Reglement voor de besluitvorming en overige werkzaamheden van de adviescommissie bezwaarschriften als zijnde bestuursorgaan

Ondertekening

Toelichting op het reglement

Algemeen

De Adviescommissie bezwaarschriften (hierna: commissie) is door de raad, het college en de burgemeester ingesteld om hen van advies te dienen over bezwaarschriften die zijn gericht tegen door hen genomen besluiten.

Sinds de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State d.d. 19 maart 2003, LJN AF6023, is duidelijk dat de Adviescommissie bezwaarschriften niet alleen een adviesorgaan, maar ook een bestuursorgaan is.

In de Verordening Adviescommissie bezwaarschriften (hierna: verordening) zijn regels neergelegd met betrekking tot de adviestaak van de commissie. De raad en ook het college en de burgemeester hebben zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent. Dit is anders als het gaat om de bevoegdheden die de commissie toekomen omdat zij bestuursorgaan is. De andere bestuursorganen van de gemeente hebben geen zeggenschap over de uitoefening van bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan. Voor de besluitvorming van de commissie kan in de verordening dan ook geen regeling worden getroffen; vandaar dat de commissie het een en ander zelf regelt in dit reglement.

De commissie heeft voor haar handelen als bestuursorgaan dan ook dit reglement vastgesteld.

Verzoeken op grond van de WOB en de WBP

Omdat de commissie voornamelijk met verzoeken op grond van de WOB en de WBP zal worden geconfronteerd, wordt op deze wetgeving nader ingegaan.

Wet openbaarheid van bestuur

Ingevolge artikel 3, eerste lid, van de WOB kan een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. In artikel 1, onder a, van de WOB is de definitie van “document” neergelegd.

Artikel 1, onder a

Document: een bij een overheidsorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat.

Onder berusten moet worden verstaan: feitelijk aanwezig zijn. Het feitelijk aanwezig zijn moet echter niet te strikt worden opgevat. Als het in de rede ligt dat een document bij een overheidsorgaan aanwezig is, maar zich feitelijk elders bevindt, dan wordt het document toch geacht bij dat overheidsorgaan te berusten. Het orgaan dient ervoor te zorgen dat het weer de feitelijke beschikking over het document verkrijgt.

Voorgaande betekent dat de commissie moet beslissen op WOB-verzoeken om documenten die onder haar berusten. Het gaat dan om alle documenten die vanuit de commissie worden verzonden en om alle documenten die aan de commissie zijn gericht.

Het feit dat de documenten na een zekere periode worden gearchiveerd en het college hier een zorgplicht voor heeft, doet hieraan niet af: niet het college, maar de commissie is het bestuursorgaan dat op het WOB-verzoek om het betreffende document moet beslissen.

Sommige stukken kunnen bij meerdere bestuursorganen worden opgevraagd. Het advies van de commissie kan bijvoorbeeld na het moment van aanbieding aan de raad, het college of de burgemeester, niet alleen worden opgevraagd bij de commissie maar ook bij het betreffende bestuursorgaan.

Wet bescherming persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is volgens artikel 1, onder d, van de WBP de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In de publieke sector geldt het krachtens het geldende staats- en bestuursrecht bevoegde bestuursorgaan als de verantwoordelijke. Ook de commissie kan derhalve als verantwoordelijke in de zin van de WBP worden aangemerkt.

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de afhandeling van bezwaarschriften vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de commissie. Als de betrokkene, dat wil zeggen degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, zijn rechten op grond van de WBP geldend wil maken, zal hij zich tot de commissie moeten richten. Het gaat hier dan om het recht op inzage en het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming (artikel 35 en 36 WBP).

Besluitvorming

Primaire besluitvorming

Binnen de commissie is een functionele onderverdeling in kamers gemaakt. Deze kamers houden zich bezig met de voorbereiding van besluiten van de commissie. De verschillende kamers bereiden zelf de besluiten voor die te maken hebben met het handelen en de advisering van die kamer alsmede de besluiten die worden genomen op grond van algemene wetgeving, zoals de WOB en de WBP.

Om de besluitvorming op een zo eenvoudig mogelijke wijze te laten plaatsvinden, die bovendien zo min mogelijk belastend is voor de commissieleden, heeft de commissie besloten om de uitoefening van diverse bevoegdheden te mandateren aan de voorzitter en is eveneens toestemming verleend tot het opdragen van die bevoegdheden aan de secretaris. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in het mandaatoverzicht van de commissie als bestuursorgaan.

Een primair besluit dat in mandaat is genomen wordt op de volgende wijze ondertekend:

adviescommissie bezwaarschriften,

namens deze,

(naam secretaris),

secretaris algemene kamer.

Besluitvorming in bezwaar

Alle bezwaarschriften worden afgedaan door de algemene kamer.

Als een bezwaarschrift wordt ingediend tegen een besluit van de commissie, hoort de commissie de bezwaarmaker en eventuele overige belanghebbenden op grond van artikel 7:5 van de Awb zelf. Het horen geschiedt door de betreffende kamer en de besluitvorming vindt plaats door (één van) de voorzitter(s) en twee leden van de deze kamer. Bij het horen is het mogelijk dat er een “meelezend lid” is. Bij de besluitvorming geldt echter een quorum van drie leden, waaronder de voorzitter.

Van belang is dat de termijn om op het bezwaarschrift te beslissen maximaal 10 weken is (inclusief 4 weken verdaging).

Een besluit op bezwaar wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris en wel op de volgende wijze:

adviescommissie bezwaarschriften,

voorzitter van de algemene kamer,

secretaris van de algemene kamer.

Besluiten van de commissie

Besluiten die niet in mandaat, maar door de commissie zelf worden genomen, zoals bijvoorbeeld het mandaatbesluit, worden bij meerderheid van stemmen genomen. Deze besluiten worden ondertekend door de voorzitters van de kamers.

Klachtafhandeling

Ingevolge artikel 9:1 van de Awb heeft een ieder het recht om bij een bestuursorgaan te klagen over de wijze waarop dat bestuursorgaan of een onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan werkzame persoon zich in een concrete situatie jegens de klager of iemand anders heeft gedragen.

Blijkens de uitspraak van de Afdeling is de secretaris van de commissie, hoewel ambtenaar van de gemeente, in zijn functie onafhankelijk van het college en valt hij in zoverre niet onder diens verantwoordelijkheid.

Voorgaande betekent dat niet alleen klachten over de commissie als geheel of over een commissielid, maar ook klachten over de secretaris moeten worden afgedaan door de commissie zelf.

Eveneens kan een klacht over de commissie worden ingediend bij de Nationale Ombudsman.

De commissie houdt een registratie van de klachten bij en publiceert daarover in het jaarverslag.

Vergoedingen

In de Verordening geldelijke en secundaire voorzieningen raads- en commissieleden gemeente Leeuwarden is bepaald dat de voorzitters en leden van de commissie een vergoeding per zittingsavond krijgen en ook de voorzitters vergoeding ontvangen per bezwaarschrift en klacht die zonder hoorzitting wordt afgedaan. Ook ontvangen de voorzitters en leden een reiskostenvergoeding.

Bij het toekennen van de vergoedingen is het niet van belang of de voorzitter en leden werkzaamheden hebben verricht voor de commissie als adviesorgaan of voor de commissie als bestuursorgaan. Op één zittingsavond worden immers zowel bezwaarmakers gehoord die een bezwaarschrift hebben ingediend tegen een besluit van de commissie als bezwaarmakers die een bezwaarschrift hebben ingediend tegen een besluit van het college, de burgemeester of de raad. Ook worden indieners van klaagschriften op deze zittingsavond gehoord.

De commissie wordt in principe vertegenwoordigd door de secretaris. Als de voorzitter of een commissielid met de secretaris naar de zitting mee wil gaan, wordt dit niet vergoed.

Aldus vastgesteld op 14 oktober 2005 bij schriftelijke stemming.

De heer mr. S.H. Spoormans, voorzitter van de algemene kamer,

De heer mr. W. Roerdink, voorzitter van de algemene kamer,

De heer mr. H.D.S.S. Roescher, voorzitter van de algemene kamer,

De heer mr. J.J. Beswerda, voorzitter van de sociale zekerheidskamer,

De heer mr. B.H. Abbing, voorzitter van de personeelskamer.