Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert

In dit beleid worden de volgende definities en afkortingen gebruikt:

• 1.

  Activiteitenbesluit: Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer. Ook wel het Barim genoemd;

• 2.

  Afdeling OG: afdeling Openbaar Gebied van de gemeente Weert;

• 3.

  Afdeling VTH: afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving van de gemeente Weert.

• 4.

  Akoestisch onderzoek: geluidsonderzoek naar versterkt geluid bij evenementen;

• 5.

  APV: Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Weert;

• 6.

  Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• 7.

  BABW: Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer;

• 8.

  BBT maatregel geluid: Beste Beschikbare Technieken, de meest doeltreffende methoden die technisch en economisch haalbaar zijn, om geluidemissies van activiteiten te voorkomen of te beperken. In het geval van (middel)grote evenementen zijn dat line arrays en cardioid bass BBT;

• 9.

  Bgbop: Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen;

• 10.

  Boa: buitengewoon opsporingsambtenaar;

• 11.

  Carnaval (Vastelaovendj): cultureel volksfeest wat plaatsvindt van carnavalsvrijdag tot en met carnavalswoensdag;

• 12.

  College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert;

• 13.

  Concurrerende aanvragen: aanvragen voor evenementenvergunningen, die elkaar op zodanige wijze (negatief) beïnvloeden, dat de betreffende evenementen niet tegelijkertijd op dezelfde locatie of in elkaars nabijheid kunnen worden gehouden;

• 14.

  Cultureel (volks)feest: een culturele festiviteit die structureel in Weert wordt gevierd. Hieronder vallen in ieder geval de stads- en dorpskermissen, carnaval (Vastelaovendj), intocht Sinterklaas en Koningsdag;

• 15.

  Constructieve veiligheid: de manier van construeren van een bouwsel/constructie van tijdelijke aard bij een evenement;

• 16.

  Dancemuziek: daarbij is een wat stevigere bas aanwezig dan bij popmuziek (vaak op elke tel van de maat), waardoor dance de overgang vormt tussen pop- en housemuziek. Bij dancemuziek is er een verschil tussen dB(A) en dB(C) van 10 dB. 1

• 17.

  Evenement: zoals gedefinieerd in artikel 2:24 APV;

• 18.

  Evenement met geluidsbelasting categorie hoog: bij dit evenement is het doel voorgrondmuziek. Het hoofddoel is daarmee het muziekoptreden c.q. de muziekbeleving;

• 19.

  Evenement met geluidsbelasting categorie laag: bij dit evenement is muziek wel van belang, maar heeft meer een ondergeschikte rol.

• 20.

  Evenementenkalender:

  • a.

    overzicht van aangekondigde evenementen naar plaats en datum voor de evenementenperiode zoals bedoeld in onderdeel 22, die jaarlijks wordt vastgesteld door het college; en

  • b.

    dynamisch overzicht van vergunde en toegestane meldingsplichtige evenementen naar plaats en datum voor de evenementenperiode zoals bedoeld in onderdeel 22, ook waarvoor geen vooraankondiging is ingediend;

• 21.

  Evenementenperiode: periode van 1 april van een gegeven jaar tot 1 april in het daaropvolgende jaar;

• 22.

  Evenemententerrein: gebied aangeduid zoals in de evenementenvergunning/melding;

• 23.

  Gemeente: gemeente Weert;

• 24.

  Horecabedrijf: zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Alcoholwet;

• 25.

  Horecagelegenheid: een horecabedrijf en/of een openbare inrichting zoals gedefinieerd in onderdeel 24 en 32.

• 26.

  Inrichting: inrichting in de zin van de Wet milieubeheer;

• 27.

  Kermis: de door de gemeente georganiseerde stads- en dorpskermissen;

• 28.

  LEO: Limburgs Evenementen Orgaan;

• 29.

  Maatwerk: aanvullende voorschriften die worden opgenomen in de evenementenvergunning die zijn toegespitst op het geval;

• 30.

  NHEV: Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid 2019;

• 31.

  Oov-diensten: openbare orde en veiligheidsdiensten, ook wel de operationele hulpdiensten genoemd. Hieronder vallen de VRLN (Veiligheidsregio Limburg Noord), Brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) en de Politie;

• 32.

  Openbare inrichting: inrichting zoals omschreven in artikel 2:27 APV;

• 33.

  Organisator: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die een evenement organiseert en daartoe een evenementenvergunning aanvraagt of een melding doet van het plaatsvinden van een evenement;

• 34.

  Popmuziek: een populaire muziekstroming waarbij de melodie de hoofdtoon voert. Bij popmuziek is er een verschil tussen dB(A) en dB(C) van 6 dB. 2

• 35.

  RUD: Regionale Uitvoeringsdienst Limburg Noord;

• 36.

  RVV: Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990;

• 37.

  Samenlopende aanvragen: aanvragen voor evenementenvergunningen die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op dezelfde locatie, datum en/of tijd;

• 38.

  Side-event: nevenevenement tijdens en naast een hoofdevenement;

• 39.

  Verkeersbesluit: een besluit wat wordt genomen op grond van artikel 15 Wegenverkeerswet 1994;

• 40.

  Verkeersplan: een alomvattend plan waarbij ‘van a t/m z’ een plan is opgesteld om (tijdelijk) het verkeer te sturen;

• 41.

  VRLN: Veiligheidsregio Limburg Noord;

• 42.

  Vooraankondiging evenement: kennisgeving vóór 15 september van het voornemen om een evenement te organiseren dat plaatsvindt in de daarop volgende evenementenperiode zoals omschreven in onderdeel 22;

• 43.

  Wet Bibob: Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur 2019.

• 44.

  WVW: Wegenverkeerswet 1994.

Evenementen in Weert zorgen voor levendigheid en plezier. Ze zijn van sociale én culturele waarde en dragen bij aan verbinding en betrokkenheid. Ook geven evenementen economisch profijt. Ze zorgen voor werkgelegenheid, bezoekers geven geld uit en misschien brengen ze nog wel een bezoek aan andere locaties in de gemeente.

Evenementen versterken waar Weert voor staat en zijn daarom een onmisbaar onderdeel van de uitstraling van Weert als stad. Toch worden ze niet altijd als zodanig gezien. Want evenementen veroorzaken soms overlast, zorgen voor wegafsluitingen en zwerfafval. Het kan veel werk kosten om een evenement samen tot stand te brengen in lijn met de te stellen doelen3 en de geldende regels.

Om bovenstaande redenen wil de gemeente voor de komende jaren een nieuw evenementenbeleid opstellen, uit te splitsen in strategisch beleid en uitvoeringsbeleid.

2.1 Strategisch evenementenbeleid

Het strategisch beleid en het uitvoeringsbeleid zijn met elkaar verbonden, maar hebben verschillende doelstellingen. Het strategisch evenementenbeleid geeft de visie en de ambitie van de gemeente ten aanzien van evenementen weer. Deze ambitie ligt in het verlengde van de strategische visie ‘Werken aan Weert 2030’4 en de op komst zijnde Omgevingsvisie. Het strategisch evenementenbeleid wordt naar verwachting medio 2024 vastgelegd.

2.2 Uitvoeringsbeleid evenementen

Het uitvoeringsbeleid geeft aan hoe de gemeente concreet invulling geeft aan alles wat er bij het organiseren van een evenement komt kijken en welke wet- en regelgeving daarbij van belang is. Hierbij wordt gestreefd naar een zorgvuldig evenwicht waarbij rekening wordt gehouden met ieders belangen.

De gemeente wil een gedifferentieerd aanbod van kwalitatief goede evenementen laten plaatsvinden. Hierbij is ook het waarborgen van de veiligheid van personen en goederen en het beperken van de overlast van belang. Verder zijn de afgelopen jaren de eisen voor evenementen steeds strenger, complexer en uitgebreider geworden. Daarom is het belangrijk dat de kaders en spelregels op voorhand voor iedereen duidelijk zijn. Deze staan in het uitvoeringsbeleid.

In het uitvoeringsbeleid worden belangrijke definities en begrippen toegelicht. Verder wordt aangegeven welke externe en interne partijen betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van dit beleid. Ook komen de juridische kaders aan bod en staat beschreven hoe wordt omgegaan met relevante (juridische) ontwikkelingen. Daarnaast is een overzicht van de evenementenlocaties opgenomen, met daarbij de mogelijkheden en beperkingen. Tevens wordt toegelicht welke bijzondere activiteiten/evenementen de gemeente kent. Vervolgens worden de belangrijkste taken en rollen in het evenementenproces toegelicht. Tenslotte is het hele evenementenproces, de algemene voorschriften die aan de vergunning worden gekoppeld, het proces veiligheid bij evenementen en toezicht en handhaving uitgeschreven. In het uitvoeringsbeleid is ook omschreven welke stappen er zijn gezet om de regeldruk te verminderen en het proces klantvriendelijker te maken.

De doelstelling van het uitvoeringsbeleid evenementen is om te concretiseren hoe de openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van de fysieke leefomgeving bij evenementen wordt gewaarborgd. Dit wordt gedaan door het complete evenementenproces te beschrijven en voorschriften en regels te stellen aan het plaatsvinden van evenementen. Daarnaast is het doel om de dienstverlening te verbeteren. Dit wordt verbeterd door, waar mogelijk, de regeldruk bij evenementen te verminderen, te werken met 1 vast aanspreekpunt en te werken vanuit de 1 loketgedachte.5 Als laatste is het doel het vastleggen en regisseren van het complete evenementenproces.

4.1 Input extern

Om een evenement van begin tot eind succesvol te laten verlopen is samenwerking nodig. Bij de totstandkoming van het uitvoeringsbeleid evenementen is daarom gebruik gemaakt van input van inwoners, ondernemers, verenigingen, stichtingen en organisatoren. De inwoners zijn betrokken via een marktonderzoek. De ondernemers, verenigingen, stichtingen en organisatoren zijn betrokken door het organiseren van een participatieavond die in mei 2023 heeft plaatsgevonden. De verkregen input is in onderstaande paragrafen nader uitgewerkt.

4.1.1 Inwoners

Het merendeel van de evenementen vindt plaats in de binnenstad van Weert. De Bewonersorganisatie Binnenstad geeft aan te willen zien en voelen dat de inwoners in de binnenstad gezien worden en serieus genomen worden. In opdracht van de Bewonersorganisatie Binnenstad is in 2023 een marktonderzoek gehouden. Uit dit onderzoek onder 331 respondenten, komt vooral naar voren dat behoefte is aan meer (kleinschalige) evenementen in Weert en meer diversiteit. Ook geeft men aan dat evenementen meer promotie zouden moeten krijgen.

4.1.2 Ondernemers, verenigingen en stichtingen

Vanuit ondernemers, verenigingen en stichtingen komt een duidelijke behoefte aan een openbare evenementenkalender, locatieprofielen, vermindering van regeldruk en betere communicatie met/ informatievoorziening vanuit de gemeente naar voren.

4.1.3 Organisatoren

De ideeën en verbeterpunten vanuit organisatoren zijn divers. Wat meermaals naar voren komt, is de behoefte aan (meer) samenwerking en kennisdeling, in de breedste zin van het woord, met zowel de gemeente als met andere organisatoren en/of Weerter horeca. Specifieke punten ter verbetering betreffen het verbeteren van de (digitale) communicatie en/of meer mogelijkheden om het evenement te promoten, kortere doorlooptijden van vergunningen, een openbare evenementenkalender en eenduidig beleid inclusief eenduidige handhaving.

Tot slot wordt door verschillende organisatoren het belang van betrokkenheid vanuit inwoners, verenigingen en bezoekers door de organisatoren benadrukt.

4.2 Input intern

Binnen de gemeente hebben diverse overleggen/bijeenkomsten plaatsgevonden met de betrokken bestuurders en ambtenaren. Ook heeft afstemming plaatsgevonden met de betrokken adviseurs van de oov-diensten. Deze overleggen en bijeenkomsten hebben input opgeleverd om de uitvoering te verbeteren.

De opgehaalde input extern en intern heeft tal van ideeën, tips en kritische verbeterpunten opgeleverd die, waar mogelijk, zijn vertaald naar het uitvoeringsbeleid evenementen.

Voor het organiseren van een evenement zijn zowel landelijke als regionale kaders opgesteld. In onderstaande paragrafen wordt daar dieper op ingegaan.

5.1 Landelijk kader

De Stichting Evenementenhandboek heeft het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid 2019 (hierna: NHEV) samengesteld.6 Het NHEV is een bundeling van voorheen versnipperde kennis, regelgeving, normen en ervaringen. Het NHEV is geen op zichzelf staand wettelijk kader, maar een handvat/richtlijn. In het NHEV wordt verwezen naar de Landelijke Handreiking Evenementen Veiligheid 2018: procesmodel evenementenveiligheid (hierna: HEV). Het HEV is een hulpmiddel bij de vergunningverlening, de voorbereiding en de organisatie van veilige evenementen. De HEV 20187 beschrijft het gehele proces, dat start met het aanvragen van een evenement en eindigt met het evalueren van het evenement na afloop. Bij het beschrijven van het evenementenproces is aansluiting gezocht bij de landelijke richtlijnen zoals opgenomen in de NHEV en HEV. Uiteraard is bij de omschrijving van het evenementenproces ook invulling gegeven aan lokale afspraken, de zogenaamde couleur lokale. Voor de omschrijving van het evenementenproces wordt verwezen naar hoofdstuk 8.

5.2 Regionaal kader

In december 2019 heeft het Limburgs Evenementen Orgaan (hierna: LEO) de Handreiking Evenementen Veiligheid en Gezondheid opgesteld.8 De Handreiking is opgesteld met als uitgangspunt de NHEV. De gemeente heeft zich geconformeerd aan de Handleiding van het LEO. Bij het uitvoeringsbeleid is hier dan ook rekening mee gehouden. De Handreiking is een hulpmiddel bij de vergunningverlening, de voorbereiding en de organisatie van veilige en gezonde evenementen. Het beschrijft het gehele (veiligheids)proces, dat start met het aanvragen van een evenement en eindigt met het evalueren van het evenement na afloop. Door de processtappen te doorlopen, houden de verschillende samenwerkingspartners grip op de veiligheid bij evenementen en kunnen zij, indien nodig, op tijd maatregelen nemen om de veiligheid en gezondheid te waarborgen of bevorderen.

5.3 Gemeentelijk kader

Naast de landelijke en regionale kaders is ook wet- en regelgeving van toepassing op het organiseren van een evenement. In de volgende paragrafen wordt daar dieper op ingegaan.

5.3.1 Algemene Plaatselijke Verordening

De APV biedt de grondslag voor het toetsingskader voor evenementen. De APV verstaat onder een evenement: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak. In artikel 2:24 van de APV wordt daar nadere uitleg aan gegeven.

In artikel 2:25 APV ligt de basis voor de evenementenvergunning. In dit artikel is opgenomen dat het verboden is zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Ook is in dit artikel opgenomen wanneer geen evenementenvergunning nodig is en volstaan kan worden met een melding. In dit artikel en in artikel 2:25a APV is geregeld binnen welke termijnen een melding of een aanvraag voor het organiseren van een evenement moet worden ingediend en wanneer een aanvraag kan worden geweigerd. In artikel 2:25b APV is de juridische basis opgenomen voor het vaststellen van de evenementenkalender.

In artikel 2:26 APV is opgenomen dat tijdens een evenement de orde niet mag worden verstoord.

In artikel 1:8 APV is geregeld dat een vergunning kan worden geweigerd in het belang van:

• a.

  de openbare orde;

• b.

  de openbare veiligheid;

• c.

  de volksgezondheid;

• d.

  de bescherming van het milieu.

Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag evenementen wordt dus getoetst aan de

gronden zoals opgenomen in artikel 1:8 APV. De volledige APV artikelen die betrekking hebben op evenementen zijn te vinden in bijlage 1.

5.3.2 Afbakening

In paragraaf 5.3.1 is toegelicht dat dit beleid van toepassing is op evenementen zoals bedoeld in artikel 2:24 APV. De door de gemeente georganiseerde stads- en dorpskermissen is geen evenement in de zin van de APV. In dit beleid is de door de gemeente georganiseerde stads- en dorpskermissen dan ook niet meegenomen. Hiervoor wordt een apart beleid opgesteld. Het uitvoeringsbeleid evenementen is wel van toepassing op de zogenaamde side-events die tijdens de kermis worden georganiseerd en op een kermis die door een particulier wordt georganiseerd.

5.3.3 Bevoegdheid

De burgemeester is op basis van de Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde en draagt hiervoor verantwoordelijkheid. Tevens is de burgemeester het bestuursorgaan dat belast is met vergunningverlening voor en het toezicht houden op evenementen. De burgemeester heeft de bevoegdheid om de evenementenvergunning te verlenen, buiten behandeling te stellen of te weigeren. Daarnaast heeft de burgemeester de bevoegdheid om een meldingsplichtig evenement te verbieden of om daaraan nadere voorschriften te verbinden.

Naast de burgemeester heeft het college van burgemeester en wethouders een rol ten aanzien van evenementen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als het gaat om ruimtelijke en/of om geluids- of milieukwesties. Hierbij kan o.a. worden gedacht aan het aanwijzen van de evenementenlocaties.

Omdat in dit beleid onderwerpen aan de orde komen waarvoor zowel de burgemeester als het college bevoegd is, zijn beide bestuursorganen bevoegd voor de vaststelling daarvan.

5.4 Overige wet- en regelgeving

Voor het organiseren van een evenement kan naast de evenementenregels in de APV ook andere wet- en regelgeving van toepassing zijn. Hierbij valt te denken aan een relatie met:

• -

  ruimtelijke regelgeving.9 In het bestemmingsplan wordt o.a. aangegeven hoe gronden mogen worden gebruikt. Bij het organiseren van een evenement wordt dus ook gekeken of dat is toegestaan op grond van het bestemmingsplan. In paragraaf 8.3.2.1 wordt dat nader toegelicht.

• -

  het Activiteitenbesluit. 10 Het Activiteitenbesluit speelt een rol bij het produceren van geluid binnen een inrichting. 11 In paragraaf 6.2.2.3, 6.2.3 en 9.13.3.3 wordt dat nader toegelicht.

• -

  de Alcoholwet. Als tijdens het evenement alcohol wordt verstrekt voor gebruik ter plaatste dan is een tijdelijke ontheffing op grond van de Alcoholwet vereist. In paragraaf 9.18 wordt aangegeven welke voorschriften hieraan zijn verbonden.

• -

  het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop). Dit aspect komt terug in paragraaf 9.15.

• -

  festiviteitenregeling. In de APV zijn regels opgenomen over zogeheten collectieve en incidentele festiviteiten. Dit is nader uitgewerkt in paragraaf 6.2.3.

• -

  Ministeriële regeling kunststofproducten voor eenmalig gebruik (RKEG). In paragraaf 9.19 wordt dat nader toegelicht.

• -

  de Wegenverkeerswet en de Regeling verkeersregels 2009. Dit onderdeel is uitgewerkt in paragraaf 9.16.

• -

  de Zondagswet;

• -

  Verklaring van geen bezwaar. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een toertocht of een wedstijd wordt georganiseerd die niet start of eindigt binnen de gemeente, maar hier wel doorheen gaat. 12 In dat geval is een verklaring van geen bezwaar van de gemeente nodig.

• -

  de Wet Bibob. In paragraaf 8.3.2.3 wordt dat nader toegelicht.

• -

  de Wet natuurbescherming. De Wet natuurbescherming heeft tot doel dieren en planten te beschermen. Een evenement kan mogelijk leiden tot aantasting van het functionele leefgebied van beschermde soorten. Als dat het geval is moet mogelijkerwijs een ontheffing of vergunning op grond van de Wet natuurbescherming worden aangevraagd. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een evenement wordt georganiseerd in de nabijheid van een Natura 2000 gebied.

• -

  Wet dieren. In deze wet staan regels die het welzijn en de gezondheid van dieren beschermen. In de Wet dieren is o.a. geregeld dat geen wilde zoogdieren mogen worden gebruikt bij een circus of een ander optreden.

Het evenement dient, indien van toepassing, dus eveneens te voldoen aan bovenstaande wet- en regelgeving. Om het evenement plaats te kunnen laten vinden moeten de vereiste vergunningen, ontheffingen en/of toestemmingen worden aangevraagd en verkregen bij en door het desbetreffende bevoegde gezag.

5.5 Relevante (juridische) ontwikkelingen

Ten aanzien het organiseren van evenementen zijn een aantal (juridische) ontwikkelingen van belang. Het betreft het volgende:

5.5.1 Schaarse vergunningen

Sinds 2009 geldt in Nederland de Dienstenwet. Deze wet is een uitvloeisel van de Dienstenrichtlijn van de Europese Unie. Het organiseren van een evenement kan in het kader van de Dienstenrichtlijn en de Dienstenwet worden gezien als een dienst. De regelgeving regelt o.a. hoe dient te worden omgegaan met schaarste, wat een rol speelt bij evenementenvergunningen.

Een schaarse vergunning is een vergunning waarvan er slechts 1 of een beperkt aantal kan worden verleend, terwijl er meer (potentiële) gegadigden zijn. Binnen de gemeente kunnen de evenementenvergunningen als een schaars recht worden aangemerkt.

Verdeling van het schaarse recht moet gebeuren volgens onderstaande spelregels.

5.5.1.1 Verdeling schaarse vergunning

De procedure tot verdeling van de evenementenvergunning (het schaarse recht) vereist een passende mate van openbaarheid. De gemeente moet tijdig, voor de start van de aanvraagprocedure, duidelijkheid scheppen over de procedure en dit zodanig bekendmaken zodat potentiële gegadigden daarvan kennis kunnen nemen.

De vereisten m.b.t. de procedure tot verdeling hebben betrekking op:

• 1.

  de beschikbaarheid van de evenementenvergunning. Duidelijk moet zijn wat, waar en wanneer mag plaatsvinden. Dit gebeurt door evenementenlocaties aan te wijzen waarop bepaalde voorwaarden van toepassing zijn. Tevens is per evenementenlocatie een situatietekening beschikbaar met alle relevante informatie die te downloaden is via de website. Dit is nader uitgewerkt in hoofdstuk 6.

• 2.

  de verdelingsprocedure. Er moet sprake zijn van een open en transparante procedure. Dit wordt gewaarborgd door te werken met een vooraankondiging en een openbare evenementenkalender. De volledige procedure hiervan is uitgewerkt in paragraaf 8.2.1.3, onderdeel A.

• 3.

  het aanvraagtijdvak. Het moet duidelijk zijn binnen welke termijn een evenementenvergunning moet worden aangevraagd. In paragraaf 8.2.2.1, onderdeel B zijn de geldende indieningstermijnen opgenomen.

• 4.

  de toe te passen criteria. Dit is o.a. uitgewerkt in paragraaf 8.2.1.3, onderdeel C.

5.5.2. Vermindering regeldruk

De afgelopen jaren zijn de eisen voor evenementen steeds strenger, complexer en uitgebreider geworden. Dit komt mede door de toename van het aantal (grootschalige) evenementen en incidenten en ongelukken die in den lande hebben plaatsgevonden. Zodoende worden de landelijke en lokale eisen die aan organisatoren worden gesteld strenger, met als gevolg een toename van de regeldruk.

In hoofdstuk 4 werd al aangegeven dat diverse organisatoren een hoge regeldruk ervaren bij het organiseren van evenementen. De regeldruk wordt met name ervaren op het gebied van:

• -

  gebruiksonvriendelijke (aanvraag)formulieren;

• -

  onduidelijkheid over aan te leveren gegevens, waaronder een duidelijke situatietekening;

• -

  onduidelijkheid over regels, eisen per categorie evenement (A, B en C) en kosten;

• -

  gemis aan inzicht in stand van zaken rondom vergunningenproces.

Gezien de behoefte vanuit de organisatoren, maar ook gezien het bestuurlijke streven, 13 is onderzocht op welke manier het evenementenproces eenvoudiger en toegankelijker kan worden gemaakt. Vanwege de geldende wet- en regelgeving kan uiteraard niet alles worden vereenvoudigd, maar daar waar mogelijk zijn of worden belangrijke stappen gezet. In paragraaf 8.3.9 worden deze onderwerpen nader uitgewerkt.

Om aan de wens van de horeca tegemoet te komen is in de APV de mogelijkheid opgenomen dat de burgemeester jaarlijks dagen kan aanwijzen waarop een ruimere sluitingstijd geldt voor de door hem aangewezen openbare inrichtingen. Voor deze dagen hoeft dan door de horecaondernemer geen aparte ontheffing meer te worden aangevraagd.

5.5.3 Verduurzaming

De strategische visie ‘Verwonder je in de groene thuishaven van Weert’ is het vertrekpunt voor alle gemeentelijke plannen. Eén van de waarden die uit de gesprekken met Weertenaren naar voren is gekomen tijdens de totstandkoming van deze visie, is de waarde ‘duurzaam en innovatief ondernemen en leven’. Evenementen hebben een grote ecologische voetafdruk. Met steeds meer duurzame oplossingen voor de evenementensector wil de gemeente daarom een rol pakken in het proces van het verduurzamen van evenementen. Op korte termijn wordt dit gedaan door dit thema in jaarlijkse kennissessies aan bod te laten komen. Ook speelt het thema duurzaamheid in het afwegingskader een rol bij de verdeling van schaarse vergunningen in het geval van samenlopende/concurrerende aanvragen. Omdat meer punten worden toegekend in geval van aantoonbare duurzaamheidsmaatregelen, worden organisatoren gemotiveerd om met duurzaamheid aan de slag te gaan. In de toelichting op het afwegingskader, bijlage 2, wordt dat nader toegelicht.

Binnen de gemeente worden vaste buiten evenementenlocaties gebruikt. Deze locaties worden benoemd in paragraaf 6.1. Het merendeel van deze locaties zijn akoestisch onderzocht en mede naar aanleiding daarvan nader uitgewerkt in bijlage 3 en 4. Overigens is het ook toegestaan om een evenement te organiseren op andere buitenlocaties, mits wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. Het verdient echter aanbeveling om een evenement te organiseren op de aangewezen locaties, omdat hiervoor de randvoorwaarden duidelijk in kaart zijn gebracht. Daarnaast is het mogelijk om in bepaalde gevallen maatwerk toe te passen. Dit is o.a. aan de orde bij de culturele volksfeesten, hetgeen nader wordt toegelicht in paragraaf 6.2.1. Ook is het mogelijk om een evenement te organiseren binnen een inrichting. Dit wordt nader uitgewerkt in paragraaf 6.2.2. Vervolgens worden ook evenementen georganiseerd door de horeca. Welke regels daarvoor gelden wordt toegelicht in paragraaf 6.2.3. Als laatste wordt in paragraaf 6.2.4. nader ingegaan op het circus.

6.1 Evenementenlocaties

Binnen de gemeente worden de volgende evenementenlocaties 14 gebruikt:

• 1.

  Markt; 15

• 2.

  Bassin;

• 3.

  Grasveld Centrum Noord; 16

• 4.

  Nieuwe Markt; 17

• 5.

  Sint Raphaëlpad;

• 6.

  Oelemarkt;

• 7.

  Kasteelpark Nijenborgh;

• 8.

  Stationsplein; 18

• 9.

  Kasteelplein;

• 10.

  Collegeplein;

• 11.

  Zuilen Kabinet;

• 12.

  Open Park Weert (sportpark Boshoven);

• 13.

  Dorps- en wijkpleinen en parken; 19

• 14.

  Fatimapark;

• 15.

  Festivalterrein Hushoven; 20

• 16.

  Weert-West. 21

Per evenementenlocatie22 is een situatietekening opgesteld waarop alle relevante informatie is weergegeven. Op deze tekeningen staan de elektriciteitskasten, brandkranen en vaste objecten (denk aan bomen, straatmeubilair, etc.) ingetekend. Ook wordt via de website aangegeven waar een podium geplaatst mag worden (in verband met het geluid en de metingen). De tekeningen kunnen worden geraadpleegd en gedownload via de website van de gemeente.

Aan de evenementenlocaties zijn ook voorwaarden verbonden. Zo zijn geluids- en spreidingsvoorwaarden van toepassing om een aanvaardbare fysieke leefomgeving te waarborgen. Bij de geluidsvoorwaarden gaat het o.a. om de toegestane geluidsnormen. Bij de spreidingsvoorwaarden gaat het om het maximum aantal toegestane evenementen per jaar en het aantal toegestane aangesloten dagen dat een evenement georganiseerd mag worden. De locaties met de bijbehorende voorwaarden zijn nader uitgewerkt in paragraaf 9.13.2 met een nadere verwijzing naar bijlage 3 en 4.

Naast de aangewezen evenementenlocaties is het ook mogelijk om evenementen te organiseren op andere locaties. Uiteraard moet hierbij naast de regels over evenementen ook worden getoetst aan (mogelijke) andere wet- en regelgeving zoals omschreven in paragraaf 5.4. Verder moeten de geluidsnormen in acht worden genomen zoals omschreven in paragraaf 9.13.3. Het verdient echter aanbeveling om een evenement te organiseren op een aangewezen locatie, omdat hiervoor de randvoorwaarden duidelijk zijn. Dit maakt het voor zowel de evenementorganisator als de gemeente overzichtelijker en gemakkelijker.

6.2 Bijzondere activiteiten/evenementen

Binnen de gemeente zijn een aantal activiteiten/evenementen die een bijzondere waarde hebben of waarvoor aparte regels gelden. Dit betreft de culturele volksfeesten, evenementen binnen (horeca) inrichtingen, evenementen georganiseerd door de horeca en de circussen. In onderstaande paragrafen wordt dat nader toegelicht.

6.2.1 Culturele volksfeesten

Binnen de gemeente hebben de culturele volksfeesten een bijzondere waarde. Bij de definities in hoofdstuk 1 wordt een cultureel volksfeest aangemerkt als een culturele festiviteit dat structureel in Weert wordt gevierd. De door de gemeente georganiseerde stads- en dorpskermissen, Sinterklaas, Vastelaovendj (carnaval) en Koningsdag worden in ieder geval aangemerkt als culturele volksfeesten.

Tijdens de culturele volksfeesten worden ook diverse side-events georganiseerd. In de praktijk zijn tijdens deze feesten van oudsher veel activiteiten in (met name) het centrum en de dorpskernen. Veelal worden de side-events tijdens culturele volksfeesten, al dan niet samen met de horecaondernemers, georganiseerd door lokale partijen. Voor de culturele volksfeesten wordt in bepaalde gevallen maatwerk toegepast. In hoofdstuk 9 (o.a. paragraaf 9.13 en 9.14) wordt dat nader uitgewerkt.

6.2.2 Evenementen binnen inrichtingen

De locatie waar een evenement plaatsvindt, kan een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer23 zijn. Dit kan een binnen locatie betreffen, maar ook een buitenterrein kan deel uitmaken van een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer.

6.2.2.1 Activiteiten binnen de normale bedrijfsvoering

Activiteiten die binnen een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer worden georganiseerd en die binnen de normale bedrijfsvoering van die inrichting vallen, zijn geen evenement als bedoeld in de APV. Hiervoor is geen evenementenvergunning nodig en dan gelden de voorschriften zoals opgenomen in de verleende vergunningen/toestemmingen. Hierbij kan worden gedacht worden aan de voorschriften zoals opgenomen in de milieuvergunning, Alcoholwetvergunning en exploitatievergunning en de voorschriften zoals opgenomen in het Activiteitenbesluit.

6.2.2.2 Activiteiten die niet binnen de normale bedrijfsvoering passen Activiteiten die binnen een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer worden georganiseerd en die niet binnen de normale bedrijfsvoering vallen, zijn een evenement als bedoeld in de APV. Voor dergelijke evenementen geldt dat een een evenementenvergunning nodig is.

6.2.2.3 Geluid binnen een inrichting

Zoals ook omschreven in paragraaf 9.13.3.3 zijn qua geluid binnen een inrichting de regels van het Activiteitenbesluit van toepassing. Verder kan gebruik worden gemaakt van de festiviteitenregeling zoals omschreven in de volgende paragraaf.

6.2.3 Evenementen georganiseerd door de horeca

Door de horeca worden ook evenementen georganiseerd. Dit kan individueel, maar ook collectief plaatsvinden. Dit gebeurt bijvoorbeeld door het organiseren van side-events tijdens de stads- en dorpskermissen en Vastelaovendj (carnaval).

Als het te organiseren evenement plaatsvindt buiten de horeca-inrichting en er wordt ter plaatse alcohol verstrekt dan is een ontheffing op grond van artikel 35 Alcoholwet vereist. De exacte regels die hiervoor gelden zijn uitgewerkt in paragraaf 9.18.

Als een evenement wordt georganiseerd binnen de horeca-inrichting dan kan t.a.v. geluid gebruik worden gemaakt van de festiviteitenregeling zoals opgenomen in de APV. Dit betreft collectieve festiviteiten en gemelde incidentele24 activiteiten, waarvoor de op grond van het Activiteitenbesluit geldende geluidsnormen niet van toepassing zijn. In dat geval is een hoger geluidsniveau toegestaan. De festiviteitenregeling kan worden gebruikt voor activiteiten die zowel binnen als buiten de normale bedrijfsvoering van de inrichting vallen.

6.2.3.1 Gebruik terras tijdens evenement

In de praktijk is het mogelijk dat een terras van een horecagelegenheid tijdens een evenement binnen een evenemententerrein valt. De terrassen blijven onderdeel van de horecagelegenheid.

Het is horecagelegenheden binnen of grenzend aan een evenemententerrein toegestaan om tijdens evenementen het terrasmeubilair te verwijderen en op het terras een buitentap te plaatsen. In dat geval valt het terras onder het uitvoeringsbeleid evenementen. Als de horecaondernemer in bezit is van een geldige Alcoholwetvergunning dan is voor het verstekken van zwak alcoholhoudende drank op het terras een tijdelijke ontheffing op grond van artikel 35 Alcoholwet niet nodig.

6.2.3.2 Plaatsen van een tent

Het is voor een horecaondernemer mogelijk om tijdens een evenement tijdelijk een tent op het terras te plaatsen. Dit is toegestaan voor maximaal 12 kalenderdagen per jaar. Als het terras onderdeel van een evenemententerrein is, hoeft geen evenementenvergunning aangevraagd te worden. In andere gevallen dient de horecaondernemer een melding in te dienen of een evenementenvergunning aan te vragen.

Op de plek waar de tent wordt geplaatst is het enkel toegestaan om zwak alcoholhoudende drank te schenken. Als de horecagelegenheid geen Alcoholwetvergunning heeft dient er naast een evenementenvergunning ook een ontheffing op grond van de Alcoholwet te worden aangevraagd. Voor gebieden en tijden waar cameratoezicht is, geldt dat eventuele wanden en het dak van transparant of verwijderbaar materiaal moet zijn zodat het gemeentelijk cameratoezicht niet wordt belemmerd. Verder is het Bgbop van toepassing.

6.2.4 Circussen

Een circus wordt aangemerkt als een evenement zoals bedoeld in artikel 2:24 APV. Om een wildgroei aan circussen te voorkomen is in het uitvoeringsbeleid evenementen o.a. vastgelegd hoeveel circussen er maximaal per jaar plaats mogen vinden en binnen welke periode. Dit is nader uitgewerkt in paragraaf 8.2.1.3, onderdeel D. Ook is daarbij omschreven op welke wijze een heldere en transparante selectieprocedure wordt gehanteerd als er meerdere gegadigden zijn.

Binnen het evenementenproces hebben diverse partijen een rol. In onderstaande paragrafen worden de belangrijkste rollen en taken toegelicht.

7.1 Organisator

De organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement. De organisatie is verantwoordelijk voor het naleven van de aan de vergunning of melding verbonden voorschriften alsmede voor alle medewerkers die worden ingezet voor, tijdens en na het evenement. Dit geldt ook voor medewerkers die via professionele partijen worden ingehuurd. De organisatie moet naar eigen oordeel de maatregelen nemen die leiden tot een vermindering van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu.

Bij grote evenementen is het voor de organisatie raadzaam om gebruik te maken van een veiligheidscoördinator, die de inzet van beveiligingspersoneel en bedrijfshulpverleners coördineert.

7.2 Gemeente

Binnen de gemeente zijn de volgende bestuursorganen en ambtenaren betrokken bij het evenementenproces.

7.2.1 De burgemeester

In paragraaf 5.3.3 is de rol en de bevoegdheid van de burgmeester in grote lijnen al toegelicht. Daarnaast is de burgemeester bevoegd tot het verlenen van diverse ontheffingen op grond van de APV en bijzondere wetten.25 Verder houdt de burgemeester toezicht op samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de naleving van gemeentelijke verordeningen. Ook is hij bevoegd tot verbinden van nadere voorschriften op grond van het Bgbop.

7.2.2 Het college

De rol en bevoegdheid is reeds omschreven in paragraaf 5.3.3. Het college is daarnaast bevoegd gezag voor het verlenen van omgevingsvergunningen en is bevoegd gezag voor het toezicht op de naleving van het Bgbop alsmede het toezicht op de veiligheid van tijdelijke constructies. Tevens voor de ontheffing overige geluidhinder.

7.2.3 De evenementencoördinator

Binnen het evenementenproces van de gemeente is de rol van de evenementencoördinator nieuw. Door de groei en behoefte om evenementen te organiseren, de toenemende aandacht voor veiligheid en de veranderende rol van de overheid, is het samenspel tussen de organisatoren van evenementen en de gemeente veranderd. De genoemde ontwikkelingen vragen om een verdere professionalisering van het organiseren van evenementen. Daarom is binnen de gemeente besloten om te gaan werken met een evenementencoördinator.

De evenementencoördinator zorgt voor een goede samenwerking tussen de gemeente en organisatoren. Ook is de evenementencoördinator relatiebeheerder gedurende de voorbereidende fase van het evenementenproces. Tijdens de uitvoerende fase ligt deze rol met name bij de vergunningverlener APV/bijzondere wetten.

De evenementencoördinator is daarnaast voorzitter van het multidisciplinair evenementenoverleg (zie paragraaf 8.2.1.2) en evalueert samen met de evenementenorganisatoren en de oov-diensten het verloop van evenementen, om zo de benodigde aanpassingen voor de volgende keren te realiseren. De evenementencoördinator stuurt vanuit zijn kennis van het gehele werkveld en de ontwikkelingen die daarin spelen aan op de stroomlijning en verbetering van processen binnen en buiten de gemeente. Daarnaast is de evenementencoördinator een verbinder die de samenwerking tussen professionals stimuleert.

7.2.4 Vergunningverlener APV/bijzondere wetten

De vergunningverlener APV/bijzondere wetten doorloopt de procedure van meldings- en vergunningplichtige evenementen, waaronder het aanvragen en ontvangen van adviezen van de oov-diensten en het opstellen en afhandelen van de evenementenmelding/vergunning. Tevens bewaakt de vergunningverlener APV/bijzondere wetten de termijnen en is vanaf het binnenkomen van de melding/aanvraag het aanspreekpunt voor de organisator en overige belanghebbenden.

7.2.5 Senior vergunningverlener APV/bijzondere wetten

De senior vergunningverlener APV/bijzondere wetten (hierna: de senior) voert de genoemde werkzaamheden zoals genoemd in paragraaf 7.2.4 uit en is hierbij met name verantwoordelijk voor de vergunningen van C-evenementen. Ook ondersteunt en adviseert de senior de vergunningverlener APV/bijzondere wetten (vier ogenprincipe) en bewaakt de kwaliteit van de te verlenen vergunningen. Tot slot adviseert en rapporteert de senior over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels.

7.2.6 Adviseur integrale veiligheid

De beleidsadviseur integrale veiligheid adviseert op het gebied van openbare orde en veiligheid, schakelt met de burgemeester bij eventuele escalatie op het gebied van openbare orde, veiligheid en/of gezondheid vanuit het veiligheidsoverleg. Ook neemt de beleidsadviseur integrale veiligheid deel aan het multidisciplinaire evenementenoverleg en adviseert de vergunningverlener APV/bijzondere wetten.

7.2.7 Overige interne adviseurs

Naast de beleidsadviseur integrale veiligheid zijn er nog andere adviseurs die in het evenementenproces betrokken kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan de verkeerskundige die advies geeft over de verkeersveiligheid of een medewerker ruimtelijke ordening die advies geeft over het ruimtelijke aspect.

7.2.8 Gemeentelijke toezichthouders

De werkzaamheden van de gemeentelijke toezichthouders bestaan uit: toezicht op de APV, bouw- en woningtoezicht en milieutoezicht. Onder toezichthouders worden ook de boa’s verstaan.

7.3 Externe diensten

De volgende externe partijen worden betrokken bij het evenementenproces.

7.3.1 VRLN

De VRLN neemt aanvragen voor multidisciplinaire adviezen in behandeling en bewaakt de afstemming tussen de advisering vanuit brandweer, GHOR en politie richting gemeente.

7.3.2 Adviseur evenementen brandweer

De adviseur evenementen brandweer voorziet de burgemeester van advies over evenementen voor zover dit betrekking heeft op de brandweerzorg of multidisciplinaire aangelegenheden waarbij de brandweer een gedeeld belang te behartigen heeft.

7.3.3 Adviseur evenementen GHOR

De adviseur evenementen GHOR voorziet de burgmeester van advies over evenementen voor zover dit betrekking heeft op de geneeskundige hulpverlening en technische hygiënezorg of multidisciplinaire aangelegenheden waarbij de GHOR een gedeeld belang te behartigen heeft.

7.3.4 Adviseur evenementen politie

De adviseur evenementen politie adviseert de burgemeester over evenementen voor zover dit betrekking heeft op de politiezorg of multidisciplinaire aangelegenheden waarbij de politie een gedeeld belang te behartigen heeft.

7.3.5 Externe toezichthouders

De externe toezichthouders zijn medewerkers van externe organisaties belast met toezicht op de naleving van wet- en regelgeving bij evenementen. Hieronder kunnen in ieder geval worden verstaan:

• -

  de politie. De verantwoordelijkheid van de politie is gericht op het houden van toezicht op de (wijze van) handhaving van de openbare orde op het evenemententerrein. Ook houdt de politie toezicht op hoe de organisatie de verkeersregulatie nabij het evenemententerrein op de (hoofd)verkeerswegen handhaaft. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor het nemen en uitvoeren van maatregelen om de openbare orde op het evenemententerrein en in de directe omgeving van het evenemententerrein te handhaven, wanneer hier aanleiding toe is. Tot slot is de politie verantwoordelijk voor het uitvoeren van eventueel noodzakelijk strafrechtelijk onderzoek.

• -

  brandweer. Tijdens een evenement is de brandweer verantwoordelijk voor het beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt. Ook is de brandweer verantwoordelijk voor het beperken en bestrijden van gevaar voor mens en dier bij ongevallen anders dan brand;

• -

  GHOR/GGD: de GHOR kan toezicht houden op hoe een door de organisator ingehuurde medische organisatie de medische verzorging uitvoert. Ook kan de GHOR de medische ondersteuning bij een opgeschaalde organisatie coördineren. De GGD kan een inspectie uitvoeren op de naleving van de “Hygiënerichtlijn voor Evenementen”. De organisatie moet aan de inspectie medewerking verlenen.

• -

  Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA): de NVWA controleert tijdens evenementen en daarbuiten of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet. Bij constatering van een overtreding van deze wet kan zij de aanbieder beboeten. Als de organisatie van het evenement nalatigheid kan worden verweten met betrekking tot de verkochte waren kan de NVWA ook aan hen een boete opleggen. Ook controleert de NVWA op het rookverbod.

De adviseurs genoemd in paragraaf 7.3.1 tot en met 7.3.4 wordt in dit beleid aangemerkt als adviseurs van de oov-diensten.

De APV beschrijft in artikel 2:24 wat wordt verstaan onder een evenement. In artikel 2:25 wordt omschreven wanneer een evenement vergunningplichtig is en wanneer kan worden volstaan met een melding. In dit hoofdstuk wordt het complete evenementenproces beschreven voor het afhandelen van een meldings- of vergunningplichtig evenement. Bij de omschrijving van dit proces is ook aansluiting gezocht bij de landelijke en regionale kaders zoals omschreven in paragraaf 5.1. en 5.2.

8.1 Meldingsplichtig evenement

In de APV zijn bepaalde evenementen uitgezonderd van de vergunningsplicht. De achterliggende gedachte is om evenementen met een minimaal veiligheidsrisico uit te zonderen van de vergunningsplicht. Het betreft de categorie evenementen waar geen aanvullende advisering of voorschriften voor nodig zijn. Het gaat daarbij overwegend om kleine evenementen met relatief lage bezoekersaantallen en geringe omgevingsgerichte effecten.

Om uitgezonderd te worden van de vergunningsplicht dienen evenementen te voldoen aan de eisen zoals opgenomen in artikel 2:25, tweede lid, APV.26 Naar omvang en vorm hebben zij een dusdanig beperkte impact op de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en/of milieu dat hiervoor geen vergunningsplicht is vereist. Er kan worden volstaan met een melding als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• a.

  het evenement vindt plaats in de openlucht;

• b.

  het aantal bezoekers is niet meer dan 150 gelijktijdig;

• c.

  het evenement duurt maximaal tot 24.00 uur;

• d.

  het ten gehore brengen van muziek duurt op vrijdag en zaterdag tot maximaal 24.00 uur en op zondag tot en met donderdag tot maximaal 23.00 uur;

• e.

  het evenement wordt niet gehouden op de rijbaan (niet zijnde een woonerf), fiets- of bromfietspad of parkeergelegenheid of vormt niet anderszins een belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten, hetgeen ook betekent dat op het trottoir een doorgang van 1.20 meter open blijft en op promenades en woonerven een doorgang van minstens 4.50 meter;

• f.

  er worden slechts objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m² per object en niet meer dan vier objecten per straat;

• g.

  er een organisator is; en

• h.

  de organisator heeft ten tenminste 4 weken voorafgaand aan het evenement daarvan melding gedaan aan de burgemeester door middel van het daarvoor bestemde formulier.

Voor meldingsplichtige evenementen is het in principe niet nodig om een vooraankondiging in te dienen. Voor meldingsplichtige evenementen die plaatsvinden op een aangewezen buitenlocatie, zoals omschreven in paragraaf 6.1, wordt dat wel aanbevolen.

Voor evenementen die niet binnen de voorwaarden van de melding vallen, dient een evenementenvergunning te worden aangevraagd binnen de daarvoor gestelde termijn die is opgenomen in artikel 2:25a, tweede lid, APV. 27

Een melding wordt ingediend via het digitale loket van de gemeente via: Evenement melden - Gemeente Weert. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging van de melding. Op basis van de ingevulde gegevens wordt gecontroleerd of de melding ontvankelijk is. Is dit niet het geval, dan wordt door de gemeente een termijn gegeven waarbinnen de aanvullende gegevens aangeleverd moeten zijn. Is de melding (vervolgens) volledig, dan wordt gecontroleerd of het evenement voldoet aan de voorwaarden van een melding. Is dat het geval, dan wordt een bevestiging gestuurd dat het evenement kan plaatsvinden.

Bij twijfel wordt contact gezocht met de aanvrager. Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden van een melding, dan wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld. Het evenement is dan vergunningplichtig. De procesomschrijving van een vergunningplichtig evenement wordt nader toegelicht in paragraaf 8.2 en verder.

Verder heeft de burgemeester op grond van de APV28 de bevoegdheid om nadere voorschriften aan een melding te verbinden. Daarnaast heeft hij de bevoegdheid om een meldingsplichtig evenement te verbieden als er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.

8.2 Vergunningplichtige evenementen

Bij evenementen, die niet vallen onder de voorwaarden van een melding, moet een vergunning worden aangevraagd. De juridische grondslag voor deze vergunning is artikel 2:25, eerste lid, APV. Bij het aanvragen van een evenementenvergunning is het proces als omschreven in de volgende paragrafen.

8.2.1 Voorbereidende fase

Het vergunningenproces start met de mogelijkheid tot een vooroverleg en/of door het doen van een vooraankondiging voor de evenementenkalender. Deze kalender wordt gehanteerd als het instrument om de betrokken partijen vroegtijdig te betrekken en in positie te brengen. Dit gebeurt o.a. door de oov-diensten vroegtijdig in het proces te laten adviseren over de beschikbare capaciteit. Ook dient de organisator de directe omgeving van de locatie waar het evenement zal plaatsvinden te betrekken bij de voorgenomen plannen. In onderstaande paragrafen wordt de voorbereidende fase nader uiteengezet.

8.2.1.1 Mogelijk vooroverleg

Voorafgaand aan de procedure van vergunningverlening kunnen zowel de organisator als de gemeente het initiatief nemen tot het voeren van een vooroverleg. Dit gebeurt in principe standaard bij alle B- en C-evenementen en bij A-evenementen29 als daarvoor een specifieke aanleiding is (bijvoorbeeld bij een nieuw evenement of in geval van verbeterpunten uit de evaluatie).

Het doel van een vooroverleg is om te komen tot een tijdige en complete aanvraag. Het vooroverleg wordt in principe gevoerd door de evenementencoördinator. Indien noodzakelijk kunnen bij het vooroverleg ook andere ambtenaren en de adviseurs van de oov-diensten aanwezig zijn. De adviseurs oov-diensten worden alleen uitgenodigd als op hun vakgebied bijzonderheden zijn.

Het vooroverleg kan tevens tot doel hebben om de samenhang tussen verschillende sporen in kaart te brengen. Zo kan bij een vergunningaanvraag ook een aanvraag voor een subsidie aan de orde zijn. De evenementencoördinator stemt deze sporen op elkaar af en geeft hierover de nodige uitleg aan de aanvrager.

8.2.1.2 Multidisciplinair evenementenoverleg

De gemeente heeft maandelijks een overleg waarin evenementen worden besproken. Dit heet het zogenaamde multidisciplinair evenementenoverleg. In dit overleg wordt teruggeblikt op de evenementen die hebben plaatsgevonden en worden de aanvragen voor komende evenementen (met eventuele aandachtspunten) besproken. In het multidisciplinair overleg sluiten alle taakvelden aan die een rol hebben binnen de gemeentelijke keten van het evenement, alsmede de adviseurs van de oov-diensten. Ook kunnen organisatoren worden uitgenodigd om hun evenement toe te lichten.

8.2.1.3 Procedure vooraankondiging en evenementenkalender

Binnen de gemeente worden het gehele jaar door evenementen georganiseerd, maar de meeste evenementen vinden plaats in het voorjaar en de (na)zomer. Dit is van invloed op de beschikbare mogelijkheden per datum en locatie.

Omdat evenementenlocaties schaars zijn is spreiding van belang, onder andere om overlast door evenementen op een locatie te beperken. Daarnaast hebben evenementen ook gevolgen voor de capaciteit van de oov-diensten. Daarom worden alle organisatoren jaarlijks verzocht om vóór 15 september een vooraankondiging te doen. Eventuele risico’s of hinder die deze evenementen veroorzaken kunnen daarmee tijdig worden onderkend en voorkomen. De evenementenkalender wordt jaarlijks uiterlijk op 31 december door het college vastgesteld. Met plaatsing op de evenementenkalender wordt de datum en locatie van het evenement gereserveerd. Het evenement kan echter pas plaatsvinden na verlening van de benodigde vergunningen. Als niet tijdig een vergunningsaanvraag is ingediend, kan de burgemeester besluiten dat de bestaande reservering komt te vervallen.

A. Vooraankondiging

Om geplaatst te kunnen worden op de evenementenkalender wordt dus gewerkt met een vooraankondiging. Hiervoor geldt de volgende werkwijze:

• -

  Iedere organisator van een vergunningplichtig evenement dient vóór 15 september het evenement aan te melden voor de evenementenkalender voor de daarop volgende periode van 1 april tot 1 april;

• -

  De vooraankondiging vindt plaats via het digitale loket van de gemeente: Vooraankondiging evenement - Gemeente Weert;

• -

  De ingekomen vooraankondigingen worden verzameld en geplaatst op de evenementenkalender;

• -

  Ingeval van concurrerende en/of samenlopende aanvragen wordt de werkwijze gevolgd zoals omschreven onder C van deze paragraaf;

• -

  De aangekondigde evenementen worden gedeeld met de adviseurs van de oov-diensten. De adviseurs kunnen knelpunten signaleren en hierover advies geven. Het is uitgangspunt is dat de adviseurs van de oov-diensten eventuele bezwaren uiterlijk 15 november kenbaar maken;

• -

  Het college stelt de evenementenkalender voor de komende evenementenperiode uiterlijk 31 december vast, waarna deze te raadplegen is via de website van de gemeente;

• -

  Na plaatsing op de vastgestelde evenementenkalender is de locatie en het tijdstip op basis van de bij de vooraankondiging ingediende informatie voorlopig gereserveerd, in afwachting van de vergunningsaanvraag;

• -

  De organisatie dient met inachtneming van de geldende indieningstermijnen30 de aanvraag voor een vergunning te voltooien. Hierbij geldt dat als de aanvraag niet tijdig is ingediend de reservering komt te vervallen;

• -

  Als de evenementenvergunning is verleend wordt de reservering definitief.

Het indienen van een vooraankondiging is geen juridische eis voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Het verdient echter wel aanbeveling om een vooraankondiging te doen, omdat een organisator hierdoor meer zekerheid krijgt over de doorgang van het evenement. Daarnaast ontstaat een duidelijker beeld over het vervolgproces, kan tijdig worden ingespeeld op eventuele knelpunten en is op voorhand duidelijk welke vergunningen/toestemmingen nog nodig zijn.

Voor evenementen die niet (tijdig) via een vooraankondiging zijn gemeld, geldt dat vergunningverlening afhankelijk is van de mogelijkheden die dit beleid en de evenementenkalender bieden op het moment van ontvangst van een ontvankelijke vergunningaanvraag.

B. Beoordeling categorie evenement

Naar aanleiding van de ingediende vooraankondiging wordt bekeken onder welke categorie het evenement valt. Dit wordt vervolgens in de evenementenkalender verwerkt. De gemeente baseert de aanpak van evenementen op de veronderstelde risico’s die kunnen optreden. Het uitgangspunt is dat aanvragers die geen risico’s veroorzaken met hun evenement zo min mogelijk moeten worden belast met voorafgaande overheidstoetsing. Hoe meer risico een evenement met zich meebrengt, hoe intensiever de aanpak en hoe meer professionaliteit van een aanvrager wordt verwacht. Bij evenementen worden de volgende 3 categorieën onderscheiden:

• -

  Categorie A: de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door 1 of meer oov-diensten niet noodzakelijk wordt geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

• -

  Categorie B: de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door 1 of meer oov-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit en risico’s van de organisatoren van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

• -

  Categorie C: de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door 1 of meer oov-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit en risico’s van de organisatoren van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Bij een A-evenement kan indien nodig een monodisciplinair advies worden gevraagd bij de oov-diensten. Bij alle categorieën evenementen staat het de oov-diensten vrij om gevraagd en ongevraagd advies te geven.

Door de gemeente wordt de indeling gemaakt op grond van een regionale risicoscan. De uiteindelijke categorie (A, B, of C) op basis van de risicoscan is bepalend voor de behandelaanpak, de behandeltermijn en de benodigde inbreng van de betrokken adviespartners. Deze werkwijze is ook verankerd in de Handreiking van het LEO.31 De 3 verschillende categorieën zijn ook opgenomen in de APV (artikel 2:25a, eerste lid).32 Wanneer aanvullende informatie beschikbaar is die niet in de risicoscan kan worden meegenomen dan heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een afwijkende categorie in te delen.

C. Concurrerende en samenlopende aanvragen

Als sprake is van concurrerende en/of samenlopende aanvragen dan wordt in eerste instantie gestuurd op een gezamenlijke oplossing. De evenementencoördinator brengt de organisatoren in contact en/of faciliteert waar nodig een overleg/ bijeenkomst met een gezamenlijke oplossing als doel. Als een dergelijk overleg niet tot een oplossing leidt, dan wordt aan de hand een afwegingskader met daarin vastgestelde criteria een afweging gemaakt om een keuze te maken tussen deze evenementen.

De werkwijze is als volgt:

• -

  De aangekondigde evenementen worden getoetst aan criteria en ontvangen punten wanneer zij voldoen aan de gestelde criteria;

• -

  Het evenement met de meeste punten krijgt voorrang en wordt geplaatst op de evenementenkalender.

Het afwegingskader is opgenomen in bijlage 2.

Door het afwegingskader wordt gestuurd op diversiteit aan evenementen, inclusiviteit en toegankelijkheid voor bezoekers, spreiding, herstel- en rusttijd op verschillende locaties en duurzaamheid. Hierdoor wordt het milieu in de openbare ruimte beschermd en de openbare orde en veiligheid gewaarborgd. Daarnaast wordt gestuurd op evenementen die een meerwaarde hebben voor de inwoners van Weert. In bijlage 2 wordt het afwegingskader nader toegelicht.

Als op grond van het afwegingskader een gelijke score volgt dan vindt een loting plaats.

D. Circus

Zoals omschreven in paragraaf 6.2.4 wordt een circus aangemerkt als een evenement in de zin van de APV. Ook voor deze evenementen moet een vooraankondiging worden ingediend. Voor de procedure hieromtrent wordt verwezen naar onderdeel A en B van deze paragraaf.

Bij een circus wordt vervolgens de volgende werkwijze gehanteerd:

• -

  Per kalenderjaar zijn maximaal 2 circussen toegestaan, waarbij 1 in het voorjaar binnen de periode van 1 maart tot en met 30 september en eén in het najaar binnen de periode 1 oktober tot en met 28 februari. 33

• -

  Een circus mag per toegestaan circus maximaal 7 aaneengesloten dagen (exclusief op- en afbouw)34 per kalenderjaar plaatsvinden.

• -

  Het uitgangspunt is dat circussen plaatsvinden op de locatie Maaslandlaan.

• -

  Als sprake is van samenlopende aanvragen dan wordt geselecteerd op basis van de volgende uitgangspunten:

  • •

    positieve beoordeling van het circus- c.q. bouwboek door politie en/of brandweer;

  • •

    eigen waarneming/ervaring en ervaring van andere gemeenten t.a.v. onderstaande punten:

    • »

      nakomen van afspraken;

    • »

      dierenwelzijn;

    • »

      calamiteiten en incidenten;

    • »

      kwaliteit van informatievoorziening en professionaliteit van het circus;

    • »

      duurzaamheid.

• -

  Als naar aanleiding van bovenstaande punten de circussen als gelijkwaardig worden beschouwd, wordt gewerkt met een loting.

E. Evenementen zonder vooraankondiging

Ook nadat de evenementenkalender is vastgesteld, kunnen vergunningsaanvragen binnenkomen die niet van tevoren zijn aangekondigd zoals omschreven bij onderdeel A van deze paragraaf. Hierbij kan worden gedacht aan evenementen die spontaan worden georganiseerd of op voorhand niet voorzien waren, zoals een evenement tijdens een WK- of EK-toernooi of een huldiging.

De gemeente wil ruimte bieden voor spontane initiatieven, ook als die niet altijd op voorhand gemeld (kunnen) worden middels een vooraankondiging voor de evenementenkalender. Deze aanvragen zullen per geval en in relatie tot de reeds vastgestelde evenementenkalender worden bekeken en worden afgestemd met de oov-diensten.

Als de vergunning wordt verleend dan wordt deze ook op de evenementenkalender geplaatst.

8.2.2 Indienen aanvraag en ontvankelijkheidstoets

Na plaatsing op de evenementenkalender dient de organisator een formele vergunningsaanvraag in te dienen. Hier zijn indieningstermijnen aan verbonden afhankelijk van de categorie waarin het evenement is ingedeeld. De categorie-indeling is terug te vinden op de evenementenkalender. Wordt de formele vergunningsaanvraag te laat ingediend, dan komt de reservering op de evenementenkalender te vervallen. Op dat moment hebben andere evenementenorganisatoren ook de mogelijkheid om een vergunningaanvraag in te dienen en geldt de regel ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’.

In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe het proces van de formele vergunningsaanvraag eruit ziet.

8.2.2.1 Indienen aanvraag

Iedereen die voornemens is een evenement te organiseren in Weert of hiertoe een aanvraag heeft ingediend, kan hierover in contact treden met de gemeente. Dit kan door het indienen van een aanvraag via de website.

A. Aanvraagformulier evenementen

Een aanvraag wordt ingediend via het digitale loket van de gemeente via: Evenementenvergunning | Gemeente Weert. 35

B. Indieningstermijnen

Een aanvraag wordt ingediend binnen de geldende indieningstermijnen, zoals opgenomen in artikel 2:25a, tweede lid, APV. Het betreft de volgende termijnen:

• -

  minimaal 8 weken voor aanvang van een evenement uit categorie A;

• -

  minimaal 14 weken voor aanvang van een evenement uit categorie B;

• -

  minimaal 26 weken voor aanvang van evenement uit categorie C.

De burgemeester kan de evenementenvergunning weigeren als deze niet binnen de geldende indieningstermijn wordt ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.

C. Beoordeling categorie evenement

Voor de evenementen waarvoor geen vooraankondiging is ingediend wordt aan de hand van de regionale risicoscan bepaald of sprake is van de categorie A, B of C. Hierbij wordt dezelfde werkwijze gehanteerd zoals omschreven in paragraaf 8.2.1.3, onderdeel B.

D. Volledigheidstoets

Afhankelijk van de categorie-indeling (A, B of C) worden bepaalde gegevens opgevraagd. Zo is bijvoorbeeld bij B- en C-evenementen een veiligheidsplan en een advies van de oov-diensten nodig.

Het veiligheidsplan is er ten behoeve van en voor de organisatie voor de veiligheid van het evenement in de brede zin. Het is vergelijkbaar met een bedrijfshulpverleningsplan van een bedrijf of organisatie. Het veiligheidsplan is in eerste instantie bedoeld voor de veiligheidsorganisatie van het evenement. Daarnaast gebruiken de oov-diensten en de gemeente het plan om te zien of alle relevante afspraken rondom veiligheid gemaakt zijn. Het plan kan ook geraadpleegd worden als zich tijdens een evenement een calamiteit voordoet. Het veiligheidsplan is vooral een waardevol instrument voor de organisatie om gestructureerd na te denken over de veiligheid van het evenement en om de ingehuurde partijen, de vrijwilligers en de oov-diensten hierover te briefen/informeren. Tevens beschrijft het procedures hoe de organisatie handelt bij situaties en incidenten totdat de oov-diensten het overnemen. Een voorbeeld van een veiligheidsplan kan worden gedownload via de website van de gemeente.

Ook kan het nodig zijn dat vanuit de organisatie een verkeersplan moet worden aangeleverd. In paragraaf 9.16 is nader uitgewerkt waar een verkeersplan aan moet voldoen.

Om een ontvankelijke aanvraag in te kunnen dienen en om de oov-diensten (indien nodig) een goed advies te kunnen laten verstrekken worden door de organisator in ieder geval36 de volgende gegevens aangeleverd: 37

• -

  volledig ingevuld aanvraagformulier;

• -

  overzichtstekening gehele evenement: 38

  • •

    Tekeningen op schaal 1:100/200/500; 39

  • •

    Situatieschets + afscheiding/ uiteinden evenementen terrein met noordpijl;

  • •

    Tekening met een maat- of schaalaanduiding van objecten > 25m2 ;

  • •

    Maten aangeven van verdere inrichting, denk hierbij aan: doorgangen, straten, tenten, tribunes, bars, podia, beeldschermen, stoelenplan (inclusief (sta)tafels), springkussens, straatmeubilair, prullenbakken, verlichting (vast en tijdelijk), waterpartijen (fonteinen, beek, vijvers, sloten etc.), foodtrucks, gebouwen en vlaggenmasten;

  • •

    Tekeningen voorzien van symbolen en legenda;

  • •

    Bluswatervoorziening (openwater, brandkranen);

  • •

    Parkeerterrein (al aanwezige en specifiek voor evenement aangelegde);

  • •

    Centrale post (voor organisatie/ veiligheid/gezondheid). Denk hierbij aan EHBO, beveiliging etc.;

  • •

    Voorstel calamiteitenroute voor hulpverleningsdiensten;

  • •

    Afmetingen doorgang voor hulpdiensten: 4,5 meter breed en 4,2 meter hoog, bochtenstraal 4,5 meter. Geschikt voor een totaalgewicht van 15 ton en een aslast van 10 ton;

  • •

    Plattegrond van iedere verblijfsruimte (bijvoorbeeld een tent) die bestemd is voor meer dan 150 personen tegelijk.

• -

  Indien van toepassing: bij bakken en/of braden duidelijk met behulp van de legenda op de overzichtstekening aangeven op welke wijze dit gebeurt (frituren op gas/frituren d.m.v. elektra/koken, bakken of braden met een kookplaat, oven, fornuis, barbecue of op een andere wijze;

• -

  Indien van toepassing: een verkeersplan/tekening/plattegrond met verkeersmaatregelen die worden toegepast (omleiding, hekken, borden, verkeersregelaars, etc.);

• -

  Indien van toepassing: een veiligheidsplan (bij B- en C-evenementen is dat altijd vereist);

• -

  Bij het organiseren van een circus:

  • •

    indien van toepassing: een lijst van dieren die worden meegebracht;

  • •

    circus c.q. bouwboek waarin alle technische gegevens van de tent, installaties, stoelenplan etc. staan vermeld;

  • •

    een verklaring waarin wordt ingegaan op het houden en behandelen van de dieren die bij het circus betrokken zijn. Dit op basis van de richtlijnen zoals vastgesteld door de Vereniging Nederlandse Circus ondernemingen.

Op basis van de ingediende aanvraag met bijbehorende stukken wordt de ontvankelijkheid van de aanvraag getoetst. Wanneer een aanvraag niet ontvankelijk blijkt, is het streven om de aanvrager hiervan binnen twee weken in kennis te stellen, zodat conform de Awb de mogelijkheid bestaat tot aanvulling. Vervolgens kan de aanvraag in behandeling worden genomen of, als deze niet compleet is, buiten behandeling worden gelaten. Ook de indieningsvereisten op basis van het Bgbop worden in de ontvankelijkheidstoets meegenomen. Deze zijn dan ook verwerkt in het aanvraagformulier evenementen.

8.3.2 Inhoudelijke toetsing en besluitvorming

De aanvraag van een evenementenvergunning wordt aan allerlei criteria getoetst, zoals (brand)veiligheid, verkeer en gezondheid. De juridische grondslag hiervoor is onder andere artikel 1:8 APV. In paragraaf 5.3.1 is dat al nader toegelicht. Zoals reeds omschreven in paragraaf 8.2.1.3 onderdeel B wordt bij evenementen een onderscheid gemaakt in de categorie A, B en C. In dit onderscheid komen de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer, tot uitdrukking. Voor de beoordeling van de risico’s wordt een risicoscan gehanteerd, een instrument in beheer van de Veiligheidsregio en het LEO.

8.3.2.1 Adviesproces

Bij B- en C-evenementen bestaat een middel of hoge risicoverwachting. Voor deze evenementen wordt altijd een aanvullend advies opgevraagd bij de oov-diensten. De vergunningverlener APV/bijzondere wetten zet een adviesaanvraag uit bij de desbetreffende oov-diensten en interne adviseurs. In de adviesaanvraag wordt zo mogelijk aangegeven op welke punten concreet advies is gewenst. De B- en C-evenementen worden ook besproken in het structurele evenementenoverleg.

Alle aanvragen voor B- en C-evenementen worden ter advies aan de oov-diensten voorgelegd. Een aanvraag voor een A-evenement kan indien noodzakelijk ook ter advies aan de oov-diensten worden voorgelegd.

Aan interne adviseurs kan advies worden gevraagd over veiligheidskwesties (adviseur integrale veiligheid), verkeerskwesties (verkeerskundig adviseur) en/of ruimtelijke kwesties (adviseur ruimtelijke ordening). Indien dit consequenties voor de aanvraag heeft, wordt de aanvrager hierover door de vergunningverlener geïnformeerd en in begeleid.

8.3.2.2 Inhoudelijke beoordeling

Zodra een volledige aanvraag is ontvangen wordt deze (indien nodig) ter advies voorgelegd aan de oov-diensten. De oov-diensten verstrekken binnen 10 werkdagen hun schriftelijke advies. Vervolgens wordt getoetst aan de regelgeving zoals beschreven in paragraaf 5.3.1. Bij bijzonderheden of afwijkingen van adviezen wordt indien nodig de burgemeester in kennis gesteld of gevraagd een besluit te nemen op de vergunning

8.3.2.3 Bibob-toets

Bij een aanvraag voor een evenementenvergunning kan een toets plaatsvinden op grond van de Wet Bibob. De reikwijdte hiervoor is vastgelegd in de Beleidslijn voor de toepassing van de Wet Bibob. 40

8.3.2.4 Besluit op aanvraag

Als de evenementenvergunning kan worden verleend volgt het besluit over het verlenen van de vergunning met de bijbehorende voorschriften die in acht moeten worden genomen. Het besluit wordt schriftelijk bekendgemaakt aan de aanvrager.

8.3.2.5 Bezwaar of beroep/voorlopige voorziening

Op grond van de Awb kunnen belanghebbenden binnen 6 weken na de bekendmaking van de vergunningverlening bezwaar indienen bij de burgemeester. Daarnaast is het mogelijk om in geval van spoed een voorlopige voorziening aan te vragen.

8.3.2.6 Publicatie op gemeentelijke evenementenkalender

Alle verleende evenementenvergunningen (categorie A, B en C) en de toegestane meldingsplichtige evenementen worden geplaatst op de evenementenkalender. Deze is te raadplegen op de website van de gemeente.

8.3.3 Heffen van leges

Voor het verlenen van een evenementenvergunning worden leges geheven conform de Legesverordening. 41

8.3.4 Operationele voorbereiding

Als de evenementenvergunning is verleend dan vindt vervolgens de operationele voorbereiding plaats. Binnen de gemeente gebeurt dit als volgt.

8.3.4.1 Doorleefsessie

Bij C-evenementen (optioneel bij B-evenementen) wordt door de organisatie uiterlijk 2 weken vóór aanvang van het evenement een doorleefsessie gehouden. In de sessie toetst de organisatie met iedereen die feitelijk bij de uitvoering van het evenement is betrokken de in het veiligheidsplan opgenomen scenario’s en de bijbehorende maatregelen. Eventueel kunnen zaken in de planvorming nog aangepast worden naar aanleiding van de sessie en dus voordat het evenement plaats gaat vinden.

8.3.4.2 Schouw

Tijdens de inrichting van een evenemententerrein of als de opbouw gereed is kan de gemeente een schouw uitvoeren op het evenemententerrein. Bij de schouw zijn de organisatie, de gemeente (beleidsmedewerker integrale veiligheid, toezichthouder en/of eventueel andere adviserende ambtenaren) en, indien nodig de adviseur(s) van de oov-diensten aanwezig.

Tijdens de schouw wordt ter plaatse gecontroleerd in hoeverre de eisen die zijn gesteld op en rondom het evenemententerrein worden nagekomen. In de interventieladder handhaving (bijlage 6) staat beschreven welke stappen gezet kunnen worden indien niet aan de gestelde eisen is voldaan.

De oov-diensten kunnen ondersteunen bij de schouw. Ook controleren zij de tenten en het evenemententerrein op onder andere nooduitgangen, blusmiddelen en calamiteitenroutes.

Bij een C-evenement wordt altijd een schouw uitgevoerd voorafgaand aan de start van het evenement. Bij een B-evenement wordt per evenement beoordeeld of een schouw uitgevoerd moet worden.

8.3.5 Afstemming tijdens evenement: integraal veiligheidsoverleg

Bij C-evenementen vindt een integraal veiligheidsoverleg plaats. Dit overleg vindt plaats ten tijde van het evenement, waarbij de organisator, de betrokken ambtenaren van de gemeente en de officieren van dienst van de oov-diensten aanwezig zijn. Alle betrokkenen bespreken het verloop van het evenement en mogelijke bijzonderheden die aandacht vereisen.

8.3.6 Evaluatie

De C-evenementen worden altijd geëvalueerd op zowel inhoud als proces. Alle andere evenementen worden geëvalueerd indien daar aanleiding toe is. Evaluatie vindt in ieder geval plaats op de effectiviteit van de getroffen maatregelen en voorzieningen, de geconstateerde incidenten en indien van toepassing op de handhaving. Als een schouw is uitgevoerd worden de aandachtspunten daaruit bij de evaluatie betrokken. Waar mogelijk worden concrete vervolgacties benoemd. De evaluatie vormt dan tevens weer de input voor het evenement van de daaropvolgende editie.

Evaluatie vindt plaats op initiatief van de gemeente. Het streven is om de evaluatie binnen 6 weken na afloop van het evenement te houden. Bij de evaluatie worden de organisator en de bij het evenement aan de orde gekomen adviseurs van de oov-diensten betrokken. Eventueel kunnen ook onderaannemers van de organisatie worden betrokken. Eventuele op- of aanmerkingen c.q. klachten van belanghebbenden uit de buurt worden meegenomen in de evaluatie. De evaluatie wordt in een verslag vastgelegd en uitgereikt dan wel toegezonden aan de organisator. Bij een volgend evenement wordt de kennis en ervaring van voorgaande evenementen betrokken.

8.3.7 Melden van overlast en calamiteiten

Voor evenementen die plaatsvinden tijdens kantooruren kan wanneer overlast wordt ervaren van het evenement, via het algemene telefoonnummer (0495) 575 000, contact op worden genomen met de gemeente. De meeste evenementen vinden echter buiten kantoortijden plaats. Voor acute overlast op het gebied van milieu, zoals van geur, geluid en trillingen, moet op het moment dat de overlast ervaren wordt dit telefonisch gemeld worden via het algemene telefoonnummer. Buiten kantoortijden is er regionaal (in RUD-verband) een 24-uurs bereikbaarheids- en een beschikbaarheidsregeling vastgesteld, waaraan ook de gemeente deelneemt. Bij klachten zal controle op locatie plaatsvinden. Minder acute overlast kan ook digitaal worden gemeld via de website van de gemeente, via het formulier Melding openbare ruimte | Gemeente Weert. Wanneer bij niet milieu gerelateerde overlast sprake is van verstoring van de openbare orde kan contact op worden genomen met de politie. Bij acuut gevaar moet 112 worden gebeld.

8.3.8 Toezicht en Handhaving

Aan de verleende evenementenvergunning worden voorschriften verbonden. Dit wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 9. Als de voorschriften worden overtreden kan door de gemeente handhavend worden opgetreden. Op welke wijze handhavend kan worden opgetreden wordt toegelicht in hoofdstuk 11.

8.3.9 Optimaliseren dienstverlening

De gemeente wil de dienstverlening optimaliseren en organisatoren zo goed mogelijk begeleiden in het evenementenproces. Naar aanleiding van opgehaalde input, zowel intern als extern, zijn de volgende stappen doorgevoerd:

8.3.9.1 Digitalisering

Digitalisering van het vergunningenproces. Via de website zijn de volgende e-formulieren beschikbaar:

• -

  evenementenchecker: middels een aantal vragen wordt duidelijk of het evenement meldingsplichtig of vergunningplichtig is;

• -

  melding evenementen: het formulier om een meldingsplichtig evenement in te dienen;

• -

  vooraankondiging evenementen: het formulier om een vergunningplichtig evenement aan te kondigen met als doel een reservering op de evenementenkalender te bemachtigen;

• -

  aanvraagformulier evenementenvergunning: het formulier om een evenementenvergunning aan te vragen. 42

Er wordt blijvend gestreefd naar optimale informatieverstrekking via de website.

Digitale situatietekeningen van de aangewezen evenementenlocaties zijn via de website beschikbaar. Op deze tekeningen staan de elektriciteitskasten, brandkranen en vaste objecten (denk aan bomen, straatmeubilair, etc.) ingetekend. Ook wordt via de website aangegeven waar een podium geplaatst mag worden (in verband met het geluid en de metingen).

De evenementenkalender (zowel de reserveringen als de vergunde en toegestane meldingsplichtige evenementen) voor de periode van 1 april tot 1 april wordt digitaal op de website beschikbaar gesteld.

8.3.9.2 Informeren en ondersteunen

Om organisatoren te informeren en actief bij het evenementenproces te betrekken, wordt jaarlijks voorafgaand aan het evenementenseizoen een kennissessie georganiseerd. De oov-diensten worden hierbij ook betrokken. Ook wordt bij de organisatoren van tevoren geïnventariseerd waar zij behoefte aan hebben. Door het organiseren van een kennissessie wordt duidelijkheid gecreëerd over het proces en nieuwe (juridische) ontwikkelingen. De agenda wordt vooraf kenbaar gemaakt, zodat inschrijving per onderwerp mogelijk is.

Er wordt gewerkt vanuit de 1 loketgedachte. Het emailadres voor alle evenement gerelateerde zaken is evenementen@weert.nl. De evenementencoördinator fungeert als spin in het web binnen het evenementenloket en staat in nauw contact met collega’s van betrokken afdelingen van de gemeente en externe ketenpartners.

De evenementencoördinator is in de voorfase het eerste aanspreekpunt voor evenementenorganisatoren. Zodra het evenement in de vergunning-/meldingsfase zit, wordt de vergunningverlener het aanspreekpunt.

8.3.9.3 Promotie

In paragraaf 4.1.1 is aangegeven dat inwoners behoefte hebben aan meer promotie voor evenementen. Promotie van evenementen kan plaatsvinden via het maken van reclame via de digitale reclameborden van de gemeente43 en het maken van reclame op of aan de weg. Bij het maken van reclame op of aan de weg moeten de regels uit de APV en de daaruit vloeiende nadere regels in acht worden genomen. Voor het overige is het promoten van een evenement een taak en verantwoordelijkheid van de organisator.

8.3.9.4 Faciliteren

Het is mogelijk om in bepaalde gevallen via de gemeente gebruik te maken van faciliteiten ten behoeve van evenementen. In paragraaf 9.20 staat beschreven welke faciliteiten dit zijn en onder welke voorwaarden hiervan gebruik kan worden gemaakt.

Bij het organiseren van een evenement zijn altijd standaard voorschriften/voorwaarden van toepassing. Deze gelden zowel bij vergunningplichtige als meldingsplichtige evenementen. Deze standaarden zijn opgenomen in dit hoofdstuk.

Bij B- en C-evenementen wordt altijd advies gevraagd aan de oov-diensten. De oov-diensten brengen daarbij aanvullend advies uit over aspecten waarvoor zij bevoegd zijn. Denk hierbij aan brandveiligheid, hygiënemaatregelen, alcohol- en drugspreventie. Dit advies44 wordt als bijlage opgenomen in de evenementenvergunning. Het advies maakt vervolgens onderdeel uit van de evenementenvergunning. Vanuit specifieke risico’s kan bij A-evenementen ook aanvullend advies aan de oov-diensten worden gevraagd.

Daarnaast heeft de burgemeester de mogelijkheid om in bepaalde gevallen afwijkende voorschriften op te nemen. Er is dan sprake van maatwerk. Dit kan bijvoorbeeld ten aanzien van geluid of door andere eindtijden bij een evenement te hanteren. In welke gevallen maatwerk kan worden toegepast wordt nader uitgewerkt in paragraaf 9.13 en 9.14.

9.3 Constructieve veiligheid

De constructieve veiligheid van een bouwsel/(tijdelijke) constructie:

• 1.

  Is bestand tegen de daarop werkende krachten gedurende de tijd dat het bouwsel/de constructie in gebruik is;

• 2.

  Naast het bepaalde onder a moeten tenten voldoen aan paragraaf 4.1.10 uit NEN 8020-41:2012;

• 3.

  naast het bepaalde onder 1 en 2 mogen geen constructieve wijzigingen plaatsvinden aan de constructie/het bouwsel die de veiligheid in gevaar brengen.

• 4.

  Opbouw en gebruik dienen conform de kwaliteitsverklaring (en van de leverancier en/of fabrikant of volgens specifieke normen), als bedoeld in het eerste lid, te worden uitgevoerd.

• 5.

  De organisator is verplicht zich vooraf en tijdens het evenement op de hoogte te stellen van de voorspelde weersomstandigheden. Bij voorspellingen, afwijkend van de waarde waarop de bouwsels/constructies berekend zijn, moeten aanvullende maatregelen worden getroffen. De aanvullende (beheers)maatregelen zijn omschreven in het veiligheidsplan en/of ontruimingsplan.

• 6.

  In geval van het roeren van de grond dient via www.kadaster.nl/klic een klic-melding te worden gedaan om schade aan ondergrondse infra te voorkomen.

• 7.

  Voor het afschoren46 van de bouwsels/constructies mag geen gebruik worden gemaakt van bestrating, straatmeubilair, bomen, struiken of andere aanwezige attributen, maar kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld ballastblokken of watertanks.

9.9 Gemeentelijke voorzieningen

Het is verboden om zonder toestemming van de gemeente zelf gemeentelijke voorzieningen aan te passen, te verplaatsen, te verwijderen, te openen, te sluiten en, aan- of uit te zetten.

9.10 Reiniging

Het evenemententerrein (inclusief daarvoor bestemde parkeervoorzieningen, aangrenzende openbare ruimte, kolken en ontsluitingswegen) dienen tijdens en na het evenement schoongemaakt te worden, conform de tijden zoals opgenomen in de voorschriften van de verleende evenementenvergunning of melding.

9.13 Geluid en leefomgeving

9.13.2. Aangewezen evenementenlocaties

In hoofdstuk 6 worden o.a. de buitenevenementenlocaties omschreven waarbinnen de gemeente regelmatig evenementen worden georganiseerd. Voor deze locaties49 is in 2023 een akoestisch onderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek is uitgevoerd zodat duidelijk is welke geluidsnormen per locatie zijn toegestaan. Uit het akoestisch onderzoek blijkt dat op de aangewezen evenementenlocaties evenementen kunnen worden georganiseerd waarbij muziek wordt geproduceerd, maar dat met name in de binnenstad ook een bepaalde mate van geluidsoverlast zal worden ervaren. Om die reden is daarom ook gekeken naar de spreiding van de verschillende evenementen per locatie. In de volgende 2 subparagrafen wordt nader uitgewerkt welke voorschriften/voorwaarden exact van toepassing zijn en aan de evenementenvergunning worden verbonden.

9.13.2.4 Wijze van meten

Bij een geluidsmeting wordt per evenementenlocatie het meetpunt aangehouden zoals omschreven in de tabel in bijlage 3. Bij klachten wordt gemeten bij de klager. Een geluidsmeting wordt uitgevoerd door de piketmedewerkers van de RUD.

9.13.2.5 Kasteelpark Nijenborgh

Voor Kasteelpark Nijenborgh gelden ten aanzien van het waarborgen van de kwaliteit van de leefomgeving aanvullende voorschriften in verband met de fijnmazige groenstructuur:

• 1.

  De evenementenorganisator is verplicht ruime preventieve maatregelen te treffen om vernieling van de in gebruik te nemen terreinen tot een minimum te beperken.

• 2.

  De evenementenorganisator is verplicht rijplaten en vloerplanken aan te brengen op die plekken die gevoelig voor schade zijn.

• 3.

  De evenementenorganisator houdt bij de opbouw, gedurende het evenement en bij de afbouw toezicht op de in gebruik genomen terreinen door bezoekers en medewerkers.

• 4.

  De evenementenorganisator draagt zorg voor het afhekken van de plantenborders.

9.13.3 Overige evenementenlocaties

In paragraaf 6.1 is toegelicht dat naast de aangewezen buiten evenementenlocaties ook, indien mogelijk, op andere locaties evenementen kunnen worden georganiseerd. Uiteraard moeten daarbij ook geluidsnormen in acht worden genomen. Welke regels hier qua geluid voor gelden is nader uitgewerkt in onderstaande paragrafen. Opmerking verdient overigens dat deze regels niet van toepassing zijn op een evenement waarbij sprake is van zich verplaatsende geluid maken activiteiten. Dit geldt ook voor een evenement waarbij omroepinstallaties, draaiorgels en muziekkorpsen die niet langer dan 1 uur op een bepaalde locatie staan opgesteld of optreden. In deze gevallen is wel artikel 4:5 APV van toepassing, hetgeen betekent dat geen geluidhinder voor de omgeving mag worden veroorzaakt.

9.13.3.1 Evenement met geluidsbelasting laag

Voor een evenement met de geluidsbelasting laag worden de volgende regels in acht genomen:

• 1.

  Bij het produceren van muziek worden de algemene geluidsvoorschriften in acht genomen zoals weergegeven in bijlage 5.

• 2.

  Het maximale geluidsniveau Lmax ten gevolge van het evenement mag, gemeten voor de gevel van het dichts bijgelegen geluidsgevoelige object (zoals een woning, school of zorginstelling), niet meer dan 10 dB(A) boven de getalswaarde van het in het vorige voorschrift genoemde equivalente geluidsniveau zijn gelegen.

• 3.

  Controle op de niveaus van het verspreide geluid, alsmede beoordeling van de meetresultaten, moet gebeuren overeenkomstig de Handleiding meten en rekenen Industrielawaai, uitgave 1999.

• 4.

  Er dient gemeten te worden op een hoogte van 1,5 meter. Voor het te meten geluid wordt geen meteocorrectie term, correctie voor tonaal of laagfrequent geluid, bedrijfsduurcorrectieterm of muziekstraffactor toegepast.

9.13.3.2 Evenement met geluidsbelasting hoog

Hierbij wordt maatwerk toegepast. Dit betekent dat in de te verlenen evenementenvergunning over het geluid aparte voorschriften worden opgenomen.

Uitgangspunt bij vergunningverlening is het opnemen van zowel doel- als middelvoorschriften. Het toegelaten maximum dB(A) op de gevel van het dichts bijgelegen geluidsgevoelige object (zoals een woning, school of zorginstelling) of vooraf gestelde meetpunten wordt voor deze activiteiten in principe als norm opgenomen. Indien binnen 50 meter geen geluidsgevoelige objecten zijn gelegen geldt deze norm op vooraf gestelde meetpunten.

De organisatie is verantwoordelijk voor het inmeten van het toegestane geluidniveau. De organisatie dient tevens het toegestane geluidsniveau onder de grenswaarde te houden aan de hand van door henzelf uit te voeren metingen. De organisatie dient tijdens het evenement te beschikken over een geluidmeter. Tevens is de organisatie verplicht een geluidsbelastingplan te overleggen bij de aanvraag. Dit geeft de mogelijkheid om te toetsen of het evenement op de gewenste locatie mogelijk is. Tot slot zullen voorschriften worden opgenomen ter voorkoming van geluidshinder vanwege de opbouw en afbouw en vanwege het in werking hebben van generatoren etc.

9.13.3.3 Evenementen binnen een inrichting

Bij evenementen die worden georganiseerd binnen een inrichting en waarbij muziek wordt geproduceerd worden de voorschriften in acht genomen zoals opgenomen in het Activiteitenbesluit. Verder kan gebruik worden gemaakt van de festiviteitenregeling zoals omschreven in paragraaf 6.2.3.

9.14 Begin- en eindtijden

9.16 Verkeersveiligheid

Evenementen kunnen consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Tijdens een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid. Hiervoor kan een verkeersbesluit nodig zijn. Ook kan het grote aantal bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. Van de organisator wordt daarom verwacht dat, indien van toepassing, in het draaiboek een verkeersplan wordt opgenomen. In dit plan moeten de maatregelen worden uitgewerkt, die de organisator neemt om de veiligheid van bezoekers en de bereikbaarheid van de hupdiensten te waarborgen. De organisator is ook verantwoordelijk voor de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars. Hieronder is opgenomen welke voorschriften van toepassing zijn bij het nemen van een verkeersbesluit, het opstellen van een verkeersplan en het inzetten van een verkeersregelaar. Als laatste zijn de voorschriften opgenomen die betrekking hebben op het berijden van de promenade tijdens een evenement.

9.16.1 Verkeersbesluit

Een verkeersbesluit wordt genomen op grond van artikel 15 Wegenverkeerswet 1994. 52

9.16.2 Verkeersplan

Het aanleveren van een verkeersplan is vereist wanneer het betreft:

• 1.

  Plaatsing of verwijdering van verkeerstekens en onderborden voor zover daardoor een gebod of verbod ontstaat of wordt gewijzigd.

• 2.

  Maatregelen op of aan de weg die de inrichting of voorzieningen ter regeling van dat verkeer wijzigt.

• 3.

  Een afsluiting van een weggedeelte of openbaar gebied of een gedeelte daarvan dat het verkeer beïnvloedt.

• 4.

  een aanpassing in parkeer- en stopvoorziening.

• 5.

  tijdelijke aanpassingen aan de inrichting van openbaar gebied dat het verkeer beïnvloedt.

9.16.2.1 Nadere eisen verkeersplan

Bij het aanleveren van een verkeersplan dient rekening gehouden te worden met:

• 1.

  Een volledig overzicht van de verkeersmaatregelen, waarin zowel de afzetting als indien van toepassing een omleiding voorzien is.

• 2.

  De verkeersmaatregelen dienen conform geldende richtlijnen en wet- en regelgeving zijn, o.a. CROW.

• 3.

  Duidelijkheid in het gebruik alsook het juiste materieel en materiaal.

• 4.

  Afhankelijk van de impact wordt bepaald aan welk niveau een individueel verkeersplan moet voldoen.

• 5.

  Een afsluiting van een weggedeelte of openbaar gebied of een gedeelte daarvan moet minimaal 2 weken voor aanvang van de fysieke maatregel kenbaar gemaakt worden middels vooraankondigingsborden.

• 6.

  Het tijdelijk opheffen van parkeergelegenheid moet minimaal 2 weken voor aanvang van de fysieke onbruikbaarheid van de parkeergelegenheid kenbaar gemaakt worden middels juiste bebording.

• 7.

  Alle verkeersmaatregelen moeten voldoen aan de geldende wetgeving, regelgeving en richtlijnen – er mag enkel gemotiveerd afgeweken worden om vervolgens beoordeeld te kunnen worden door het bevoegd gezag.

9.16.3 Mobiliteitsplan

Bij een C-evenement, en indien nodig bij een groot B-evenement, is een mobiliteitsplan vereist. In een mobiliteitsplan wordt uitgelegd hoe het evenemententerrein en de omgeving veilig en vlot bereikbaar blijven. Er wordt beschreven wat men gaat doen, wat de risico's zijn voor het verkeer en wat wordt gedaan om de risico's beheersbaar te maken.

9.16.4 Inzetten verkeersregelaar

Bij het inzetten van een verkeersregelaar worden de voorschriften in acht genomen zoals opgenomen in de Regeling verkeersregelaars 2009. 55

Het inzetten van een verkeersregelaar is maatwerk. Of een verkeersregelaar ingezet moet worden is onder andere afhankelijk van:

• -

  verkeersaanbod;

• -

  doorstroming van het verkeer;

• -

  locatie van de afsluiting;

• -

  verkeersmenging (verschillende verkeersdeelnemers);

• -

  veiligheid.

9.16.4.1 Beroepsverkeersregelaars

Een beroepsverkeersregelaar mag het verkeer regelen in zowel de openbare ruimte als op een afgesloten terrein.

9.16.4.2 Evenementenverkeersregelaars

Een evenementenverkeersregelaar56 kan alleen worden ingezet voor eenvoudige verkeersregelende taken zoals een stopteken bij een oversteekplaats tijdens de avondvierdaagse of het wijzen van bestuurders naar de bestemde parkeerplaats. Het zelfstandig regelen van het verkeer op een kruispunt voor alle rijrichtingen is geen taak voor de evenementenverkeersregelaar, maar voor beroepsverkeersregelaars, politie en marechaussee.

9.16.5 Berijden promenade tijdens (op- en afbouw) evenement

Een deel van de binnenstad is ingericht als wandelgebied en daarom is dit deel, met uitzondering van laad- en lostijden, afgesloten voor gemotoriseerd verkeer. Het gaat om het zogenaamde promenadegebied. Op de singels, Maaspoort, het Stationsplein, een gedeelte van de Stationsstraat, de Driesveldlaan en de Sint Maartenslaan gelden geen beperkingen voor het verkeer. De elektronisch bedienbare palen t.b.v. de afsluiting van het promenadegebied zijn gelegen aan het begin van de Langstraat, de Maasstraat, de Oelemarkt, de Korenmarkt, de Beekstraat, de Stationsstraat en de Nieuwe Markt.

9.16.5.1 Gemotoriseerd verkeer promenade

Gemotoriseerd verkeer in de winkelstraten is buiten de laad- en lostijden alleen toegestaan voor ontheffingshouders. In de ontheffing staat vervolgens aangegeven binnen welke tijden en/of voor welke dagen de ontheffing geldt. Voor het vrachtverkeer dat over de promenade rijdt, geldt een maximale lengte van 11 meter, met enkele achteras en zonder aanhangwagen.

9.16.5.2 Ontheffing artikel 87 RVV

• 1.

  Op grond van artikel 87 RVV57 is het mogelijk ontheffing aan te vragen voor het berijden van de promenade tijdens (de op- en afbouw van) evenementen. Hierbij gelden de volgende voorschriften:

• 1.

  De ontheffing mag slechts worden gebruikt ten behoeve van de door de aanvrager omschreven werkzaamheden die in de beschikking zijn opgenomen.

• 2.

  De ontheffing wordt afgegeven op voertuigkenteken.

• 3.

  De ontheffing is niet overdraagbaar.

• 4.

  Op verzoek van politie of een daartoe bevoegde gemeenteambtenaar dient deze originele ontheffing te allen tijde getoond te kunnen worden.

• 5.

  De te overbruggen afstand in het voetgangersgebied dient telkens langs de kortste weg en stapvoets rijdend te worden afgelegd. Hierbij mogen voetgangers en ander verkeer niet worden gehinderd.

• 6.

  Indien door omstandigheden, naar het oordeel van politie of een daartoe bevoegde gemeenteambtenaar, de ontheffing tijdelijk buiten werking wordt gesteld, dienen de aanwijzingen van voornoemde functionarissen te worden opgevolgd.

• 7.

  Indien uit verkeersoverwegingen de ontheffing tijdelijk buiten werking moet worden gesteld, kan de houder van de ontheffing geen aanspraak maken op mogelijk bestaande en/of verloren gegane rechten.

9.17 Gemotoriseerde evenementen

Bij evenementen met gemotoriseerde voertuigen kan in de evenementenvergunning het voorschrift worden opgelegd dat de organisator een deskundige partij moet inschakelen voor het opstellen van een maatwerk veiligheidsplan. Als de organisator in eigen beheer een maatwerk veiligheidsplan opstelt moet deze vergezeld worden door een beoordeling van een derde deskundige. Deze derde deskundige kan zijn een belangenvereniging (bijvoorbeeld KNWU, NTFU, KNMV, KNAF, etc.), extern adviesbureau, een door een verzekeraar aangewezen deskundige of een andere onafhankelijk deskundig adviseur.

9.19 Duurzaamheid

Bij evenementen moet bij gebruik van kunststofproducten de regeling kunststofproducten voor eenmalig gebruik in acht worden genomen. Afhankelijk van het type evenement (een open of gesloten evenement) gelden andere regels. Op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat58 staat beschreven welke regels van toepassing zijn.

Het organiseren van een evenement brengt veiligheidsrisico’s met zich mee. Het is daarom van belang om eventuele risico’s vooraf goed in kaart te brengen in het veiligheidsplan. Daarnaast kan een doorleefsessie, schouw en een integraal veiligheidsoverleg door de gemeente of de organisator worden geïnitieerd. In onderstaande paragrafen worden deze onderdelen nader uitgewerkt.

10.1 Veiligheids- en crisismanagement

Met veiligheidsmanagement wordt de aanpak van veiligheid in reguliere omstandigheden bedoeld. Als sprake is van buitengewone omstandigheden die vaak om geheel andersoortige maatregelen vragen, dan is crisismanagement aan de orde.

10.1.1 Veiligheidsmanagement

Zoals reeds omschreven is de burgemeester primair verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid binnen de gemeente. Bij een optreden in verband met de veiligheid op of rond een evenement is het onderscheid tussen normale en buitengewone omstandigheden relevant. Van de normale bevoegdheden kan de burgemeester gebruikmaken indien de veiligheid op enigerlei wijze in het geding is en waarbij de normale bevoegdheden (nog) toereikend zijn om de veiligheid te handhaven. Hierbij gaat het om veiligheidsmanagement. Dit omvat de maatregelen die de organisatie in samenwerking met de gemeente voorbereidt om de randvoorwaarden voor een veilig verloop van het evenement in normale omstandigheden te realiseren.

De belangrijkste onderdelen van het veiligheidsmanagement van evenementen zijn:

• -

  de beveiliging van in- en uitgangen en niet voor publiek toegankelijke gedeeltes;

• -

  het reguleren van publieksstromen op het evenement;

• -

  het reguleren van verkeersstromen van en naar het evenement;

• -

  de toegangscontrole: leeftijd, verboden middelen, wapens;

• -

  surveillance op het terrein: signaleren, ingrijpen;

• -

  de controle op brandveiligheid;

• -

  de inzet van EHBO’ers en artsen voor het verzorgen van bezoekers;

• -

  de communicatie naar bezoekers, onder andere over geboden en verboden, gedragsregels en veiligheidsvoorschriften.

10.1.2 Crisismanagement

Met crisismanagement wordt bedoeld het management van uitzonderlijke situaties die een ernstige bedreiging vormen voor de (maatschappelijke) basisstructuren, waarin met geringe tijd om te beslissen en een hoge mate van onzekerheid kritische beslissingen moeten worden genomen. Uitgangspunt is dat bij een crisis de reguliere veiligheidsmaatregelen niet meer afdoende zijn. De organisator kan het in feite niet meer af met de eigen maatregelen. In dat geval is het van belang dat een goede afstemming plaatsvindt tussen de organisator, de gemeente en de adviseurs van de oov-diensten. Er kan bijvoorbeeld besloten worden dat een evenemententerrein wordt ontruimd of dat in geval van zeer uiterste omstandigheden het evenement wordt afgelast. De te volgen procedure m.b.t. eventuele ontruiming wordt nader uitgewerkt in het veiligheidsplan. Zie voor nadere informatie over het veiligheidsplan paragraaf 8.2.1.1, onderdeel D.

10.1.3 Van veiligheids- naar crisismanagement

Tot hoever maatregelen onder veiligheidsmanagement vallen en wanneer het omslagpunt is bereikt waarop crisismanagement nodig is, hangt af van een tweetal factoren. Ten eerste hangt het af van de mate waarin de betrokken partijen zich hebben voorbereid op bepaalde calamiteiten. Ten tweede hangt het af van de mate waarin de aanpak van een calamiteit met de middelen die voorhanden zijn kan worden afgedaan. Het omslagpunt van veiligheidsmanagement naar crisismanagement heeft zowel voor de organisator als voor de gemeente grote consequenties. Belangrijk is daarom dat betrokkenen ook daadwerkelijk vaststellen dat sprake is van een crisis en beseffen welke gevolgen deze beslissing heeft.

10.1.4 Bekendheid met veiligheids- en crisismanagement

De bij het evenement betrokken organisaties moeten vooraf kennis hebben van de verschillen tussen veiligheids- en crisismanagement. De betrokken partijen moeten vooraf door middel van het veiligheidsplan en de daarbij behorende afspraken, scenario-besprekingen en oefeningen voldoende bekend zijn gemaakt met hun taak en positie in uiteenlopende situaties. Organisaties die pas actief betrokken raken als er sprake is van crisismanagement moeten ook bekend zijn met de wijze waarop het veiligheids-management is georganiseerd. Zij moeten daarmee immers rekening houden in een crisissituatie. De oov-diensten moeten bekend zijn met zaken als welke uitvalswegen het publiek moet gebruiken, hoe de hekken zijn opgesteld in verband met ontruiming en welke maatregelen in het kader van brandveiligheid zijn genomen.

Om het veiligheids- en crisismanagement te kunnen waarborgen kan binnen de gemeente (in overleg) met de organisator een doorleefsessie, schouw en/of een integraal veiligheidsoverleg worden georganiseerd. In paragraaf 8.3.4 en 8.3.5 is dat reeds toegelicht.

Bij het houden van toezicht op en handhaving bij evenementen spelen diverse partijen een rol. In hoofdstuk 7 is uitvoering omschreven welke rollen en taken hierbij een rol spelen. Verder is van belang op welke wijze wordt gehandhaafd en welke regels hierbij in acht worden genomen. In onderstaande paragrafen wordt toegelicht hoe hier binnen de gemeente mee wordt omgegaan.

11.1 Uitgangspunten handhaving

Bij evenementen spelen diverse belangen. Bij toezicht op evenementen is sprake van maatwerk en van een afweging van belangen. Hierbij wordt rekening gehouden met het waarborgen van de openbare orde en veiligheid, de belangen van de organisator en ook de belangen van de omgeving. Het doel van handhaving is om de overtreding te beëindigen. Om tot een goede belangenafweging te komen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• a.

  Bij handhaving wordt gekeken naar het doel van het voorschrift en wordt de vraag gesteld of het gekozen middel passend is voor het beëindigen van de overtreding. Daarbij moet het minst zware middel worden ingezet (proportionaliteitsbeginsel);

• b.

  bij de keuze van het middel tot handhaven kan van het gebruik van de bevoegdheid worden afgezien, wanneer handhaving langs andere weg even doelmatig kan plaatsvinden (subsidiariteitsbeginsel);

• c.

  bij het bepalen van de wijze waarop handhavend wordt opgetreden worden eerdere ervaringen met de organisator en/of met het evenement meegewogen;

• d.

  de ernst van de overtreding bepaalt de zwaarte van het handhavingsinstrument.

Handhaving kan voorafgaand aan het evenement (preventief), tijdens en na een evenement plaatsvinden. De evenementen worden preventief gecontroleerd als daar aanleiding voor is. Dit is afhankelijk van het naleefgedrag en de professionaliteit van de organisatie, op basis van beoordeling van de toezichthouder of naar aanleiding van klachten tijdens eerdere edities van het evenement. Indien nodig wordt met de politie en de boa’s afgestemd over welke inzet gezien de geconstateerde risico’s nodig zijn en hoe zij zullen samenwerken in het toezicht bij het evenement.

11.2 Stappenplan handhaving

Bij niet naleving van de voorschriften van de evenementenvergunning of de namens het bevoegd gezag gegeven aanwijzingen, dan wel bij geconstateerd wangedrag of gevaarzetting kan vóór of tijdens een evenement ingegrepen worden. Afhankelijk van de ernst en aard van de geconstateerde overtreding of afwijking wordt besloten welke bestuurlijke maatregel passend wordt geacht. Dit betreft het volgende:

• a.

  bij lichte of middelmatige overtredingen of afwijkingen: tijdelijk gedogen van de situatie, waarschuwing met eis tot aanpassing binnen gestelde tijd;

• b.

  bij zware overtredingen, afwijkingen of niet naleven van de bestuurlijke waarschuwing: vergunning weigeren, vergunning intrekken voorafgaand of tijdens evenement of toepassen bestuursdwang tot onmiddellijk ingrijpen of stopzetten activiteit.

Het bovenstaande is binnen de gemeente verder uitgewerkt in een interventieladder. In onderstaande paragraaf wordt dat nader toegelicht.

11.2.1 Interventieladder

Het streven is dat in samenwerking met de organisator de overtreding zo spoedig mogelijk wordt opgeheven en dat kan worden volstaan met een waarschuwing.

In de interventieladder (zie bijlage 6) is schematisch weergegeven welke interventie kan worden gepleegd als de aard en de ernst van de overtreding daarom vragen. Aanwijzingen van (externe) toezichthouders dienen altijd te worden opgevolgd. Bij het niet opvolgen van aanwijzingen hoort de sanctie die past bij de onderliggende overtreding. De benoemde overtredingen en maatregelen in de interventieladder zijn niet uitputtend, waardoor maatwerk altijd mogelijk is.

De grondslag voor handhaving op grond van de interventieladder is o.a. het overtreden van (lokale) wet- en regelgeving, het niet naleven van de voorschriften zoals opgenomen in de verleende evenementenvergunning, etc.

12.1 Citeertitel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als ‘Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert’.

12.2 Afwijkingsbevoegdheid

In beginsel wordt overeenkomstig de bovenstaande beleidsregel besloten. De burgemeester kan op basis van betrokken feiten en omstandigheden in bijzondere gevallen gemotiveerd afwijken van deze beleidsregel (artikel 4:84 Awb).

12.3 Overig

De bij dit document behorende bijlage 1 tot en met 7 maken onlosmakelijk deel uit van het ‘Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Weert’.