Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024

Gemeenten hebben in toenemende mate met onzekerheden te maken. Risico’s kunnen forse financiële gevolgen (en daarmee ook beleidsmatige gevolgen) hebben en er zijn risico’s die de realisatie van doelstellingen in de weg kunnen staan. Daarmee zijn risico’s dus een belangrijk onderwerp voor sturing.

Binnen gemeenten is er een toenemende aandacht voor de manier waarop risico’s worden beheerst. Een almaar grotere afhankelijkheid van ICT-systemen, de krapte op de arbeidsmarkt, een toenemende complexiteit van de samenleving, grote decentralisaties (onder andere de (financiële) druk op het domein Jeugdzorg), de COVID-19 uitbraak, maar bijvoorbeeld ook de oorlog in Oekraïne dwingen gemeenten tot een groter risicobewustzijn.

Met deze nota worden de volgende doelstellingen nagestreefd:

• -

  Voldoen aan wet- en (lokale) regelgeving;

• -

  Het maken van verantwoorde keuzes in het al dan niet aanvaarden van risico’s;

• -

  Zorgdragen dat het optreden van (ongewenste) risico’s zo weinig mogelijk negatief effect heeft op gemeentelijke doelstellingen;

• -

  Het stimuleren en benutten van gewenste risico’s die een positief effect hebben op gemeentelijke doelstellingen;

• -

  Het minimaliseren van de (ongewenste) financiële en niet-financiële risico’s;

• -

  Het stimuleren en vergroten van het risico-bewustzijn van de organisatie;

• -

  Het inzichtelijk maken van de risico’s die de gemeente loopt;

• -

  Het verbeteren van de sturing op risico’s;

• -

  Het weerstandsvermogen binnen de vastgestelde bandbreedtes houden.

Sinds de vorige nota zijn er diverse ontwikkelingen geweest die aanleiding geven tot actualisatie van de nota. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige nota zijn:

• -

  Doorontwikkeling van risicomanagement met financiële focus naar meer integraal risicomanagement;

• -

  Aandacht voor risico’s in het proces van bestuurlijke besluitvorming;

• -

  Stappenplan voor het bepalen van risico’s;

• -

  Kaders voor het managen van risico’s;

• -

  Actualisatie van de risicomatrix;

• -

  Het benoemen van specifieke risico’s is onderdeel van de verplichte paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van de begroting en jaarrekening. Dit staat niet langer in deze nota.

1.1 Kaderstelling

Wettelijk kader

Het wettelijk kader voor deze nota ligt besloten in het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)’ Het BBV bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting en de jaarstukken. Eén van de verplichtingen is het opnemen paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Met het vaststellen van deze nota wordt het beleid voor de komende periode vastgelegd. Vervolgens wordt in de verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarrekening een actueel beeld opgenomen. Op deze wijze kan jaarlijks worden gestuurd op de actualiteiten.

Financieel toezicht provincie

Onderdeel van het financieel toezicht door de provincie is de toets of de gemeente goed inzicht geeft in de risico’s en het vrij beschikbare weerstandsvermogen.

Financiële beheersverordening van de gemeente Noordoostpolder

Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet is de gemeente verplicht tot het opstellen van een financiële verordening. De financiële verordening van de gemeente is een instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Met de verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, financieel beheer en de financiële organisatie van de gemeente.

1.2 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 is aangegeven wat risicomanagement inhoudt en hoe het risicomanagementproces is opgebouwd, inclusief de verschillende stappen en daarbij behorende uitgangspunten. Deze stappen bestaan uit 1) risico identificatie, 2) het analyseren en beoordelen, 3) het beheersen en 4) het rapporteren, monitoren en evalueren van risico’s. Hoofdstuk 3 betreft de nadere uitwerking van de weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. Hier wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit en wordt aangegeven wat de uitgangspunten zijn voor het beschikbare weerstandsvermogen. Tot slot wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op de financiële kengetallen en hoe we hiermee om willen gaan.

2.1 Het begrip risico

Een risico is een onzekere gebeurtenis met een kans van optreden en gevolgen voor de afgesproken doelstellingen. Dit betreft naast financiële ook niet-financiële risico’s.

Toelichting:

• -

  Bij financiële risico’s gaat het om risico’s waarbij het financiële effect ervan het meest prominente gevolg is. Het gaat dan niet alleen om risico’s die betrekking hebben op financiën (renterisico, debiteurenrisico, etc.) maar dit kunnen ook onderwerpen zijn waar bijvoorbeeld juridische risico’s spelen;

• -

  Bij niet-financiële risico’s gaat het om risico’s waarbij juist het niet-financiële effect ervan het meest prominente gevolg is. Het gaat dan om risico’s met een impact op de doelstellingen en/of het imago van onze gemeente.

2.2 Het begrip risicomanagement

Risicomanagement is het doelgericht omgaan met onzekerheden, in het besef dat risico’s naast bedreigingen ook kansen bieden. Effectief risicomanagement is proactief en begint bij de beeldvorming van een aan te pakken probleem. Deze eindigt met een evaluatie en geeft antwoord op de vraag hoe de risico’s hebben uitgepakt en in hoeverre de beheersing adequaat is geweest.

Risicomanagement houdt niet in dat koste wat het kost risico’s vermeden moeten worden. Het gaat om het inzicht creëren in de risico’s die van toepassing zijn en vervolgens bewust afwegen of het risico kan worden beheerst. Soms is het bewust accepteren van een risico de meest optimale beheersingsmaatregel.

2.3 Het proces van risicomanagement

Het risicomanagementproces bestaat schematisch uit de volgende stappen:

Figuur 1: het proces van risicomanagement

• 1.

  Identificeren

  Stap 1 is het in kaart brengen welke risico’s de gemeente loopt, bij welke werkzaamheden en wat voor type risico’s dit zijn (financieel/niet-financieel). Hierbij hoort het duidelijk formuleren van het risico en het vaststellen van de oorzaak.

• 2.

  Analyseren en beoordelen

  De tweede stap is het kwantificeren van het risico (‘de ernst’). Dit gebeurt door middel van het aangeven wat het negatieve gevolg van het risico is én wat de kans (%) is dat het risico daadwerkelijk zal optreden.

  Het negatief gevolg kan zijn een gevolg in geld of anderzijds. Bij het analyseren en beoordelen wordt gebruik gemaakt van de hulpzin: “Als gevolg van.... (oorzaak), bestaat de kans dat.... (risico), waardoor..... (gevolg)”. Dit hulpmiddel helpt in de prioritering van kansen en bedreigingen.

• 3.

  Beheersen

  De derde stap is het in beeld brengen van de mogelijke beheersingsmaatregelen en vervolgens de gekozen beheersmaatregelen uitvoeren. Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen het vermijden, verminderen, overdragen of aanvaarden van risico’s.

• 4.

  Rapporteren, monitoren en evalueren

  Evalueren van (wijzigingen in) het risicoprofiel, evalueren van opgetreden risico’s en van de effectiviteit van genomen beheersmaatregelen.

Risicomanagement binnen de Noordoostpolder

De gemeente Noordoostpolder past minimaal twee keer per jaar (aansluitend bij begroting en jaarrekening) organisatie breed risicomanagement toe per cluster. Deze inventarisatie heeft als doel het geheel aan risico’s in kaart te brengen om zo een actueel, volledig en juist risicoprofiel op te kunnen stellen. Voor projecten is dit een dynamisch proces en is de frequentie afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt.

De vele (en veelal snelle) ontwikkelingen waar gemeenten mee te maken hebben, brengen naast kansen ook grote risico’s met zich mee die tijdig in kaart moeten worden gebracht en waar tijdig beleid op moet worden bedacht. Hierbij valt te denken aan ontwikkelingen op terreinen zoals ICT, personeel en wet- en regelgeving (compliance).

Bijvoorbeeld: ICT is een zeer belangrijke factor geworden in het uitvoeren van werkzaamheden. Dit betekent daarmee ook dat de impact van een falend ICT-systeem (ongeacht de oorzaak) enorm kan zijn.

Het belang van goed risicomanagement wordt steeds meer erkend en er wordt steeds meer aandacht aan besteed.

2.4 Regels rondom bestuurlijke advisering

Het is van belang om bij bestuurlijke besluitvorming zicht te hebben op de risico’s. Het onderkennen van risico’s bij de besluitvorming draagt bij aan een zorgvuldig afwegingsproces en proactief risicomanagement. Door de risico’s en beheersmaatregelen inzichtelijk te maken, is vooraf duidelijk waaraan het bestuur haar goedkeuring verleend en worden onaangename verassingen achteraf voorkomen.

Om dit afwegingsproces en dit risicobewustzijn te stimuleren, wordt in de opzet voor college- en raadsvoorstellen onder het kopje “kanttekeningen” gerapporteerd over de risico’s en beheersmaatregelen. Hiermee wordt de steller van het voorstel uitgedaagd om de na te denken over de risico’s die de uitvoering van het voorgestelde beleid kunnen verstoren en hier op transparante wijze over te communiceren. Het aan de voorkant nadenken en communiceren over risico’s en zo nodig maatregelen te nemen, verhoogt de kans op een gewenste uitvoering en realisatie van het voorgestelde beleid.

2.5 Rollen en verantwoordelijkheden

Raad

De gemeenteraad stelt de kaders vast en het college voert het beleid uit binnen de gestelde kaders. De gemeenteraad controleert vervolgens in hoeverre de uitvoering van het beleid door het college binnen de vastgestelde kaders heeft plaatsgevonden en of hierin voldoende rekening is gehouden met risico’s. De raad draagt de eindverantwoordelijkheid voor risico’s in de gemeente.

College

Net als de verantwoordelijkheid voor de gemeentelijke bedrijfsvoering valt ook risicomanagement onder de integrale verantwoordelijkheid van het college. Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor alle gemeentelijke doelstellingen, de risico’s die hiermee gepaard gaan en de bijbehorende acties die worden ondernomen om deze te beheersen.

Managementteam

Risicomanagement is een vorm van integraal management wat inhoudt dat ‘de lijn’ verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen en de risico’s die hiermee samenhangen. Voor de gemeente Noordoostpolder komt dat erop neer dat het managementteam ambtelijk eigenaar is van de risico’s. Zij zorgt ervoor dat bewust wordt omgaan met risico’s en dat risicomanagement gemeentebreed wordt gestimuleerd. De clustermanagers zijn verantwoordelijk voor die risico’s die zich binnen ‘hun’ cluster voordoen. Dit is een logische benadering aangezien risico’s zich veelal functioneel, taakafhankelijk op team- of afdelingsniveau uiten. Op dit niveau zijn de risico’s dan vaak ook eerder inzichtelijk te maken, en op dit niveau dienen ook de maatregelen geïmplementeerd te worden.

Periodiek actualiseren de afdelingshoofden hun risico-overzichten ten behoeve van de begroting en jaarrekening. Hierbij worden ook passende beheersmaatregelen benoemd. Het afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor het toepassen van deze beheersmaatregelen.

Een belangrijk onderdeel van risicobeheersing is onderzoeken hoe robuust de gemeente is. Mocht een bepaald risico zich voordoen, dan is het belangrijk om te weten of de gemeente in staat is om financiële gevolgen op te vangen, zonder dat het beleid aangepast hoeft te worden.

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen.

3.1 Beschikbare weerstandscapaciteit

Het BBV omschrijft de weerstandscapaciteit als zijnde “de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken”. Dit wil zeggen hoeveel vrij besteedbare middelen de gemeente achter de hand heeft om onverwachte financiële tegenvallers op te vangen. Belangrijk is dat de financiële tegenvallers geen invloed hebben op het uitvoeren van de begroting en het bestaande beleid.

Bij de bepaling van de weerstandscapaciteit wordt onderscheid gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit.

3.2 Benodigde weerstandscapaciteit

De benodigde weerstandscapaciteit kan worden omschreven als:

“Het bedrag dat nodig is om de financiële gevolgen van geïdentificeerde risico’s op te vangen”

De benodigde weerstandscapaciteit wordt bepaald aan de hand van de risicomatrix, zoals genoemd in paragraaf 2.3.2.

Voor de geïdentificeerde risico’s wordt een bedrag bepaald voor de mogelijke financiële gevolgen. Dit bedrag wordt bepaald op basis van de laatste inzichten, in combinatie met de kennis van experts binnen de gemeente. Vervolgens wordt dit bedrag vermenigvuldigd met de kans waarop het risico zich kan voordoen.

Hieronder wordt de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit schematisch weergegeven:

3.3 Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust onze begroting is. Met andere woorden: hoe sterk zijn wij als gemeente om risico’s met financiële gevolgen op te vangen, zonder dat wij ons beleid moeten wijzigen. Door aandacht te hebben voor het weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen. Inzicht in het weerstandsvermogen van onze gemeente is daarom belangrijk om de continuïteit van de organisatie te kunnen garanderen.

Om inzicht te krijgen in de robuustheid van onze gemeente, wordt de ratio weerstandsvermogen berekend. De ratio weerstandsvermogen wordt berekend door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de benodigde weerstandscapaciteit.

Hieronder wordt de berekening van de ratio weerstandsvermogen schematisch weergegeven:

Door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) is een beoordelingstabel weerstandsvermogen opgesteld. Hierin kan de betekenis van de berekende ratio worden afgelezen. Cijfer A (uitstekend) is het hoogste cijfer. De gemeente is uitstekend in staat om zelf de geïdentificeerde risico’s op te vangen. Cijfer F (ruim onvoldoende) is het laagste cijfer. Als één of meerdere risico’s zich voordoen, komt de continuïteit van de gemeente in gevaar.

Figuur 4: ratio weerstandsvermogen en betekenis

Gemeente Noordoostpolder streeft naar een ratio weerstandsvermogen van tenminste waarderingscijfer B. Dit wordt aangeduid als ‘ruim voldoende’.

Op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV) zijn gemeenten verplicht om een paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen op te stellen. Deze paragraaf wordt twee keer per jaar geactualiseerd, namelijk bij de begroting en jaarrekening. Het doel van de paragraaf is inzicht geven in de financiële vertaling van de risico’s naar het weerstandsvermogen. Ook moeten in de paragraaf verplichte financiële kengetallen worden opgenomen.

4.1 Financiële kengetallen

Netto schuldquote

De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een negatieve quote toont dat de financiële vorderingen liquide middelen groter zijn dan de financiële schulden.

Solvabiliteitsratio

Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio des te weerbaarder is de gemeente. De ratio wordt berekend door het eigen vermogen door het totaal vermogen te delen.

Structurele exploitatieruimte

Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeente heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. De structurele exploitatieruimte is te bepalen door de structurele baten te verminderen met de structurele lasten en te delen door de totale baten voor bestemming.

Grondexploitatie

Het kengetal grondexploitatie geeft aan hoe groot de grondpositie (de waarde van de grond) is ten opzichte van de totale baten. Een relatief wat lager kengetal geeft minder risico bij de aflossing van leningen die zouden kunnen zijn aangegaan voor aankoop van gronden.

Belastingcapaciteit

De ruimte die een gemeente heeft om zijn belastingen te verhogen wordt vaak gerelateerd aan de totale woonlasten. Het COELO publiceert ieder jaar deze lasten in de Atlas van de lokale lasten. Onder de woonlasten wordt verstaan de OZB, de rioolheffing en reinigingsheffing voor een woning met gemiddelde waarde in die gemeente.

De belastingcapaciteit kan worden bepaald door de woonlasten van een meerpersoonshuishouden in jaar t (het begrotingsjaar of rekeningjaar) af te zetten tegen het landelijk gemiddelde in jaar t(-1) uit te drukken in een percentage. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin bij het voordoen van een financiële tegenvaller in het volgende begrotingsjaar kan worden opgevangen of ruimte is voor nieuw beleid. Hoe lager het percentage hoe meer ruimte tot bijsturing.

Signaleringswaarden

Om de kengetallen beter te kunnen duiden, sluiten we aan bij de door de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) gehanteerde signaleringswaarden. De VNG heeft een aantal signaleringwaarden ontwikkeld om een grofmazige waardering te geven aan de kengetallen. Het betreft dus nadrukkelijk geen normering maar het dient als hulpmiddel om de afzonderlijke uitkomsten in beter perspectief te plaatsen. Voor elk kengetal worden drie categorieën onderscheiden: ‘gezond’ (in groen), ‘neutraal’ (in geel) en ‘risicovol’ (in oranje). Zie onderstaande tabel:

Figuur 5: Signaleringswaarden VNG

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt een toelichting opgenomen, op het moment dat er sprake is van een score “geel” of “oranje”. Wanneer het op basis van de toelichting nodig is, wordt er gelijktijdig gerapporteerd over (te treffen) beheersmaatregelen.

5.1. Intrekking oude regeling

De nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2013, vastgesteld op 26 maart 2013, wordt ingetrokken;

5.2. Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking op 1 januari 2024;

5.3. Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024.