Huishoudelijk Reglement van het overlegorgaan van de Clientenraad Werk en Inkomen Leeuwarden en de gemeente Leeuwarden

Artikel 1. Omschrijving van de begrippen.

• a.

  cliënt: degene die in relatie staat tot de dienst Welzijn in verband met een bestaande aanspraak op voorzieningen op grond van wetten en gemeentelijke regelingen op het terrein van Werk en Inkomen;

• b.

  cliëntenorganisatie: een lokaal georiënteerde organisatie die tot doel heeft in algemene zin de belangen te behartigen van cliënten op wie de wetten en gemeentelijke regelingen op het terrein van Werk en Inkomen gericht zijn;

• c.

  cliëntenparticipatie: het betrekken van cliënten en hun vertegenwoordigers bij de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering van wetten en gemeentelijke regelingen op het terrein van Werk en Inkomen;

• d.

  cliëntenraad: een, op initiatief van de gemeente, ingesteld adviesorgaan bestaande uit vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders van Leeuwarden;

• f.

  overlegorgaan: vergadering waarbinnen de cliëntenraad en de gemeente Leeuwarden met elkaar overleggen;

• g.

  sectormanager: de manager van de sector Werk en Inkomen van de dienst Welzijn, dan wel een plaatsvervanger, en/of de manager van de sector Sociale Zaken van de dienst Welzijn, dan wel een plaatsvervanger;

• h.

  secretaris: secretaris van het overlegorgaan;

• i.

  vertegenwoordigers van cliënten: cliënten die na een algemene openbare kandidaatstelling op voordracht van cliëntenraad door het college zijn aangewezen om op persoonlijke titel deel te nemen aan de cliëntenraad;

• j.

  voorzitter: onafhankelijke voorzitter van het overlegorgaan;

• k.

  werk en inkomen: alle aangelegenheden die betrekking hebben op het beleid en de uitvoering van de Wet werk en bijstand, gemeentelijke minimaregelingen en alle direct met deze wet en gemeentelijke regelgeving verbandhoudende onderwerpen;

• l.

  wet: de Wet werk en bijstand.

Artikel 2. Toepassing van het reglement.

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op het overlegorgaan van de cliëntenraad Werk en Inkomen Leeuwarden en de gemeente Leeuwarden.

Het huishoudelijk reglement vervangt het “Reglement van het overlegorgaan van de cliëntenraad en de sectoren Sociale Zaken en Werkgelegenheid van de dienst Welzijn van de gemeente Leeuwarden “, vastgesteld in juni 2002.

Artikel 3. Doel van het overlegorgaan.

Binnen het overlegorgaan vergadert de cliëntenraad met de sectormanager over alle aangelegenheden van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering die, betrekking hebben op de Wet werk en bijstand, het minimabeleid en alle direct met deze wet en gemeentelijke regelgeving verbandhoudende onderwerpen en, van invloed zijn op de positie van de burger als cliënt, met als doel het bevorderen van de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering op bovenstaande beleidsterreinen.

Op basis van dat overleg adviseert de cliëntenraad aan het college op de bovenstaande beleidsvelden.

Artikel 4. Samenstelling van het overlegorgaan.

Het overlegorgaan bestaat uit de cliëntenraad, de voorzitter, de sectormanager en een secretaris.

Artikel 5. Samenstelling van de cliëntenraad.

De cliëntenraad bestaat uit maximaal 15 vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties, waarbij het aantal individuele leden tenminste eenderde (5) en ten hoogste de helft (8) bedraagt.

Artikel 6. Afspiegeling van cliënten en cliëntenorganisaties: de selectie.

• a.

  Het college stelt zich als doel om de cliëntenraad een redelijke afspiegeling te laten zijn van de cliënten en cliëntenorganisaties. Vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties kunnen bij het beëindigen van de zittingsduur via een algemene openbare oproep tot kandidaatstelling worden uitgenodigd om zich beschikbaar te stellen voor de cliëntenraad.

• b.

  Het benoemingsvoorstel wordt in een vergadering van het overlegorgaan eerst ter advisering aan de cliëntenraad voorgelegd waarna de benoeming door het college plaatsvindt.

Artikel 7. Vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties.

• a.

  De deelnemende cliëntenorganisaties wijzen elk een persoon aan die hen vertegenwoordigt in de cliëntenraad. De cliëntenorganisaties wijzen daarbij ook een plaatsvervanger aan.

• b.

  Zo mogelijk worden uit de groep van personen die zich beschikbaar hebben gesteld om op persoonlijke titel deel te nemen aan de cliëntenraad ook de plaatsvervangers aangewezen.

• c.

  Het college en ook de cliëntenraad kunnen cliëntenorganisaties van wie de specifieke inbreng uit oogpunt van evenwichtige beleidsvorming naar hun oordeel niet kan worden gemist, gericht vragen tot deelname aan de cliëntenraad. Deze cliëntenorganisatie wijst een vertegenwoordiger en ook een plaatsvervanger aan die de organisatie vertegenwoordigt in de cliëntenraad.

Artikel 8. De voorzitter.

• a.

  De vergadering van het overlegorgaan staat onder leiding van de voorzitter dan wel de plaatsvervangende voorzitter.

• b.

  De voorzitter en de plaatsvervanger zijn geen cliënt, lid van of werkzaam bij één van de cliëntenorganisaties die deel uitmaken van de cliëntenraad. De voorzitter dan wel de plaatsvervanger zijn ook geen lid of werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Leeuwarden.

• c.

  De voorzitter en de plaatsvervanger worden tijdens een vergadering van het overlegorgaan door de cliëntenraad gekozen uit de personen die na een openbare oproep zich kandidaat hebben gesteld voor de functie van voorzitter van het overlegorgaan.

• d.

  De voorzitter en de plaatsvervanger worden voor benoeming aan het college voorgedragen.

Artikel 9. Benoeming en zittingsduur.

• a.

  De voorzitter, de cliëntenraad alsmede de betreffende plaatsvervangers worden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de gemeenteraad. Bij tussentijdse benoeming kan de periode van benoeming tevens de daaropvolgende zittingsperiode van de raad omvatten.

• b.

  Bij het einde van zittingsperiode blijven de voorzitter en de cliëntenraad alsmede de betreffende plaatsvervangers hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien.

• c.

  De voorzitter, de cliëntenraad alsmede de betreffende plaatsvervangers zijn herbenoembaar.

• d.

  Een benoeming bij tussentijds aftreden, geschiedt binnen 3 maanden na het ontstaan van de vacature.

• e.

  De cliëntenraad is verantwoordelijk voor een tijdige voordracht van nieuwe leden van de cliëntenraad.

• f.

  Het overlegorgaan is verantwoordelijk voor een tijdige voordracht van een nieuwe voorzitter.

Artikel 10. Beëindiging lidmaatschap overlegorgaan.

• a.

  Het lidmaatschap eindigt indien een lid of het plaatsvervangende lid daar zelf om verzoekt.

• b.

  Het lidmaatschap eindigt indien een lid van de cliëntenraad of de plaatsvervanger geen vertegenwoordiger meer is van betreffende cliëntenorganisaties.

• c.

  Het lidmaatschap eindigt indien de vertegenwoordiger van de cliënten of de plaatsvervanger geen de aanspraak meer kan maken op een voorziening op grond van wetten en regelingen op het terrein van Werk en Inkomen.

• d.

  Het lidmaatschap eindigt automatisch indien de zittingsduur van de zittende gemeenteraad is verlopen.

Artikel 11. De sectormanager en de secretaris.

• a.

  De sectormanager kan zich gedurende de vergadering van het overlegorgaan laten bijstaan door medewerkers van de gemeente Leeuwarden.

• b.

  De sectormanager draagt zorg voor het aanwijzen van een secretaris en een plaatsvervanger van de secretaris.

Artikel 12. Advisering door cliëntenraad.

Het college vraag advies aan de cliëntenraad over aangelegenheden van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering op het terrein van Werk en Inkomen. Het advies van de cliëntenraad dient daarbij te worden meegewogen in het uiteindelijke collegebesluit. Indien het college afwijkt van een door de cliëntenraad uitgebracht advies, dient de cliëntenraad, onder opgave van reden, daarvan op de hoogte te worden gesteld.

Artikel 13. De sectormanager.

• a.

  De sectormanager verstrekt de cliëntenraad tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en gegevens die het redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig heeft, dit met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur.

• b.

  De sectormanager stelt de cliëntenraad tijdig in de gelegenheid om in ieder geval advies uit te brengen over alle voorgenomen voorstellen aan het college op het terrein van Werk en Inkomen waarbij de gemeenschappelijke belangen van de cliënten op een wezenlijke wijze worden geraakt.

• c.

  De sectormanager draagt zorg voor de verwerking van het advies van de cliëntenraad in het voorstel aan het college.

• d.

  De sectormanager stelt zich ten doel om de cliëntenraad op de hoogte te stellen van elk collegebesluit die betrekking heeft op aangelegenheden op het terrein van Werk en Inkomen. De sectormanager doet in ieder geval mededeling aan de cliëntenraad over de collegebesluiten waar de cliëntenraad advies over heeft uitgebracht.

Artikel 14. De voorzitter.

• a.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het leiden van de vergadering van het overlegorgaan en handhaven van de orde onder de aanwezigen.

• b.

  De voorzitter schorst de vergadering van het overlegorgaan indien daartoe een aanleiding voor is.

• c.

  De voorzitter bewaakt het adviseringsproces van de cliëntenraad tijdens de vergadering van het overlegorgaan.

• d.

  De voorzitter en de cliëntenraad informeren elkaar over alle zaken die van belang zijn voor het goed functioneren van het overlegorgaan.

• e.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het vaststellen van de plaats, datum en het tijdstip van de vergadering en ook het openbaar kenbaar maken van deze informatie.

• f.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor het tenminste twee weken voor de dag van de vergadering schriftelijk oproepen van de deelnemers op onder opgave van de te behandelen punten en onder toezending van de daarop betrekking hebbende stukken. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter hiervan afwijken.

• g.

  De voorzitter roept het overlegorgaan ook in vergadering bijeen als daar aanleiding voor is of als tenminste twee deelnemers met opgave van redenen de wens daartoe te kennen geven.

• h.

  De voorzitter kan de deelnemers van het overlegorgaan van tevoren opdragen tot nader orde geheimhouding in acht nemen met betrekking tot de inhoud van bepaalde stukken en mededelingen.

Artikel 15. Secretaris.

• a.

  Tot de taken van de secretaris behoren het registreren van inkomende en uitgaande stukken, het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda, het verzenden van de stukken aan de leden van het overlegorgaan en het regelen van de plaats van de vergadering.

• b.

  De secretaris maakt van iedere vergadering een verslag.

• c.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het overlegorgaan ter vaststelling aangeboden.

Artikel 16. Vergaderingen.

• a.

  Het overlegorgaan vergadert tenminste 5 keer per kalenderjaar.

• b.

  Het lid van het college belast met de portefeuille Werk en Inkomen voert tenminste één keer per kalenderjaar, op eigen initiatief, overleg met het overlegorgaan en desgevraagd ook op uitnodiging van het overlegorgaan.

Artikel 17. Vergaderorde.

• a.

  De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de voorzitter of het overlegorgaan besluit dat de behandeling van een of meer agendapunten niet in het openbaar plaatsvindt.

• b.

  Personen die op de publieke tribune de vergadering van het overlegorgaan bijwonen kunnen, na overleg met de voorzitter, in de gelegenheid worden gesteld om in te spreken over onderwerpen die op de agenda staan. De voorzitter vraagt voorafgaand aan de opening van de vergadering of personen op de publieke tribune wensen in te spreken. De voorzitter bepaalt de tijdsduur van de inspraakronde.

• c.

  Het overlegorgaan kan bij de sectormanager de wens kenbaar maken gemeenteambtenaren en/of andere personen te willen uitnodigen om inlichtingen te geven die nodig zijn voor een goede vervulling van hun taak.

• d.

  Deelnemers van het overlegorgaan hebben het recht om tot twee weken voorafgaande aan het overleg agendapunten in te dienen bij de secretaris of de voorzitter.

Artikel 18. Wijze van advisering.

• a.

  Alleen de leden van de cliëntenraad of de plaatsvervangers hebben adviesrecht.

• b.

  Adviseren bij volmacht is niet toegestaan.

• c.

  De cliëntenraad brengt geen adviezen uit, indien niet tenminste de helft van de cliëntenraad in de vergadering van het overlegorgaan aanwezig is. De aanwezigheid blijkt uit de voor het begin van de vergadering getekende presentielijst.

• d.

  Na het uitbrengen van het advies stelt de voorzitter vast of er sprake is van een unaniem, meerderheids dan wel minderheidsadvies.

• e.

  Ingeval van spoedeisende advisering kan de cliëntenraad kan ook schriftelijk dan wel telefonisch advies uitbrengen aan het college. Dergelijke adviezen worden niet uitgebracht indien één lid van de cliëntenraad daar bezwaar tegen heeft.

Artikel 19. Onkostenvergoeding.

De aan de vertegenwoordiger van de cliëntenorganisatie verstrekte onkostenvergoeding kan desgewenst ook worden overgemaakt aan de organisatie die de deelnemer vertegenwoordigt.

Artikel 20. De faciliteiten.

• a.

  Aan de leden van de cliëntenraad wordt ten behoeve van het gezamenlijke vooroverleg een ruimte ter beschikking gesteld op kosten van de gemeente Leeuwarden.

• b.

  Ten behoeve van dat vooroverleg en de vergaderingen van het overlegorgaan kunnen, de voorzitter en leden van de cliëntenraad, op kosten van de gemeente gebruikmaken van de kopieerfaciliteiten van de gemeente.

• c.

  Aan de secretaris van de cliëntenraad wordt een laptop ter beschikking gesteld door de gemeente.

• d.

  De cliëntenraad wordt een pagina op de gemeentelijke website onder de button van de sector Sociale Zaken ter beschikking worden gesteld.

• e.

  De cliëntenraad wordt in de gelegenheid gesteld om één keer per jaar een mailing te verzorgen naar de achterban, dan wel een bijeenkomst te organiseren, met het oog op de versterking van de relatie met haar achterban.

• f.

  De leden van de cliëntenraad kunnen een cursus volgen ter verwerving van basisvaardigheden om als deelnemer van de cliëntenraad effectief een bijdrage te leveren aan voorbereiding en uitvoering van wetten en regelgeving op het terrein van Werk en Inkomen. Desgewenst kan ook de voorzitter van het overlegorgaan een cursus volgen die relevant is voor het adequaat vervullen van het voorzitterschap. De gemeente vergoedt deze kosten, mits de vergoeding vooraf wordt aangevraagd en de kosten als redelijk zijn aan te merken.

• g.

  De leden van de cliëntenraad en de voorzitter van het overlegorgaan hebben aanspraak op een abonnement op de stukken van de commissie Welzijn.

• h.

  De door de sectormanager toegestane kosten van werving en selectie van kandidaten voor de functie van voorzitter en vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenorganisaties komen ten laste van de gemeente.