Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek. Hilversum

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Hilversum,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders betreffende Gemeenschappelijke Regeling Archief

Gooi en Vechtstreek per 01-01-2024 d.d. 19 september 2023 met kenmerk 1320965,

BESLUIT:

De Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek te treffen met de overige deelnemende

regiogemeentes en deze aan te gaan per 01-01-2024.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 november 2023,

de griffier de burgemeester

A.J. van Meerveld CMC dr. Ir. G.M. van den Top

GB23.85

Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek

De deelnemers aan deze regeling, te weten de colleges van burgemeester en wethouders van Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren besluiten tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 8 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), zulks ten behoeve van de instandhouding van een Archief Gooi en Vechtstreek.

Overwegende,

Dat de gemeentebesturen van voornoemde gemeenten de wens hebben geuit om te komen tot een samenwerkingsverband met betrekking tot het bewaren en in stand houden van een gemeenschappelijk archief

Dat de desbetreffende gemeenteraden, gelet op het bepaalde in artikel 1 lid 4 juncto artikel 8 lid 4 van de Wgr bij afzonderlijke raadsbesluiten toestemming hebben verleend tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling

Voorts gelet op de Archiefwet 1995, hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 1 leden 2-4 en 8 lid 4 van de Wgr

BESLUITEN

Ter behartiging van het belang tot instandhouding van een archiefbewaarplaats tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling ten behoeve van bewaren en in stand houden van archief-bescheiden die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, zulks onder de volgende bepalingen:

Artikel 1Begripsomschrijving

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

1. De regeling: deze centrumregeling op grond van artikel 8 lid 4 Wgr;

2. Het Archief Gooi en Vechtstreek: het organisatieonderdeel van de gemeente Hilversum waar onder het beheer van de gemeentearchivaris zijn gesteld:

a. alle archieven van de deelnemende gemeenten, die ingevolge de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats;

b. archieven van natuurlijke personen en rechtspersonen, die de deelnemende gemeenten onder welke titel dan ook in eigendom of bewaring hebben gekregen, welke in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berusten;

3. De centrumgemeente: de gemeente Hilversum;

4. De gemeenten: de gemeenten Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren gezamenlijk;

4. De deelnemers: Blaricum, Gooise Meren, Huizen, Laren en Wijdemeren gezamenlijk;

5. De Wet: De Archiefwet 1995 of de daarvoor in de plaats tredende wet.

6. De Archiefbescheiden: de bescheiden als bedoeld in artikel 1 sub c onder 3 van de Wet.

Artikel 2Doel en taken

De regeling is getroffen met het doel de belangen van de gemeenten in het samenwerkingsgebied bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen welke door haar op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar wordt gesteld voor een breed publiek.

Artikel 3Centrumgemeente

1. De gemeente Hilversum is aangewezen als centrumgemeente.

2. Als centrumgemeente draagt Hilversum zorg voor de goede organisatie en het beheer van de archieven waartoe zij een gemeentearchivaris in dienst heeft, wiens taken in het kader van deze regeling nader zijn uitgewerkt in artikel 7.

Artikel 4Bevoegdheden

1. De op basis van de Wet en aanverwante regelingen toegekende bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders en van de ambtenaren van de deelnemers in het kader van beheer en toezicht van het Archief Gooi en Vechtstreek worden in mandaat uitgeoefend door het college van burgemeester en wethouders en de ambtenaren van de centrumgemeente.

2. De bevoegdheden met betrekking tot het stellen van beperkende bepalingen alsmede het opheffen van de openbaarheid van archiefbescheiden, zulks op basis van de artikelen 15, 15a en 16 van de Wet blijven voorbehouden aan de afzonderlijke colleges van burgemeester en wethouders respectievelijk andere natuurlijke personen of rechtspersonen, ieder voor zover het betreft diens ingebrachte archiefbescheiden.

3. De uitvoering van speciale opdrachten, anders dan die beschreven in het werkplan, wordt door het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente, gehoord de begeleidingscommissie, geregeld.

Artikel 5De begeleidingscommissie

1. Er is een begeleidingscommissie waarin de portefeuillehouders van de gemeenten zitting hebben.

2. De portefeuillehouder kan zich laten vertegenwoordigen door een ambtenaar van de desbetreffende gemeente.

3. De gemeentearchivaris van de centrumgemeente is secretaris van de begeleidingscommissie en kan deze tevens adviseren.

4. De begeleidingscommissie adviseert het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente gevraagd en ongevraagd met betrekking tot de uit deze regeling voortvloeiende taken. Van deze adviezen kan slechts gemotiveerd worden afgeweken.

5. De begeleidingscommissie regelt zijn eigen werkzaamheden en vergadert tenminste tweemaal per kalenderjaar, waarbij in ieder geval eenmaal per jaar aan de gemeenten verslag wordt gedaan van de werkzaamheden van de commissie.

Artikel 6Aanwijzing archiefbewaarplaats

1. Op grond van artikel 31 van de Wet worden als archiefbewaarplaats van het Archief Gooi en Vechtstreek aangewezen de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Gooise Meren en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Hilversum.

2. De gemeente Gooise Meren stelt een haar in eigendom toebehorend perceel gedeeltelijk beschikbaar als archiefbewaarplaats. Dit is bij het aangaan van onderhavige regeling het gebouw gelegen aan de Cattenhagestraat te Naarden, kadastraal bekend Gooise Meren, sectie G, nummer 47, waarvan een gedeelte beschikbaar is als archiefbewaarplaats.

3. De gemeente Hilversum stelt het haar in eigendom toebehorende perceel aan de Oude Enghweg 23 (Stadskantoor) gedeeltelijk beschikbaar als archiefbewaarplaats.

4. De aan de gemeenten in eigendom toebehorende archiefbescheiden blijven ook na hun overbrenging naar een van de gemeenschappelijke archiefbewaarplaatsen eigendom van deze gemeenten.

5. Het voorgaande lid is eveneens van toepassing op bescheiden gemeenten in bruikleen hebben verkregen van derden.

Artikel 7Gemeentearchivaris

1. Tot gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de Wet is aangewezen de gemeente-archivaris van Hilversum.

2. De gemeentearchivaris van de centrumgemeente voert de beheer- en toezichttaken in de zin van de Wet ten aanzien van de archiefbescheiden uit voor de deelnemende gemeenten.

3. De gemeentearchivaris stelt voor de werkzaamheden als bedoeld in artikel 2 jaarlijks voor 1 november ten behoeve van het daarop volgend jaar een werkplan op en stelt jaarlijks voor 1 april met betrekking tot het daaraan voorafgaande jaar een jaarverslag op.

Artikel 8Kosten dienstverlening door centrumgemeente

1. De verdeling van de in dit artikel bedoelde kosten geschiedt naar rato van het aantal inwoners van de gemeenten. De centrumgemeente zendt een kostenoverzicht en een eindafrekening voor de in deze regeling bedoelde werkzaamheden aan de deelnemers.

2. De centrumgemeente stelt jaarlijks de begroting voor het Archief Gooi en Vecht-streek vast na afstemming met de begeleidingscommissie. Op basis van de vastgestelde begroting (inclusief jaarlijkse verhoging met de Consumenten Prijs Index van het Centraal Bureau voor de Statistiek) wordt de bijdrage per gemeente bepaald op basis van inwoneraantal, zoals is vastgesteld op 1 januari van het jaar waarin de begroting wordt vastgesteld.

3. De vergoeding voor het eerste jaar van de regeling is gebaseerd op het bij deze regeling als bijlage 1 behorende kostenoverzicht, dat uitsluitend bij het aangaan van deze regeling ten behoeve van het eerste kalenderjaar daarvan integraal onderdeel uitmaakt.

4. Andere kosten dan die bedoeld in de voorgaande leden kunnen slechts in rekening worden gebracht nadat de deelnemers hierin hebben toegestemd.

5. Een deelnemer voldoet de jaarlijkse vergoeding binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur aan de centrumgemeente. De centrumgemeente spant zich in om voor 1 april over het daaraan voorafgaande kalenderjaar een eindafrekening aan de deelnemers te zenden.

Artikel 9Personeel en huisvesting

De voor de instandhouding van de archiefbewaarplaats benodigde personele formatie en huisvesting daarvan, alsmede de rechtspositionele gevolgen worden beschreven in bijlage 2, welke integraal onderdeel uitmaakt van deze gemeenschappelijke regeling

Artikel 10Toetreding en uittreding

1. Toetreding van andere gemeentelijke bestuursorganen is -gehoord de begeleidings-commissie- mogelijk door eensluidende besluiten van de gemeenten. Aan een dergelijke toetreding kunnen voorwaarden worden verbonden.

2. Een deelnemer die wenst uit te treden maakt dit besluit schriftelijk kenbaar aan de gemeenten.

3. Uittreding geschiedt uitsluitend met ingang van een kalenderjaar en is niet mogelijk binnen vijf jaren na toetreding tot deze regeling. Het door de uittredende deelnemer daartoe genomen besluit wordt tenminste anderhalf jaar voorafgaand aan de uittreding aan de gemeenten bekend gemaakt.

4. Burgemeester en wethouders van de centrumgemeente regelen -gehoord de begeleidings-commissie- de financiële gevolgen van de uittreding voor de betrokken deelnemer alsmede de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen voor de gemeenten.

Artikel 11Duur, wijziging, evaluatie en opheffing van de regeling

1. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking op de eerste dag van het kalenderjaar volgend op de bekendmaking daarvan in het gemeenteblad ingevolge artikel 26 Wgr.

2. Eenmaal per jaar vindt in het eerste kwartaal - voor de eerste maal in 2025- een evaluatie plaats van deze regeling. De centrumgemeente neemt hiertoe het initiatief.

3. De regeling kan worden gewijzigd of opgeheven op voorstel van elk der gemeenten. Het besluit tot wijziging of opheffing behoeft de meerderheid van de stemmen der gemeenten, waarbij iedere gemeente 1 stem heeft.

4. Ingeval van opheffing van de regeling stellen burgemeester en wethouders van de centrumgemeente -gehoord de begeleidingscommissie- een regeling vast ten aanzien van de financiële en organisatorische gevolgen van de opheffing alsmede de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de gemeenten. Een opheffing van de regeling komt eerst tot stand nadat door alle colleges is ingestemd met en is voldaan aan een daarvoor opgesteld liquidatieplan.

Artikel 12Geschillenregeling

Geschillen over de toepassing in de ruimste zin van deze regeling tussen de gemeenten worden

behandeld volgens het bepaalde in artikel 28 Wgr.

Artikel 13Slotbepalingen

1. De centrumgemeente maakt de regeling tijdig voor alle deelnemers bekend door kennisgeving van de inhoud daarvan in het gemeenteblad.

2. De centrumgemeente zendt de regeling en besluiten tot wijziging of opheffing daarvan aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland.

3. De regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek.