Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Sabewa Zeeland

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant:

een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

b. Accountantscontrole:

controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant.

c. Administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Sabewa Zeeland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

d. Financieel beheer:

het totaal van de activiteiten die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is.

f. Deelverantwoording:

een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van Sabewa-Zeeland, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

g. Verantwoording belastingadministraties:

de ten behoeve van de verslaglegging van elke deelnemer opgestelde verantwoording van de administratie van de opgelegde aanslagen en de ingevorderde belastingen, welke geen onderdeel uit maken van de jaarrekening van Sabewa Zeeland.

h. Rechtmatigheidsverantwoording

de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole

1. Het Dagelijks bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

2. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

• c.

  de per deelnemer te controleren verantwoordingen van de belastingadministratie en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

• d.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• e.

  de eventueel aanvullende tussentijdse controles;

• f.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• g.

  de posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen en verantwoording belastingadministraties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• h.

  de producten en of organisatie onderdelen van Sabewa Zeeland met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 : Overige controles en opdrachten

1. Het Dagelijks Bestuur kan accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende eventuele specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van Sabewa Zeeland is.

4. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording van de belastingadministraties van elke deelnemer conform het “Verantwoordings- en controleprotocol Gemeenschappelijke Regeling Sabewa Zeeland”.

Artikel 4: Informatie verstrekking door het Dagelijks Bestuur

1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe regelgeving en legt deze aan de accountant voor ter controle.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende stukken voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur voor uiterlijk 1 april van het jaar dat volgt op dat waarop de jaarrekening betrekking heeft.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 5: Inrichting van de accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met de organisatie plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt (periodiek) afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van algemeen en dagelijks bestuur alsmede medewerkers van de organisatie.

Artikel 6: Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, andere ruimten en informatiedragers van Sabewa Zeeland.

2. De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van Sabewa Zeeland zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 7: Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Dagelijks Bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuur daarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het Dagelijks Bestuur daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan het Algemeen Bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het Dagelijks Bestuur.

2. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dat terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de leidinggevende van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

4. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur op deze stukken te reageren. De accountant kan, voorafgaand aan de behandeling in het Algemeen Bestuur, de jaarverslaggeving en het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur bespreken.

Artikel 8: Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie en werkt terug tot 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

2. De verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van 1 januari 2013 wordt met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het verslagjaar 2022.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als Financiële verordening Sabewa Zeeland.