Verordening Auditcommissie Waterschap Aa en Maas 2023

1. Er is een bijzondere commissie die door het algemeen bestuur wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.

2. De commissie heeft als doel het technisch ondersteunen van het AB bij de afhandeling van de financiële jaarcyclus inclusief het reflecteren op bijzondere ontwikkelingen met betrekking tot de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).

3. De commissie heeft uitdrukkelijk niet tot doel het innemen van beleidsmatige standpunten. De taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur en diens leden blijven volledig in stand.

1. De commissie is samengesteld uit leden van het AB, niet zijnde leden van het DB, welke zitting nemen in deze commissie op grond van hun kennis/expertise. De commissie is technisch en apolitiek van aard, werkwijze en samenstelling.

2. De commissie bestaat uit vier leden van het algemeen bestuur, waarbij een evenwichtige verdeling tussen oppositie en coalitie wordt nagestreefd.

3. Het AB kiest uit haar midden de leden van de commissie en benoemt de voorzitter.

4. De commissie kent drie vaste adviseurs, te weten:

• -

  het DB-lid met de portefeuille financiën;

• -

  de concerncontroller en

• -

  de secretaris-directeur.

5. Het secretariaat van de commissie wordt door een medewerker van de afdeling Concernstaf verzorgd.

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur of bij ontslag als lid van het algemeen bestuur. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2. Het AB kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde zelf ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

1. De ondersteuning van het algemeen bestuur door de commissie bestaat uit de volgende taken:

• a.

  Het adviseren van het AB over financiële aangelegenheden ter voorbereiding op de besluitvorming door het AB.

• b.

  Het adviseren van het AB over de financieel technische uitgangspunten bij de begroting.

• c.

  De advisering over het door het AB vast te stellen controleprotocol.

• d.

  Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de accountant in zijn contact met het AB betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole. De commissie overlegt met de accountant over de jaarrekening (inclusief het accountantsverslag bij de jaarrekening) en adviseert over het meegeven van speerpunten voor interim controle.

• e.

  Het fungeren als klankbord over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles.

• f.

  Het fungeren als klankbord voor de ontwikkeling van de instrumenten in de planning en controlcyclus.

• g.

  Het ondersteunen bij de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant.

• h.

  Het (in technische zin) adviseren over de door het AB vast te stellen financiële verordeningen alsmede overige onderwerpen van financieel technische aard.

• i.

  Het ondersteunen bij het selectieproces van de accountant en het adviseren van het AB over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant.

• j.

  Het fungeren als klankbord voor het DB op het gebied van financieel technische vraagstukken.

1. De commissie adviseert het AB over de in artikel 5 genoemde onderwerpen .

2. De commissie ontvangt op haar verzoek alle informatie en stukken die ze voor haar functioneren nodig heeft.

3. In gevallen waarin in overleg vastgesteld wordt dat dat van toepassing is, kent de commissie een geheimhoudingsplicht.

4. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met (een lid van ) het DB, de Rekenkamercommissie en de accountant.

5. De commissie kan ten behoeve van haar taakuitoefening externe deskundigen inschakelen. Indien hieraan kosten zijn verbonden, legt de commissie dit vooraf voor aan het DB.

6. Op verzoek van het AB geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in het AB.

Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering van het AB gedaan.

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, maar in principe 3 keer per jaar.

2. De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.

3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders beslist.

4. De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5. Van iedere vergadering wordt een afsprakenlijst gemaakt. De afsprakenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

1. Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie Waterschap Aa en Maas 2023”;

2. De verordening treedt in werking op de dag na de dag van de bekendmaking.