Financiële Verordening BVEB 2023

Geldend van 30-12-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023

Intitulé

Financiële Verordening BVEB 2023

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard;

gelet op artikel 35 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, en

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, en

gelet op artikel 17 van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard;

besluit:

vast te stellen de Financiële Verordening BVEB 2023

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de bedrijfsvoeringseenheid en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de bedrijfsvoeringseenheid met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie;

  • bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, bedoeld in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard;

  • rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

Het bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een programma-indeling voor die bestuursperiode vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

  • 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

Het bestuur biedt de raden een nota aan voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet de directie voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

  • 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt de directie voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het bestuur voor. De directie informeert het bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie en rentelasten van de bedrijfsvoeringseenheid.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

  • 1. De directie informeert het bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de bedrijfsvoeringseenheid.

  • 2. De tussentijdse rapportage bevat in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van baten en lasten conform de indeling van de begroting

  • 3. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 7. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

In het kader van de actieve informatieplicht besluit de directie niet over onvoorziene financiële ontwikkelingen in de begroting, met een effect groter dan € 100.000 op de totale bijdrage van de deelnemers dan nadat de deelnemers zijn geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het bestuur te brengen.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

  • 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

  • 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directie aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

  • 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

  • 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

  • 2. De directie biedt het bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

  • 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

  • 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

  • 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

  • 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

    • a.

      Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

    • b.

      Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

    • c.

      De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

  • 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

  • 2. De directie zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

  • 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

In de begroting en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaats.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de bedrijfsvoeringseenheid aan overheidsbedrijven en derden waarbij de bedrijfsvoeringseenheid in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij het bepalen van de integrale kostprijs wordt rekening gehouden met de achtergebleven overheadkosten bij de deelnemers.

Artikel 15. Financieringsfunctie

Het bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Paragraaf 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de bedrijfsvoeringseenheid als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het afleggen van verantwoording door de directie aan het bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

  • h.

    het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 18. Interne controle

  • 1. Het bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert de directie daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 19 onder 5a. Daarnaast informeert de directie het bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

  • 2. De directie zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de bedrijfsvoeringseenheid met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden, de vorderingen van crediteuren, registergoederen en bedrijfsmiddelen periodiek worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt de directie maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 7. Slotbepalingen

Artikel 19. Intrekking oude regeling

De Financiële Verordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking daarvan en werkt terug tot en met 1 januari 2023.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening BVEB 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard van 5 december 2023.

De voorzitter,

Dhr. C.A.H. Zondag

De directeur,

Dhr. B.K.F. Cerutti

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 12

  • 1.

    Activa worden voor het eerst afgeschreven in het jaar na activering.

  • 2.

    Bij de berekening van de afschrijving wordt geen restwaarde gehanteerd.

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

  • 1.

    Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 50.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

  • 2.

    De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

  • a.

    hardware

4-7 jaar (afhankelijk van economische levensduur)

  • b.

    software

5-7 jaar (afhankelijk van economische levensduur)