Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland houdende vaststelling Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Zeeland 2024

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden

• 1.

  Ten behoeve van de verdeling van taken over de leden van Gedeputeerde Staten worden de onderwerpen, waarmee het college bemoeienis heeft, verdeeld over portefeuilles.

• 2.

  Ieder lid van Gedeputeerde Staten treedt op als beheerder van een bepaalde portefeuille.

• 3.

  De portefeuilleverdeling wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld.

• 4.

  Gedeputeerde Staten geven kennis van hun taakverdeling en eventuele tussentijdse

  wijzigingen aan Provinciale Staten.

Artikel 2 Vervanging

• 1.

  Gedeputeerde Staten regelen de onderlinge vervanging in geval van verhindering of

  ontstentenis van één van de gedeputeerden door het vaststellen van een vervangingsregeling.

• 2.

  Gedeputeerde Staten regelen de vervanging van de commissaris van de Koning in geval van diens verhindering of ontstentenis door uit de leden van Gedeputeerde Staten een eerste, tweede en eventueel nog een derde plaatsvervanger aan te wijzen.

Artikel 3 Voorzitter

• 1.

  De commissaris van de Koning is als voorzitter belast met het doen naleven van dit reglement van orde en hetgeen de wet of dit reglement hem verder opdraagt.

• 2.

  De voorzitter leidt de vergadering, verleent het woord en formuleert de conclusies.

• 3.

  De voorzitter kan de vergadering sluiten of voor een door hem te bepalen tijd schorsen.

Artikel 4 Reguliere vergaderingen

• 1.

  Het uitgangspunt is, dat het college eenmaal per week op dinsdagochtend vergadert, de recesperioden uitgezonderd. Voorts vergadert het college zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of twee leden van Gedeputeerde Staten dit met opgave van redenen verzoeken.

• 2.

  Het uitgangspunt is, dat de reguliere vergaderingen plaatsvinden in Middelburg op de Abdij in de Admiraliteitszaal. Hiervan kan worden afgeweken door op locatie te vergaderen.

Artikel 5 Zitplaats

• 1.

  De leden van Gedeputeerde Staten zitten op de plaats, die hun in de eerste vergadering van een nieuw gekozen college en vervolgens in de eerste vergadering van elk kalenderjaar door het lot, te trekken door de voorzitter, wordt toegewezen, beginnende ter rechterzijde van de voorzitter.

• 2.

  Een tussentijds benoemd lid neemt de plaats in van degene, die vervangen wordt.

• 3.

  De secretaris neemt plaats ter linkerzijde van de voorzitter.

Artikel 6 Verhindering

• 1.

  Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, worden de voorzitter en de secretaris daarover in kennis gesteld.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, wordt de voorzitter daarover in kennis gesteld en in vervanging voorzien conform artikel 10 van dit Reglement.

Artikel 7 Vergaderstukken en verzending digitale agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, in beginsel op de vrijdag - voorafgaand aan de dinsdag waarop de vergadering plaatsheeft - door de secretaris aan de leden van het college een agenda met vergaderstukken digitaal ter beschikking gesteld.

• 2.

  Alle stukken die een beslissing van het college vereisen worden via de secretaris bij het college aangebracht.

• 3.

  De besluitvormende en opiniërende stukken worden in de vorm van een GS-nota ingediend. In deze nota wordt de beslissing die wordt voorgesteld verwoord en toegelicht. Aan de GS-nota worden bijlagen toegevoegd die nodig zijn voor een goed begrip van het voorstel. Aan de GS-nota worden in voorkomende gevallen ook de brieven en of uitgaande documenten toegevoegd. Ten aanzien van elk besluitvormend stuk wordt herleidbaar vastgelegd wie daarvoor ambtelijk verantwoordelijk is.

• 4.

  Uitzondering op de werkwijze lid 3 vormen de schriftelijke Statenvragen, de zogenaamde artikel 44- vragen. De beantwoording van deze vragen wordt met een apart format ingediend.

• 5.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de besluitvormende en opiniërende stukken dan wel de beantwoording van de artikel 44-vragen voldoende integraal tot stand gekomen zijn en dat over de inhoud daarvan vooraf overleg of afstemming is gepleegd met de portefeuillehouder.

• 6.

  De voorzitter geeft de leden van het college tijdens de vergadering gelegenheid tot uitwisseling van informatie of standpuntbepaling over onderwerpen die niet op de agenda zijn geplaatst.

Artikel 8 Nagekomen stukken

• 1.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in artikel7 lid 1 niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie zo ver als enigszins mogelijk vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 2.

  Voor deze ‘nagekomen stukken’ gelden dezelfde afspraken zoals verwoord in artikel 7lid 3 en lid 5. Indien nodig, wordt de leden van het college voldoende leestijd gegeven voor een ordentelijke besluitvorming.

Artikel 9 Geheime stukken

De onderwerpen waarbij geheimhouding wordt geadviseerd of is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang worden door de secretaris als geheime stukken aangeduid.

Artikel 10 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris/algemeen directeur treedt op als secretaris.

• 2.

  De secretaris draagt zorgt voor een gedegen en tijdige advisering aan gedeputeerde staten.

• 3.

  Bij afwezigheid van de algemeen directeur, wordt de secretaris rol opvolgend overgenomen conform de vervangingsregeling van de secretaris-algemeen directeur.

Artikel 11 Resumptie besluiten

Als het college een besluit gewijzigd vaststelt, wordt het aangepaste stuk digitaal aangeboden en ter instemming voorgelegd aan de portefeuillehouder, voorzitter en secretaris.

Artikel 12 Schriftelijke ronde

• 1.

  In gevallen waarin naar het oordeel van de secretaris, na overleg met de voorzitter, sprake is van een spoedeisende situatie kan besluitvorming buiten de reguliere collegevergadering plaatsvinden in een zogenaamde schriftelijke ronde. Dit geldt ook gedurende recesperioden, wanneer er geen reguliere collegevergaderingen zijn.

• 2.

  De secretaris legt het voorgenomen besluit digitaal ter instemming voor aan alle leden van het college, met een tijdstip voor het geven van een reactie. De collegeleden worden door de secretaris op een passende wijze op de hoogte gebracht over het voorleggen van een conceptbesluit.

• 3.

  Elk collegelid kan via een digitale reactie aan de secretaris laten blijken al dan niet in te stemmen met het voorgelegde besluit. Elk collegelid heeft hierbij de mogelijkheid om een behandeling ter vergadering te vragen. Dit verzoek wordt bij de secretaris gedaan.

• 4.

  Als tenminste één lid van het college om een behandeling ter vergadering vraagt kan het besluit enkel in vergadering genomen worden. Desgewenst, kan hier een extra collegevergadering voor ingepland worden.

• 5.

  Dit zogenaamde parafenbesluit komt tot stand op het moment dat alle leden met het voorstel hebben ingestemd en geen van de leden om behandeling ter vergadering heeft gevraagd.

• 6.

  Het parafenbesluit wordt in de eerstvolgende reguliere collegevergadering op de besluitenlijst genoteerd, met vermelding van de datum waarop het besluit is genomen en de aantekening dat het besluit buiten vergadering is genomen.

Artikel 13 Vergaderen in elektronische of hybride vorm

• 1.

  In gevallen waarin naar het oordeel van de secretaris na overleg met de voorzitter sprake is van een situatie waarbij niet op korte termijn een fysieke vergadering belegd kan worden waarbij aan het quorumvereiste uit artikel 56 Provinciewet wordt voldaan, of een situatie waarbij het college in meerderheid besluit hiertoe, kan een vergadering in elektronische vorm plaatsvinden.

• 2.

  Een vergadering in elektronische vorm kan telefonisch plaatsvinden (conference call), via beeldverbinding (MS Teams) of op een soortgelijke wijze, een en ander door de secretaris te bepalen.

• 3.

  De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor de vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo spoedig mogelijk aan de leden van het college fysiek, per email of op een andere passende wijze wordt toegezonden.

• 4.

  Indien bij een vergadering in elektronische vorm niet voldaan wordt aan het quorumvereiste uit artikel 56 eerste lid Provinciewet wordt een nieuwe vergadering belegd, conform artikel 56 tweede lid Provinciewet.

• 5.

  Bij een vergadering in elektronische vorm zijn de voor reguliere collegevergaderingen geldende regels van (voor zover nodig overeenkomstige) toepassing.

• 6.

  Om hen moverende redenen is het voor een of meerdere leden van het college mogelijk om – na overleg met voorzitter en secretaris – via een hybride wijze deel te nemen aan de vergadering.

Artikel 14 Aanwezigen vergadering

• 1.

  Bij de aanvang van de vergadering zetten de voorzitter, de collegeleden en de secretaris een fysieke handtekening in de presentielijst.

• 2.

  In aanvulling op de fysieke presentielijst wordt een digitale aanwezigheidsregistratie bijgehouden en gearchiveerd.

• 3.

  De vergaderingen van Gedeputeerde Staten worden, conform artikel 54 van de Provinciewet, achter gesloten deuren gehouden, tenzij Gedeputeerde Staten anders besluiten.

• 4.

  Gedeputeerde Staten kunnen op voorstel van de voorzitter of van de secretaris niet-leden uitnodigen bij de behandeling van een of meer agendapunten.

Artikel 15 Vergaderquorum

• 1.

  In de vergadering van Gedeputeerde Staten kan, conform artikel 56 van de Provinciewet, slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Indien de situatie in lid 1 niet het geval is belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het quorumvereiste niet van toepassing.

• 4.

  In afwijking van het derde lid, kunnen de Gedeputeerde Staten over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerste vergadering was belegd, in bijzondere gevallen alleen beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 16 Totstandkoming besluitvorming

• 1.

  Met betrekking tot elk onderwerp stelt de voorzitter, de collegeleden in de gelegenheid hun mening hierover kenbaar te maken.

• 2.

  Wanneer de voorzitter van oordeel is dat een onderwerp voldoende is toegelicht, stelt de voorzitter

  voor de beraadslaging te sluiten.

• 3.

  Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten wordt tot stemming overgegaan,

  indien een van de leden van Gedeputeerde Staten dat verlangt. Indien geen van de leden stemming verlangt wordt het voorstel, al dan niet naar aanleiding van de beraadslaging gewijzigd, aangenomen.

• 4.

  Een voorstel wordt unaniem dan wel bij meerderheid van stemmen aangenomen.

• 5.

  Een lid dat zich niet met het genomen besluit kan verenigen kan daarvan aantekening in de onder artikel 18 en 19 bedoelde besluitenlijsten verlangen, desgewenst met een korte vermelding van de redenen welke hem daartoe hebben geleid.

Artikel 17 Stemming

• 1.

  De stemming geschiedt mondeling, tenzij een van de collegeleden schriftelijke stemming verlangt.

• 2.

  De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit.

• 3.

  Indien bij een stemming de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

• 4.

  Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 5.

  Indien een van de collegeleden dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 6.

  Indien de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. De loting geschiedt door de voorzitter.

Artikel 18 Verslag

• 1.

  De secretaris zorgt voor een verslag van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  • a.

    een overzicht van de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda, bedoeld in artikel 7, zijn geplaatst;

  • b.

    de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met vervolg afspraken.

• 3.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4.

  Het verslag wordt alleen verspreid onder de leden van Gedeputeerde Staten en door de secretaris aangewezen ambtenaren

Artikel 19 Openbare besluitenlijst

• 1.

  De secretaris zorgt voor een openbare besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De openbare besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    en overzicht van de behandelde onderwerpen, zoals deze op de agenda, bedoeld in artikel 7, zijn geplaatst;

  • b.

    de ten aanzien van elk onderwerp genomen beslissing, eventueel met vervolg afspraken.

• 3.

  Alle besluiten van Gedeputeerde Staten komen op de openbare besluitenlijst, tenzij er geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 84 van de Provinciewet, in samenhang met artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid. Deze geheimhouding moet goed gemotiveerd zijn en duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft.

• 4.

  De openbare besluitenlijst wordt vastgesteld aan het eind van de vergadering waarin de desbetreffende besluiten zijn genomen.

• 5.

  De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk en in elk geval binnen twee weken na de vergadering openbaar gemaakt.

Artikel 20 Uitleg en toepassing

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van dit reglement beslissen Gedeputeerde Staten op voorstel van de voorzitter.

Artikel 21 Intrekking

Het besluit van 3 juli 1973, houdende vaststelling van het Reglement van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten van Zeeland (Provinciaal Blad nr. 39 van 1973), laatstelijk gewijzigd bij besluit van 25 maart 2003 (Provinciaal Blad nr. 13 van 2003), wordt ingetrokken.

Artikel 22 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin deze wordt geplaatst.

Artikel 23 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van Gedeputeerde Staten van Zeeland 2024".