Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Ondertekening

Toelichting

Inleiding

Het verstrekken en delen van informatie draagt wezenlijk bij aan een goede bestuurscultuur en een goed functioneren van een overheid. Die mag mede op basis daarvan vertrouwen genieten in en van de samenleving.

De informatiepositie van raadsleden kent een wettelijke basis in de Gemeentewet:

• –

  De klassieke inlichtingen- en verantwoordingsplicht van het college en de burgemeester naar de raad toe (art. 169 Gemeentewet);

• –

  Het sinds de invoering van het dualisme in 2002 aanvullend op art. 169 Gemeentewet bestaande recht om mondeling of schriftelijk vragen te kunnen stellen aan het college of de burgemeester, dan wel om een interpellatie te kunnen houden (art. 155 Gemeentewet);

• –

  Het bij de invoering van het dualisme in 2002 geïntroduceerde recht voor raadsleden op bijstand (art. 33 Gemeentewet). Dit ter ondersteuning van raadsleden in hun positie en rollen en de uitoefening van hun rechten.

Deze verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning schetst ten eerste de samenwerking rond het verkrijgen van informatie en bijstand. Niet als dagelijks spoorboekje, maar als kader op de achtergrond waar zo nodig op teruggevallen kan worden.

De verordening beschrijft posities, rollen en verantwoordelijkheden van verschillende betrokkenen: raadsleden, voor zover van toepassing commissieleden (niet zijnde raadsleden), grif¬fier, gemeentesecretaris, burgemeester, wethouders en ambtenaren. De verordening beschrijft daarnaast de procedure bij het verlenen van ambtelijke bijstand. Ook geeft de verordening inzicht in de manier waarop eventuele knelpunten en geschillen tijdens de uitvoering worden opgelost.

Als tweede regelt de verordening de financiële ondersteuning die aan de fracties beschikbaar wordt gesteld, en de verantwoording daarvan.

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder meer het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. De door de raad aangewezen griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als raadsadviseur of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en initiatiefvoorstellen zal een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de ambtelijke organisatie zal daarom formeel de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarover kunnen praktische afspraken gemaakt worden tussen griffier en secretaris voor de praktijk.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel griffier en griffiemedewerkers wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie, inclusief degenen die tijdelijk zijn ingehuurd voor een specifieke taak of opdracht.

Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden – en commissieleden (niet zijnde raadsleden) – die feitelijke / technische informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, het college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken (of andere vormen van documenten waarin gegevens zijn vastgelegd), hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de Gemeentewet tot het college te richten, of gebruik te maken van artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet.

In dit artikel 2 is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om geheel of gedeeltelijk tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij – door tussenkomst van de secretaris – vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Griffier en secretaris kunnen daarover praktische afspraken maken. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Met het oog op een open bestuurlijke cultuur meldt de ambtenaar de gestelde vragen en antwoorden conform de portefeuilleverdeling bij de betreffende wethouder dan wel de burgemeester.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet of niet volledig kunnen leveren, verzoekt de griffier – door tussenkomst van de secretaris – ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie om hun inzet hierbij. Griffier en secretaris kunnen daarover praktische afspraken maken.

Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ zich voordoet voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Met het oog op een open bestuurlijke cultuur meldt de ambtenaar het verzoek om ambtelijke bijstand en de verleende ambtelijke bijstand conform de portefeuilleverdeling bij de betreffende wethouder dan wel de burgemeester.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een gelijk, gemaximeerd bedrag per jaar, per in de raad vertegenwoordigde fractie.

Artikel 6. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van het budget fractieondersteuning zijn de fracties grotendeels vrij. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken en bij te dragen aan een goede taakvervulling van de fractie. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.

Het is niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder c) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet.

In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Artikel 7. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Na controle, via de griffier door het presidium, van het verslag van een fractie, waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord, stelt het presidium de hoogte van de financiële bijdrage voor de betreffende fractie vast. Daarna kan tot uitbetaling overgegaan worden van de aanvulling van de jaarlijkse financiële bijdrage tot het maximum zoals dat genoemd staat in artikel 5, lid 2, van deze verordening. Er vindt geen reservevorming plaats.