Normenkader en Toleranties Veiligheidsregio Flevoland 2020 - 2023

In de Controleverordening Veiligheidsregio Flevoland artikel 2, lid 2 staat dat jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarrekening een aantal zaken moet worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Het gaat om de volgende tekst:

Artikel 2, lid 2:

“Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het Algemeen Bestuur in overleg met de accountant vast:

- de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening;

- de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen;

- het door de accountant te hanteren normatief kader bij zijn onderzoek naar het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties”.

Dit document voorziet hierin. In hoofdstuk 5 is het normenkader voor de controle op rechtmatigheid opgenomen. Dit normenkader is een schematische weergave van alle interne en externe regelgeving die van invloed is op de belangrijkste processen binnen Veiligheidsregio Flevoland.

In hoofdstuk 6 van dit document is opgenomen welke toleranties worden geaccepteerd door de accountant. Dit betreft de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties.

De drie onderdelen zoals hierboven genoemd werden ieder jaar opnieuw vastgesteld. In samenspraak met de accountant werd in 2012 voorgesteld het normenkader en de toleranties voor vier jaren vast te stellen. Tussentijdse aanpassing naar aanleiding van veranderende wet- en regelgeving was hierbij altijd mogelijk.

In 2019 zijn veranderingen opgetreden waardoor het normatief kader geactualiseerd moest worden. Door aanpassing van diverse regelingen moeten de verwijzingen in het normenkader aangepast worden.

Het normenkader en de toleranties worden nu vastgesteld voor de jaren 2020 t/m 2023.

1.2 Wettelijk kader

De Gemeentewet, art. 213 lid 2, schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW (Gemeentewet) bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke interne en externe wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.

Met dit controleprotocol stelt de Veiligheidsregio Flevoland nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar.

1.3 Procedure

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt overleg periodiek plaats tussen de accountant en de teamleider financiën en eventueel de directeur bedrijfsvoering kolom brandweer. Binnen een week van de algemene controles koppelt de accountant haar bevindingen terug aan de organisatie.

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening, die wordt uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• 1.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• 2.

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• 3.

  het in overeenstemming zijn van de door de voorzitter van de veiligheidsdirectie opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• 4.

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder interne verordeningen ”.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend:

het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Wij stellen voor geen extra aandacht aan genoemde controlecriteria te besteden.

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2020 is limitatief gericht op:

4.1 Externe wet- en regelgeving

De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheerhandelingen betreffen of kunnen betreffen;

4.2 Interne regelgeving de naleving van de volgende kaders:

• •

  de begroting

• •

  de gemeenschappelijke regeling

• •

  de overige interne regelgeving, zoals opgenomen in de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole” (bijlage 1 van dit protocol).

Deze overige interne regelgeving voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheerhandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheerhandelingen, tenzij tegen derden aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur in verordeningen vastgestelde (financiële) regels of door hogere overheden vastgestelde (financiële) regels betreft. Met andere woorden: interne regels van het algemeen bestuur naar ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur vallen daar in principe buiten, tenzij de bestuursbesluiten een noodzakelijke

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheers handelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten, Gemeenteraden en Algemene Besturen mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring.

De minimumeisen zijn:

De goedkeuringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd:

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Veiligheidsregio Flevoland heeft de minimumeisen overgenomen.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Fouten of onzekerheden boven dit bedrag worden aan het Algemeen Bestuur door de accountant altijd gerapporteerd.

De rapporteringtolerantie stelt het Algemeen Bestuur vast op een percentage van 25% van de

goedkeuringstolerantie. Geconstateerde fouten en/of onzekerheden met betrekking tot (in het kader van het dechargeproces) politiek gevoelige onderwerpen dienen, ongeacht de omvang, te worden gerapporteerd.

Het normenkader en de toleranties zoals genoemd in hoofdstuk 5 en hoofdstuk 6 treden in werking per 1 januari 2020, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van de verslagjaren 2020 tot en met 2023. Dit onder gelijktijdige intrekking van “Normenkader en toleranties Veiligheidsregio Flevoland 2016 - 2019”.

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Normenkader en toleranties Veiligheidsregio Flevoland 2020 - 2023”.