Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming dijkgraaf Hoogheemraadschap van Delfland 2023

Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming dijkgraaf Hoogheemraadschap van Delfland 2023

Dossiernummer : 3052

Vergaderdatum : 30 november 2023

De Verenigde Vergadering van Delfland,

Overwegende dat het wenselijk is voor de concept aanbeveling voor herbenoeming van de dijkgraaf een vertrouwenscommissie in te stellen.

Besluit:

Vast te stellen de verordening:

Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming dijkgraaf Hoogheemraadschap van Delfland 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Aanbeveling: de op grond van artikel 46 Waterschapswet door de Verenigde Vergadering op te stellen aanbeveling inzake de herbenoeming van de dijkgraaf;

Commissie: vertrouwenscommissie herbenoeming dijkgraaf;

Secretaris-directeur: de secretaris als bedoeld in artikel 53 Waterschapswet.

Artikel 2 Taakstelling commissie

Bij de herbenoeming van een dijkgraaf heeft de commissie tot taak:

zich een oordeel te vormen over het functioneren van de te herbenoemen dijkgraaf;

over haar bevindingen schriftelijk verslag uit te brengen aan de Verenigde Vergadering;

Het advies over de aanbeveling van de Verenigde Vergadering voor te bereiden.

Artikel 3 Samenstelling commissie

De commissie bestaat uit 5 leden:

vier leden, niet zijnde leden van het dagelijks bestuur, te benoemen door en uit de Verenigde Vergadering;

één lid uit het dagelijks bestuur, te benoemen door de Verenigde Vergadering.

De commissie kiest een voorzitter uit haar eigen midden. Indien de commissie er niet in slaagt een voorzitter uit haar midden aan te wijzen, wordt als voorzitter aangewezen diegene wiens fractie in de Verenigde Vergadering de meeste zetels vertegenwoordigt.

Er is geen mogelijkheid tot plaatsvervanging.

Artikel 4 Advies en bijstand voor de commissie

De commissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door de secretaris-directeur, die tevens adviseur is voor de commissie. De secretaris-directeur kan één of meer medewerkers van het Hoogheemraadschap van Delfland aanwijzen voor het verzorgen van de ambtelijke ondersteuning van de commissie.

De commissie kan gebruik maken van externe deskundigen.

De secretaris-directeur, noch de medewerkers van het Hoogheemraadschap van Delfland maken deel uit van de commissie.

Artikel 5 Geheimhoudingsplicht

De leden van de commissie dienen volstrekte geheimhouding in acht te nemen over hetgeen aan hen voor, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden direct of indirect als lid van de commissie ter kennis is gekomen. Daartoe legt de commissie elke vergadering, met toepassing van hoofdstuk VIIIa van de Waterschapswet een verplichting tot geheimhouding op aan de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering.

Deze geheimhoudingsplicht geldt ook tegenover de Verenigde Vergadering het dagelijks bestuur en de dijkgraaf alsmede tegenover de afzonderlijke leden van het bestuur. De commissie en haar leden verstrekken aan de Verenigde Vergadering, het dagelijks bestuur, de dijkgraaf en de afzonderlijke leden van het bestuur geen inzage in stukken.

Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor de secretaris-directeur en de ambtelijke ondersteuning van de commissie, alsook wordt deze opgelegd aan ieder ander die, op verzoek van de commissie, deelneemt aan de beraadslagingen van de commissie.

Artikel 6 Commissievergaderingen

De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

Elke vergadering wordt door de voorzitter ten minste 24 uur van tevoren aan de leden van de commissie aangekondigd.

De commissie vergadert in beslotenheid.

De commissie vergadert slechts indien ten minste een meerderheid van de leden, voorzitter daaronder begrepen, vertegenwoordigd is.

Artikel 7 Procedurele zorgvuldigheid en (concept)aanbeveling

De commissie verschaft zich de door haar nodig geachte relevante feiten ter zake de herbenoeming van de dijkgraaf.

Bij de herbenoeming van de dijkgraaf nodigt de voorzitter, in overleg met de commissie, de dijkgraaf uit voor (een) gesprek(ken) met de commissie.

De commissie brengt schriftelijk verslag uit aan de Verenigde Vergadering in de vorm van een concept-aanbeveling.

De commissie streeft naar een unanieme concept-aanbeveling.

Indien niet tot een unanieme concept-aanbeveling kan worden gekomen, wordt het nemen van een beslissing daarover uitgesteld tot een volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk, of is er ook in de volgende vergadering geen sprake van unanimiteit, dan worden de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de Verenigde Vergadering gebracht.

Alvorens de concept-aanbeveling aan de Verenigde Vergadering te zenden, bespreekt de commissie het concept met de dijkgraaf.

Artikel 8 Contactpersoon en correspondentie

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

Alle stukken bestemd voor de commissie worden gericht aan de voorzitter, vertrouwelijk gezonden aan het adres van het waterschap en door de secretaris-directeur aldaar bewaard.

Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris-directeur ondertekend en door de secretaris-directeur verzonden.

Artikel 9 Archiefstukken

De secretaris-directeur draagt er zorg voor dat met ingang van de dag, volgend op die waarop de Minister de voordracht tot benoeming aan Zijne Majesteit de Koning heeft uitgebracht, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de in de Archiefwet 1995 genoemde archiefbewaarplaats van het waterschap.

Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1, letter c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

Alle overige bescheiden van de commissie en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden door de secretaris-directeur onmiddellijk vernietigd.

Artikel 10 Ontbinding commissie

De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag, volgend op die waarop bij Koninklijk Besluit een beslissing is genomen inzake de aanbeveling door de Verenigde Vergadering.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

Bij twijfel over de uitleg van deze verordening en in alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming dijkgraaf Hoogheemraadschap van Delfland 2023".

Inwerkingtreding verordening

Deze verordening treedt in werking 5 december 2023

Aldus besloten in de openbare vergadering van 30 november 2023

De Verenigde Vergadering voornoemd,

de Secretaris, de Voorzitter,

ir. P.C. Janssen dr. P.H.W.M. Daverveldt