Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Zeewolde 2024

Ondertekening

Bijlage 1

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, derde lid van dit mandaatbesluit blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester:

Algemeen

• 1.

  Indien het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften;

• 2.

  Het voorgenomen besluit een overschrijding van een budget of krediet tot gevolg heeft dan wel een groot financieel risico met zich brengt;

• 3.

  Als een lid van het college of de leidinggevende van de mandaathouder heeft aangegeven dat hij het voorstel aan de mandaatgever wenst voor te leggen;

• 4.

  Als de mandaatgever heeft aangegeven zelf te willen besluiten;

• 5.

  Aan het voorgenomen besluit mogelijkerwijs politieke consequenties zijn verbonden dan wel dat dit precedentwerking tot gevolg kan hebben; hiervan is sprake als:

  • a.

    de aangelegenheid tot negatieve berichtgeving in de media heeft geleid of redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren;

  • b.

    de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal inwoners, bedrijven, verenigingen, stichtingen of belangengroepen;

  • c.

    indien de mandaathouder een persoonlijk belang heeft bij de uitoefening van de bevoegdheden, dan vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hoger geplaatste persoon op de afdeling.

Publiekrecht

• •

  Het afleggen van verantwoording, het informeren en raadplegen van de raad;

• •

  Het vaststellen van een formulier voor het indienen van een aanvraag;

• •

  Besluiten en ondertekenen van aanbestedingstrajecten waar meerdere gemeenten bij zijn betrokken;

• •

  Het beslissen om een besluit met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure voor te bereiden;

• •

  Het verlenen, weigeren, wijzigen en intrekken van subsidies binnen de gestelde beleidskaders;

• •

  Voordracht voor of benoeming van personen op grond van een wettelijk voorschrift betreft anders dan het aangaan van een dienstverband;

• •

  Het beslissen op een verzoek in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter, als bedoeld in artikel 7:1a van de Awb;

• •

  Het instellen van commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 van de Gemeentewet;

• •

  Het benoemen van personen in adviesorganen van het college;

• •

  Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Zeewolde in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen;

• •

  Het nemen van besluiten ten aanzien van alternatieve geschillenbeslechting, zoals mediation;

• •

  Het geven van een zienswijze op een voorgenomen besluit van een bestuursorgaan in de zin van de Awb of van een ander openbaar lichaam;

• •

  Het nemen van een aanwijzingsbesluit op grond van de APV;

• •

  Het vaststellen van de organisatieverordening;

• •

  Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie;

• •

  Het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan het college dan wel de burgemeester;

• •

  Het nemen van besluiten op schriftelijk ingediende klachten op basis van hoofdstuk 9 van de Awb die zijn gericht tegen de gemeentesecretaris, adjunct directeur en/of de gemeentecontroller;

• •

  Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld;

• •

  Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) (hoger) beroep in te stellen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke procedures, met uitzondering van pro forma (hoger) beroep;

• •

  Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of voorschriften;

• •

  Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet open overheid, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet rampen en zware ongevallen;

• •

  Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en/of nadeelcompensatie, tenzij er conform het externe advies wordt besloten en er vooraf afstemming is geweest met de portefeuillehouder;

• •

  Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten de uniforme openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen, bedenkingen of inspraakreacties zijn ingebracht die leiden tot een besluit dat niet in lijn is met het eerder door het college of de burgemeester genomen besluit;

• •

  Het voeren van correspondentie, gericht tot:

  • a.

    de raad;

  • b.

    de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

  • c.

    de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

  • d.

    de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • e.

    de vice-president van de Raad van State;

  • f.

    de president van de Algemene Rekenkamer;

  • g.

    de Ombudsvoorziening, voor zover het correspondentie betreft ter zake van formele klachten;

  • h.

    enig bestuursorgaan van een waterschap, provincie of Rijk;

• •

  het verlenen van mandaat op basis van artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht aan externen;

• •

  Het sluiten van een kindercentrum, voorziening voor gastouderopvang of gastouderbureau op advies van de GGD (exploitatieverbod);

• •

  De te nemen bestuursrechtelijke maatregelen die een vervolg zijn op een bevel van de GGD, waarbij een kindercentrum, voorziening voor gastouderopvang of gastouderbureau gesloten is voor 7 dagen.

Privaatrecht

• •

  Aanbestedingen:

  • a.

    Het nemen van besluiten om af te wijken van het vastgestelde aanbestedingsbeleid;

• •

  Contracten:

  • a.

    Het besluit tot het aangaan van PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen, en bestuursovereenkomsten;

  • b.

    Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de toegekende budgets en vastgestelde kaders;

  • c.

    Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien:

    • •

      op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

    • •

      op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

    • •

      de raad ter zake om informatie heeft gevraagd;

• •

  Het afgeven van garanties, borgstellingen en dergelijke, hoe ook genaamd;

• •

  Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden binnen de kaders van de Wet Markt en Overheid (Mededingingswet);

• •

  Het nemen van besluiten tot weigering van aanbestedingen en contracten;

• •

  Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen;

• •

  Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen;

• •

  Het aanvaarden van een aanbod tot sponsoring;

• •

  Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement;

• •

  Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag ad € 50.000,- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen;

• •

  Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder;

• •

  Het besluit tot het doen van een schenking;

• •

  Besluiten tot het aangaan van civiele procedures voor vorderingen boven de € 25.000,-;

• •

  Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, zoals mediation;

• •

  Besluiten tot het treffen van een schikking bij een bedrag van meer dan € 10.000,00;

• •

  Het beslissen inzake verzekeringsaangelegenheden, waaronder aansprakelijkheid van de gemeente, boven de € 10.000,- per geval;

• •

  Het oninbaar verklaren van vorderingen boven de € 5.000,-;

• •

  Besluiten tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten;

• •

  Besluiten om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten in gevallen waarvoor de raad heeft verzocht om van tevoren te worden ingelicht;

• •

  Het aangaan van verplichtingen voor:

  • a.

    werken met een opdrachtwaarde van meer dan € 1.000.000,- en

  • b.

    leveringen en diensten die de drempelwaarde voor verplichte Europese aanbesteding overschrijden, tenzij het aangaan van een verplichting past binnen de vastgestelde Grondexploitatie (GREX);

• •

  Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

Personeelsaangelegenheden

Bevoegdheden t.a.v. individuele personeelsleden

• •

  Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de gemeentesecretaris en de gemeentecontroller;

• •

  Het verlenen van ontslag wegens reorganisatie of verminderde behoefte aan arbeidskrachten;

• •

  Het opleggen van ontslag op staande voet;

• •

  Het inzetten van ambtenaren in geval van staking van werkzaamheden bij een particulier bedrijf;

• •

  Het vaststellen, wijzigen of intrekken van regels omtrent de ambtelijke organisatie;

• •

  De uitoefening van alle overige bevoegdheden op grond van de wet, de Cao Gemeenten en de daarop gebaseerde regelingen (waaronder het personeelsreglement) ten aanzien van de gemeentesecretaris en de gemeentecontroller;

• •

  Het uitvoeren van de regeling melding misstanden (klokkenluiders) indien de melding de gemeentesecretaris en de gemeentecontroller betreft.

Specifieke bevoegdheden burgemeester

• •

  Het sluiten van een woning, lokaal of ander gebouw op basis van het Damocles-beleid (artikel 13b van de Opiumwet);

• •

  De besluiten op grond van de artikelen 151b, 151c, 154a, 154b en 172 tot en met 176a van de Gemeentewet;

• •

  Het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod;

• •

  Het besluit inhoudende een last tot inbewaringstelling (psychiatrisch ziekenhuis) in het kader van de Wet bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen;

• •

  Het verlenen van een evenementenvergunning, risicocategorie C;

• •

  Het instellen van cameratoezicht op openbare plaatsen;

• •

  Het uitvaardigen van een noodverordening/noodbevel;

• •

  Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van seksinrichtingen;

• •

  Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van drugs en inbrekerswerktuigen;

• •

  Alle bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s;

• •

  Alle bevoegdheden op grond van de Wet aanpak woonoverlast en de daarop gebaseerde bepalingen in de APV;

• •

  Alle bevoegdheden op grond van de APV ten aanzien van het toezicht op horecabedrijven;

• •

  Het opleggen van een verblijfsontheffing op grond van de APV.

Bijlage 2

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, eerste lid, onder b, van dit mandaatbesluit blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris:

Algemeen:

• •

  Het voeren van het georganiseerd overleg met de vakbonden;

• •

  De bevoegdheid tot het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen ten behoeve van de gemeente Zeewolde zelf;

• •

  Het nemen van besluiten, indien bij betrokkenheid van meerdere organisatieonderdelen c.q. ambtelijke disciplines er geen overeenstemming is over het te nemen besluit.

Publiekrecht

• •

  Het nemen van besluiten ten aanzien van het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een langere periode dan 24 uur en met uitzondering van schoolgebouwen;

• •

  Besluiten betreffende intrekking van een bestaande subsidieverhouding;

• •

  Het nemen van besluiten tot niet-invordering van bedragen hoger dan € 1.500 (tot invordering van belastingen is de invorderingsambtenaar bevoegd);

• •

  Het beslissen ten aanzien van een ingediende klacht op grond van hoofdstuk 9 van de Awb.

Privaatrecht

• •

  Het opleggen van een pandverbod op basis van het geldende agressieprotocol;

• •

  Contracten:

  • a.

    Het ontbinden van een overeenkomst;

• •

  Civiele procedures:

  • a.

    Het besluit tot het aangaan van een civiele procedure;

  • b.

    Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of het gemeentebestuur in civiele procedures;

  • c.

    Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Personeelsaangelegenheden

• •

  Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de teamleiders;

• •

  Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van oorlog;

• •

  Het uitvoeren van de regeling melding misstanden (klokkenluiders).

Bijlage 3

Aangelegenheden, welke ingevolge artikel 4, eerste lid, onder b, door de gemeentesecretaris exclusief worden gemandateerd aan de teamleiders:

Algemeen:

• •

  Het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot het inhuren van tijdelijk personeel;

• •

  het aanvragen van een subsidie door de gemeente Zeewolde bij externe partijen.

Personeelsaangelegenheden:

• •

  Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen/aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de medewerkers, inclusief volmacht tot het ondertekenen van genoemde arbeidsovereenkomsten;

• •

  Het toekennen van een gratificatie;

• •

  Het nemen van beslissingen inzake het openstellen van vacatures;

• •

  Het toekennen van een persoonlijke schaal;

• •

  Het indelen van een medewerker in een andere normfunctie;

• •

  Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties;

• •

  Het opnemen van een nieuwe normfunctie in het functieboek;

• •

  Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings-) regelingen;

• •

  Het opleggen van een schorsing als ordemaatregel of een andere disciplinaire maatregel, mits eerst is overlegd met de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• •

  Het toekennen van een bijzondere beloning;

• •

  Het toekennen van een waarnemingsvergoeding in bijzondere situaties;

• •

  Het toepassen van salariskorting bij ziekte;

• •

  Het aanwijzen van bhv’ers, ehbo’ers en preventiemedewerkers;

• •

  Het verstrekken van een renteloze lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter conform het personeelsreglement;

• •

  Het toepassen van verlofregelingen (waaronder verlof onder de Wet arbeid en zorg).

Bijlage 4

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, eerste lid, onder c, van dit mandaatbesluit uitsluitend zijn voorbehouden aan externen

• •

  Mandaat/machtigingenbesluiten aan de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi- en Vechtstreek;

• •

  Mandaatbesluiten Meerinzicht;

• •

  Volmacht-, machtiging en mandaatbesluit IZA gemeente Elburg 2023;

• •

  Mandaatregeling uitvoering gemeentelijke zelfstandigenregelingen Zeewolde;

• •

  Mandaatbesluit leefgeld ontheemde Oekraïners;

• •

  Mandaatbesluit uitvoering basismobiliteit Noord-Veluwe 2022;

• •

  Mandaatbesluit tijdelijke overeenkomsten WMO 2015: producten begeleiding groep regulier en begeleiding groep arbeidsmatig;

• •

  Besluit van de burgemeester van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent het verlenen van mandaat aan toezichthouders van de gemeente Almere voor het handhaven van de quarantaineplicht uit artikel 58nb lid 1 Wet publieke gezondheid;

• •

  Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent de uitvoering van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening en de Faillissementswet (Mandaatregeling uitvoering Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening en Faillissementswet gemeente Gemeente Zeewolde);

• •

  Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent mandaat dienstverlening bedrijfsbureau jeugd Mandaatbesluit dienstverlening bedrijfsbureau jeugd;

• •

  Mandaatbesluit Ermelo, Harderwijk en Zeewolde aan bestuur Meerinzicht 2022 met het bijbehorende bevoegdhedenregister;

• •

  (Onder)Mandaatbesluit Subsidieregeling IPS-trajecten voor de gemeentelijke doelgroep;

• •

  Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent leerplicht en RMC Mandaatbesluit Leerplicht en RMC 2018;

• •

  Mandaatbesluit Crisisorganisatie Bevolkingszorg 2020 Flevoland en Gooi en Vechtstreek;

• •

  Mandaatbesluit Uitvoering Doelgroepenvervoer ViaVé 2023.

Bijlage 5

Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, tweede lid, van dit mandaatbesluit gelden in geval van een incident:

Aan de dienstdoende Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz) om opdrachten te verlenen tot activiteiten in het kader van de bevolkingsprocessen (art. 2.1.3, lid 2 Besluit Veiligheidsregio’s) en risicobeheersing ten tijde van ramp en crisis (het gaat hier om kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor het beperken van risico’s of gevaar of in het voorzien van acute zorg voor de bevolking). Indien mogelijk wordt akkoord gevraagd aan de burgemeester of andere bevoegde bestuurder. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt de burgemeester/bestuurder zo spoedig mogelijk geïnformeerd. De ACBz is in zijn handelen zowel zakelijk als proportioneel. En is als deelnemer in het Regionaal Operationeel Team (ROT) bevoegd van daaruit coördinatie te voeren en bindende aanwijzingen te geven aan gemeentelijke diensten in het kader van de bevolkingszorg en crisisbeheersing;

Aan de dienstdoende Officier van Dienst Bevolkingszorg van de gemeenten in de Veiligheidsregio Flevoland om opdracht te verlenen tot activiteiten in het kader van de bevolkingsprocessen (art. 2.1.3, lid 2 Besluit Veiligheidsregio’s) en risicobeheersing ten tijde van ramp en crisis (het gaat hier om kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor het beperken van risico’s of gevaar of in het voorzien van acute zorg voor de bevolking). Indien mogelijk wordt akkoord gevraagd aan de burgemeester of andere bevoegde bestuurder. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt de burgemeester/bestuurder zo spoedig mogelijk geïnformeerd. De OvDBz is in zijn handelen zowel zakelijk als proportioneel en is deelnemer in het CoPI en draagt zorg voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeentelijke functionarissen in het inzetgebied CoPI. Tevens is hij belast met de overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisaties.

Toelichting op het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Zeewolde 2023

Inleiding

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Zeewolde. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde zelf doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

Het mandaat, verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 4 opgenomen. Dit houdt in dat de mandaatgevers de bevoegdheid zelf nog wel kunnen uitoefenen, maar dit niet verder kunnen mandateren de organisatie in. Dit is gedaan om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over waar het mandaat nu precies ligt of dubbel mandaat gegeven kan worden, zowel intern als extern.

Volmacht en machtiging

In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke bevoegdheden aan medewerkers toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 van de Awb).

Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. van het BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 van de Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast, wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd en tot de laatste versie van het Bevoegdhedenregister Zeewolde werd gehanteerd. Gebruikelijk was om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.

Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke medewerker welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld), dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspunten van de platte organisatie die de gemeente Zeewolde is. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.

In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeestersbevoegdheden worden gemandateerd tot op medewerker-niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden (zie bijlagen).

Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.

Portefeuillehouder

De gemeente Zeewolde is als privaatrechtelijke rechtspersoon betrokken bij diverse entiteiten, als aandeelhouder of deelnemer. In die hoedanigheid moeten er soms besluiten genomen worden in privaatrechtelijk opzicht.

Bij de verdeling van de portefeuilles in een nieuwe collegeperiode wordt de vertegenwoordiging in de diverse entiteiten verdeeld onder de collegeleden. Dit wordt bij collegebesluit gedaan.

Om de portefeuillehouder de gelegenheid te geven om tijdens vergaderingen et cetera het woord te voeren en beslissingen te nemen, is dit artikel bedoeld.

Als het gaat om financiële of gevoelige zaken is vooraf instemming van het college nodig.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Vanzelfsprekend worden hier ook bedoeld alle werkzaamheden met betrekking tot het nemen van het besluit: vanaf het binnenkomen van een aanvraag of verzoek tot en met het afhandeling van de aanvraag of het verzoek. Tevens omvat dit besluit ook het mandaat om aanvragen in te dienen bij bestuursorganen voor bijvoorbeeld een subsidie of vergunning.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

In de mandaatlijst ligt ook besloten, dat vervolgbesluiten, die in lijn zijn met een door het college genomen primair besluit, gemandateerd zijn. Een voorbeeld hiervan is een besluit van het college om een verkeersbesluit te nemen. Het concept wordt via het college ter inzage gelegd, hierop kunnen zienswijzen ingediend worden. Daarna moet een definitief besluit volgen. Het college heeft al besloten op het verkeersbesluit, een besluit om iets ter inzage te leggen of het definitieve besluit kan dan, mits in lijn, in mandaat worden afgedaan. Dit komt de efficiëntie ten goede. Vanzelfsprekend geldt ook hier, dat de bepalingen van artikel 5 en 6 van dit mandaatbesluit van toepassing blijven.

Uitzonderingen mandaat

Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen en politiek bewustzijn verlangd van de betrokken ambtenaar. Dit is ook afgedicht in artikel 6. Ook zal team juridische zaken van Meerinzicht een rol spelen bij het bevorderen van juridisch bewustzijn in de organisatie door middel van cursussen/bijpraatsessies.

Relatie met de organisatiestructuur

Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Hierbij is het niet van belang of het nu gaat om het verkrijgen van een omgevingsvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kantoorartikelen. Ook voor de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, moet dit kenbaar zijn. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken.

De gemeente Zeewolde kent een platte organisatiestructuur met basisteams. Alle ambtenaren zijn aangesteld in algemene dienst, maar hebben wel een werknaam.

In dit document is verbinding gezocht met het Organisatieplan Zeewolde 2020”. Hierin staan de teams, met daarin beschreven welke werkgebieden hieronder vallen. De daarbij horende werknamen geven een kenbaar beeld of de brief van een juist team en de juiste persoon komt.

In dit mandaatbesluit worden aan medewerkers uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun taken tot hun geografisch afgebakende terrein behoren.

Het kan voorkomen dat een medewerker, in het kader van een project, een andere rol toebedeeld krijgt, dan gebruikelijk bij die medewerker hoort. In die situaties zal dit in een apart collegebesluit expliciet benoemd en uitgewerkt worden en zullen de eventueel daarbij behorende bevoegdheden door het college gemandateerd worden voor het project.

In geval het een mandaat betreft, dat door een andere organisatie is verleend aan de gemeente Zeewolde (bijvoorbeeld bij regionale samenwerking), is ondermandaat alleen mogelijk, als de mandaatgever de mogelijkheid tot ondermandaat uitdrukkelijk heeft gegeven.

Treasury

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in de “Budgethoudersregeling van de gemeente Zeewolde 2021”, dan wel diens opvolger. Hierin is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.

Personeelsaangelegenheden

De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen, is bij de teamleiders neergelegd. Dit is in de werkverdeling tussen de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de teamleiders de meest logische keus. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatverlening verder de organisatie in. Het gaat bij disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij de teamleiders dient te liggen.

Ten aanzien van de personele aangelegenheden blijft een deel bij het college, namelijk de personele aangelegenheden van de gemeentesecretaris en de gemeentecontroller, maar ook ontslag op staande voet. De uitvoering van de personele aangelegenheden is gemandateerd aan Meerinzicht.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2

In dit artikel is geborgd dat de portefeuillehouder het woord mag voeren en beslissingen mag nemen in het kader van de deelname van de gemeente in diverse entiteiten. Bij gevoelige en financiële kwesties is vooraf instemming nodig van het college. Dit moet ook geborgd worden, zodat dit terug te vinden is. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst (waarvoor een besluit van het college nodig is) en het ondertekenen van een overeenkomst (dat normaal gesproken door de burgemeester wordt gedaan.

Artikel 3

Eerste lid:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde medewerkers en externe partijen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie en richting externen worden verspreid, dit laatste via artikel 10:4 van de Awb. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd, dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 5 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in artikel 4, vierde lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Als het gaat om een min of meer structurele situatie, zal dit ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

De mandaatgever behoudt te allen tijde het recht om gemandateerde bevoegdheden zelf uit te oefenen.

Tweede lid:

In hoofdstuk X en XI van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan het college en de burgemeester opgedragen. Niet alle taken zijn bedoeld om te mandateren. Ook in de Awb (artikel 10:3, tweede, derde en vierde lid) wordt een aantal uitzonderingen van mandaat genoemd.

Derde lid:

De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.

Vierde lid:

Het is niet ondenkbaar dat de gemeentesecretaris voor langere tijd uitvalt of afwezig is. In dat geval moeten zaken gewoon doorlopen. Om die reden is er een vervangingsregeling vastgesteld door het college, waarin hierin is voorzien.

Vijfde lid:

In dit artikellid is uitdrukkelijk aangegeven dat de gemeentesecretaris de bevoegdheden, die het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris hebben gemandateerd, verder kan mandateren. Dit kan binnen de organisatie, maar ook aan externen.

Artikel 4

Eerste lid:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris, maar via hem aan de medewerkers gemandateerd.

In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.

Ook zijn er taken, die door de gemeentesecretaris niet doorgemandateerd worden, omdat dit niet wenselijk is. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde personele aangelegenheden. De bevoegdheden, die niet verder doorgemandateerd worden, staan in bijlage 2.

In bijlage 3 staan de bevoegdheden, die door de gemeentesecretaris exclusief aan de teamleiders zijn gemandateerd.

In bijlage 4 zijn de verleende mandaten, op basis van artikel 10:4 Awb naar externe partijen zijn gemandateerd. Dit mandaat geldt exclusief voor de externe partij en wordt dus niet verder aan de Zeewoldense organisatie doorgemandateerd. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden door in een nieuw besluit (zoals een pid) alsnog ondermandaat te verlenen.

Hierbij kan gedacht worden aan ondermandaat aan projectleiders om in het kader van inkoop bepaalde opdrachten te kunnen verstrekken.

Tweede lid:

In het kader van crisisbeheersing wordt er in de regio samengewerkt binnen de Veiligheidsregio Flevoland (6 gemeenten). Gezamenlijk wordt er piketdienst gedraaid door de adviseurs crisisbeheersing (genoemd Officier van Dienst Bevolkingszorg, hierna: OvDBz) en de gemeentesecretarissen (Algemeen Commandant Bevolkingszorg, ACBz). Voor de OvDBz gebeurt dit in clusterverband Flevoland en Gooi en Vechtstreek (Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk, Zeewolde, Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren).

Mocht het voorkomen, dat er in Zeewolde een ramp plaatsvindt in de avond of in het weekend, kan het voorkomen dat de OvDBz niet de ambtenaar van de gemeente Zeewolde is. Betreffende OvDBz zal toch, in het kader van de ramp, beslissingen moeten nemen die gevolgen hebben. Om deze OvDB de bevoegdheid te geven, is in de veiligheidsregio afgesproken dat de colleges van de samenwerkende gemeenten mandaat geven aan de OvDBz die tijdens een crisis dienst heeft.

De ACBz zit namens Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team (ROT). Het ROT zit tijdens een crisis in het Regionaal Coördinatiecentrum van de Veiligheidsregio waar het incident plaatsvindt of op een zelfgekozen locatie in de nabijheid van het incident en heeft de regie over het 'effectgebied'. Denk hierbij aan opvang van grote aantallen personen regelen, verspreiding van asbest over een gebied etc. De gemeentesecretaris die piket heeft (de ACBz), heeft hier de leiding over sectie Bevolkingszorg. Het ROT zoekt afstemming met de collega's ter plaatse in het Commando Plaats Incident (COPI) dat verantwoordelijk is voor het brongebied en adviseert het Gemeentelijk Beleidsteam van de getroffen gemeente(n).

Ook is afgesproken dat er steeds nauw overleg zal plaatsvinden tussen de OvDBz en de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente. Hierdoor zal er niet snel een bevoegdheidsgebrek optreden, maar het is wel goed om dit, in het kader van efficiency, goed te regelen. Dit wordt gedaan via bijlage 5.

Derde lid:

In dit artikellid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende medewerkers. Het mandaat van een medewerker geldt voor die aangelegenheden waar hij als medewerker voor verantwoordelijk is. Dit is afgebakend via het Organisatieplan Zeewolde 2020, waarin de basisteams duidelijk zijn gemaakt. In geval van projecten, kan het voorkomen dat medewerkers een andere “rol” krijgen binnen het projectteam, in vergelijking met hun “normale” functie. Dit kan resulteren in bepaalde bevoegdheden, die de betreffende medewerker normaal gesproken niet heeft. Aangezien dit kan leiden tot onduidelijkheid, is ervoor gekozen om in dit soort gevallen expliciet in het “project initiatie document” (pid) op te nemen of er sprake is van afwijkende mandaten en wat deze mandaten dan inhouden. Vanzelfsprekend zal dit gepubliceerd moeten worden.

Vierde lid:

Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen, of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende medewerker verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

Artikel 5

Eerste lid:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid, van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Tweede lid:

Ten aanzien van bevoegdheden die ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben, geldt, dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien. Mocht er tussen deze mandaatlijst of de uitoefening van een bevoegdheid een conflict ontstaan met de budgethoudersregeling, dan gaat de laatste voor.

Artikel 6

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft, waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routine besluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld ten aanzien van het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Eerste lid:

Het is essentieel dat een medewerker de aan hem of haar gemandateerde bevoegdheden inzet binnen de door het college gestelde kaders. Dit geldt vooral in het kader van het vertrouwensbeginsel en de gewijzigde lijn die de Afdeling Bestuursrechtspraak Raad van State (hierna: de Afdeling) sinds 29 mei 2019 hanteert, zie hiervoor ECLI:RVS:2019:1694. Er moet, in dat kader, meer gekeken worden vanuit het perspectief van de burger: kon deze redelijkerwijs, in het licht van alle feiten en omstandigheden van zijn geval, op nakoming rekenen van de aan hem of haar gedane toezegging of gedraging? De Afdeling is ook van mening dat van een bindende toezegging al sprake is als een gedraging of verklaring van de ambtenaar redelijkerwijs de indruk wekt van een welbewuste standpuntbepaling (zoals een door de bevoegde medewerker ondertekende brief).

Tweede lid:

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, et cetera in acht te worden genomen.

Derde lid:

De organisatiestructuur van Zeewolde gaat uit van een grote taakvolwassenheid van de medewerkers. Daar hoort ook bij dat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van zijn werk. Dit betekent, dat besluiten, naast juridisch correct, goed gemotiveerd en leesbaar zijn.

Vierde lid:

In dit artikellid is opgenomen, dat college, burgemeester en/of gemeentesecretaris instructies kunnen geven. Gedacht kan worden aan algemene instructies of specifieke instructies over bijvoorbeeld kwaliteit of een eventueel “vier ogen” principe. Zeewolde heeft ook schrijfcoaches, waar medewerkers terecht kunnen met vragen over de formulering van een stuk.

Vijfde lid:

De gemeente heeft een huisstijl, waarin de opmaak van de brieven et cetera geregeld is. Medewerkers moeten zich te allen tijde houden aan deze huisstijl. Tijdens de introductie van nieuwe medewerkers wordt hier aandacht aan besteed.

Zesde lid:

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 5 (algemene uitzonderingen).

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Medewerkers worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd. Hierin moet, binnen de organisatie, bewustzijn worden gecreëerd. Dit kan door instructies, bijvoorbeeld tijdens de weekstart, maar ook kan in introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers of bij bijpraatsessies voor alle medewerkers aandacht aan besteed worden. Het team juridische zaken van Meerinzicht heeft hier een cruciale rol in.

In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard.

Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat hij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan.

Team juridische zaken van Meerinzicht zal hierin ook aandacht aan besteden bij nieuwe medewerkers, maar ook in het kader van het bevorderen van politiek bewustzijn door bijpraatsessies.

Zevende lid:

In het kader van de controleerbaarheid van (financiële) zaken heeft de accountant aangegeven dat het bij bepaalde beschikkingen nodig is dat er een vier ogen principe wordt toegepast. Het gaat dan om het verlenen van subsidies door de gemeente. Het principe waarborgt dat helder is dat twee personen naar de zaak gekeken hebben. Het is natuurlijk wel zaak, dat de toepassing van het vier ogen principe ook is vastgelegd in de case. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door een email, waarin aan een collega gevraagd wordt mee te kijken en deze collega reageert op de email. Deze emails worden opgeslagen in de case. Ook is het mogelijk dat de case overgezet wordt op naam van ene tweede, waarbij het memoveld gebruikt wordt om het vier ogen principe vast te leggen.

Artikel 7

Eerste lid:

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruikgemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Tweede lid:

Er is geen verplichting te ondertekenen wanneer dit via een geautomatiseerd systeem door de geautoriseerde persoon kan worden uitgevoerd.

De manier van ondertekening namens het college is bijvoorbeeld:

Namens het college van burgemeester en wethouders van Zeewolde,

[ondertekening]

naam

werknaam

Of bij een vergunning namens de burgemeester:

Namens de burgemeester van Zeewolde,

[ondertekening]

naam

werknaam

Artikel 8

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 van de Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.

Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 van de Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

Artikel 9

De mandaatlijst moet worden gepubliceerd, zodat men inzicht kan krijgen in de legitimiteit van besluiten. Om te voorkomen dat dit wordt vergeten, waardoor er een bevoegdheidsgebrek kan ontstaan, en om ervoor te zorgen dat er altijd een actueel en juiste mandaatlijst op internet te vinden is, is besloten om dit centraal bij team juridische zaken van Meerinzicht te beleggen.

Wijzigingen van het mandaatbesluit worden gecoördineerd door het team juridische zaken van Meerinzicht. De kern van de procedure is dat de organisatie zelf verantwoordelijk is voor het wijzigen van de mandaatlijst, bijvoorbeeld door een besluit van college, burgemeester of gemeentesecretaris. Het team juridische zaken van Meerinzicht is verantwoordelijk voor een goede verwerking en het up to date houden van de mandaatlijst en de publicatie. Om die reden is het belangrijk dat wijzigingen meteen doorgegeven worden aan tjz, zodat de mutaties verwerkt kunnen worden en er altijd een actuele versie van de mandaatlijst beschikbaar is. Dit is essentieel voor een goede werking en de legitimiteit van deze mandaatlijst. Mutaties worden opgeslagen in het zaaksysteem (corsa en/of liber) en op Hi5!.

Artikel 10

Besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen verliezen hun geldigheid niet door het intrekken van oude mandaatbesluiten. Doordat de voorgaande regeling ingetrokken wordt per datum inwerkingtreding van het nieuwe mandaatbesluit, is dit gewaarborgd.

Artikel 11

Spreekt voor zich

Artikel 12

Spreekt voor zich

Bijlage 1

Hierin worden alle bevoegdheden genoemd, die bij het college of de burgemeester blijven en niet gemandateerd zijn. Een zaak, die op deze lijst voorkomt, moet dus altijd bij het college of de burgemeester blijven.

Belangrijk punt hierin is dat, voor het nemen van een beslissing op bezwaar in mandaat, artikel 10:3, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht onverkort geldt.

Bijlage 2

Hierin worden alle bevoegdheden genoemd, die bij de gemeentesecretaris blijven en niet gemandateerd zijn. Een zaak, die op deze lijst voorkomt, moet dus altijd bij de gemeentesecretaris blijven.

Bijlage 3

In deze bijlage staan de bevoegdheden, die de gemeentesecretaris/algemeen directeur exclusief ondermandateert aan de teamleiders. De teamleiders kunnen deze bevoegdheden niet ondermandateren. Het gaat hier om personele kwesties, maar ook om het aanvragen van subsidies door de gemeente Zeewolde bij externe partijen. Bij de verlening van subsidie worden vaak voorwaarden opgelegd. Daarnaast komt het voor dat de toekenning van een subsidie aan de gemeente gepaard gaat met een investering van de gemeente zelf en/of dat het personele gevolgen heeft. Om te waarborgen dat dit alles op voorhand duidelijk is en om ervoor te zorgen dat de voorschriften worden nageleefd, blijft dit bij de teamleiders..

Bijlage 4

Hierin staan de mandaten, welke extern uitgezet zijn. Hieronder vallen alle mandaten, die bij MIZ en de Omgevingsdienst Flevoland, Gooi- en Vechtstreek zijn neergelegd, maar ook de mandaten die zijn neergelegd bij buurgemeenten in het kader van samenwerking.

De mandaten en volmachten, die in het kader van deze samenwerking zijn weggezet, zijn uitgezonderd van de mandaatlijst. Dit betekent, dat de betreffende bevoegdheid niet gemandateerd is aan medewerkers van de gemeente Zeewolde. Hiervoor is immers al een mandaat verleend aan een andere gemeente.

Bijlage 5

Hierin staan de mandaten in het kader van rampenbestrijding, als een ambtenaar of gemeentesecretaris van een andere gemeente piketdienst heeft. Zie de toelichting bij artikel 4, tweede lid. ♦