Verordening commissie bezwaarschriften

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen één en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip ‘bestuursorgaan’ hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.

Artikel 2. Inleidende bepaling commissie

De commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

In het tweede lid is de mogelijkheid voor het college opgenomen (zoals ook reeds in de voorgaande verordening was opgenomen) om categorieën van besluiten aan te wijzen waarvoor de commissie niet bevoegd is. Dit betreft een facultatieve bepaling. Zo is er de mogelijkheid om te kiezen voor een systeem waarbij de commissie adviseert over de ingewikkelder bezwaarschriften, terwijl de eenvoudige ambtelijk worden afgehandeld. Daarnaast kan van deze mogelijkheid gebruik worden gemaakt voor bezwaarschriften die betrekking hebben op een zo specifieke materie of voor onderwerpen waarover zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn dat het wenselijk is daarvoor een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren. Hierbij kan gedacht worden aan belastingzaken en WOZ-zaken. De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee hebben is ervoor gekozen ze in elk geval uit te zonderen. Daarnaast zijn ook de bezwaarzaken uitgezonderd die gaan over de invordering van belastingzaken en WOZ-zaken.

Als er door een belanghebbende een verzoek om vergoeding van de kosten is gedaan adviseert de commissie in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en de hoogte van dit bedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Artikel 3. Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb. De wettelijke eisen zijn verwoord in dit artikel van de verordening. In de verordening is bepaalt dat, naast de voorzitter, de leden van de commissie ook niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.

Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken zijn geweest en dat er een dossier is gevormd. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

Artikel 4. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over één of meer secretarissen en/of een plaatsvervangend secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.

Artikel 5. Zittingsduur

De benoeming gebeurt voor een periode van vier jaar waarbij in de verordening een verlengingsmogelijkheid is opgenomen. Voor de zittingsduur van vier jaar is gekozen omdat dit door diverse gemeenten in hun verordening wordt gebruikt. Hier kan ook een andere termijn worden bepaald. Dit geldt ook voor de mogelijkheid tot herbenoeming. De leden en de voorzitter(s) kunnen één keer worden herbenoemd voor een gelijke periode. In het tweede lid is een uitzonderingsbepaling opgenomen voor de (plaatsvervangend) voorzitter en de (plaatsvervangend leden) die voor 1 januari 2023 al een keer waren benoemd. Met hun wordt in overleg een einddatum afgesproken. Bij het afspreken van de einddatum in overleg kan ook de continuïteit van de commissie worden gewaarborgd. Wel is opgenomen dat de einddatum niet verder in de toekomst mag liggen dan maximaal acht jaar vanaf 1 januari 2023.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van het ontslag in het tweede lid bepalen bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 6. Onvrijwillig ontslag

De commissie heeft als adviseur in zekere mate een onafhankelijke rol ten opzichte van het college en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. Het college mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op het bezwaar bij het bestuursorgaan. Het feit dat de commissieleden voor een periode van vier jaar worden benoemd doet hier niet ter zake. Als sprake is van een vertrouwensbreuk is ontslag mogelijk.

Artikel 7. Uitoefening bevoegdheden

Enkele bevoegdheden die direct verband houden met de behandeling door de commissie zijn bij de voorzitter gelegd:

Artikel 2:1 tweede lid

Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

Artikel 6:17

Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter. Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit. Artikel 7:4, vierde lid van de Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende.

Artikel 7:4 tweede lid

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging. Stukken toezenden hoeft niet, maar in de praktijk gebeurt dit bij het toesturen van de uitnodiging.

Artikel 7:6 vierde lid

In het tweede lid van artikel 7:6 wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

Artikel 8. Informele behandeling

In de gemeente Borger-Odoorn is het gebruikelijk dat het verwerend orgaan start met een informele behandeling van het bezwaarschrift. Dit houdt in dat voordat een zaak wordt aangemeld bij de bezwarencommissie, het verwerend orgaan eerst in gesprek gaat met de belanghebbende en/of diens gemachtigde.

In het tweede lid is opgenomen dat de commissie op de hoogte wordt gesteld van de informele fase. In de praktijk gebeurt dit doordat bij het sturen van de stukken aan de het secretariaat van de bezwaarcommissie door het verwerend orgaan ook het gespreksverslag en eventuele andere stukken van de informele fase aan het dossier worden toegevoegd.

Artikel 9. Vooronderzoek

De voorzitter van de commissie dient er voor te zorgen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 van de Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 10. Hoorzitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan in de gelegenheid gesteld om zich te laten horen. Door de inbreng van zowel de belanghebbenden als het bestuursorgaan ontstaat voor de commissie een volledig beeld van het geschil en kan de commissie tot een goede afweging komen.

In het tweede lid is opgenomen dat de bevoegdheid om van het horen af te zien wordt toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 van de Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 11. Uitnodiging zitting

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 van de Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 van de Awb (zie hierna).

Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. In verband met de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen.

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Artikel 12. Quorum

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de (plaatsvervangend) voorzitter en één (plaatsvervangend) lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie is gedaan.

Artikel 13. Niet-deelneming aan de behandeling

Eén van de belangrijkste beginselen van behoorlijk bestuur is dat een bestuursorgaan zijn taak vervult zonder vooringenomenheid (artikel 2:4 Awb). Dat beginsel werkt ook door naar de leden van de commissie bezwaarschriften.

Artikel 14. Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid van de Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid van de Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk als zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. Daarnaast is op voorhand een uitzonderingsbepaling opgenomen voor zaken die gaan over individuele voorzieningen van bezwaarmakers. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan bezwaarzaken die gaan over de Participatiewet, Jeugdwet en voorzieningen op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 17 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 15. Verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De eerste bepalingen van dit artikel wijzigt de verslaglegging van de hoorzitting van een standaard schriftelijk verslag in een digitale geluidsopname, waarbij alleen nog als het nodig is een schriftelijk verslag wordt gemaakt.

In het tweede lid van deze bepaling is vastgelegd dat op basis van de geluidsopname (indien aanwezig) een schriftelijk wordt verslag gemaakt, in het geval een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname, op verzoek van een belanghebbende, in het geval van een beroepsprocedure de rechtbank daarom verzoekt of als het bestuursorgaan dit nodig acht voor zijn besluitvorming. Tijdens de hoorzitting dienen de belanghebbenden en hun gemachtigden van het maken van de geluidsopname op de hoogte te worden gesteld, zodat zij de gelegenheid hebben toestemming daaraan te onthouden.

Het derde lid ziet op toezending van de geluidsopname van de hoorzitting aan belanghebbenden dan wel het weigeren daarvan. De commissie kan besluiten dat er omstandigheden zijn op grond waarvan toezending van de geluidsopname wordt geweigerd, bijvoorbeeld als er op de hoorzitting gevoelige persoonsgegevens (zoals medische informatie) zijn besproken of de hoorzitting in een vijandige sfeer (met bijbehorend taalgebruik) heeft plaatsgevonden. Als de geluidsopname niet wordt verstrekt dient een (zakelijk) schriftelijk verslag te worden toegezonden.

De eisen waaraan een schriftelijk verslag moet voldoen zijn niet gewijzigd maar zijn, vanwege het invoegen van het maken van digitale opnamen, opnieuw genummerd in andere leden van dit artikel.

Artikel 16. Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren.

Artikel 17. Raadkamer en advies

De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie. De advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb.

Artikel 18. Uitbrengen advies

Hier vindt een wijziging plaats vanwege de wijziging van de verslaglegging van de hoorzitting. Zie daarvoor (de toelichting bij) artikel 14. Als er een schriftelijke verslag wordt opgesteld volgt uit artikel 7:13, zesde lid van de Awb dat het eventuele schriftelijke verslag van de hoorzitting deel uitmaakt van het advies van de commissie.

Artikel 19. Jaarverslag

De bezwaarschriftencommissie doet verslag aan de raad, het college en de burgermeester over haar werkzaamheden. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.).

In geval er een klacht is ingediend tegen de bezwaarschriftencommissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 20. Vergoeding voor werkzaamheden

Op 1 januari 2019 is het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (Rechtspositiebesluit 2019) en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers in werking getreden. Op grond van artikel 3.4.2 van het Rechtspositiebesluit kan de raad bij verordening een hogere vergoeding toekennen aan commissieleden, zoals leden van de commissie bezwaarschriften, vanwege hun bijzondere, beroepsmatige deskundigheid op het taakgebied en zwaarte van de taakomvang.

Voor de werkzaamheden van de commissie bezwaarschriften wordt een hogere vergoeding uitgekeerd vanwege de vereiste specifieke deskundigheid en zwaarte van de taakomvang. De leden van de bezwarencommissie moeten zich goed voorbereiden (bestuderen van alle feiten en rechtsgronden) op een hoorzitting van de commissie.

De hoogte van de vergoeding is gekoppeld aan het inwoneraantal dat is opgenomen in artikel 3.4.1 van de Rechtspositieregeling en bedraagt het percentage dat in deze verordening is openomen. Uit praktische overwegingen worden de bedragen afgerond.

Artikel 21. Intrekking oude regeling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 22. Inwerkingtreding

In artikel 139 tot en met 144 van de Gemeentewet zijn de bekendmaking en inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften.