E-mail protocol Echt-Susteren 2006

Ondertekening

Nota-toelichting

Artikel 1.

Voor dit protocol zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.

  Artikel 2.

Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Echt-Susteren en externe partijen. De Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer handelt alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zgn. bestuurlijke berichten.

De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het protocol beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail.

Daarnaast wordt aangegeven dat de het protocol van toepassing is op e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld aan SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook fax verkeer valt niet

onder de werking van dit protocol. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer beoogt niet daarin verandering te brengen,

aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.

Artikel 3.

Dit artikel geeft aan dat het protocol zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Hetgeen extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.

Artikel 4.

Alle medewerkers van de gemeente Echt-Susteren zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het protocol zijn vastgelegd.

Artikel 5.

Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Echt-Susteren geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg.

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen

alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Voor overige functionele

berichten is in lid 3 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@echt-susteren.nl of via een webformulier op de gemeentelijke website.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Echt-Susteren.

Artikel 6.

Behoeft geen toelichting.

Artikel 7.

Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure middels een behandelbericht. In dit behandelbericht wordt aangegeven wanneer de afzender een antwoord kan verwachten. Wanneer een functioneel

bericht binnen drie werkdagen wordt beantwoord is het sturen van een behandelbericht niet nodig.

Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn ook in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen acht weken. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn

geldt ook een termijn van acht weken. Gezien het ‘snelle’ karakter van elektronische berichten verdient het echter de voorkeur om deze berichten zo snel mogelijk af te handelen.

Gezien de voorwaarde gesteld in artikel 5, lid 2 van dit protocol worden elektronische aanvragen en bezwaarschriften niet in behandeling genomen als deze niet via een webformulier vanaf de gemeentelijke website verstuurd zijn. Artikelen 4.5 en 6.6 van de Algemene Wet Bestuursrecht

bepalen echter dat de afzender in de gelegenheid gesteld moet worden om binnen een redelijke termijn het verzuim te herstellen en de aanvraag of het bezwaarschrift alsnog op correcte wijze (d.w.z. middels een brief of een webformulier) in te dienen. De VNG geeft aan dat twee weken een redelijke termijn is.

Voor de afhandeling van functionele berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet

kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig opgelost worden door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.

Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen in het algemeen is dat het bericht is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is,gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Begin 2006 start een landelijke campagne op radio, tv en internet om burgers uit te leggen wat DigiD is en welke voordelen dit biedt.

Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, bijvoorbeeld een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het de rechter die toetst of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.

Artikel 8.

Archiefwaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en archiefwaardige berichten die binnenkomen op info@echt-susteren.nl worden vastgelegd in het postregistratiesysteem door medewerkers van de afdeling facilitaire zaken. Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.

Artikel 9.

De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van archiefwaardige berichten ter archivering berust bij de medewerkers zelf. Omdat archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of via info@echt-susteren.nl reeds geregistreerd worden betreft

het hier uitsluitend berichten die rechtstreeks binnenkomen op een persoonlijk e-mail adres en uitgaande berichten.

Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een:

• - beleidswaarde – de inhoud van het bericht is van invloed op het te voeren beleid;

  - juridische waarde – hierbij moet gedacht worden aan berichten inhoudende afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen, e.d.;

  - procesondersteunende waarde – de inhoud van het bericht heeft betrekking op (de voortgang van) een procedure;

  - cultuurhistorische waarde – het bericht moet bewaard worden op grond van archiefwetgeving;

  - informatieve waarde – het bericht bevat kennis die later weer gebruikt kan worden.

De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.

Artikel 10.

Behoeft geen toelichting.

Artikel 11.

Behoeft geen toelichting.

Artikel 12.

Behoeft geen toelichting.