Controle verordening Werkorganisatie Druten Wijchen 2023

Geldend van 29-12-2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2023

Intitulé

Controle verordening Werkorganisatie Druten Wijchen 2023

Het bestuur van de Werkorganisatie Druten Wijchen besluit;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;

vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Werkorganisatie Druten Wijchen 2023.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door het bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • c.

    deelverantwoording: een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

  • d.

    goedkeuringstolerantie: de tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de werkorganisatie (de omvangbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.

  • e.

    rapporteringstolerantie: het bedrag dat gelijk is aan, of lager is dan, de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

  • f.

    rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van de directie waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. Na afloop van de contractperiode kan het contract met de accountant, met instemming van het bestuur, jaarlijks verlengd worden.

  • 2. De directie bereidt in overleg met het bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen:

  • 4. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • 5. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties);

  • 6. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • 7. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles.

Artikel 3. Informatieverstrekking door de directie

  • 1. De directie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. De directie draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. De directie overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, zodanig dat het bestuur uiterlijk 15 april dit naar de gemeenteraden kan zenden.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directie aan het bestuur en de accountant gemeld.

  • 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door de directie zo veel mogelijk gebruik van het namens de directie uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de werkorganisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant

  • 1. De directie draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directie draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. De directie draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

De directie kan de door het bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 7. Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur of een vertegenwoordiger en zendt een afschrift hiervan aan de directie.

  • 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd.

  • 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan de directie voorgelegd met de mogelijkheid voor de directie om op deze stukken te reageren.

  • 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het bestuur ingestelde vertegenwoordiger van) het bestuur.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controle verordening Werkorganisatie Druten Wijchen 2018, vastgesteld door het bestuur op 15 april 2019, wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerktreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt daags na bekendmaking in werking en werkt vervolgens terug tot en met 1 januari 2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

  • 2. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controle verordening Werkorganisatie Druten Wijchen 2023”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van de Werkorganisatie Druten Wijchen van 15 november 2023

Secretaris

B. Janssen

Voorzitter

R. Helmer - Englebert

Artikelsgewijze toelichting Verordening accountantscontrole Werkorganisatie Druten Wijchen 2023

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet de directie verantwoording afleggen aan het bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het bestuur moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het bestuur.

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast en regelt de eventuele verlenging van het contract. Het tweede lid regelt, dat de directie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het bestuur wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 GW).

Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:

Goedkeuringstoleranties

Soorten verklaring
 

Goedkeurend

Beperking

Oordeel-onthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening*

Onzekerheden in de controle*

≤ 1% ≤ 3%

> 1% < 3% > 3% < 10%

- ≥ 10%

≥ 3%

*= berekening % van de totale lasten

Rapporteringtoleranties
 

De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door het bestuur lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringtoleranties kunnen door het bestuur lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.

De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen door het bestuur worden geregeld in de “Financiële verordening op het financieel beheer en organisatie van Werkorganisatie Druten Wijchen 2023”. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de werkorganisatie, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het bestuur een fout of onduidelijkheid moet rapporteren via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan het bestuur een rapportagegrens vaststellen, waarboven het bestuur afwijkingen die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Artikel 3. Informatieverstrekking door directie

Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van de directie voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door het bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Uit praktisch oogpunt is er in de verordening voor gekozen om de verstrekking van de gecontroleerde jaarrekening, accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het bestuur voor 15 april te laten plaatsvinden. Het bestuur stelt deze voorlopig vast en biedt deze aan de deelnemende gemeenten, met het verzoek hier een zienswijze op af te geven. Het bestuur stelt vervolgens de jaarrekening definitief vast voor 1 juli.

Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht de directie een verklaring af te geven aan de accountant, waarin de directie verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat de directie een dergelijke verklaring verstrekt.

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het bestuur. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat de directie bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het bestuur daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en de directie ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. De directie is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de door het bestuur ingestelde auditcommissie. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant

Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan de directie de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de werkorganisatie en de ambtenaren volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de werkorganisatie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van de directie. Ook kan de directie besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant.

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het bestuur en de directie. Aanvullend daarop kan het bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat de directie in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door de directie niet getrouw is. Dit zodat de directie (in overleg met het bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de werkorganisatie kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het bestuur door de accountant besproken met de directie. Het geeft de directie de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het bestuur mondeling toelicht.