Financiële verordening Sabewa Zeeland

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a) administratie

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) Sabewa Zeeland ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b) financiële administratie

Het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen over de financiële gegevens van (onderdelen van) Sabewa Zeeland bevat, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• •

  de financieel-economische positie;

• •

  het financieel beheer;

• •

  de uitvoering van de begroting;

• •

  het afwikkelen van vorderingen en schulden; en alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

c) administratieve organisatie

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding en gericht op een goede interne controle en het voorkomen van frauduleus handelen.

d) financieel beheer

De activiteiten die moeten bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is.

e) rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, alsmede met besluiten van het Algemeen en Dagelijks Bestuur.

f) doelmatigheid

De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

g) doeltreffendheid

De mate waarin met de geleverde prestaties de gestelde doelen daadwerkelijk worden behaald.

h) rechtmatigheidsverantwoording

De rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheers handelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

i) programma

Onder programma wordt verstaan het programma zoals bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording: een samenhangend geheel van activiteiten, genoemd in de begroting en jaarstukken.

Artikel 2. Programmabegroting en- indeling

1. Jaarlijks, voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt, wordt door het Dagelijks Bestuur de programmabegroting aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Deze begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming voor de op het begrotingsjaar volgende drie jaren.

2. De begroting bevat de beleidsdoelstellingen die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, ėén en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevantie prestatiecijfers en kengetallen. De begroting bevat tevens de door elke deelnemer voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft verschuldigde bijdrage.

3. Het Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten in de begroting is opgenomen.

4. In de begroting wordt een bedrag voor onvoorziene uitgaven opgenomen voor zaken die onvermijdbaar, onvoorzienbaar en onuitstelbaar zijn.

5. Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een programma-indeling voor die bestuursperiode vast.

6. Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma vast:

• a.

  de taakvelden, en

• b.

  de beleidsindicatoren. Het voorstel van het Dagelijks bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

7. Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellenen wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

• a.

  van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

• b.

  in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, en de investeringen

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 20.000,- afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwacht dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijven, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het Algemeen Bestuur, bedoeld in artikel 5, doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

6. Bij investeringen met een meerjarig karakter stelt het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur voor op welke wijze de jaarschijven binnen het investeringsbudget worden opgebouwd. Goedkeuring voor verschuivingen tussen de jaarschijven van meer dan € 20.000,- aan lasten van een investeringsbudget worden aan het Algemeen Bestuur integraal voorgelegd bij de jaarrekening.

7. Het Dagelijks Bestuur kan besluiten tot het doen van niet begrote uitgaven die onvoorzien zijn en brengt deze ten laste van de in artikel 2 lid 4 van deze verordening genoemde begrotingspost. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur van dit besluit.

Artikel 5: Tussentijdse rapportages

Het Dagelijks Bestuur rapporteert het Algemeen Bestuur indien er belangrijke afwijkingen van de realisatie van de begroting verwacht worden. Er worden maximaal twee rapportages per jaar opgesteld. Indien de genoemde afwijkingen er niet zijn, wordt er geen rapportage opgesteld maar wordt dit gemeld in de vorm van een brief.

Artikel 6: Jaarstukken

1. De jaarstukken bevatten een verslag van het Dagelijks Bestuur en vormen de verantwoording van het financieel beleid en beheer, activiteiten en prestaties die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de begroting.

2. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

3. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het Dagelijks Bestuur het Algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 7: Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van Sabewa Zeeland, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 20.000,- nader toegelicht.

Artikel 8: Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks te vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9: Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10: Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor adequaat beleid voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van onze regelingen en eigendommen.

Artikel 11: Waardering en afschrijving vaste activa

1. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,00 worden niet geactiveerd.

2. Immateriële vaste activa: De kosten voor onderzoek en/of ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

3. De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:

• 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen;

• 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop van bestaande bedrijfsgebouwen;

• 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

• 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen gebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair;

• 5 tot 7 jaar: vervoermiddelen;

• 3 tot 5 jaar: programmatuur en apparatuur automatisering.

Artikel 12: Reserves en voorzieningen

Bij de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur inzicht in de stand en het verloop van de reserves en voorzieningen.

Artikel 13: Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van Sabewa Zeeland wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alle indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door Sabewa Zeeland verleende diensten.

2. Voor de levering van goederen, diensten en werken door Sabewa Zeeland aan overheidsbedrijven en derden waarbij Sabewa Zeeland in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

Artikel 14: Financieringsfunctie

Het Dagelijks Bestuur stelt een Treasury statuut vast waarin worden opgenomen de richtlijnen voor de financieringsfunctie van Sabewa Zeeland.

Artikel 15: Weerstandsvermogen en risicobeheersing

1. In dit artikel wordt verstaan onder:

• netto schuld per inwoner: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen gedeeld door het aantal inwoners op 31 december van het begrotingsjaar. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren, vorderingen en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen wordt verstaan: het totaal van leningen aan deelnemingen, leningen aan overige verbonden partijen, leningen aan derden, langlopende uitzettingen, kortlopende uitzettingen, debiteurenvorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

• onbenutte belastingcapaciteit onroerendezaakbelasting: positieve uitkomst van het verschil tussen de opbrengst onroerendezaakbelasting bij de tarieven die minimaal nodig zijn voor toegang tot de procedure van artikel 12 van de Financiële-verhoudingswet en de (geraamde) opbrengst onroerendezaakbelasting.

2. Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de ontwikkeling van de netto schuld per inwoner;

• b.

  het saldo van de baten en lasten voor dotaties en onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten;

• c.

  de onbenutte belastingcapaciteit onroerendezaakbelasting als percentage van de inkomsten;

• d.

  de wijze waarop met conjuncturele risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen

• wordt omgegaan;

Artikel 16: Bedrijfsvoering

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b.

  de kosten van inhuur derden;

• c.

  de huisvestingskosten;

• d.

  de automatiseringskosten;

• e.

  de budgetten voor het algemeen bestuur en de accountant;

• f.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens van € 20.000,0 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• g.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• h.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• i.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 17: Administratie

1. Het Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat de administratie van de opgelegde aanslagen en de ingevorderde belastingen gescheiden wordt gehouden van de administratie voor de bedrijfsvoering van Sabewa Zeeland.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan relevante wet-en regelgeving.

3. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten en samenwerkingsverbanden.

4. Het Dagelijks Bestuurt zorgt ervoor dat op basis van de planning & control cylcus tijdig alle relevante informatie verstrekt wordt aan de deelnemers van Sabewa Zeeland.

5. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• •

  zowel de heffing en invordering van belastingen, de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken als de bedrijfsvoering van Sabewa Zeeland;

• •

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen binnen Sabewa Zeeland als geheel en in de afdelingen of clusters;

• •

  het verstrekken van informatie over onder meer de ontwikkeling in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• •

  het verschaffen van informatie over de stand van zaken van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• •

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• •

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18: Interne controle

1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor een systematische toetsing van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de interne controlewerkzaamheden ten behoeve van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording.

3. Het Dagelijks Bestuur borgt de onafhankelijkheid en deskundigheid van de met de interne controle belaste functionarissen.

Artikel 19: Financiële organisatie

1. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast:

• •

  een eenduidige indeling van de organisatie van het samenwerkingsverband en een eenduidige toewijzing aan de diensten;

• •

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• •

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• •

  een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden, waaronder een regeling budgethouderschap;

• •

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie;

• •

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; de regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie;

• •

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20: Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze financiële verordening treedt in werking op de dag na publicatie en werkt terug tot 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

2. De financiële verordening Sabewa Zeeland 2021 wordt met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening met terugwerkende kracht ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het verslagjaar 2022.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als Financiële verordening Sabewa Zeeland.