Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR713086
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR713086/1
Rechtmatigheidsprotocol 2023-2025
Geldend van 03-01-2024 t/m heden
Intitulé
Rechtmatigheidsprotocol 2023-2025Reikwijdte rechtmatigheidscontrole
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen".
De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.
De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening.
Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:
- •
begrotingscriterium
- •
voorwaardencriterium
- •
misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheids-verantwoording. Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Het begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.
Van begrotingsonrechtmatigheid is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3).
Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de Gemeenteraad en het College van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot.
Bijvoorbeeld met betrekking tot afwijkingen van de begroting die in de laatste vier maanden van het begrotingsjaar ontstaan, hebben diverse gemeenten (w.o. gemeente Oirschot) afgesproken dat die in december nog in de gemeenteraad moeten worden behandeld en vastgesteld. Andere gemeenten hebben afgesproken dat het tijdig is als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. Deze interne afspraken bepalen wat tijdig en niet tijdig is.
De auditcommissie heeft op 14 november 2023 ingestemd met het volgende voorstel: Omdat het niet haalbaar is om begrotingsafwijkingen die ontstaan in de periode na de peildatum van de laatste burap van het boekjaar, nog in december in de raad te behandelen, stellen we voor dat daarvoor geldt dat het tijdig is als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht.
Verschillende typen begrotingsoverschrijdingen
In de vigerende kadernota rechtmatigheid 2018 (aangevuld met Kadernota rechtmatigheid 2023) van de commissie Besluit begroting en verantwoording (commissie BBV) staan zeven verschillende typen begrotingsoverschrijdingen genoemd. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat naar de mening van de commissie BBV de consequentie van ieder type overschrijding moet zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen worden onderkend: |
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor de verantwoording |
Onrechtmatig, en telt mee voor de verantwoording |
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. |
|
X |
Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij (de accountant) ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. |
|
X |
Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. |
X, worden wel zichtbaar gemaakt in de verantwoording |
|
Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. |
X, worden wel zichtbaar gemaakt in de verantwoording |
|
Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen |
|
X |
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.
|
X |
X |
Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings-en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.
|
X |
X |
Het voorwaardencriterium
Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het Normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken.
Het voorwaardencriterium veroorzaakt in belangrijke mate de inspanningen die nodig zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Door het aanbrengen van beperkingen in de toepassing van genoemde aspecten kunnen de te verrichten interne controle-inspanningen beperkt worden en is de kans op een niet-goedkeurend oordeel verkleind. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen.
Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hier buiten.
Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.
Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan:
-
“Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:
-
“Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”.
De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (afgekort M&O) te voorkomen. De controle richt zich op:
- •
toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen.
- •
Actualiteit van het M&O-beleid.
Allereerst zijn preventieve en controlerende maatregelen in landelijke wet- en regelgeving opgenomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan inkomens- en vermogenstoetsen bij uitkeringen en voorzieningen in het sociaal domein.
Daarnaast hebben wij structurele, preventieve maatregelen tegen fraude genomen in kwetsbare processtappen binnen de financiële processen. Door interne beheersmaatregelen als systeemcontrole, 4 ogen principe en bestandsvergelijking wordt het voorkomen van financiële misstanden geborgd. Ook bij de kwaliteitscontroles en de verbijzonderde interne controles is aandacht voor fraudesignalen.
Als aanvulling op de beheersmaatregelen laat het college een frauderisicoanalyse uitvoeren. De frauderisicoanalyse is een middel om bewustzijn, inzicht, passende beheersmaatregelen en borging daarvan te verschaffen. Het doel is de mogelijkheden van doelbewust frauduleus handelen door inwoners, bedrijven, partners (externen) en gemeenteraad, college, leidinggevenden en medewerkers (internen) te voorkomen of te beperken. Doordat de frauderisicoanalyse elk jaar wordt herhaald, waarbij de eerder genomen beheersmaatregelen worden geëvalueerd, ontstaat een dynamisch en cyclisch verbeterproces.
Normenkader en hardheidsclausule
In bijlage 1 is het voorlopig Normenkader voor 2023 opgenomen. Aan het begin van het boekjaar wordt het voorlopig normenkader door de raad vastgesteld. Het Normenkader wordt aan het einde van het boekjaar definitief vastgesteld. Het definitief Normenkader is het voorlopig normenkader aangevuld met Wet- en regelgeving die in de loop van het boekjaar is vastgesteld en inwerking is getreden. Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het onmogelijk te garanderen dat dit kader limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet dan wel (interpretatie)ruimte laat, het college gemandateerd is om beslissingen te nemen. Beslissingen van het college in deze worden ter kennis van de raad gebracht.
Te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens
Verantwoordingsgrens
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:
-
“De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de recht-matigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”.
De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden.
De gemeente Oirschot kiest voor een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Hierbij vindt aansluiting plaats met de grens van 1% voor de accountant ten behoeve van de afgifte van de goedkeurende controleverklaring (goedkeuringstolerantie).
De rechtmatigheidsverantwoording van het college bevat het totaal aan afwijkingen voor zover die (samen met eventuele andere financiële onrechtmatigheden) boven de door de raad vastgestelde grens (van 1% van de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves) uitkomen. Voor de toelichting op de afwijkingen die passen binnen de gemaakte afspraken tussen de raad en het college wordt vervolgens verwezen naar de programma’s.
Rapportagegrens
Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting louter bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting raad.
Deze rapportagegrens wordt vastgesteld op 0,2%. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant gold tot en met 2022 om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.
Met een voorbeeld geïllustreerd betekent dit
Totale lasten incl. dotaties aan de reserves |
Verantwoordingsgrens t.b.v. rechtmatigheidsverantwoording van 1% |
Rapportagegrens waarboven onrechtmatigheden worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering van 0,2% van de verantwoordingsgrens: |
€ 48.636.000 |
€486.360 |
€97.272 |
Rapportering door het college
College: rechtmatigheid:
Vanaf 2023 rapporteert het College twee keer per jaar over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles. De eerste rapportage zal plaatsvinden voor het zomerreces en de tweede rapportage zal plaatsvinden voor het einde van het kalenderjaar. Bevindingen zullen worden gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag.
Bijlage 1: Definitief normenkader 2023
In het navolgende overzicht is een inventarisatie per specifieke activiteit gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de Gemeente Oirschot relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen:
Specifieke activiteit
In deze kolom wordt een algemene omschrijving gegeven van de specifieke activiteiten.
Wetgeving extern
In deze kolom wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeente Oirschot.
Regelgeving intern
Voor de uitvoering van de algemene wet- en regelgeving zal de Gemeenteraad eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. In deze kolom zijn de binnen de Gemeente Oirschot geldende verordeningen en beleidsregels opgenomen, die mogelijk financiële beheerhandelingen bevatten. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven mogen worden gedaan, worden onder meer ontleend aan de begroting, de beheerverordening en het delegatie- en mandaatbesluit.
Specifieke activiteit |
Wetgeving extern |
Regelgeving intern |
Verzorgen basis-, speciaal- en voortgezet onderwijs |
|
|
Leerlingenvervoer |
|
|
Maatschappelijke Ondersteuning |
|
|
Kinderopvang en peuterspeelzalen |
|
|
Sociale inkomensvoorzieningen |
|
|
Ontwikkelhulpverlening |
Wet Gemeentelijke schuldhulpverlening |
|
Jeugdhulp |
Jeugdwet |
|
Bouwen (incl. Gebruikersvergunningen) |
Wet Administratieve bepalingen omgevingsrecht (Wabo) |
|
Grondexploitatie |
|
|
Wonen, economie en beheer Gemeentelijke panden en accommodaties |
|
|
Telecommunicatie |
Telecommunicatiewet |
|
Marktgelden |
Gemeentewet |
|
Handhaving |
Gemeentewet |
|
Voorkomen vervuiling |
|
|
Algemeen welzijn en sport |
|
|
Cultuur en lokale media |
|
|
Monumenten |
Wijzigingswet Monumentenwet 1988 |
|
Burgerlijke stand en afgifte documenten |
|
|
Bestuur |
|
|
Bestuurlijke samenwerking |
Wet Gemeenschappelijke regelingen |
|
Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid |
|
|
Belastingen |
|
|
Algemeen financieel middelenbeheer |
|
|
Treasurybeheer |
Wet financiering decentrale overheden |
|
Legesheffing |
|
|
Dienstverlening |
Gemeentewet |
|
Inkopen en contractbeheer |
|
|
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl