Organisatiebesluit gemeente Baarn 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn, met uitzondering van het onderwijs.

Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 2 van de Gemeentewet.

Algemeen directeur: gemeentesecretaris en het hoofd van de ambtelijke organisatie, geeft leiding en coacht de teammanagers en de concernstaf.

Teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team.

Teams: organisatieonderdeel dat is belast met de ontwikkeling en uitvoering van werkzaamheden en/of ontwikkelen van beleid op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen;

Managementteam: algemeen directeur en de teammanagers.

Managementteamoverleg: permanent ambtelijke overlegstructuur bestaande uit de algemeen directeur en de teammanagers, desgewenst aangevuld met adviseurs.

Procesmatig ingerichte organisatie: de organisatie is ingericht naar de aandachtsvelden interne dienstverlening, ontwikkeling en externe dienstverlening.

Artikel 2 Organisatievisie

De visie zoals neergelegd in de Organisatievisie Baarn en door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld op 5 juli 2016.  

Artikel 3 Structuur van de ambtelijke organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit de algemeen directeur, de teams en een concernstaf en bestaat uit de organisatieonderdelen die genoemd worden in het organogram (hoofdstructuur van de organisatie) dat als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd. In bijlage 2 zijn de kerntaken/werkterreinen van elk (sub)team en concernstaf beschreven.

• 2.

  Vaststelling en wijziging van de hoofdstructuur van de organisatie geschiedt door het college van burgemeester en wethouders. De algemeen directeur wordt in de gelegenheid gesteld daarover eerst een schriftelijk advies uit te brengen. Dit doet hij niet alvorens hij het managementteam heeft geraadpleegd. Wijziging van deze structuur geschiedt nadat de ondernemingsraad daarvoor om advies is gevraagd in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

• 3.

  De algemeen directeur is bevoegd om binnen de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wijzigingen aan te brengen waaronder het onderbrengen van een subteam dan wel één of meerdere formatieplaatsen of taken bij een ander team, mits wordt gebleven binnen de kaders van de begroting. Een nieuwe inrichting van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie blijft voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.

• 4.

  De ondernemingsraad heeft op 24 juni 2016 geadviseerd over de notitie “Organisatievisie Baarn”, en op 8 oktober 2020 over “Eindrapportage BMC Quick scan organisatie ontwikkeling” en op 26 september 2022 over de “finetuning van de organisatie”.Dit organisatiebesluit is een uitwerking daarvan. De ondernemingsraad heeft aangegeven niet apart over het organisatiebesluit te hoeven adviseren.

• 5.

  Onder toezicht van het college van burgemeester en wethouders wordt het dagelijks beheer van de organisatie opgedragen aan de algemeen directeur.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden algemeen directeur

• 1.

  De algemeen directeur is, met inachtneming van de gestelde bestuurlijke kaders, verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie, waaronder begrepen het bevorderen van de samenwerking en de communicatie.

• 2.

  De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van, het managementteam en de concernstaf, en is het eerste aanspreekpunt voor het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van het algemene functioneren van de managementteamleden.

• 3.

  De teammanager wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de algemeen directeur.

• 4.

  De teammanagers hebben een adviserende taak richting de algemeen directeur.

• 5.

  Binnen het managementoverleg, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de algemeen directeur uiteindelijk de beslissende stem.

• 6.

  De algemeen directeur is voorzitter van het managementoverleg.

• 7.

  De algemeen directeur is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die, namens het college, de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.

• 8.

  De algemeen directeur ziet toe op de uitvoering van door of namens het college genomen besluiten en is verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering van bedoelde besluiten.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden managementteam

Het managementteam heeft de volgende taken:

• 1.

  de realisatie van de doelstellingen van de organisatie (mede vanuit coalitie- en bestuursakkoord);

• 2.

  het gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de verdere ontwikkeling van de organisatie;

• 3.

  het adviseren van het college bij de bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken;

• 4.

  het stellen van kaders voor de inhoudelijke en bedrijfsvoeringsprocessen en de beheersing daarvan.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden teammanager

• 1.

  Teammanagers zijn integraal resultaatverantwoordelijke leidinggevenden.

• 2.

  De teammanager is lid van het managementteam.

• 3.

  De teammanager is belast met en verantwoordelijk voor:

  • 1.

    het leidinggeven aan zijn/haar team;

  • 2.

    het aanstellen, ontslaan, opleiden, functioneren en beoordelen van teamleden;

  • 3.

    de prestaties/resultaten van het team;

  • 4.

    het leveren van bijdragen aan prestaties/resultaten van andere teams;

  • 5.

    een adequate bedrijfsvoering;

  • 6.

    het goed laten verlopen van de P&C-cyclus;

  • 7.

    het gezamenlijk behalen van de resultaten van de organisatie.

• 4.

  De teammanager legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de algemeen directeur.

Artikel 7 Plaatsvervanging

• 1.

  De plaatsvervanger van de gemeentesecretaris wordt aangewezen door het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst de teammanagers aan als plaatsvervangers van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris regelt per geval welke teammanager optreedt als plaatsvervanger.

• 3.

  Degene die de gemeentesecretaris vervangt, vervangt hem tevens in zijn hoedanigheid van algemeen directeur.

• 4.

  Vervanging van de teammanagers vindt horizontaal plaats. Bij afwezigheid van de teammanager wordt zijn functie uitgeoefend door een collega-teammanager. In het managementteam worden hierover afspraken gemaakt.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Baarn 2024".

• 2.

  Dit besluit treedt in werking één dag na bekendmaking.

• 3.

  Bij inwerkingtreding van Organisatiebesluit gemeente Baarn 2024 wordt het “Organisatiebesluit gemeente Baarn 2022, vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 15 maart 2022, ingetrokken.

Artikel 9 Ambtshalve aanpassingen

• 1.

  Het organisatiebesluit kan door de juridisch controller en de adviseurs P&O ambtshalve worden aangepast aan:

- nieuw vastgestelde functiebenamingen in het kader van het functiewaarderingssysteem HR21,

- vastgestelde organisatiewijzigingen,

zonder dat het organisatiebesluit opnieuw hoeft te worden vastgesteld door het college.