Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023

• 1.

  Inhoudsopgave

• 2.

  Inleiding

• 3.

  Definities

• 4.

  Gemeentelijke doelstellingen

• 5.

  Juridische uitgangspunten

  • 5.1

    Algemeen juridisch kader

  • 5.2

    Uniforme documenten

  • 5.3

    Algemene beginselen bij Inkoop

  • 5.4

    Aanbestedingswet 2012

  • 5.5

    Uniform Europees Aanbestedingsdocument

  • 5.6

    Gedragsverklaring Aanbesteden

  • 5.7

    Elektronisch aanbesteden

  • 5.8

    Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

  • 5.9

    Algemene Inkoopvoorwaarden (AIAG2017 en GIBIT)

  • 5.10

    Grensoverschrijdend belang

  • 5.11

    Mandaat en volmacht

  • 5.12

    Wet Bibob

  • 5.13

    Wet openbaarheid van bestuur en Aanbestedingswet 2012

  • 5.14

    Klachtenregeling

  • 5.15

    Ruime visie aanbestedingsrecht

  • 5.15.1

    Regels verkoop van onroerende eigendommen op basis van het Didam-arrest

  • 5.16

    Afwijkingsbevoegdheid

• 6.

  Ethische en ideële uitgangspunten

  • 6.1

    Integriteit

  • 6.2

    Privacy

  • 6.3

    Brede welvaart, thema (‘s)in te zetten bij kansrijke inkopen

  • 6.3.1

    Milieu en Biodiversiteit

  • 6.3.2

    Klimaat

  • 6.3.3

    Circulair en Bio-based

  • 6.3.4

    Ketenverantwoordelijkheid

  • 6.3.5

    Diversiteit en inclusie

  • 6.3.6

    Social Return

  • 6.4

    Innovatiegericht Inkopen

  • 6.5

    Make or buy decision

• 7.

  Economische uitgangspunten

  • 7.1

    Product- en marktanalyse

  • 7.2

    EMVI als norm

  • 7.3

    Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • 7.4

    Lokale economie en MKB

  • 7.5

    Clusteren en percelen

  • 7.6

    Samenwerkingsverbanden

  • 7.7

    Bepalen van de inkoopprocedure

  • 7.8

    Sociale- en andere specifieke diensten

  • 7.9

    Raming en financiële budget

  • 7.10

    Eerlijke mededinging en commerciële belangen

  • 7.11

    Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel

• 8.

  Organisatorische uitgangspunten

  • 8.1

    Inkoopproces

  • 8.2

    Inkoop in de organisatie

  • 8.3

    Contractbeheer en Contractmanagement

  • 8.4

    Verantwoordelijkheden

  • 8.5

    Inwerkingtreding

  • 8.6

    Evaluatie

Een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid

De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaats vindt in een dynamische omgeving, is de Gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend (zie hoofdstuk 4). Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG.

Missie gemeente Winterswijk

Wij zijn een betrouwbare en dienstverlenende organisatie. Wij zijn een organisatie waar het bestuur op kan bouwen en waar burgers en bedrijven een beroep op kunnen doen. We werken samen met onze partners aan een prettige woon-, werk- en leefomgeving

Visie op de gemeentelijke organisatie

De visie van onze gemeentelijke organisatie is:

De gemeente Winterswijk is een ambitieuze, resultaatgerichte en dienstverlenende gemeente. Wij zijn flexibel en spelen adequaat in op ontwikkelingen en vraagstukken. We voelen aan wanneer ruimte te laten en wanneer juist zichtbaar en actief bij te dragen.

Strategie

Nagenoeg alle aspecten van de visie zijn terug te voeren op de volgende uitgangspunten:

• •

  Vraag- en resultaatgericht werken en

• •

  professionele dienstverlening.

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

• •

  Juridische uitgangspunten

  Hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 5);

• •

  Ethische en ideële uitgangspunten

  Hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 6);

• •

  Economische uitgangspunten

  Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 7);

• •

  Organisatorische uitgangspunten

  Hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 8).

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

De Gemeente Winterswijk wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

  De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

  Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere en maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het prestatieniveau van de Gemeente.

  Inkoop heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• e.

  Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente.

  De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente kan bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

• f.

  De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

  Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniform Europees Aanbestedingsdocument.

• g.

  Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:

  • –

    Financiële verordening gemeente Winterswijk 2020

  • –

    Mandaatbesluit gemeente Winterswijk 2020

  • –

    Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2020

  • –

    Actuele Verordening Sociaal Domein

  • –

    Integriteitsregeling gemeente Winterswijk

  • –

    Gedragscode voor politiek ambtsdragers van de gemeente Winterswijk

  • –

    Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017

  • –

    De uitvoeringsagenda 2019-2022 gemeente Winterswijk (duurzaamheid).

  • –

    Nota voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik Winterswijk

• Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Ook waar gemeentelijke middelen beschikbaar worden gesteld aan derden, beziet de Gemeente per geval in hoeverre deze uitgangspunten moeten worden doorgelegd.

De gemeente Winterswijk streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen. Het onderstaande juridische kader draagt hieraan bij.

5.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen overheidsopdrachten’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen;

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijn’ vormt momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijn kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten, boek 6;

• •

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten;

• •

  Financiële verordening gemeente Winterswijk 2020;

• •

  Mandaatbesluit gemeente Winterswijk 2020;

5.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past waar toepasselijk bij de betreffende Inkoop, in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken (ARW 2016), zowel onder als boven de Europese drempel;

• •

  Klachtenregeling Aanbestedingen Achterhoekse- en Liemerse Gemeenten 2017;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG2017);

• •

  Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• •

  UAV2012 en UAV-GC2005;

  RAW2 - en STABU3-besteksystematiek;

• •

  Bouwblokken SROI Oost-Nederland4 en

• •

  Gids Proportionaliteit.

5.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het ‘Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie’ (VWEU), dat directe werking kent. In al haar handelen dient de overheid de bepalingen van het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen en nationale wetgeving.

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht vinden hun grondslag in het VWEU-Verdrag.

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is.

• •

  Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit: De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit (evenredigheid) toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

b.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

5.4 Aanbestedingswet 2012

Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Deze wet implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. Begin 2014 zijn er drie nieuwe Europese richtlijnen vastgesteld: de Concessierichtlijn (2014/23/EU), de aanbestedingsrichtlijn voor klassieke sectoren (2014/24/EU) en de aanbestedingsrichtlijn voor speciale sectoren (2014/25/EU)5. Deze zijn op 1 juli 2016 via een wijziging van de Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd. Tegelijkertijd met de Aanbestedingswet 2012 is ook het Aanbestedingsbesluit (als algemene maatregel van bestuur) in werking getreden. In het Aanbestedingsbesluit wordt een aantal zaken uit de Aanbestedingswet nader geregeld:

• •

  Verplicht gebruik Gids Proportionaliteit;

• •

  Verplicht gebruik ARW 2016 onder de Europese drempel;

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument;

• •

  Gedragsverklaring Aanbesteden;

• •

  Gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

5.5 Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Afhankelijk van aard en omvang van de opdracht, maar in ieder geval bij openbare aanbestedingen, draagt de Gemeente zorg voor voldoende waarborgen omtrent de inschrijving. Zij hanteert daarvoor de verplichte uitsluitingsgronden van artikel 2.86 Aw2012 en indien toepasselijk de facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 Aw2012. Om te bevestigen dat de inschrijver niet aan één of meerdere uitsluitingsgronden voldoet kan deze volstaan met een eigen verklaring ter zake, die bij gunning zal worden geverifieerd.

Het gebruik van het UEA, als format voor de eigen verklaring, is zowel boven als onder de Europese drempelwaarden verplicht. In het UEA geeft de inschrijver aan dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn, dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, de technische specificaties en de uitvoeringsvoorwaarden.

5.6 Gedragsverklaring Aanbesteden

De Gemeente kan van de inschrijver op een overheidsopdracht verlangen dat deze een gedragsverklaring aanbesteden (GVA) overlegt. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie verstrekt deze verklaring. Een ondernemer kan hiermee aantonen dat de door de Gemeente gestelde uitsluitingsgronden die betrekking hebben op onherroepelijke veroordelingen of beschikkingen wegens overtreding van de mededingingsregels op hem niet van toepassing zijn. De Gemeente is niet verplicht in alle gevallen een GVA op te vragen, maar maakt in die gevallen waarin het GVA wél wordt opgevraagd gebruik van het vastgestelde model.

De gewijzigde Aanbestedingswet kent een aantal nieuwe uitsluitingsgronden. Het UEA en de GVA zijn daarop aangepast. Zo kan een inschrijver worden uitgesloten als hij blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbestedende dienst of een concessieovereenkomst, indien dit heeft geleid tot een vroegtijdige beëindiging van die eerdere opdracht, een schadevergoeding of vergelijkbare sancties. Nieuw is ook dat naast onderzoek naar justitiële antecedenten van bestuurders, vennoten, maten of beheerders van een rechtspersoon en van voormalige bestuurders in het jaar voorafgaand aan de aanvraag, ook onherroepelijke veroordelingen van leden van een toezichthoudend orgaan bij de aanvraag en beoordeling van een GVA betrokken moeten worden.

5.7 Elektronisch aanbesteden

Elektronisch aanbesteden houdt in dat alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen de Gemeente en Ondernemers elektronisch plaatsvindt. TenderNed is een volledige elektronisch aanbestedingssysteem dat door het Ministerie van Economische Zaken is ontwikkeld.

De Gemeente moet op grond van de Aanbestedingswet 2012 haar aankondigingen op TenderNed publiceren. Dit zijn (voor)aankondigingen, mededeling van de gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt alleen voor opdrachten boven de Europese drempels.

Per 1 juli 2017 moeten de Gemeenten conform de Aanbestedingswet 2012 volledig elektronisch aanbesteden. Dat betekent het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de Europese procedure, incl. het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. Dit kan via TenderNed of andere commerciële platforms, zoals bijvoorbeeld Mercell Source-to-Contract.

5.8 Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012 en UAV-GC 2005)

In de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW) hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld: de Uniforme administratieve voorwaarden (UAV 2012) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005).

Deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing in een aanbesteding maar moeten expliciet van toepassing worden verklaard. Ook kunnen voor een aanbesteding – indien relevant – onderdelen van deze algemene voorwaarden in overleg met de opdrachtnemer gewijzigd worden.

Bij traditionele bouworganisatievormen in de GWW worden vrijwel altijd de UAV 2012 toegepast. Het gaat hierbij om aanbestedingen waarbij alleen de uitvoering van het werk wordt uitbesteed en de andere taken door de eigen organisatie worden gedaan, of waarbij de directievoering in opdracht door een derde partij wordt gedaan.

Bij een geïntegreerde bouworganisatievorm, zoals Design, Build, Finance & Maintain, wordt meestal de UAV-GC 2005 toegepast. Bij deze bouworganisatievorm krijgt de opdrachtnemer meer taken en meer verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is bij deze aanbestedingen zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van het werk, maar ook voor de financiering en onderhoud ervan. De aanbesteder besteedt de totstandkoming dus volledig uit en voert slechts regie ‘op afstand’. De Gemeente past de UAV 2012 en/ of de UAV-GC 2005 waar mogelijk toe.

5.9 Algemene Inkoopvoorwaarden (AIAG2017 en GIBIT)

Voor de inkoop van Leveringen en Diensten heeft de Gemeente samen met de andere Achterhoekse gemeenten algemene inkoopvoorwaarden opgesteld (de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten AIAG2017). De AIAG2017 zijn gebaseerd op de model algemene inkoopvoorwaarden van de VNG. In het model is rekening gehouden met de belangen van gemeenten en van Ondernemers. Door deze uniforme inkoopvoorwaarden te gebruiken wordt de samenwerking tussen gemeenten bevorderd en wordt het inschrijven voor Ondernemers vergemakkelijkt. De AIAG 2017 voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012 en aan de Gids Proportionaliteit. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten gebruik van de AIAG2017.

Om de IT-inkoopvoorwaarden te uniformeren en te professionaliseren, heeft VNG/ KING in 2015 onder gemeenten een verkenning uitgevoerd naar de gebruikte voorwaarden en de behoeften voor de toekomst. In overleg met gemeenten en aanbieders zijn de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) tot stand gekomen, die in 2016 zijn vastgesteld door de VNG en in 2020 zijn herzien. In de GIBIT zijn de belangen van gemeenten beter geborgd en wordt voorzien aan de behoeften die er zijn ten aanzien van inkoop van IT. Tenzij er dwingende redenen zijn om hiervan af te zien, maakt de Gemeente daarom voor de inkoop van Leveringen en Diensten op het gebied van IT gebruik van de meest actuele voorwaarden van de GIBIT.

5.10 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Opdrachten onder de Europese drempel en sociale- of andere specifieke diensten zullen vanwege hun maatschappelijke context niet snel aan bovenstaande uitgangspunten voldoen. Slechts opdrachten van de Gemeente (of soortgelijke opdrachten van naburige gemeenten) waarvoor in de afgelopen vijf jaar daadwerkelijk buitenlandse interesse is getoond, worden geacht een duidelijk grensoverschrijdend belang te hebben.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Afhankelijk van het soort opdracht plaatst de Gemeente een aankondiging op haar website, Tenderned of op andere gebruikelijke platforms.

5.11 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. De actuele versie van het Mandaatbesluit Gemeente Winterswijk is in te zien op de website overheid.nl.

5.12 Wet Bibob

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) is een middel om de integriteit van de overheid te beschermen. Op grond van de Wet Bibob kan de Gemeente een diepgaand onderzoek doen naar de achtergrond van een persoon of marktpartij indien het vermoeden bestaat dat de overheidsopdracht misbruikt wordt om ‘criminele’ activiteiten te faciliteren. Dit is een vergaand instrument, waarbij de Gemeente ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals proportionaliteit en rechtmatigheid in acht moet nemen.

5.13 Wet openbaarheid van bestuur en Aanbestedingswet 2012

De Aanbestedingswet 2012 kent een openbaarheidsregeling die boven de algemene openbaarheidsregeling uit de Wet open overheid (Woo) gaat. Slechts in enkele gevallen, waarin stukken of gegevens openbaar zouden zijn op grond van de Aanbestedingswet 2012, kan openbaarmaking worden getoetst aan de regeling in de Woo. In de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. De Aanbestedingswet 2012 kent twee artikelen over openbaarheid: artikel 2.57 en 2.138. In artikel 2.57 wordt bepaald dat informatie die door de ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt niet openbaar gemaakt wordt door de aanbestedende dienst. Daarnaast mag de aanbestedende dienst geen informatie uit aanbestedingsstukken openbaar maken die in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn opgesteld en die gebruikt kunnen worden om de mededinging te vervalsen. In artikel 2.138 is opgenomen welke gegevens niet openbaar worden gemaakt in het kader van de gunning. De Gemeente geeft in beginsel geen informatie vrij waardoor gerechtvaardigde commerciële belangen van Ondernemers in het geding komen.

5.14 Klachtenregeling

De Aanbestedingswet 2012 kent – als flankerend beleid – het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast geeft het een kader voor de werkwijze van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt geen klachten in behandeling die niet eerst zijn ingediend bij de aanbestedende diensten.

Ondernemers die van mening zijn dat het handelen of nalaten van de Gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden, kunnen terecht bij het klachtenmeldpunt van de Gemeente Klachtenregeling Achterhoekse gemeenten 2017 (herziening maart 2021)6. Het meldpunt werkt met de klachtenregeling van de gezamenlijke Achterhoekse gemeenten, met als doel om te bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld7. Klachten moeten concrete aanbestedingen betreffen.

Ook kan geklaagd worden over optreden van de Gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Om een objectieve beoordeling mogelijk te maken wordt een klacht, nadat deze door de Gemeente is ontvangen, doorgeleid naar de inkoopcoördinatoren van twee van de overige Achterhoekse gemeenten. Deze inkoopcoördinatoren geven een niet-bindend advies aan de Gemeente. Dit advies wordt eveneens aan de Ondernemer toegezonden.

Ondernemers die anoniem een klacht willen indienen over de aanbesteding van een werk, kunnen zich wenden tot het Meldpunt Aanbestedingen Achterhoek Liemers8. Het Meldpunt is een initiatief van Bouwend Nederland en de Gemeenten in de Achterhoek en de Liemers.

5.15 Ruime visie aanbestedingsrecht9

Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogd de Gemeente ruimte te bieden voor (eerlijke) concurrentie tussen de verschillende aanbieders, die opdrachten voor de Gemeente willen uitvoeren. Door het aanbesteden van overheidsopdrachten door middel van een gereguleerd transparant, non-discriminatoir en objectief proces is het mogelijk om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen. Dit vergroot vanaf de vraagkant de kans op het verkrijgen van de beste prijs kwaliteitverhouding (zie par. 7.2.). Het doel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is dat met de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure een efficiënte en doelmatige besteding van de gemeentelijke middelen tot stand komt. Daarnaast is dit inkoop- en aanbestedingsbeleid er op gericht om de Gemeente in staat te stellen beter gebruik te maken van haar (overheids)opdrachten, ter ondersteuning van de gemeentelijke doelen, zoals duurzaamheid en innovatie (zie hoofdstuk 4.). Tot slot maakt dit inkoop- en aanbestedingsbeleid deel uit van de algemene doelstelling van de Europese Unie om één goed functionerende, interne markt te creëren.

5.16 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

6.1 Integriteit

a.De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode12. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de Gemeente vervullen houden zich aan de vastgestelde gedragscodes.

b.De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (zie par. 5.6).

De Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid minder vergaande instrumenten in de vorm van, het gebruik van het Uniforme Europees Aanbestedingsdocument, de Gedragsverklaring Aanbesteden en het vragen van diverse bewijsmiddelen. In uitzonderingsgevallen kan met behulp van het Bibob-instrumentarium nadere invulling worden gegeven aan de in de Aanbestedingswet 2012 vermelde uitsluitingsgronden.

Indien het UEA (zie par. 5.5) onvoldoende zekerheid of reden tot twijfel geeft, vraagt de Gemeente advies op bij het landelijk bureau BIBOB (zie par. 5.12). Ingeval van een (semi) open house-constructie of een andere financieringsrelatie -niet zijnde een overheidsopdracht- kan de Gemeente in overleg met het RIEC Oost Nederland13 onderzoeken of er andere mogelijkheden zijn om de integriteit van Ondernemers, zoals zorgaanbieders, aan de voorkant te toetsen en in te grijpen wanneer deze tijdens het uitvoeren van het contract niet meer integer zijn.

In beginsel kunnen één keer per drie jaar de UEA-formulieren van bestaande leveranciers geactualiseerd en geverifieerd worden. Indien er bij zittende leveranciers reden is te twijfelen aan een eerdere screening, zal onmiddellijk tot (her)verificatie worden overgegaan.

6.2 Privacy

De Gemeente verwerkt persoonsgegevens van burgers in tal van haar bedrijfsprocessen. Dat gebeurt onder andere binnen het sociaal domein, als op het gebied van openbare orde en veiligheid, en bij opsporing van fraude en illegale activiteiten. Voor de verwerking van die persoonsgegevens geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Gemeente verwacht daarom van leveranciers dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente strikt aan deze eisen houden en dat ze zich bij hun werkzaamheden ten behoeve van de Gemeente houden aan een niveau van beveiliging minstens gelijkwaardig aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) welke voor Nederlandse Gemeenten zijn vastgelegd en indien de leverancier een verwerker is, worden persoonsgegevens niet eerder aan een leverancier beschikbaar gesteld dan nadat deze een verwerkersovereenkomst met de Gemeente heeft afgesloten.

6.3 Brede welvaart, thema (‘s)in te zetten bij kansrijke inkopen

De Gemeente vindt het belangrijk dat er sprake is van brede welvaart en sluit, vanuit de ambitie om met gemeenten, bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld in regionaal verband maatschappelijke effecten te bereiken, aan bij de doelen van het manifest MVOI14:

Om daarbij met alle betrokken partijen dezelfde taal te kunnen spreken sluit de Gemeente aan bij de duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties. De SDG’s zijn het leidende mondiale kader voor duurzame ontwikkeling tot 2030. De SDG’s betreffen zeventien doelen die uiteen lopen van armoedebestrijding tot duurzame ontwikkeling en internationale handel. Waar mogelijk en zinvol neemt de Gemeente de volgende SDG’s mee in haar aanbestedingen. Dit betekent dat zij bij kansrijke inkopen één SDG of meerdere toepassen. Hieronder voor de volledigheid alle SDG’s.ondanks dat niet alle SDG’s gekoppeld zijn aan inkoop(doelen).

6.4 Innovatiegericht Inkopen

Oplossingen bedenk je vaak samen met de markt. Je doet een beroep op de creativiteit en benut de kennis van de markt optimaal. We gaan er naar toe dat we maatschappelijke vraagstukken op de markt zetten en niet de oplossing. Innovatiegericht- of innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht.

In plaats van alles tot in detail voor te schrijven (het ‘traditionele’ aanbesteden), wordt aan marktpartijen de ruimte geboden om met eigen oplossingen te komen. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (fundamentele innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ (incrementele innovatie). De Ondernemer is daarbij verantwoordelijk voor zijn eigen technische oplossingen en kan deze verantwoordelijkheid niet verleggen naar de Gemeente. Innovatief aanbesteden kan bij alle fasen van een aanbestedingsprocedure worden toegepast, maar zal zich doorgaans beperken tot incrementele innovatie. Om ook ruimte te bieden voor fundamentele innovatie stimuleert de Gemeente het indienen van ‘unsollicited proposals’19.

6.5 Make or buy decision

Een belangrijk aspect van het gemeentelijk inkoopbeleid is de overweging of de Gemeente een product zelf maakt, of inkoopt c.q. uitbesteedt. Hierbij wordt per product onderscheid gemaakt naar de regierol, de expertiserol en de uitvoeringsrol.

De Gemeente zal er altijd naar streven de regierol zelf te behouden. Voor de expertise- en uitvoeringsrol verkent de Gemeente in eerste instantie de mogelijkheden van de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van marktconsultaties. Daar de Gemeente zich zoveel mogelijk wil beperken tot kerntaken, ligt de voorkeur daarbij op uitbesteding. We zouden daarom beter van een ‘buy or make decision’ kunnen spreken. Naast bedrijfseconomische- spelen daarbij echter ook politieke afwegingen een rol.

Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een Werk, Levering of Dienst. Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaalt. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk. Elk inkoopproces is uniek en vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de paragrafen hieronder wordt hier nader op in gegaan.

7.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers (zie ook hoofdstuk 6) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Deze wordt in dat geval voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure georganiseerd.

7.2 EMVI als norm

De Gemeente gunt overheidsopdrachten aan de economisch meest voordelige inschrijver. De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wordt door de Gemeente vastgesteld op basis van de

• a.

  Beste prijskwaliteitverhouding (BPKV);

• b.

  Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (LKBK), zoals de levenscycluskosten (hoofdstuk 6), of

• c.

  Laagste prijs (LP).

Als er onvoldoende onderscheidende criteria zijn, waarop inschrijvers toegevoegde waarde kunnen leveren, dan kiest de Gemeente voor LP of LKBK. Indien mogelijk en van toepassing wordt dit al in de aanbestedingsstukken gemotiveerd.

Omwille van de objectiviteit wordt de kwaliteitsbeoordeling zoveel mogelijk losgekoppeld van de prijsbeoordeling: het zogeheten twee-enveloppensysteem. Alleen als het technische voorstel (eerste envelop) voldoet aan de criteria gaat de tweede envelop open: het financiële voorstel. Omwille van de transparantie kunnen inschrijvers waar mogelijk en zinvol aanwezig zijn bij het ‘openen van de tweede envelop’.

7.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a.De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente is in beginsel vrij in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b.De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

7.4 Lokale economie en MKB

a.De Gemeente heeft oog voor de lokale economie

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/ of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Vooral voor een krimpgemeente als Winterswijk is dit van belang. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop..

b.De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB)

Uitgangspunt is dat gelijke Ondernemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (waaronder ook ZZP-ers) in het oog. Dit kan de Gemeente doen door:

• •

  Opdrachten niet te groot te maken;

• •

  Gebruik te maken van percelen in de aanbestedingen;

• •

  Het toestaan van combinaties en onderaanneming;

• •

  Het verminderen van lasten;

• •

  Niet onnodig zware selectie- en gunningscriteria te gebruiken;

• •

  Meervoudig onderhands aanbesteden bij hogere bedragen, conform wet- en regelgeving.

In beginsel past de Gemeente bij de aanbesteding van Werken het Referentiekader Aanbestedingen van Werken Achterhoek-Liemers20 toe, dat is opgesteld door de afdelingen Achterhoek en Liemers van Bouwend Nederland21 in samenwerking met de Achterhoekse gemeenten en bestuurlijk wordt gedragen door de colleges van B&W van de Achterhoekse gemeenten.

7.5 Clusteren en percelen

De Gemeente werkt zoveel mogelijk samen op het gebied van inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Enerzijds door het uitwisselen van kennis en kunde, anderzijds door gezamenlijk in te kopen. Gezamenlijk inkopen is in veel gevallen efficiënter en goedkoper, maar soms ook gecompliceerder. Per opdracht wordt daarom bekeken of het doelmatig is om samen in te kopen en wordt, overeenkomstig artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012, gekeken naar:

• •

  De samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het Midden- en kleinbedrijf;

• •

  De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de ondernemer;

• •

  De mate van samenhang van de opdrachten.

Indien nodig, om het MKB voldoende mee te kunnen laten dingen naar een opdracht, worden geclusterde opdrachten in percelen verdeeld.

7.6 Samenwerkingsverbanden

In het kader van de artikelgroepstrategie22 wordt bij de inkoop van sommige artikelgroepen structureel samengewerkt met de gemeenten in de Achterhoek23. De regie over het gehele inkoopproces van een bepaalde artikelgroep is dan belegd bij één gemeente, de zgn. ‘leadbuyer gemeente’. Die gemeente wordt daarbij door een tweede gemeente ondersteunt, de zgn. ‘buddy gemeente’.

7.7 Bepalen van de inkoopprocedure

Aanbestedende diensten moeten een bewuste keuze maken over de wijze waarop zij een opdracht in de markt willen zetten. Bij een aanbesteding boven de Europese drempelwaarden is de keuze beperkt tot in de wet toegestane procedures, maar binnen de gegeven mogelijkheden dient wel een bewuste keuze gemaakt te worden.

Objectieve gronden voor keuze procedure

In de Gids Proportionaliteit is ten aanzien van de keuze voor de procedure voorschrift 3.4A opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst bij de keuze van de procedure in ieder geval de volgende aspecten moet betrekken:

• •

  Omvang van de opdracht (duur in samenhang met financiële aspecten);

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Gewenst eindresultaat;

• •

  Complexiteit van de opdracht;

• •

  Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Ten slotte kunnen ook de volgende aspecten nog een rol spelen:

• •

  Baten en lasten van een bepaalde procedure;

• •

  Kenmerken van de sector (bv. omvang en structuur van de markt, handelspraktijken, enz.);

• •

  Geografische ligging van de plaats van de uitvoering.

Met inachtneming van bovengenoemde aspecten hanteert de Gemeente bij de onderstaande bedragen -in beginsel- de volgende procedures:

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhands aanbesteden:

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal Openbaar aanbesteden:

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden:

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De genoemde bedragen zijn echter Richtbedragen25, waarvan conform definitie kan worden afgeweken. Naarmate er meer van de Richtbedragen wordt afgeweken, dienen zwaarder wegende argumenten te worden gegeven. De volgende balkjes26 geven dit grafisch weer:

(Bedragen zijn exclusief BTW)

7.8 Sociale- en andere specifieke diensten

Sociale en andere specifieke diensten hebben vanwege hun aard een beperkte grensoverschrijdende werking. De sociale en andere specifieke diensten zijn te vinden op bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.

Drempelwaarde

Het verlicht regime in de Aanbestedingswet 2012 is van toepassing op sociale en andere specifieke diensten boven de € 750.000. Er wordt vanuit gegaan dat, behoudens uitzonderingen, er over het algemeen weinig belangstelling van dienstverleners uit andere lidstaten zal zijn voor deze categorie diensten onder de drempel van € 750.00027. Zie voor uitzonderingen, par. 5.10, opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang.

Procedure boven de drempel

De procedure voor sociale en andere specifieke diensten kent de volgende regels:

• 1.

  De opdracht moet vooraf bekend worden gemaakt. Dit kan via een vooraankondiging of een aankondiging van de opdracht.

• 2.

  De aankondiging van de gunning wordt bekend gemaakt.

De procedure voor sociale en andere specifieke diensten is, op de hierboven genoemde verplichtingen, vormvrij. Er moet wel rekening gehouden worden met het transparantiebeginsel. De voorwaarden waarop de aanbestedende dienst partijen uiteindelijk selecteert en de daarop volgende procedure moeten transparant zijn. Het volgen van een meervoudig onderhandse procedure is niet uitgesloten, maar de opdracht moet wel vooraf worden aangekondigd. De aanbestedende dienst moet goed kunnen motiveren waarom zij bepaalde ondernemers wel uitnodigt om een inschrijving te doen en andere niet.

Procedure onder de drempel

Op sociale en andere specifieke diensten onder de € 750.000,- is deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (inzake Europese aanbesteding) niet van toepassing. Deze diensten kunnen via een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding worden gegund. Wel zijn de algemene beginselen uit deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit van toepassing.

7.9 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De raming is ook van belang voor de keuze van de procedure beschreven in par. 7.7.

7.10 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. Van ieder vermoeden van samenspanning maakt de Gemeente melding bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Vermoedens van ondermijnende activiteiten worden onverwijld gemeld bij het RIEC Oost Nederland28.

7.11 Wijzigingen overheidsopdracht tijdens de looptijd onder de drempel

Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft zich in meerdere arresten uitgelaten over de toelaatbaarheid van wijziging van een overheidsopdracht gedurende de looptijd zonder het volgen van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Deze jurisprudentie is in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 geïmplementeerd en aangevuld. Door de verwevenheid met de aanbestedingsbeginselen (transparantie, gelijke behandeling) geldt het uitgangspunt dat wezenlijke wijzigingen leiden tot een nieuwe aanbestedingsprocedure, ook voor aanbestedingen onder de Europese drempel.

Wijzigingen zijn alleen toegestaan in de volgende gevallen en onder de in het desbetreffende artikel genoemde voorwaarden:

• 1.

  Wijziging onder een 10/ 15%-drempel (art. 2.163b)

• 2.

  Herzieningsclausule (opgenomen in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken) (art. 2.163c)

• 3.

  Aanvullende werken, leveringen en diensten (art. 2.163d)

• 4.

  Onvoorziene omstandigheden (art. 2.163e)

• 5.

  Vervanging van de Contractant (art. 2.163f)

• 6.

  Niet-wezenlijke wijzigingen (art. 2.163g)

De Gemeente past de toegestane wijzigingen uit de wet ook toe op aanbestedingen onder de drempels.

8.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

8.2 Inkoop in de organisatie

De inkoopfunctie binnen de gemeente Winterswijk is georganiseerd via het gecoördineerd decentraal inkoopmodel. Dat betekent dat ieder team zelf verantwoordelijk is voor haar inkopen. De Inkoop van producten en diensten die voor meer dan één team nodig zijn (de teamoverschrijdende inkoop), wordt gecoördineerd. Aan de ene kant worden behoeften binnen de organisatie gebundeld en worden de aanwezige kennis en ervaring optimaal benut door de mobilisatie van de juiste medewerkers binnen een inkoopteam. Aan de andere kant bestaat het inkoopteam uit medewerkers van alle betrokken diensten, waardoor draagvlak voor- en acceptatie van de contracten worden verkregen.

De inkoopadviseur ondersteunt de teams hierbij en zorgt voor actuele kaders waarbinnen het inkoop- en aanbestedingsproces moet worden uitgevoerd. De inkoopadviseur is het centrale aanspreekpunt en kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsgebied voor de gehele Gemeente, heeft een signalerende rol en voorziet budgethouders, managementteam en college van advies

De Gemeente sluit voor herhalings- en routinematige inkopen, (raam)overeenkomsten af met geschikte Ondernemers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één enkele Ondernemer. Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen de teams en teamoverstijgende inkopen worden gebundeld met als doel schaalvoordeel te behalen. In het kader van bundeling zoekt de Gemeente actief naar mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen. De inkoopadviseur heeft hierin een adviserende en initiërende rol.

8.3 Contractbeheer en Contractmanagement

De gemeente streeft naar een optimaal gebruik en uitnutting van de afgesloten contracten.

8.4 Verantwoordelijkheden

a.Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat

De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de vaststelling en de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Binnen het college zijn de burgemeester en de verschillende wethouders, afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende typen Leveringen, Diensten en Werken.

b.Rol van de managers en inkopende budgethouders

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de managers en inkopende budgethouders zijn als volgt te omschrijven:

• •

  Verantwoordelijk voor de naleving van het inkoopbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures;

• •

  Verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces;

• •

  Inkoopbehoeften bundelen, waarbij wordt gezocht naar inkoopsamenwerking en waar mogelijk schaalvoordelen;

• •

  Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier en

• •

  Het registreren van het contract en beheren en bewaken van de hierin gemaakte afspraken.

c.Rol van de inkoopadviseur

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopcoördinator zijn als volgt te omschrijven:

• •

  Het adviseren van budgethouders, managementteam en college over inkopen en aanbesteden;

• •

  Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het inkoopbeleid en de algemene inkoopvoorwaarden;

• •

  Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden;

• •

  Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie;

• •

  Faciliteren van de gemeentelijke organisatie met relevante informatie op het gebied van inkoop en aanbesteden;

• •

  Het begeleiden en/ of verzorgen van de procesmatige activiteiten bij aanbestedingstrajecten;

• •

  Het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie.

• •

  Het uitvoeren van inkoopanalyses.

d.Rol van de administratieve ondersteuner

• •

  Het uitvoeren van inkoopanalyses

• •

  Invoeren van overeenkomsten die door managers en inkopende budgethouders zijn aangeleverd.

8.5 Inwerkingtreding

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt per direct in werking.

8.6 Evaluatie

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.