Besluit van provinciale staten van provincie Zeeland houdende vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Zeeland 2024

Ondertekening

Bijlage als bedoeld in artikel 3 van deze verordening Toezichtinformatie Archiefwet

De toezichtinformatie die op grond van artikel 3 van deze verordening wordt verstrekt, geeft informatie over de volgende toezichtcriteria op het terrein van de Archiefwet:

1e. er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten op grond van de artikelen 30.1, 32.2, 37.2 en 40 Aw;

2e. er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) ingeval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan op grond van artikel 4 Aw;

3e. het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem op grond van artikelen 3 Aw, 11 en 12 Ab en 16 Ar;

4e. de in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen van de artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

5e. de in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen van de artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

6e. er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager op grond van de artikelen 31 en 36Aw;

7e. de door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw;

8e. de archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren, zie de artikelen 1, 3 en 21 Aw, 11 Ab, hoofdstuk 2 Ar;

9e. de archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de artikelen 1, 3 en 21 Aw, 12 Ab, hoofdstuk 3 Ar;

10e. de authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema conform de artikelen 17 tot en met 19, 23 en 24 Ar;

11e. de zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten, zie de artikelen 12 tot en met 17 Aw, 9 en 10 Ab;

12e. de overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar; de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar; een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en het algemeen belang:

• •

  besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en

• •

  besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen, zie de artikelen 12 tot en met 18 en 19 Aw.

13e. de vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld, zie de artikelen 7 Aw, 6 en 8Ab, hoofdstuk 3a en artikel 59a Ar;

14e. selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de artikelen 3, 5en 9 Aw, 2 tot en met 5 en 8 Ab;

15e. archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld op grond van de artikelen 3, 8 en 10 Aw, 7 en 8 Ab;

16e. archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.

Toelichting

Algemeen

De generieke bevoegdheid om toezicht te houden op de uitvoering van medebewindstaken door de gemeentebesturen is bij de provincies belegd. Van dit uitgangspunt is slechts afgeweken indien de provincie op het betreffende beleidsterrein geen taak of expertise heeft. In dat geval berust het interbestuurlijk toezicht bij het rijk, zoals ook het toezicht op de provincies bij het rijk ligt.

Het provinciebestuur verzamelt als interbestuurlijk toezichthouder informatie over de vraag of de uitvoering van een wettelijke taak door de gemeente voldoet aan de daaraan gestelde eisen, vormt zich hierover een oordeel en intervenieert zo nodig naar aanleiding daarvan. Daarnaast is er een aantal medebewindstaken waar de provincie toezicht op houdt en waarvoor er geen informatie-uitvraag is opgenomen in de informatieverordening.

Indien het provinciebestuur in een incidenteel geval behoefte heeft aan informatie van de gemeente – zoals naar aanleiding van een signaal het geval kan zijn - dient het gemeentebestuur deze informatie desgevraagd te verstrekken. Dit regelt artikel 118 van de Gemeentewet en artikel 6 Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie. Maar het provinciebestuur heeft ook behoefte aan structurele, met vooraf bepaalde regelmaat en omvang, informatie.

In artikel 124h van de Gemeentewet is een wettelijke basis gecreëerd voor een algemene maatregel van bestuur op grond waarvan het provinciebestuur verplichtingen tot het verstrekken van systematische informatie kan opleggen aan het gemeentebestuur ten behoeve van het uitoefenen van interbestuurlijk toezicht. Daarmee is het niet meer nodig om een aparte grondslag voor toezichtinformatie op te nemen in bijzondere wetten.

Op basis van artikel 124h Gemeentewet is het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie vastgesteld. Hierin worden algemene regels gesteld over het gebruik van toezichtinformatie, zodat enerzijds adequaat toezicht mogelijk is, maar anderzijds ondertoezichtgestelde overheden niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen.

Proportioneel en selectief toezicht

De provincie zal het interbestuurlijk toezicht risicogericht uitoefenen: niet op het gehele palet van medebewindstaken, maar alleen op die taken die cruciaal zijn vanwege het uitvoeringsniveau en/of de risico’s die daarbij aan de orde zijn. De systematische informatievoorziening zal zich daartoe beperken. De te verstrekken informatie dient te voldoen aan de eisen van selectiviteit en proportionaliteit.

Tenminste eenmaal in de vier jaar zal bezien worden of de risicoanalyse – en dus de provinciale verordening – aanpassing behoeft.

Daarbij past dat zoveel als mogelijk aangesloten zal worden bij de gegevens die gemeenten in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbieden.

Vrijstellingen

In de provinciale verordening is niet voor alle systematische informatie die de provincie als toezichthouder noodzakelijk acht een verplichting opgenomen. In artikel 4 lid 2 van het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie is geregeld dat het bestuursorgaan dient na te gaan of de voor het toezicht noodzakelijke informatie op een doelmatige wijze is te verkrijgen zonder de verplichting tot verstrekking op te leggen aan het onder toezicht staande bestuursorgaan.

Huisvestingswet

Er is geen verplichting tot systematische informatieverstrekking opgenomen op basis van de Huisvestingswet. Het rijk legt op basis van de Huisvestingswet aan gemeenten kwantitatieve taakstellingen op voor de huisvesting van statushouders. De aantallen zijn gerelateerd aan het aantal inwoners van de gemeente. Elk half jaar krijgt de gemeente een taakstelling opgelegd.

De provincie wil inzicht in eventuele achterstanden. Bij het niet-voldoen aan de taakstelling kan de provincie nadere informatie opvragen en zo nodig overgaan tot indeplaatsstelling. Daarvoor heeft de provincie de volgende informatie nodig:

• 1.

  Taakstelling huisvesting verblijfsgerechtigden voor het afgelopen half jaar;

• 2.

  Taakstelling huisvesting verblijfsgerechtigden voor het komende half jaar;

• 3.

  Eventuele achterstand uit voorgaande periodes;

• 4.

  Daadwerkelijk aantal gehuisveste verblijfsgerechtigden – maandelijks.

Het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers verstrekt deze gegevens nu maandelijks aan de provincies. Daarnaast deelt het COA dagelijks actuele informatie via het taakstellingvolgsysteem (TVS). Dit is toereikend.

Omgevingsplannen

Het IBT van de provincies richt zich op die ruimtelijke plannen waarbij provinciale regelgeving betrokken is, op de actualiteit en de adequate handhaving van de Omgevingsplannen.

Ten aanzien van de omgevingsplannen wil de provincie de verwerking hierin van rijksregelgeving beoordelen maar ook de verwerking van instructieregels en mogelijke strijdigheid met een provinciaal belang. De informatievoorziening over deze onderwerpen verloopt niet via deze informatieverordening. Omgevingsplannen dienen te worden gepubliceerd via LVBB. In het Omgevingsloket in het onderdeel ‘Regels op de kaart’ is het Omgevingsplan dan te raadplegen.

Informatie ten behoeve van het financiële toezicht

In de verordening zijn geen bepalingen opgenomen met betrekking tot het financiële toezicht van provincies op gemeenten. De bepalingen omtrent financiële toezichtinformatie zijn opgenomen in de Gemeentewet en het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK 2020).

Jaarplan Artikel

De provinciale verordening regelt het periodieke verstrekken van systematische informatie. Daarnaast biedt het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie ook de mogelijkheid om de verplichting op te leggen eenmalig systematische toezichtinformatie te verstrekken. Hiertoe is het opstellen van een jaarplan verplicht. In het jaarplan kan echter niet worden voorzien om twee jaar achtereen hetzelfde onderzoek te doen. In dat geval dient de verplichting te worden opgenomen in de provinciale verordening.

Sancties

De verordening bevat geen sancties. Indien een gemeente niet voldoet aan de informatieplicht, zal de provincie dit (kunnen) zien als een signaal van een mogelijke misstand. Dan treedt de bestuurlijke interventieladder in werking, zoals beschreven in het Beleidskader voor indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Aanleveren toezichtinformatie

• 1.

  De opgevraagde gegevens en informatie worden elektronisch aangeleverd of elektronisch raadpleegbaar gemaakt door het college van burgemeester en wethouders aan gedeputeerde staten. Ook als het college de uitvoering van de wettelijke taken aan een andere instantie heeft gemandateerd, bijvoorbeeld aan een uitvoeringsdienst, blijft zij verantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie. Voorts kan gedeputeerde staten incidenteel en/of noodzakelijke informatie opvragen op grond van artikel 6, lid 1, Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie.

• 2.

  In de praktijk worden sommige documenten voor 4 jaar vastgesteld. Deze hoeven niet jaarlijks te worden verstrekt, tenzij er sprake is van een wijzigingsbesluit of een ander besluit (bijv. verlenging van het bestaande document).

Artikel 3 Archiefwet 1995

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatiehuishouding en archivering bij de overheid is een voorwaarde om alle andere taken goed te kunnen uitoefenen. Wanneer dit niet in orde is, schaadt het de bedrijfsvoering van een overheid en staat het een deugdelijke verantwoording naar de samenleving in de weg. De uitvoering van de Archiefwet, en zeker de overgang van papier naar digitaal, is aanleiding geweest voor het IPO om, in samenspraak met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen (OC&W) een aanvullend beleidskader op te stellen voor het interbestuurlijk archieftoezicht. Als bijlage bij dit kader is ook een informatie-arrangement opgenomen, waarin de toezichtcriteria zijn benoemd alsmede de informatie die de provincie op systematische basis nodig heeft.

Naar dit kader en de daarin opgenomen informatie wordt in dit artikel verwezen.

Artikel 4 Uitvoering en handhaving

In het Ob is er samenhang tussen uitvoering en handhaving. Onder ‘uitvoering’ wordt verstaan: vergunningverlening en taken die voortvloeien uit algemene regels zoals de afhandeling van meldingen (bijvoorbeeld op grond van het Bal of het Bbl, het nemen van maatwerkbeschikkingen en beschikkingen betreffende gelijkwaardigheid. De procescriteria die met de inwerkingtreding van het Ob in werking treden, maken deel uit van de BIG-8 beleidscyclus. Daarom moeten deze taken opgenomen worden in het beleid, in het uitvoeringsprogramma, in de jaarlijkse evaluatie en in de periodieke evaluatie.

• 1.

  Het beleid en de uitvoering van de taken van het dagelijks bestuur van een bestuursorgaan op het gebied van omgevingsrecht moeten voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen en procescriteria. Het is van belang dat de analyse van problemen, strategieën, prioriteiten en doelstellingen van de instrumenten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de gemeenten worden vastgesteld en transparant zijn voor de buitenwereld. Alleen na aanleveren van deze vastgestelde documenten kan de toezichthouder vaststellen of de interne organisatie en de beleidscyclus van de gemeenten zodanig zijn dat zij hun wettelijke taken adequaat kunnen uitvoeren.

• 2.

  In dit lid worden de bescheiden genoemd die gemeenten dienen toe te zenden aan de toezichthouder. Het gaat om bescheiden die zij op basis van de Ow en het Ob verplicht moeten opstellen om aan de wet te voldoen. Het gaat dus expliciet niet om extra documenten die de gemeenten moeten opstellen om aan de eisen te voldoen die systematisch toezicht stelt. Voor alle gevraagde toezichtinformatie op basis van de Ow en het Ob geldt dat deze betrekking heeft op het toetsingsjaar: de periode lopend van 1 januari tot en met 31 december van het jaar voorafgaand aan het verstrekkingsjaar. Uitzondering daarop is het onder artikel 4 lid 2 onder b gevraagde uitvoeringsprogramma.

• 3.

  Om ervoor te zorgen dat toezichtinformatie tijdig wordt verwerkt door Gedeputeerde Staten, maar dat de gemeenteraad vanuit horizontaal toezicht in de gelegenheid zijn geweest om hun beeld te vormen, zijn genoemde datums als uiterste aanleverdatum opgenomen.

Artikel 5 Monumenten en archeologie

De omgang met het cultureel erfgoed in de fysieke leefomgeving is geregeld in de Ow. Voor gebouwde of aangelegde monumenten betekent dit dat de vergunningverlening voor het wijzigen van rijksmonumenten is geregeld in de Ow. Ook aanwijzing en omgang met beschermde stads- en dorpsgezichten gebeurt straks op grond van de Ow. Datzelfde geldt voor de omgang met archeologie in de fysieke leefomgeving (vergunningverlening en integratie in de planvorming).

Het belangrijkste risico van inadequate uitvoering of borging van de wettelijke taken op dit gebied is het verloren gaan van onroerend cultureel erfgoed: cultuurhistorie, archeologie en monumenten. Een goede taakuitoefening op dit beleidsveld is gebaat bij adequate vergunningverlening en handhaving en het opnemen in Omgevingsplannen en het goed functioneren van de monumentencommissie. Het uitgangspunt is dat de toezichthouder voor het houden van generiek toezicht zoveel mogelijk gebruik maakt van bestaande horizontale toezichtinformatie. Echter, waar deze informatie onvoldoende is, vraagt zij aanvullende informatie. Dit is vooral het geval op het gebied van de archeologische monumentenzorg. Toezichtinformatie voor de toetsing van de borging van archeologische waarden en beschermde stads- en dorpsgezichten in omgevingsplannen wordt, indien deze niet digitaal te raadplegen is (bijvoorbeeld in omgevingsplannen) separaat uitgevraagd.

De Ow geeft aan dat bij behandeling van vergunningen bij rijksmonumenten de monumentencommissie geraadpleegd dient te worden. De samenstelling van deze commissie geeft inzicht in de deskundigheid van de leden en op welke terreinen deze deskundigheid ligt. Wanneer de samenstelling van de monumentencommissie wijzigt gedurende een behandeljaar, is het noodzakelijk, om bij de jaarlijkse informatie toezending de nieuwe leden door te geven aan de toezichthouder onder vermelding van hun expertise.

In dit kader van bovengrondse rijksmonumenten wordt onderstaande informatie opgevraagd; het schema is een hulpmiddel voor gemeenten bij de aanlevering van de juiste informatie.

De Ow geeft aan dat de gemeente aan de aanvrager van een vergunning een rapport kan vragen, waarin de waarde van het terrein voldoende is vastgesteld. Daarnaast kan de gemeente aan de vergunning de voorwaarde verbinden dat het plan wordt aangepast, dat een opgraving wordt uitgevoerd of dat de werkzaamheden worden begeleid door een archeoloog. Het type onderzoek dat is of nog wordt uitgevoerd, en/of de aanpassingen aan het plan naar aanleiding van de aanwezige archeologische waarden, geven een inzicht in de wijze waarop de gemeente de betreffende archeologische waarden in situ (in de bodem) dan wel door onderzoek behoudt.

Het aantal verleende vergunningen met een archeologisch rapport of met technische aanpassingen in combinatie met het aantal vergunningen in totaal geeft een beeld of regelmatig archeologisch onderzoek gevraagd wordt. De bijbehorende waarde en ondergrens in het Omgevingsplan dienen ter achtergrond van de beschermde archeologische waarden. Onderstaande tabel is een hulpmiddel voor het aanleveren van de gegevens.