Mandaatstatuut 2016

Mandaatstatuut 2016

I. Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van de gemeente Leeuwarden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht en het Organisatiebesluit Leeuwarden 2014;

b e s l u i t e n :

A. de uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in de bij dit besluit behorende overzichten, namens en onder verantwoordelijkheid van respectievelijk het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, bij wijze van algeheel mandaat/volmacht/machtiging, met inbegrip van de ondertekening van stukken op te dragen aan de algemeen directeur en laatstgenoemde toestemming te verlenen tot het verder opdragen van deze bevoegdheden;

B. ten aanzien van de uitoefening van de bevoegdheden in de bij dit besluit behorende overzichten, de navolgende voorschriften vast te stellen;

II. De algemeen directeur van de gemeente Leeuwarden;

b e s l u i t :

de onder A. bij wijze van algeheel mandaat/volmacht/machtiging aan hem opgedragen bevoegdheden, met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de directeur (zie onder begripsbepalingen artikel 1 onder 2), de Strategisch Manager I en de Strategisch Manager II als genoemd in de bij dit besluit behorende overzichten.

Artikel 1: Begripsbepalingen

In dit statuut wordt verstaan onder:

1. bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester, ieder voor zover zijn bevoegdheden betreft;

2. de directeur: de Directeur II

3. de Strategisch Manager I: de Strategisch Manager I Shared Servicecentrum Leeuwarden

4. de Strategisch Manager II: de Strategisch Manager II Klant Contact Centrum Leeuwarden

5. de wet: de Algemene wet bestuursrecht, hierna genoemd: Awb;

6. Organisatiebesluit: Organisatiebesluit Leeuwarden 2014

7. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

8. volmacht: de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

9. machtiging: de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. 10. Generieke functie: de functie van de functionaris zoals die is toebedeeld in het door de gemeente Leeuwarden gehanteerde functiewaarderingssysteem HR 21. 11. Werknaam: de meer herkenbare functienaam van de functionaris zoals die in het dagelijks verkeer wordt gebruikt en is weergegeven in het openbare organigram van de Gemeente Leeuwarden.

Artikel 2: Mandaatbepalingen

1. De directeur II, De Strategische Manager I en II zijn bevoegd om de uitoefening van de door de algemeen directeur aan hen toegedeelde bevoegdheden verder op te dragen aan de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionarissen.

2. De directeur II, De Strategisch Manager I en II kunnen de uitoefening van bevoegdheden eveneens opdragen aan niet onder hun verantwoordelijkheid werkzame functionarissen.

3. Elke wijziging in de verlening van (onder)mandaat, (onder)volmacht of (onder)machtiging ter zake van de uitoefening van bevoegdheden die in de bij dit statuut behorende overzichten zijn opgenomen:

- is te herleiden tot een besluit voorzien van datum en ondertekening;

dient ter kennis te worden gebracht van het bestuursorgaan

- door middel van toezending van het besluit aan de sector Juridische en Veiligheidszaken.

4. Een schriftelijk verleend mandaat, volmacht dan wel machtiging wordt bekendgemaakt.

  

Artikel 3: Vervanging bij afwezigheid

 

1. In geval van afwezigheid van functionarissen aan wie bij of krachtens dit statuut bevoegdheden zijn opgedragen, worden de betreffende bevoegdheden uitgeoefend overeenkomstig de regeling als weergegeven in de artikelen 2, tweede lid, 4, tweede lid, 5, tweede lid, en 6, tweede lid, van het Organisatiebesluit. Voor zover het Organisatiebesluit geen regeling geeft vindt vervanging volgens het principe van “horizontale vervanging” plaats.

 

2. De algemeen directeur kan met in achtneming van het Organisatiebesluit voor elke directeur II een plaatsvervanger aanwijzen, die in geval van afwezigheid van die directeur II en de aan een van de hiervoor genoemde functionarissen opgedragen bevoegdheden uitoefent.

  

Artikel 4: Uitzonderingen

 

1. In de volgende gevallen worden de (onder)gemandateerde dan wel gevolmachtigde of gemachtigde bevoegdheden eerst aan het bestuursorgaan of aan een lid van dat bestuursorgaan ter beoordeling voorgelegd:

a. indien het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan gevoerde beleid of tot vaststelling van nieuw beleid;

b. indien het te nemen besluit zich niet verdraagt met wettelijke voorschriften of bestaand beleid;

c. indien uit het te nemen besluit financiële consequenties zullen voortvloeien, die niet in de begroting zijn voorzien;

d. indien er rekening mee moet worden gehouden dat het bestuursorgaan publiekelijk op zijn verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende bevoegdheid zal worden aangesproken;

e. indien de schijn van vooringenomenheid kan worden gewekt, in het geval het besluit genomen zou worden door een ( onder- ) gemandateerde of ( onder- ) gevolmachtigde;

f. indien er twijfel bestaat of het passend is dat een besluit gelet op de omstandigheden of gelet op de aard van de bevoegdheid in het concrete geval door een (onder- ) gemandateerde of (onder-) gevolmachtigde wordt genomen.

2. Brieven en andere documenten gericht aan de Kroon, ministers, staatssecretarissen, Nationale ombudsman, Raad van State, Commissaris der Koningin, Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten, worden ondertekend door het bestuursorgaan, behoudens zaken met een routinematig karakter.

  

Artikel 5: Vermelding bestuursorgaan

 

In geval van de uitoefening van:

- mandaat of ondermandaat,

- volmacht of ondervolmacht

- of machtiging of ondermachtiging

worden de documenten als volgt ondertekend:

 

“burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

namens dezen:

(persoonlijke ondertekening)

naam en functie van de (onder)gemandateerde”,

 

respectievelijk:

 

“De burgemeester van Leeuwarden,

namens deze:

(persoonlijke ondertekening)

naam en functie van de (onder)gemandateerde”.

 

Bij de ondertekening wordt in beginsel niet de generieke functie, zoals die is weergegeven in de in artikel 6 bedoelde overzichten, van de (onder)gemandateerde vermeld. In plaats daarvan worden documenten ondertekend met de meer herkenbare werknaam van de desbetreffende (onder)gemandateerde.

 

Artikel 6: Overzichten

 

1. De verlening van (onder)mandaat, (onder)machtiging of (onder)volmacht aan functionarissen, betrekking hebbende op de uitoefening van bevoegdheden van het bestuursorgaan, wordt vastgelegd:

- in een concernbreed overzicht indien het om bevoegdheden gaat die door alle diensten c.q. sectoren kunnen en mogen worden uitgeoefend;

- in een overzicht per dienst c.q. sectoren afzonderlijk;

- in een separaat door de directeur II, Strategisch Manager I of II genomen besluit als het individuele gevallen betreft waarin aan een specifieke persoon en functie binnen een dienst c.q. sector bepaalde bevoegdheden worden verleend. Een en ander met inachtneming van artikel 2 lid 3.

 

De functionarissen oefenen de aan hen verleende bevoegdheid uit voor zover dit betreft het organisatieonderdeel waar zij hun functie uitoefenen.

 

In de overzichten zijn opgenomen:

a. de (wettelijke) grondslag;

b. een duidelijke omschrijving van de bevoegdheden die worden opgedragen;

c. het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan;

d. de functionarissen (vermeld onder hun functie-aanduiding) aan wie de uitoefening van bevoegdheden is toegedeeld.

 

2. Onder de uitvoering van de in deze overzichten genoemde bevoegdheden wordt tevens verstaan:

a. het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen;

b. het verrichten van alle benodigde handelingen na het nemen van het besluit;

c. het voeren van correspondentie;

d. het verstrekken van informatie;

e. Onder de in lid 2 genoemde handelingen valt bijvoorbeeld:

- het versturen van een ontvangstbevestiging;

- het opvragen van nadere stukken in het kader van de ontvankelijkheidstoets van een aanvraag;

- het versturen van een aanschrijving tot het indienen van een aanvraag;

- het nemen van een besluit ten aanzien van de ontvankelijkheid;

- het besluiten tot verdaging van de beslistermijn;

- het besluit tot aanhouding van de beslissing;

- het versturen van een constaterings-, waarschuwings- en voornemenbrief in het kader van een handhavingstraject;

- het feitelijk uitvoering geven aan een handhavingsbesluit.

 

Artikel 7. Vertegenwoordiging gemeente in procedures

 

Bij de vertegenwoordiging van de gemeente of het gemeentebestuur bij de behandeling van bezwaarschriften, administratieve, beroeps- en gerechtelijke procedures, bij (hoger) beroep, bij de behandeling van (aanvragen voor) voorlopige voorzieningen en bij schorsingsverzoeken, wordt vooraf de reikwijdte van de machtiging bepaald om, indien noodzakelijk, tijdens een zitting proceshandelingen te verrichten, inclusief het nemen van besluiten en/of het sluiten van compromissen ter zitting. De reikwijdte van de vertegenwoordiging wordt bepaald na overleg tussen de vertegenwoordiger en de portefeuillehouder c.q. de leidinggevende van de vertegenwoordiger. 

 

Artikel 8. In werkingtreding

 

• 1.

  Dit statuut en de hierbij gevoegde mandaatoverzichten treden in werking

• 2.

  Het Mandaatstatuut van 15 december 2015 en de daarbij gevoegde mandaatoverzichten van de gemeente Leeuwarden vervallen per 12 juli  2016;  

  Artikel 9. Citeertitel

   

  Dit besluit kan worden aangehaald als: “Mandaatstatuut 12 juli 2016”.

   

  Aldus vastgesteld op 12 juli 2016

   

  Burgemeester en wethouders voornoemd,

      

  burgemeester,

      

  secretaris.

     

  De burgemeester van Leeuwarden,