Reglement burgerlijke stand gemeente Utrecht

Geldend van 01-01-2024 t/m heden

Intitulé

Reglement burgerlijke stand gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht,

Gelet op het bepaalde in artikelen 1:16, 1:16a en 1:16c Burgerlijk Wetboek en de artikelen 1 tot en met 4 van het Besluit burgerlijke stand 1994:

Besluit vast te stellen het Reglement burgerlijke stand gemeente Utrecht:

Artikel 1 Definities

Het reglement burgerlijke stand Utrecht verstaat onder:

  • a.

    de wet: Boek 1 Burgerlijk Wetboek (BW);

  • b.

    het besluit: Besluit burgerlijke stand 1994 (Bbs);

  • c.

    ambtenaar van de burgerlijke stand: de ambtenaar in dienst van de gemeente Utrecht of een andere gemeente als zodanig aangewezen door het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1:16 lid 2 BW;

  • d.

    buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (‘trouwambtenaar’): een ambtenaar in dienst van de gemeente Utrecht of van een andere gemeente of een persoon die geen ambtenaar is maar als zodanig is aangewezen door het college op grond van artikel 1:16 lid 3 BW;

  • e.

    IRM: de integraal resultaatverantwoordelijk manager;

  • f.

    gemeentehuis: alle gebouwen en de daaraan verbonden omsloten (buiten)ruimten dan wel de daarvoor in aanmerking komende vaartuigen die een ligplaats hebben aan de wal welke is aangeduid met een adres en die bij besluit van het college van burgemeester en wethouders als zodanig zijn aangewezen op grond van artikel 1:63 BW;

  • g.

    rechtsfeit: een huwelijk, een geregistreerd partnerschap of een omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk;

Artikel 2 Aanwijzing van de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

  • 1. De ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voor een bij het aanwijzingsbesluit te bepalen periode aangewezen. Deze periode betreft maximaal het tijdvak waarin de ambtenaar werkzaam is in gemeentedienst, bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente Utrecht.

  • 2. De buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voor een in het aanwijzingsbesluit te bepalen periode aangewezen.

  • 3. Raadsleden kunnen maximaal voor de periode dat zij raadslid zijn van de gemeente Utrecht tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand worden aangewezen.

  • 4. Burgemeester en wethouders kunnen maximaal voor de periode dat zij hun functie als burgemeester of wethouder van de gemeente Utrecht vervullen, tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand worden aangewezen.

  • 5. Tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen voor de totstandkoming van één enkel rechtsfeit in de gemeente Utrecht worden aangewezen: (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand die al in een andere gemeente zijn aangewezen en van wie de aanwijzing en beëdiging nog niet zijn verlopen. Het voortduren van de aanwijzing en beëdiging moet worden aangetoond. Een spoed-, eenvoudig-, flits-, bijzonder huis- of kosteloos rechtsfeit kan niet worden voltrokken door deze (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand.

  • 6. Tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor de voltrekking van slechts één enkel rechtsfeit in de gemeente Utrecht kunnen ook derden worden aangewezen. Een spoed-, eenvoudig-, flits-, bijzonder huis- of kosteloos rechtsfeit kan niet worden voltrokken door deze buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

  • 7. De aanwijzing van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand in de zin van lid 5 van dit artikel gebeurt pas nadat het bruidspaar of de partners hebben aangegeven betrokken persoon als buitengewoon ambtenaar te wensen. Het schriftelijk of digitaal verzoek hiertoe moet uiterlijk zes weken vóór de totstandkoming van het rechtsfeit bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Utrecht worden ingediend. Bij de aanvraag moeten afschriften van de nog geldende aanwijzing en beëdiging worden overgelegd.

  • 8. De aanwijzing van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand in de zin van lid 6 van dit artikel gebeurt pas nadat het bruidspaar of de partners hebben aangegeven betrokken persoon als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand te wensen. Het schriftelijk of elektronisch verzoek hiervoor moet minimaal vier maanden vóór de totstandkoming van het rechtsfeit bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Utrecht worden ingediend.

  • 9. Na de aanwijzing als bedoeld in de leden 1, 2, 3, 4, of 6 van dit artikel, moet op basis van artikel 1:16 lid 4 BW, beëdiging plaatsvinden bij de rechtbank Midden-Nederland. Pas na beëdiging kan de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand een rechtsfeit voltrekken.

Artikel 3 Locatie

  • 1. Onverminderd wat daarover in de wet is bepaald, verrichten de (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand hun wettelijke taken in het gemeentehuis (artikel 1 Bbs).

  • 2. Het college wijst ten behoeve van de totstandkoming van een rechtsfeit gemeentehuizen aan met een daarvoor permanente bestemming (‘vaste locaties’).

  • 3. Andere locaties binnen de gemeente kunnen ten behoeve van de totstandkoming van één enkel rechtsfeit worden aangewezen als gemeentehuis (‘vrije locaties’).

  • 4. Een locatie die binnen een kalenderjaar ten minste vijf maal als gemeentehuis is aangewezen voor het voltrekken van één enkel rechtsfeit, kan worden aangewezen als permanente locatie.

  • 5. Ziekenhuizen gelegen binnen de grenzen van de gemeente Utrecht kunnen worden aangewezen als permanente trouwlocatie ten behoeve van het voltrekken van rechtsfeiten met een spoedeisend karakter (‘vaste locatie (spoed)’). Het spoedeisende karakter moet blijken uit een verklaring van een behandelend arts waarin deze het vermeend spoedig overlijden van één der partners verklaart of een anderszins medische toestand beschrijft die om een onverwijlde voltrekking van het rechtsfeit vraagt. Als het gaat om een huwelijk of geregistreerd partnerschap in de zin van artikel 1:62 lid 2 BW is vrijstelling van het Openbaar Ministerie vereist. De ceremonie is in dit geval kort, de trouwambtenaar houdt geen of slechts een zeer korte toespraak omdat voorbereidingstijd in deze gevallen ontbreekt.

Artikel 4 Voorwaarden voor aanwijzing van een gemeentehuis

  • 1. Als gemeentehuis kunnen onder de volgende voorwaarden worden aangewezen:

    • a.

      gebouwen of aan wal aangemeerde vaartuigen, waarvan de ligging is gerelateerd aan een formeel adres en waarvan het geheel geen strijd oplevert met de openbare orde of de goede zeden;

    • b.

      gebouwen en vaartuigen als bedoeld onder a, die voor de duur van de plechtigheid op eenvoudige wijze en openbaar toegankelijk zijn en;

    • c.

      gebouwen en vaartuigen als bedoeld onder a, mede gelet op de aanwezigheid van het aantal bruiloftsgasten voldoen aan de (bouwtechnische) veiligheidseisen zoals onder meer gesteld door de brandweer. Gedacht moet hierbij o.a. worden aan bouwconstructie, vluchtwegen, brandblusapparatuur, etc.

  • 2. Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis voor eenmalig gebruik gebeurt pas nadat het bruidspaar of de partners hebben gekozen voor de totstandkoming van een rechtsfeit in een locatie binnen de gemeentegrenzen anders dan bedoeld in artikel 3, tweede lid. Het schriftelijk of digitaal verzoek hiertoe moet uiterlijk zes weken vóór de totstandkoming van het rechtsfeit bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Utrecht zijn ingediend.

  • 3. De beheerder/eigenaar van de locatie stelt de locatie voor de duur van de totstandkoming van het rechtsfeit kosteloos ter beschikking aan de gemeente. De wijze van gebruik tijdens de totstandkoming van het rechtsfeit wordt bepaald door de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand.

  • 4. De ruimte waar het rechtsfeit zal worden voltrokken van een locatie in de zin van artikel 3 lid 2 en lid 3 dient naar behoren te zijn ingericht. Hieronder wordt ten minste verstaan:

    • a.

      de aanwezigheid van voldoende tafels en stoelen, twee aparte stoelen voor het bruidspaar of de partners, een lessenaar voor de trouwambtenaar en een tafel met 2 stoelen waar getuigen en bruidspaar of partners de akten kunnen ondertekenen.

    • b.

      voldoende verlichting van de ceremonieruimte;

    • c.

      de aanwezigheid van een aparte ruimte voor de trouwambtenaar om zich om te kleden en voor te bereiden;

    • d.

      het voldoen aan de aanvullende (veiligheids)vereisten zoals vastgelegd in de "Overeenkomst Huwelijkslocatie" die de gemeente met de locatie sluit.

  • 5. Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis leidt niet tot enige gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de inrichting, aankleding en verzorging van de locatie. De gemeente is niet aansprakelijk voor schade aan de locatie of haar interieur. De gemeente is niet aansprakelijk voor enig letsel aan of vanwege aanwezige personen.

Artikel 4a Nadere bepalingen

  • 1. Het niet voldoen aan de bepalingen van dit reglement kan een reden zijn om het rechtsfeit niet op de overeengekomen tijd en locatie tot stand te laten komen.

  • 2. Op het digitaal loket van de gemeente Utrecht wordt beschreven wat van elk soort rechtsfeit i.c.m. locatie en trouwambtenaar verwacht mag worden. Hier worden tijdsduur van de ceremonie en de (on)mogelijkheden bij de verschillende opties uitgelegd.

Artikel 5 Leiding

De IRM is belast met de leiding en draagt zorg voor de verdeling van de werkzaamheden van de (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand.

Artikel 6 Openstelling

  • 1.

    Het bureau van de burgerlijke stand is geopend op maandag tot en met vrijdag tijdens de uren waarin de afdeling Burgerzaken voor het publiek is geopend. Dit geldt voor zover deze dagen geen algemeen erkende of daarmee gelijkgestelde feestdagen zijn in de zin van artikel 3, eerste lid van de Algemene Termijnenwet of overige, door het college of de IRM aan te wijzen dagen en uren. In bijzondere gevallen kan het college of de IRM besluiten van de openingstijden af te wijken.

  • 2.

    Onverminderd de bepalingen van de wet, dit reglement en de geldende overeenkomsten, kan de totstandkoming van een rechtsfeit op ieder tijdstip van de week plaatsvinden tenzij die mogelijkheid al door andere belanghebbende is vastgelegd of indien, naar het oordeel van de IRM, andere belangen waaronder het belang van de gemeentelijke organisatie begrepen, voorrang genieten.

  • 3.

    Kosteloze totstandkoming van een rechtsfeit vindt, op basis van artikel 4 Wet rechten burgerlijke stand, tweemaal per week plaats bij de afdeling Burgerzaken. Dag en tijdstippen worden bepaald door de ambtenaar van de burgerlijke stand.

  • 4.

    Op tijdig verzoek van een belanghebbende, gedaan aan het college dan wel aan de IRM, zal het bureau waar de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden uitoefent, worden geopend op zaterdag, zondag of op andere dagen dat het bureau is gesloten, indien de belanghebbende aantoont dat met de te verrichten werkzaamheden niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende reguliere openstelling van het bureau.

Artikel 7 Vergoeding buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand

  • 1. De vergoeding aan (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand in de zin van artikel 2 lid 1 en lid 2 van dit reglement, vindt plaats op basis van een arbeidsrechtelijke overeenkomst.

  • 2. Buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, in de zin van artikel 2 lid 3, 4, 5 en 6 van dit reglement hebben geen recht op enige vergoeding van de gemeente Utrecht.

Artikel 8 Leges

Leges verbonden aan het voltrekken van een rechtsfeit en/of aanvullende onderdelen zoals beschreven in dit reglement blijken uit de meest actueel vastgestelde Legesverordening van de gemeente Utrecht

Slotbepalingen

Artikel 9 Intrekking

Het Reglement burgerlijke stand 2020 Reglement burgerlijke stand Utrecht 2020 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Het Reglement burgerlijke stand treedt in werking op 1 januari 2024.

Artikel 11 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement burgerlijke stand Utrecht .

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 28 november 2023

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Michiel Ruis

Toelichting bij Reglement burgerlijke stand gemeente Utrecht

Algemeen

In het Reglement burgerlijke stand van de gemeente Utrecht (verder: het Reglement) worden een aantal praktische zaken vastgelegd die betrekking hebben op het sluiten van een huwelijk, het registeren van een partnerschap of het omzetten van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk. Het gaat hierbij om de openingstijden van ‘het bureau van de burgerlijke stand’ en de regels en voorwaarden die in acht moeten worden genomen bij het aanwijzen van locaties als gemeentehuis.

Daarnaast stelt het Reglement voorwaarden aan het aanwijzen van en de werkzaamheden van ambtenaren van de burgerlijke stand (abs) en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand (babs) (‘trouwambtenaren’). De abs en de babs worden aangewezen door het college van Burgemeester en Wethouders. Ook is het college het orgaan dat regels opstelt ten aanzien van het bureau van de burgerlijke stand (artikel 1:16c Burgerlijk Wetboek) en de (b)absen. De abs en de babs blijven op grond van de wet echter zelfstandig verantwoordelijk voor de inhoud van hun werkzaamheden. In het Reglement wordt met het begrip “rechtsfeit” het huwelijk, geregistreerd partnerschap of omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk bedoeld.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepaling

Dit artikel beschrijft de basisbegrippen die gebruikt worden in het Reglement.

Artikel 2.Aanwijzing van de abs en de babs

In dit artikel wordt aangegeven voor welke periode een abs of een babs kan worden aangewezen.

► Utrecht kent de mogelijkheid om een (b)abs die in een andere gemeente is aangewezen en van wie de aanwijzing (en beëdiging) niet is verlopen, aan te wijzen voor het voltrekken van één enkel rechtsfeit (in Utrecht).

► De Gemeente Utrecht conformeert zich aan Officiële Mededeling 1/2001 van De Commissie van Advies betreffende de Burgerlijke Staat en de Nationaliteit. Hierin adviseert deze commissie om in de volgende situaties opnieuw de eed of de belofte te laten afleggen door betrokkene;

  • •

    indien de ambtenaar of buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand zijn functie neerlegt of

  • •

    waarin zijn aanwijzing door tijdsverloop eindigt en betrokkene eerst op een later tijdstip opnieuw in die hoedanigheid aangewezen wordt, waardoor er sprake is van een onderbreking in de uitoefening van zijn taken.

► Ook kunnen derden, op verzoek van het bruidspaar of de geregistreerde partners, voor de voltrekking van een enkel rechtsfeit als babs worden aangewezen. Voorwaarde hierbij is dat het rechtsfeit in Utrecht voltrokken zal worden.

► Aan de aan te wijzen babs worden vooraf nadere eisen gesteld.

► De babs aangewezen voor de voltrekking van ene enkel rechtsfeit in de zin van artikel 2 lid 6 van het Reglement, wordt geassisteerd door een (b)abs in dienst van de gemeente Utrecht.

► Iedere (b)abs moet handelingsbekwaam zijn en een goede beheersing van de Nederlandse taal hebben.

Artikel 3. Locatie

Dit artikel geeft aan waar een rechtsfeit kan worden voltrokken.

► Een gemeentehuis waarin de totstandkoming van een rechtsfeit plaatsvindt, moet een bestendig karakter dragen en bestemd zijn voor permanent gebruik. Een circustent of een kermisattractie is daarom niet geschikt om als gemeentehuis aan te wijzen, evenals een luchtballon. Algemeen wordt aangenomen dat een schip dat verankert ligt aan een kade en voor het overige voldoet aan de eisen van wet- en regelgeving (openbaar toegankelijk, veiligheid, het hebben van een formeel adres etc.) als gemeentehuis kan worden aangewezen. Ook het voltrekken van een rechtsfeit in een ommuurde tuin van een (land)huis is algemeen toegestaan.

► In Utrecht is het tot stand komen van een rechtsfeit op de openbare weg, in een bos, park of in het veld niet toegestaan. Dit in verband met de openbare orde en veiligheid. Daarnaast kan het probleem zich voordoen dat de bevoegdheid van een (b)abs niet is te bepalen (denk daarbij aan gemeentegrens-gebieden waarbij de vraag zich zou kunnen voordoen welke ambtenaar van welke gemeente bevoegd is). In dat kader gaat het om het tot stand komen van het rechtsfeit en niet om de ceremonie die daarbij doorgaans plaatsvindt. Dat betekent bijvoorbeeld dat het formele gedeelte van het tot stand komen van een rechtsfeit in een "gemeentehuis" dient plaats te vinden en het verdere, ceremoniële gedeelte van de plechtigheid op een andere locatie, zoals een varende boot kan plaatsvinden.

► Artikel 3 bepaalt verder dat een locatie als gemeentehuis kan worden aangewezen voor de totstandkoming van één enkel rechtsfeit (‘vrije locatie’). De aanwijzing tot huis van de gemeente geldt voor de dag genoemd in het aanwijzingsbesluit. Als de totstandkoming van het rechtsfeit niet plaatsvindt op de dag die genoemd is in het aanwijzingsbesluit vervalt deze. Er moet dan een nieuwe afspraak worden gemaakt en een nieuw aanwijzingsbesluit worden genomen.

► De gemeente is alleen verantwoordelijk voor het officiële gedeelte van de huwelijksvoltrekking, waarvoor de gemeente een (b)abs beschikbaar stelt. Het reserveren van een locatie voor een huwelijk is de verantwoordelijkheid van het bruidspaar. De gemeente heeft geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade of kosten die worden gemaakt vanwege het enkele feit dat de gemeente de locatie heeft aangewezen als gemeentehuis.

► De gemeente is niet verantwoordelijk voor de (kwaliteit, schade, schoonmaak of diefstal van de) inrichting van de locatie. Daarbij moet ook worden gedacht aan het strooien met rijst of bloemen en de aansprakelijkheidsvraag voor de gevolgen ervan, zoals letselschade. De (b)abs moet het formele gedeelte van de ceremonie naar eigen inzicht kunnen inrichten.

Artikel 4. Voorwaarden voor aanwijzing van een gemeentehuis

Een rechtsfeit kan in principe alleen plaatsvinden in een gemeentehuis. De uitzondering hierop is wettelijk geregeld (bijzonder huis).

► De gemeente wijst een locatie aan als gemeentehuis om daar een rechtsfeit tot stand te laten komen als de locatie voldoet aan de eisen van veiligheid en openbaarheid. De locatiebeheerder/eigenaar is verantwoordelijk voor de veiligheid. Deze verantwoordelijkheid kan niet worden afgewenteld op de gemeente vanwege het enkele feit dat de gemeente de locatie tot gemeentehuis heeft aangewezen. Bij veiligheid moet worden gedacht aan een veilige bouwconstructie, maar ook aan brandveiligheid en goede toegangs- en vluchtwegen. Deze eisen dienen te worden gezien in het licht van het aantal bruidsgasten en de samenstelling van de groep met bijvoorbeeld de aanwezigheid van kinderen, ouderen, rolstoelgebruikers etc.

► De totstandkoming van een rechtsfeit moet volgens de wet openbaar bijgewoond kunnen worden. Dat betekent dat iedereen die dat wil in principe de plechtigheid moet kunnen bijwonen. Het begrip openbaarheid kan tot praktische problemen leiden. Praktische problemen zijn bijvoorbeeld dat onvoorzien veel personen de plechtigheid willen bijwonen of dat bezoekers mogelijk de openbare orde verstoren. De (b)abs kan in dat geval bepalen wie tot de plechtigheid wordt toegelaten.

► Locaties die in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden worden niet aangewezen als trouwlocatie (bijvoorbeeld een en mortuarium of een sexinrichting).

► Rechtsfeiten mogen religieus niet eerder worden ingezegend dan dat zij civielrechtelijk tot stand zijn gekomen (artikel 1:68 Burgerlijk Wetboek). Gebedshuizen, die al dan niet hun functie als gebedshuis hebben verloren, kunnen worden aangewezen als gemeentehuis zolang zij openbaar toegankelijk zijn en als wordt voldaan aan het gestelde in artikel 1:68 Burgerlijk Wetboek.

► Om logistieke en organisatorische redenen moet de aanwijzing van een locatie als gemeentehuis voor de voltrekking van één enkel rechtsfeit tijdig (ten minste zes weken) vóór de datum schriftelijk worden vastgelegd. Naast het aanwijzen van een locatie als gemeentehuis moet aan alle vereisten voor het aangaan van het rechtsfeit zijn voldaan (waaronder een door de eigenaar/beheerder van de locatie ondertekende "Overeenkomst huwelijkslocatie").

Artikel 5. Leiding

De verdeling van de werkzaamheden van de abs en de babs is in handen van het college. Zij wijzen op basis van artikel 2 van het Besluit burgerlijke stand 1994 de persoon aan die belast is met de leiding. Om praktische redenen en om goed te kunnen reageren op veranderingen, is de IRM aangewezen om de verdeling van de dagelijkse werkzaamheden van de burgerlijke stand te regelen.

Artikel 6. Openstelling

In dit artikel wordt bepaald wanneer het bureau van de burgerlijke stand is geopend (gebaseerd op artikel 1:16c Burgerlijk Wetboek). Het artikel geeft naast een bepaling voor de reguliere dagelijkse openingstijden de mogelijkheden aan om het bureau op buitengewone tijden open te stellen of om de openstelling juist te beperken. De aanwijzing gebeurt door het college of door de IRM. Dit geldt ook voor de tijdstippen waarop rechtsfeiten plaatsvinden.

Artikel 7. Vergoeding babs

Personen die door partijen zelf worden aangebracht om hun huwelijk te voltrekken of hun partnerschap te laten registreren dan wel om te zetten, worden door de gemeente Utrecht niet betaald voor hun diensten noch worden hun onkosten door de gemeente vergoed. Om duidelijkheid te scheppen in de regeling is het noodzakelijk om dit vast te leggen. De noodzaak tot vastlegging geldt ook voor de vraag of de kosten voor het tot stand komen van een rechtsfeit niet gereduceerd kunnen worden nu partijen zelf een babs aanbrengen die geen vergoeding krijgt voor zijn of haar diensten. De werkzaamheden verricht door de medewerker Huwelijkszaken t.a.v. de ‘eenmalige babs’ brengen echter kosten met zich mee. Voorts wordt in zijn algemeenheid opgemerkt dat de leges met betrekking tot de totstandkoming van het rechtsfeit zijn gebaseerd op een totaal aan kosten die zijn oorsprong vindt in (de organisatie van) het totale instituut.

Overige relevante wettelijke regelingen:

Boek 1 BW, het Besluit Burgerlijke Stand, de Ambtenarenwet 2017 en het Uitvoeringsbesluit en de wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren die 01-01-2020 in werking is getreden.