Regeling vervallen per 01-11-2016

Mandaatregeling Leiden

Geldend van 01-10-2010 t/m 31-10-2016

Intitulé

Mandaatregeling Leiden

Burgemeester en wethouders van Leiden

Stellen vast de navolgende:

Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden

Artikel 1 Definities

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    het college: het college van burgemeester en wethouders van Leiden;

  • b.

    de burgemeester: de burgemeester van Leiden als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

  • c.

    de algemeen directeur: de gemeentesecretaris van Leiden;

  • d.

    de gemeente: de gemeente Leiden als publiekrechtelijk lichaam en als privaatrechtelijk rechtspersoon;

  • f.

    de raad: de gemeenteraad van Leiden;

  • g.

    mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;

  • h.

    volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • i.

    machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • j.

    afdelingsmanager: manager van een afdeling, directeur van een instelling en de teamleider Beheer en Onderhoud Vastgoed van de gemeente Leiden;

  • k.

    ambtelijk opdrachtgever: een door de algemeen directeur aangewezen ambtelijk opdrachtgever voor projecten en programma’s als bedoeld in artikel 9, eerste lid van het Organisatiebesluit Gemeente Leiden;

  • l.

    projectmanager: projectmanager werkzaam bij het Projectmanagementbureau van de gemeente Leiden.

Artikel 2 Algemeen

  • 1. Voor de toepassing van het mandaatbesluit en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging;

  • 2. Het mandaat omvat tevens alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;

  • 3. Tenzij sprake is van besluiten met een routinematig karakter geldt het mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, een commissaris van de Koningin en een college van Gedeputeerde Staten.

Artikel 3 Mandaat

  • 1. Het mandaatbesluit bevat in bijlage A een register waarin de bevoegdheden staan die aan het college en de burgemeester worden voorbehouden respectievelijk door het college en de burgemeester worden gemandateerd.

  • 2. Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de 1ste functionaris voor de in het register genoemde algemene en bij zijn functie genoemde specifieke aangelegenheden.

  • 3. De 1ste functionaris die het mandaat van het college of de burgemeester ontvangen heeft kan de door hem ontvangen bevoegdheden ondermandateren aan de 2de functionaris als bedoeld in het register.

  • 3. De 2de functionaris die het ondermandaat van de 1ste functionaris ontvangen heeft kan de door hem ontvangen bevoegdheden ondermandateren aan de 3de functionaris als bedoeld in het register.

  • 4. Er kunnen beperkingen worden verbonden aan het verlenen van mandaat of ondermandaat.

  • 5. Een mandaat en een ondermandaat worden schriftelijk verleend en worden ter kennis gebracht aan het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 4 Toepassing mandaat

  • 1. Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wettelijke regelingen, aanwijzingen, richtlijnen e.d. van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

  • 2. Indien aan een krachtens mandaat te nemen besluit financiële consequenties zijn verbonden, moeten deze blijven binnen de desbetreffende begrotingspost.

  • 3. Tenzij in bijlage A anders is aangegeven worden bij afwezigheid van functionarissen aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn gemandateerd deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.

  • 4. De functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein.

  • 5. De ambtelijk opdrachtgevers en de projectmanagers zoals genoemd in artikel 1 sub k. en l. maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik binnen de vastgestelde kaders van het project en binnen het voor het project toegekende budget.

Artikel 5 Intrekken mandaat

Diegene die mandaat of ondermandaat verleent kan deze geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan het bevoegde bestuursorgaan gezonden, tenzij het om een concrete, individuele aangelegenheid gaat.

Artikel 6 Vooroverleg

  • 1. Indien daartoe aanleiding is legt de functionaris een te nemen besluit vooraf aan de portefeuillehouder voor.

  • 2. Indien dit nodig wordt geacht wordt de zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan.

  • 3. Het bepaalde in het eerste lid vindt in elk geval toepassing indien:

    • a.

      het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid;

    • b.

      indien er rekening mee moet worden gehouden dat de portefeuillehouder en/of het bevoegde bestuursorgaan op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

    • c.

      uit een te nemen besluit niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien.

Artikel 7 Afstemming

  • 1. Indien bij een krachtens mandaat te nemen besluit een andere gemeentelijke afdeling belang heeft of het te nemen besluit het taakgebied van een andere afdeling raakt, legt de functionaris aan wie de bevoegdheid ter zake is gemandateerd, onverminderd hetgeen hierover in bijlage A is bepaald, de zaak vooraf voor aan de manager van die andere afdeling.

  • 2. Indien met de manager van die andere afdeling geen overeenstemming wordt bereikt, legt de functionaris de zaak voor aan de portefeuillehouder. Indien deze zulks nodig acht wordt de zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 8 Ondertekening

1.Ingeval de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

1. "Burgemeester en Wethouders van Leiden,

1. namens dezen,"

gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, zijn handtekening en zijn naam.

2.Ingeval de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

2. "De Burgemeester van Leiden,

2. namens deze,"

gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, zijn handtekening en zijn naam.

  • 3.

    In afwijking van het eerste lid geschiedt de ondertekening van uitgaande stukken door het bevoegde bestuursorgaan indien:

    • a.

      het een aan een wethouder verleend beslissingsmandaat betreft;

    • b.

      het een besluit tot een aanstelling in gemeentedienst betreft.

Artikel 9 Slotbepalingen en citeertitel

  • 1.

    Het Mandaatbesluit Leiden wordt ingetrokken.

  • 2.

    Het Mandaatregister wordt ingetrokken.

  • 3.

    Ondermandaten die op grond van het Mandaatbesluit Leiden en het Mandaatregister zijn verstrekt berusten mede op de mandaatregeling Leiden.

  • 3.

    Deze regeling treedt de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot 1 januari 2009.

  • 4.

    Bij strijdigheid tussen bovenstaande tekst en bijlage A gaat de tekst van bijlage A voor.

  • 4.

    Deze regeling wordt aangehaald als: mandaatregeling Leiden.

Toelichting op het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden

Inleiding

Er worden dagelijks in naam van de gemeente veel besluiten genomen, opdrachten verstrekt en overeenkomsten afgesloten. Het is voor een ieder van belang om te weten wie bevoegd is om zulke (rechts)handelingen te verrichten. De verdeling van deze bevoegdheden wordt geregeld in het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden (hierna: Mandaatregeling Leiden). De Mandaatregeling Leiden is vastgesteld door het college en de burgemeester.

Door het verlenen van mandaat worden het college en de burgemeester ontlast van besluitvormingstaken, zodat zij zich meer kunnen richten op de bepaling van de hoofdlijnen en het stellen van doelen voor de (middel-)lange termijn. Verder kan het verlenen van een bevoegdheid in mandaat ervoor zorgen, dat de administratieve procedures sneller doorlopen kunnen worden. Dit heeft tot gevolg dat de dienstverlening richting de burger kan verbeteren en de organisatie klantvriendelijker wordt, wat goed past in de doelstellingen van de gemeente Leiden, om de dienstverlening te verbeteren en de regeldruk te verminderen, zoals vastgesteld in het project ‘Minder en Beter’.

De mandaatregeling heeft verschillende gebruikersgroepen. Ten eerste zijn er externe gebruikers, die willen weten of iemand al dan niet bevoegd is. Daarnaast zijn er interne gebruikers, die bij het voorbereiden van een beslissing naar de juiste bevoegde functionaris zoeken. Tot slot is natuurlijk voor functionarissen zelf van belang te weten, waarvoor zij gemandateerd zijn c.q. welke bevoegdheden zij gemandateerd hebben.

Onderscheid mandaat, volmacht en machtiging

In de toelichting wordt het begrip mandaat gebruikt voor de verdeling van de bevoegdheden. Formeel worden de bevoegdheden van het college en de burgemeester onderverdeeld in het verlenen van mandaat voor het nemen van publiekrechtelijke besluiten (bijv. vergunningverlening), het verlenen van volmacht voor privaatrechtelijke rechtshandelingen (bijv. opdrachtverstrekkingen) en het verlenen van machtiging voor andere handelingen (bijv. de voorbereiding van besluiten, zitting nemen in overlegverbanden, het houden van een toespraak, het voeren van onderhandelingen).

Onderscheid taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het mandaatbesluit regelt niet welke taken zijn toebedeeld aan afdelingen. Dit wordt geregeld in de productencatalogus en in afzonderlijke besluiten van het college of de concerndirectie. Ook staan er in het mandaatbesluit geen interne werkprocedures, zoals het controleren van facturen en het verstrekken van betalingsopdrachten. Daarvoor wordt verwezen naar de diverse interne proces- en procedurebeschrijvingen.

Het college respectievelijk de burgemeester blijft altijd verantwoordelijk voor een in mandaat genomen besluit. Van een functionaris wordt dan ook verwacht dat er voldoende politieke sensitiviteit aanwezig is om te kunnen beoordelen of een besluit wel in mandaat genomen moet worden. Daarnaast dient een functionaris bij de uitoefening van in mandaat gekregen bevoegdheden de wet- en regelgeving in acht te nemen. Tenslotte dient een functionaris te handelen in overeenstemming met gemeentelijk beleid, zoals bijvoorbeeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Uitgangspunten van het mandaatbesluit

Het systeem

Het mandaatbesluit gaat uit van een systeem waarbij het college en de burgemeester het merendeel van haar bevoegdheden mandateert aan de algemeen directeur, (de 1ste functionaris). De gemeentesecretaris kan vervolgens ondermandaat verlenen voor bepaalde bevoegdheden aan de in het mandaatregister genoemde 2de functionarissen. Dit zijn over het algemeen afdelingsmanagers en de directeuren van de instellingen. Maar het kan hier ook gaan om door de algemeen directeur aangewezen ambtelijk opdrachtgevers of projectleiders. In de meeste gevallen kan de 2de functionaris opnieuw ondermandaat verlenen aan de in het mandaatregister genoemde 3de functionarissen. Dit zijn over het algemeen teamleiders en projectleiders.

Grafisch ziet dat er als volgt uit:

1.

2.

3.

4.

Daarnaast zijn er nog een aantal bevoegdheden die gemandateerd zijn aan een wethouder of externe partijen.

Verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie

Uitgangspunt is dat de bevoegdheden uiteindelijk zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd. Om integraal management serieus vorm te geven en toch de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie te leggen, worden de mandaten in principe verleend aan de afdelingsmanager (via de algemeen directeur), met de aantekening dat ondermandatering door de afdelingsmanager voor het dagelijkse werk wenselijk is.

Dit brengt met zich mee dat een goede verantwoording van in mandaat genomen besluiten noodzakelijk is. Uitgangspunten bij de rapportage hierover zijn dat dit op hoofdlijnen gebeurt en dat zoveel mogelijk aangesloten wordt bij de reguliere rapportagemomenten. Uiteraard staat dit los van de mogelijkheid van de mandaatgever om in individuele gevallen om verantwoording te vragen.

Programma’s en projecten

De meeste mandaten worden gegeven in het kader van de lijnorganisatie. Daarnaast kan de concerndirectie op grond van artikel 9 van het Organisatiebesluit besluiten tot het instellen van projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s met een concernbrede of afdelingsoverstijgende betekenis. Voor deze projecten kan de algemeen directeur rechtstreeks mandaten verlenen aan de ambtelijk opdrachtgever. Voorwaarde hiervoor is wel dat het moet gaan om identificeerbare budgetten of kredieten. Publiekrechtelijke bevoegdheden worden in beginsel niet gemandateerd aan een ambtelijk opdrachtgever / projectleider. De ambtelijk opdrachtgever kan de bevoegdheden ondermandateren aan de projectmanager / programmamanager.

De over te dragen bevoegdheden worden bij de start van het project of programma middels het projectenformulier vastgelegd. Dit formulier wordt een vast onderdeel van de startrotik van ieder project of programma dat op grond van artikel 9 van het Organisatiebesluit wordt ingesteld.

Voor projecten binnen afdelingen kan de afdelingsmanager zelf tijdelijke mandaten regelen. Een afdelingsmanager kan echter alleen ondermandaat verlenen aan een 3de functionaris als bedoeld in het mandaatregister. In de praktijk is dit een teamleider, een unitleider of een projectmanager van PMB.

De mandaten die gegeven worden met het genoemde formulier betreffen privaatrechtelijke rechtshandelingen (budgetbevoegdheden) en machtigingen. Het spreekt voor zich dat de ambtelijk opdrachtgever en projectmanager/programmamanager slechts gebruik maken van hun mandaat voor zover het binnen de kaders van hun project/programma betreft.

Samengevat ziet het er schematisch als volgt uit:

Algemeen Directeur

Afdelings Manager

Afdelings Manager

2E - Niveau 3

Ambtelijk opdrachtgever

Ambtelijk opdrachtgever

Budget Houder

Budget Houder

2E - Niveau 4

Ambtelijk opdracht nemer

Ambtelijk opdracht nemer

Verlenen ondermandaat

Een mandaatregeling is alleen zinvol als de daarin opgenomen informatie actueel is. Daarom moet elk verleend of ingetrokken ondermandaat ter kennis gebracht worden aan het bestuursorgaan. In de praktijk dienen de ondermandaten verstrekt te worden aan Juridsiche Dienstverlening.

Budgetbevoegdheden

Als u bevoegd bent om opdrachten te verstrekken (via het mandaatregister of via een ROTIK) dan mag u de gemandateerde begrotingsposten niet overschrijden. Onder het verlenen van een opdracht wordt verstaan het aangaan van een verplichting met financiële consequenties, waaronder het afsluiten van een mantelovereenkomst met één of meerdere leveranciers of het aangaan van een verplichting binnen deze mantelovereenkomst.

De opdrachtverstrekking aan derden, alsmede aan overige onderdelen van de gemeente, is gebonden aan een aantal randvoorwaarden (grensbedragen) die hierna zijn samengevat:

De opdrachtverstrekking is gebonden aan de volgende grensbedragen en voor zover zij het begrote bedrag van betreffend beheersproduct niet te boven gaan:

  • ·

    De budgethouder is bevoegd opdrachten te verstrekken binnen de omvang van het aan hem/haar toegewezen budget;

  • ·

    Bij een ondermandaat is de budgethouder zelfstandig bevoegd opdrachten te verstrekken die het bedrag van €206.000,-- niet te boven gaan.

  • ·

    Een opdracht voor een bedrag van € 206.000,-- of meer dient door de afdelingsmanager te worden verstrekt.

  • ·

    De bevoegdheid van ambtelijk opdrachtgevers en projectleiders om opdrachten te verstrekken wordt vastgesteld in het project- en programmamandatenformulier en kan afwijken van bovenstaande uitgangspunten, mits de mandaten binnen de verleende budgetten blijven.

Bijlage 1 Mandaatregister

Mandaatregister 1-10-2010