Regeling Budgetbeheer 2022 gemeente Maasdriel

1. Het college mandateert de budgetten aan de gemeentesecretaris conform de geldende mandaatregeling.

2. De gemeentesecretaris mandateert aan de manager.

3. Het overzicht van de managers en de aan hen toegewezen budgetten is vastgelegd in de financiële administratie..

4. Wijzigingen in de autorisaties van de managers worden vastgelegd in de financiële administratie.

5. De gemeentesecretaris is manager van de budgetten van het college van burgemeester en wethouders.

6. De griffier is manager voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

1. Managers kunnen de aan hen toegewezen budgetten ondermandateren aan budgethouders en budgetbeheerders.

2. Het overzicht van de budgetbeheerders en de aan hen toegewezen budgetten is vastgelegd in de financiële administratie. Wijzigingen in autorisaties van de budgetbeheerders worden schriftelijk door de budgethouder en/of manager gemeld en worden door Financiën verwerkt.

3. Wijzigingen in de autorisaties van de budgetbeheerders worden vastgelegd in de financiële administratie en gearchiveerd.

4. Bij afwezigheid van een budgethouder of budgetbeheerder wordt bij vervanging uitgegaan van de volgende voorkeursvolgorde:

• a.

  Horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgethouders en budgetbeheerders als eerste keus

• b.

  Verticale vervanging naar een eerstvolgend lager hiërarchisch niveau van de te vervangen budgethouder of budgetbeheerder als tweede keus

5. De vervanging van budgethouders en budgetbeheerders wordt geregistreerd in het financieel systeem voor de duur van de afwezigheid. Het valt onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder of budgetbeheerder om dit te regelen.

1. De manager legt op de formele momenten in de planning & control-cyclus verantwoording af over het gebruik van het toegekende budget, zowel inhoudelijk als financieel, op de daarvoor gestelde werkwijze.

2. De budgethouder is binnen de gegeven mandatering verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

3. De manager blijft eindverantwoordelijk voor zijn/haar budgetten die gemandateerd zijn aan budgethouders en budgetbeheerders

4. De budgethouder fiatteert, na controle op prestatielevering, de gecodeerde factuur van de budgetbeheerder. Op deze manier wordt het vier-ogen-principe gewaarborgd.

5. De budgethouder fiatteert de inkoopfacturen tijdig, zodat de wettelijke betalingstermijn niet wordt overschreden.

1. De budgetbeheerder is belast met de realisering van de doelstellingen, prestaties en resultaten verbonden aan de aan hem/haar gemandateerde budgetten. De budgetbeheerder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder en de budgethouder weer aan de manager.

2. De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de manager belast met bewaking en verantwoording van de besteding van het budget.

3. De budgetbeheerder stelt vast of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs en kwantiteit en legt dit vast conform de Richtlijnen Prestatielevering.

4. De budgetbeheerder zorgt ervoor dat de afhandeling van de inkoopfacturen binnen 10 werkdagen zijn uitgevoerd, zodat een tijdige betaling binnen de wettelijke termijn gedaan wordt.

5. De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de manager verantwoordelijk voor de door hem/haar aangeleverde gegevens ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de planning- & controlcyclus.

6. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder wordt bij vervanging uitgegaan van horizontale vervanging binnen het niveau van gelijkwaardige budgetbeheerders binnen het team.

7. De vervanging van budgetbeheerder wordt geregistreerd in het financieel systeem voor de duur van de afwezigheid. Het valt onder de verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder om dit te regelen.

8. De budgetbeheerder zorgt voor aanlevering van gegevens met betrekking tot inkomsten (subsidies, bijdragen, etc.) binnen 10 werkdagen na ontvangst van de beschikking/bevestiging aan de financiële administratie. De te ontvangen bedragen worden verwerkt in de financiële administratie.

1. De budgethouder/-beheerder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten voor de producten met de bijhorende aan hem/haar toegewezen budgetten.

2. Voor bestellingen en opdrachtverstrekkingen worden de regels gehanteerd zoals vastgelegd in de geldende Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de geldende mandaatregeling.

1. Dreigende budgetafwijkingen op het budget van een subtaakveld van een budgetbeheerder worden (indien mogelijk) vooraf besproken met de manager en/of de budgethouder. De manager besluit of de budgetafwijking via een apart voorstel of in de bestuursrapportage of jaarrekening wordt verantwoord.

2. De verwerking van budgetafwijkingen in de bestuursrapportage en jaarrekening is opgenomen in de financiële verordening.

1. Een beroep op de post Onvoorzien is slechts mogelijk met een collegebesluit.

2. Stelposten horen bij producten en vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder/-beheerder. Het zijn zijn/haar taak om invulling te geven aan de stelposten voor het lopende begrotingsjaar is verstreken.

3. De concerncontroller is de budgethouder van de post Onvoorzien.

4. De post Onvoorzien en het begrotingssaldo worden beheerd door Financiën.

1. De na afloop van het boekjaar resterende budgetten van producten vallen in het rekeningresultaat, met uitzondering van derden verkregen gelden met een bestedingsplicht en/of verantwoordingsplicht.

2. Een opname in de reserve ‘Budgetoverheveling’ is mogelijk voor incidentele (project)budgetten, onder de voorwaarden dat de bestuurlijke en maatschappelijke noodzaak tot uitvoering vooralsnog aanwezig blijft. Concerncontrol en senior financieel adviseur adviseren hierover de gemeentesecretaris.

De budgetoverhevelingen worden verwerkt in de jaarrekening als de aanvragen voldoen aan de voorwaarden:

• o

  Het is een bestaand incidenteel budget

• o

  Het bedrag is niet lager dan € 10.000

• o

  De activiteit wordt in het volgende jaar uitgevoerd

• o

  Het college heeft ingestemd

3. Over de investeringen vindt in het kader van de jaarrekening overleg plaats tussen de manager, budgethouder/-beheerder en Financiën. Er wordt per investering bepaald of dat ze doorlopen naar het volgende boekjaar of dat ze kunnen worden afgesloten. Het overzicht met deze restantkredieten wordt bij de jaarrekening gepresenteerd.

1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat 2 of meer budgethouders of 2 of meer budgetbeheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget.

2. Een budgethouder kan ook een budgetbeheerder zijn, mits voldaan wordt aan het vier-ogen-principe.

3. De functie van budgethouder/-beheerder is onverenigbaar met de volgende functies op Financiën:

• o

  Kassier

• o

  Registrerende functie

• o

  Controlerende functie

4. De artikelen genoemd onder 10.1, 10.2 en 10.3 zijn systeemtechnisch vastgelegd in het financieel systeem.

5. Een budgethouder/-beheerder mag inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling aan de orde is niet behandelen. Deze inkoopfacturen worden door de plaatsvervanger behandeld.

1. In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

1. Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling Budgetbeheer 2022 gemeente Maasdriel.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2022. Op dat tijdstip vervalt de op 28 september 2016 vastgestelde “Regeling Budgetbeheer 2016 gemeente Maasdriel’.