Protocol op het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal 2023

Geldend van 22-12-2023 t/m heden

Intitulé

Protocol op het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal 2023

De raad van de gemeente Oldenzaal;

gelezen het voorstel van het raadspresidium van 6 december 2023;

gelet op artikel 1, lid e, van het Reglement van orde voor de raad 2023;

b e s l u i t :

vast te stellen het navolgende Protocol op het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal 2023

in te trekken het Protocol presidium raad Oldenzaal 2018

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    raad: de gemeenteraad van de gemeente Oldenzaal;

  • b.

    presidium: het presidium van de gemeente Oldenzaal;

  • c.

    griffie(r): de griffie(r) van de gemeente Oldenzaal;

  • d.

    voorzitter: de voorzitter van de raad;

  • e.

    plaatsvervangend voorzitter: de door de raad benoemde plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

  • 1. Het presidium heeft de volgende taken:

    • a.

      Het presidium stelt het vergaderschema op van de vergaderingen van de raad voor het daaropvolgende kalenderjaar.

    • b.

      Het presidium kan extra raadsvergaderingen en politieke forums uitroepen.

    • c.

      Het presidium kan indien wenselijk en/of noodzakelijk andere bijeenkomsten organiseren dan bedoeld onder b.

    • d.

      Het presidium stelt conceptagenda’s op voor de raadsvergaderingen die opgenomen zijn in het vergaderschema van de raad en voor de extra raadsvergaderingen.

    • e.

      Het presidium stelt de agenda’s vast voor de politieke forums.

    • f.

      Het presidium bespreekt de gewenste behandelwijze van raadsvoorstellen.

    • g.

      Het presidium beoordeelt of initiatiefvoorstellen technisch besluitrijp zijn.

    • h.

      Het presidium evalueert de eigen agendavoorbereiding, de raadsvergaderingen en vergaderingen van het politiek forum en legt desgewenst of desgevraagd verbetervoorstellen voor aan de raad.

    • i.

      Het presidium overlegt over de organisatie en werkwijze van de raad en over de huishoudelijke beheerszaken van de raad, bereidt eventueel voorstellen voor en legt deze indien gewenst ter besluitvorming voor aan de raad.

  • 2. Het presidium vervult andere taken die hem door de raad worden opgedragen.

Artikel 3 Samenstelling en voordracht

  • 1. Er is een presidium dat bestaat uit de fractievoorzitters en wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad;

  • 2. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter van het presidium, wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de raad;

  • 3. Bij verhindering of ontstentenis van een fractievoorzitter, wordt deze vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervanger uit die fractie.

  • 4. In het geval van een éénpersoonsfractie, wordt de fractievoorzitter bij verhindering of ontstentenis vervangen door een door de raad benoemd forumlid (als bedoeld in artikel 2.3, tweede lid van de Verordening op de werkwijze politiek forum 2023) op voordracht van de desbetreffende fractie.

  • 5. De griffier of diens plaatsvervanger is adviseur van het presidium en is in elke vergadering aanwezig.

  • 6. Het presidium kan zich daarnaast laten adviseren door andere adviseurs.

  • 7. Het secretariaat van het presidium wordt verzorgd door een op de griffie werkzame ambtenaar.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

  • 1. De raadsleden die zitting hebben in het presidium, worden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. De raadsleden die zitting hebben in het presidium, treden af zodra na verkiezingen door de raad een nieuw presidium is benoemd, of als zij ophouden lid van de gemeenteraad te zijn.

  • 3. Het lidmaatschap van het presidium vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • 4. Benoemingen geschieden bij raadsbesluit.

HOOFDSTUK 2 AGENDA, VERGADERING EN VERSLAGLEGGING

Artikel 5 Vergaderfrequentie, quorum

  • 1. Het presidium stelt een vergaderschema vast voor zijn vergaderingen.

  • 2. Het presidium vergadert verder zo frequent als nodig .

  • 3. Het presidium vergadert uitsluitend indien een meerderheid van de leden van het presidium aanwezig is.

Artikel 6 Agenda

De agenda wordt uiterlijk vier werkdagen voor de reguliere vergadering door de griffier (of zijn plaatsvervanger) gepubliceerd.

Artikel 7 Besluitvorming

  • 1. Het presidium besluit slechts indien een meerderheid van de leden van het presidium aanwezig is. Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Afwijkende standpunten worden opgenomen in de notulen.

  • 2. Het presidium kan in dringende gevallen buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld hun mening te uiten. Dit kan mondeling of schriftelijk. Van een aldus genomen besluit maakt de griffier melding in het eerstvolgende conceptverslag dat aan het presidium ter vaststelling wordt aangeboden of komt in de agenda van die vergadering tot uiting.

  • 3. Het presidium kan voor het nemen van een besluit eerst advies vragen aan de raad, het college en/of derden.

Artikel 8 Verslaglegging

  • 1. Van de vergadering wordt een verslag en actielijst gemaakt, die tijdens de volgende vergadering ter vaststelling wordt aangeboden.

  • 2. Het vastgestelde verslag en de actielijst worden via het raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld aan de raadsleden.

Artikel 9 Vergaderingen

Tenzij door het presidium anders bepaald, worden de vergaderingen in beslotenheid gehouden. Raadsleden kunnen op verzoek als toehoorder aanwezig zijn bij vergaderingen van het presidium.

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 10 Slotbepalingen

  • 1. In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist de raad.

  • 2. Het ‘Protocol presidium raad Oldenzaal 2018’ wordt ingetrokken.

  • 3. Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 11 Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als: ‘Protocol op het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal 2023’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2023,

de griffier,

I.C.M. IJland

de voorzitter,

P.G. Welman

Toelichting op het ‘Protocol op het presidium van de gemeenteraad Oldenzaal 2023’

(Vastgesteld bij raadsbesluit van 18 december 2023, nr. 1316)

HOOFDSTUK 1ALGEMEEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

Dit artikel geeft, veel meer dan in het vorig protocol, het presidium de mogelijkheid om een regierol te nemen als het gaat om lange-termijn agendering, wijze van agenderen, wijze van bespreken en de kwaliteit van voorstellen. Immers, dat is waar in dit artikel sub a, b, d, e, f, g en h over gaan.

Artikel 3Samenstelling en voordracht

Eerste, derde en vierde lid

Het nieuwe protocol zorgt voor meer continuïteit: het is inherent aan de rol van een voorzitter van een fractie om in het presidium te zitten; vervanging zou slechts bij uitzondering aan de orde moeten zijn én in handen van één en dezelfde persoon per fractie moeten liggen. Door plaatsvervangers te laten benoemen door de raad als (plaatsvervangend.) lid van het presidium, is meer continuïteit mogelijk.

Wisselende samenstelling komt de continuïteit niet ten goede. Het presidium is een gezaghebbend gremium dat in belangrijke mate bepalend is voor de agendering en andere relevante zaken. Het past niet om daar inconsistent mee om te gaan.

Tweede lid – de voorzitter van de raad (burgemeester) heeft een dubbele EN verbindende rol omdat hij ook lid is van het college; hij bewaakt de eenheid van bestuur. Het is daarom passender als de voorzitter bij verhindering of ontstentenis wordt vervangen door de door de raad benoemde plaatsvervangend voorzitter en niet door ‘een lid dat staande de vergadering door het presidium wordt aangewezen’.

Vijfde lid – het presidium moet een beroep kunnen doen op professionele ondersteuning en advies. Eerst aangewezene daarvoor is hun hoogste adviseur, de griffier.

Zesde lid – dit lid laat de weg open om de gemeentesecretaris in voorkomende gevallen uit te nodigen om bij een presidiumvergadering aanwezig te zijn (zie ook artikel 7 lid 4). Dit lid laat echter ook de weg open om de burgemeester als (vaste) adviseur aan te stellen, indien het presidium een andere rol van de burgemeester voorstaat (in dat geval moet het eerste lid overigens wel worden aangepast).

Zevende lid – de griffier moet “de handen vrij” hebben om zijn rol als adviseur van het presidium op een volwaardige manier te vervullen en dus is het raadzaam dat de secretariële werkzaamheden rondom het presidium permanent in handen van een medewerker van de griffie liggen, niet zijnde de griffier of diens plaatsvervanger.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

Om het belang van (de taken en bevoegdheden van) het raadspresidium te onderstrepen, worden de leden door de raad benoemd voor de duur van de raadsperiode. Dat geldt ook voor de plaatsvervangers (zie artikel 3, derde en vierde lid).

HOOFDSTUK 2AGENDA, VERGADERING EN VERSLAGLEGGING

Artikel 5 Vergaderfrequentie

Het presidium heeft een bepalende rol in de agendasetting, de planning van vergaderingen én de evaluatie daarvan. Het presidium dient zijn vergaderingen dus op zo’n manier te plannen dat deze bepalende rol zorgvuldig kan worden vervuld. Een tijdige planning van de eigen vergadering biedt de leden ook voldoende gelegenheid aanwezig te zijn dan wel vervanging te regelen. Voor de gevallen waarin dat niet mogelijk is, mag dat niet leiden tot uitstel van de presidiumvergadering. Voor de uitzonderlijke gevallen waarin meerdere leden zonder vervanging afwezig zijn, is een quorum ingesteld.

Artikel 6Agenda

Teneinde zich goed voor te kunnen bereiden op de presidiumvergadering, dienen de leden de agenda en bijbehorende stukken minimaal 4 werkdagen voor aanvang van de vergadering te ontvangen. Dat geeft de leden daarnaast de kans om desgewenst met de fractie te overleggen.

Artikel 7 Besluitvorming

Eerste lid –Het presidium is “spelverdeler” van de stukkenstroom en besluit in gezamenlijkheid over de (wijze van) agendering van politiek forum en raad, zij het dat het een voorlopige vaststelling is. De raad beslist zélf over de eigen agenda.

Tweede lid – In voorkomende gevallen (bijv. bij ingelaste vergaderingen, spoeddebatten etc.) kan een besluit nodig zijn zonder dat het lukt het presidium bijeen te roepen.

Derde lid – Indien nodig moet het presidium een beroep kunnen doen op andere professionele ondersteuning of advies dan van de griffier.

Artikel 8 Verslaglegging

De uitkomsten van de presidiumvergaderingen vertalen zich doorgaans in de agenda’s van diverse gremia (o.a. raadsvergaderingen en vergaderingen van het politiek forum). Voor een goed (historisch) begrip van de presidiumvergaderingen en de beslissingen van het presidium, dient er een verslag van de vergaderingen van het presidium te worden gemaakt én dient deze ter beschikking te komen van de (overige) raadsleden en forumleden.

Artikel 9 Vergaderingen

Het raadspresidium neemt géén besluiten in formele zin; evenmin is er in het raadspresidium sprake van beraadslaging over besluiten in formele zin. Ook is het raadspresidium geen commissie ex artikel 82 of 83 Gemeentewet. Daarom kan het presidium in beginsel in beslotenheid vergaderen. Raadsleden kunnen echter op verzoek als toehoorder aanwezig zijn (dus niet als plaatsvervangend lid van het presidium aan de vergadering deelnemen).

HOOFDSTUK 3SLOTBEPALINGEN

Artikel 10Slotbepalingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11Citeertitel

Het jaartal ‘2023’ is opgenomen om onderscheid te maken met het voorgaande protocol uit 2018, dat eenzelfde naamduiding heeft.