur).

  Contractant en haar onderaannemers, dienen daarbij de naleving van de universele rechten van de mens, waaronder; vakbondsvrijheid en het verbod op kinderarbeid, gedwongen arbeid en discriminatie, te respecteren. Contractant heeft daarbij een inspanningsverplichting om dit afhankelijk van een redelijke inschatting van de risico’s bij haar onderaannemers te controleren en te borgen.

  Ondernemers die niet aan voorgaande voldoen worden uitgesloten van deelname aan aanbestedingen die door de deelnemende organisaties worden uitgeschreven.

4.2 Duurzaam inkopen

• a.

  Bij inkopen neemt de organisatie milieuaspecten in acht.

  De organisatie heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt onder andere tot uitdrukking in het volgende:

  • •

    bij de product- en marktanalyse inventariseert de organisatie welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

  • •

    in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen conform de milieucriteriadocumenten?1;

  • •

    de organisatie streeft ernaar om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.);

  • •

    de organisatie zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

  Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return on Investment (SROI). De organisatie heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en/of personen met een grote afstand tot het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

  Waar mogelijk zal de organisatie haar positie als opdrachtgever aanwenden om arbeidsparticipatie van specifieke doelgroepen uit de samenleving te realiseren. Daartoe hebben de deelnemers een SROI beleid vastgesteld.

  Voor een aantal productgroepen die door de organisaties worden ingekocht bestaan “eerlijke handel” varianten. Bij aanbestedingen waar een “eerlijke handel” variant beschikbaar is, zal dit in de gunningsvoorwaarden worden betrokken.

4.3 Innovatie

De organisaties moedigen – daar waar mogelijk - innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten de organisaties ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. De organisatie participeert daartoe in initiatieven die dit ondersteunen en hanteert de daarvoor in de aanbestedingswet beschreven procedures.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De organisatie acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor ondernemersrelatie

• a.

  De organisatie acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

  De organisaties streven naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De organisatie moet in het beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De organisatie kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de organisatie door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De organisaties kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemers-relatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale en regionale economie & MKB

• a.

  In gevallen waar een enkelvoudige inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers.

  Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de organisaties moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen, indien door de keuze van lokale ondernemers onvoldoende marktwerking ontstaat. Lokale/regionale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b.

  De organisaties houden rekening met het midden- en kleinbedrijf (MKB) en startende ondernemers.

  Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De organisaties houden echter bij hun inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en startende ondernemers binnen haar grondgebied in het oog. Dit kunnen de organisaties o.a. doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria en informeren van deze ondernemers van op handen zijnde inkoop- en aanbestedingstrajecten via de websites van de organisaties.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De deelnemende organisaties werken samen op gebied van inkoop en aanbesteden. Zij hanteren het zelfde inkoopbeleid, -voorwaarden en hebben een gemeenschappelijk klachtenmeldpunt aanbesteden.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteren de organisaties het principe van drempelbedragen volgens het schema, zoals in hoofdstuk 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures. De organisatie zal op basis van geschatte opdrachtwaarde de in het betreffende schema vermelde procedures hanteren.

Indien dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de potentiële inschrijvers opereren, kan de organisatie kiezen voor een andere procedure dan uit het betreffende schema volgt. Deze afwijkende keuze wordt genomen op basis van een gemotiveerde markt benaderings-strategie, altijd met de doelstelling om het product, de dienst of het werk tegen een optimale prijs/kwaliteitverhouding en met oog voor mens en maatschappij in te kopen en binnen de wet en regelgeving t.a.v. het verstrekken van overheidsopdrachten.

Onderwerpen die in deze overweging worden betrokken zijn onder andere: voorkomen marktverschraling, lokale/regionale omstandigheden, specifieke kenmerken van de betreffende markt en ondernemers die in de betreffende markt actief zijn.

5.6 Raming en financieel budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De organisatie wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen de organisaties een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).

De organisaties stellen uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en de inschrijving die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Selectie-, gunningscriteria en wegingen worden in geval van openbare aanbestedingen altijd vooraf bekend gemaakt. In geval van onderhandse aanbestedingen is intern vastgelegd waarom de betreffende ondernemers zijn uitgenodigd.

De organisatie wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen en zal in geval van sterke vermoedens van belemmering van vrije marktwerking dit melden bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

5.8 Bijzondere situaties

Hierna zijn een aantal bijzondere situaties benoemd met een relatie tot inkoop en aanbesteden. Het is geen limitatieve opsomming maar betreft de meest voorkomende bijzonder situaties.

6.1 Inkoop in de organisatie

De organisaties hebben gekozen voor gemeenschappelijk inkoopbeleid zodat zij met name bij gemeenschappelijke aanbestedingen dezelfde uitgangspunten hanteren. Daarnaast wordt er zo uni-ormiteit bij het inkopen en aanbesteden voor ondernemers gecreëerd. De verschillende deelnemende organisaties kunnen eigen uitvoeringsregels opstellen op basis van dit beleid. De deelnemende organisaties streven er wel naar deze uitvoeringsregels met elkaar af te stemmen en zoveel mogelijk gelijk te houden.

6.2 Verantwoordelijkheden en uitvoering

De besturen van de deelnemende organisaties zijn verantwoordelijk voor de vaststelling en uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De uitvoering en bewaking van het inkoopbeleid is belegd bij de daartoe aangewezen medewerkers van de organisatie.