Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting op de Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023

In de aanhef van de regeling is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente; de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2 Inleidende bepalingen en reikwijdte

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb.

Door de bepaling in het derde lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college.

Artikel 4 Secretaris

In de Awb wordt niet over een secretaris gesproken. Het is gebruikelijk dat een commissie beschikt over één of meerdere secretarissen ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris heeft een adviserende rol en draagt zorg voor een goede verloop van het proces.

Artikel 5 Zittingsduur

In deze Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023 is voor het eerst gekozen om een maximale zittingsduur in te stellen zodat de onafhankelijkheid blijft gewaarborgd. Het is wenselijk en gebruikelijk dat een commissie wisselt van leden om de vier jaar. De leden kunnen een termijn aanblijven van 8 jaar doordat de termijn éénmaal kan worden verlengd.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het lid kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het vierde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 6 Procedures behandeling bezwaarschriften

In de Awb wordt geregeld op welke wijze waarop een bezwaarschrift wordt ingediend en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.

Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen:

• 1.

  Vereisten te stellen aan het bezwaarschrift (artikel 6:5).

• 2.

  De indieningstermijn (artikel 6:7 tot en met 6:12):

  • a.

    De indieningstermijn bedraagt zes weken (artikel 6:7).

  • b.

    De indieningstermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 6:8).

  • c.

    De ontvangsttheorie (artikel 6:9, eerste lid) of een combinatie van de verzend- en ontvangsttheorie is van toepassing (artikel 6:9, tweede lid).

  • d.

    Regeling voor de ontvankelijkheid van te vroeg of te laat ingediende bezwaarschriften (artikel 6:10 en 6:11).

  • e.

    Bezwaar dat gericht is tegen het niet-tijdig nemen van een besluit, is niet aan een termijn gebonden (artikel 6:12).

• 3.

  De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15):

  • a.

    Schriftelijk bevestigen van de ontvangst door het bestuursorgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend. Hierbij kan worden vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren (artikel 6:14).

  • b.

    Doorzendplicht (artikel 6:15).

Artikel 7 Informele behandeling

Eerste en tweede lid

Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie tweede lid), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie tweede lid) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.

Derde lid

Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.

Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de fungerend voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.

De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt:

Artikel 2:1, tweede lid

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen. Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de secretaris – namens de fungerend voorzitter - is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:6

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting:

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de secretaris namens de fungerend voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

Artikel 6:17

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het bestuursorgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Toelichting:

Deze bepaling spreekt voor zich.

Artikel 7:4, tweede lid

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden ter inzage.

Toelichting:

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.

Artikel 7:6, tweede lid

Ambtshalve of op verzoek kunnen de bezwaarmaker of eventuele andere belanghebbenden afzonderlijk worden gehoord, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden

Artikel 7:6, vierde lid

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van de bezwaarmaker of eventuele andere belanghebbenden, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].

Artikel 9 Vooronderzoek

De fungerend voorzitter van de commissie draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern.

De activiteiten van de commissie bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaliter is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 10 Hoorzitting

Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 11 van deze verordening.

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

• f.

  het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

• g.

  het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• h.

  de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• i.

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Artikel 11 Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend bestuursorgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit bestuursorgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een adviescommissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Artikel 12 Quorum

Advisering moet geschieden door de fungerend voorzitter en ten minste twee andere leden. Uitgangspunt is dat het horen ook door de fungerend voorzitter en ten minste twee andere leden, in dezelfde samenstelling, geschiedt. Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de fungerend voorzitter en één ander lid van de commissie, mits advisering door de fungerend voorzitter en ten minste twee andere leden van de commissie heeft plaatsgevonden. Dit moet echter beperkt blijven tot bijzondere gevallen. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verhindering van een lid om de hoorzitting bij te wonen wegens ziekte. Artikel 7:13, derde lid, van de wet bepaalt dat de commissie het horen kan opdragen aan de voorzitter. Uit een oogpunt van zorgvuldigheid moet daarvan echter zeer terughoudend gebruik worden gemaakt. Te denken valt daarbij aan een situatie waarin met spoed gehoord moet worden en geen andere leden beschikbaar zijn.

Artikel 13 Onpartijdigheid leden

Ook al zijn de leden formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is.

Artikel 14 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 17 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 15 Verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Aan de plicht tot verslaglegging kan op verschillende wijzen vorm worden gegeven.

Er is gekozen voor een digitaal audioverslag. Het digitale audioverslag wordt alleen op verzoek toegezonden aan de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Slechts in de volgende situaties wordt nog een afzonderlijk schriftelijk verslag gemaakt:

• •

  Als het bestuursorgaan het nodig acht voor de besluitvorming;

• •

  als de bezwaarmaker dan wel eventuele andere belanghebbenden daar vanwege moverende redenen om verzoekt;

• •

  als een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger)beroepsprocedure.

Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, dan hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden (CRvB, 2 april 1996, AB 1997/23). Er kan dan gebruik worden gemaakt van het audioverslag.

Artikel 16 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het verwerend bestuursorgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang of in het geval partijen daarmee instemmen, kan er voor gekozen worden om de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren.

Artikel 17 Raadkamer en advies

Zie ook de toelichting bij artikel 14. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door haar samenstelling tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie artikel 12 en de toelichting); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven.

Advisering door de fungerend voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de fungerend voorzitter of een lid) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de fungerend voorzitter en één lid.

Artikel 18 Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. Hiermee heeft de wetgever willen waarborgen dat belanghebbende(n) kennis kunnen nemen van wat tijdens de hoorzitting naar voren is gebracht.

Op grond van artikel 7:7 Awb is het echter ook mogelijk om te kiezen voor een audioverslag. Dit is geregeld in artikel 15 van deze Verordening. Nu op verzoek van de belanghebbende(n) het audioverslag beschikbaar wordt gesteld dan wel een schriftelijk verslag wordt opgesteld, wordt voldaan aan de vereisten zoals bedoeld in artikel 7:13 lid 6 Awb. Het schriftelijke verslag en advies worden uiterlijk binnen drie weken aan het bestuursorgaan verzonden.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de secretaris – namens de fungerend voorzitter van de commissie - dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Gelet op artikel 7:10, vijfde lid Awb wordt aan het verwerend bestuursorgaan en de eventuele derde-belanghebbende(n) een afschrift van het verdagingsbesluit gezonden.

Artikel 19 Evaluatie

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 20 Intrekken oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 21 Inwerkingtreding

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 22 Citeertitel

Dit artikel spreekt voor zich.