Mandaatbesluit raad Ede 2023

Geldend van 17-11-2023 t/m 29-01-2025

Intitulé

Mandaatbesluit raad Ede 2023

De raad van de gemeente Ede;

gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluit:

Artikel 1 Toepassingsbereik

1. Waar in dit besluit wordt gesproken over mandaat wordt daaronder ook verstaan volmacht en machtiging.

2. De bevoegdheid om besluiten te nemen omvat tevens het verrichten van alle noodzakelijke voorbereidings- en uitvoeringshandelingen en de ondertekening van stukken.

Artikel 2 Verlening mandaat, volmacht en machtiging

  • 1.

    De uitoefening van de in bijlage 1 van dit besluit genoemde bevoegdheden wordt opgedragen aan de daarin genoemde gemandateerden.

  • 2.

    De gemandateerden mogen andere functionarissen mandaat verlenen tot het geheel of gedeeltelijk namens hen uitoefenen van bevoegdheden (ondermandaat), voor zover uit bijlage 1 blijkt dat dat is toegestaan. Hierbij kunnen nadere voorwaarden worden vastgesteld.

  • 3.

    Aan de griffier wordt de bevoegdheid verleend om bijlage 2 te wijzigen.

  • 4.

    Aan de griffier wordt de bevoegdheid verleend om gemachtigden aan te wijzen die bevoegd zijn de raad te vertegenwoordigen in juridische procedures.

Artikel 3 Voorwaarden uitoefening bevoegdheden

  • 1.

    Bij de uitoefening van de bevoegdheden bedoeld in artikel 1, eerste lid, wordt gehandeld overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving en het beleid dat is vastgesteld door de bestuursorganen die onderdeel uitmaken van de gemeente Ede.

  • 2.

    Instemming van de griffier voor de bevoegdheidsuitoefening is vereist indien een andere gemeentelijke afdeling of een gemeentelijk adviesorgaan advies heeft gegeven en er een voornemen bestaat om af te wijken van dit advies.

Artikel 4. Plaatsvervanging

In geval van afwezigheid een afdelingsmanager worden de aan hem opgedragen bevoegdheden uitgeoefend door de andere afdelingsmanagers die werkzaam zijn binnen hetzelfde taakgebied.

Artikel 5. Afhandeling van klachten

1. Klachtafhandeling in het kader van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht wordt als volgt gemandateerd:

a. klachten over de griffie en de plaatsvervangend griffier worden behandeld door de griffier;

b. klachten over de griffier worden behandeld door de voorzitter van de raad;

c. klachten over de raad worden behandeld door de voorzitter van de raad;

d. klachten over de burgemeester als voorzitter van de raad worden behandeld door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

2. Indien de klacht over meerdere personen of organen gaat en daardoor volgens het eerste lid meerdere klachtbehandelaars zijn aangewezen, dan zijn zij allen bevoegd voor het behandelen van de volledige klacht.

Artikel 6. Slotbepaling

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

  • 2.

    Het Mandaatbesluit raad Ede 2018 wordt ingetrokken.

  • 3.

    Dit besluit kan worden aangehaald als: Mandaatbesluit raad Ede 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 9 november 2023, zaaknummer 420097,

De raad voornoemd,

dr. G.H. Hagelstein

de griffier,

mr L.J. Verhulst

de voorzitter.

Bijlage 1. Bevoegdhedenoverzicht

In dit overzicht wordt verstaan onder:

AD

gemeentesecretaris/algemeen directeur

C

concerndirecteur

AM

afdelingsmanager of teammanager van een afdeling of team dat is opgenomen in bijlage 2 van dit besluit

AM BIM

afdelingsmanager Beleid, Infrastructuur & Milieu

AM JIS

afdelingsmanager Juridische Zaken, Inkoop en Subsidies

Medewerkers JIS

alle medewerkers die werkzaam zijn voor de afdeling Juridische Zaken, Inkoop en Subsidies

Medewerkers RO

alle medewerkers die werkzaam zijn voor de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Gemachtigden

de functionarissen genoemd in bijlage 3 van dit besluit

Secretaris

secretaris van de commissie voor de bezwaarschriften

Bevoegdheid

Mandaat

Onder-

mandaat

Voorwaarden

Wet open overheid, Wet hergebruik van overheidsinformatie en Wet bescherming persoonsgegevens

Het nemen van besluiten op grond van de:

a. Wet open overheid;

b. Wet hergebruik overheidsinformatie; en

c. Algemene verordening gegevensbescherming.

De griffier wordt geïnformeerd over ieder ontvangen Woo-verzoek, voordat een besluit wordt genomen over toe- of afwijzing.

AD & C

AM

Als het gaat om beslissingen van de raad die worden voorbereid of uitgevoerd door het college conform artikel 160, eerste lid, onder b van de Gemeentewet

Griffier

 

In alle overige gevallen

Algemene wet bestuursrecht (algemeen)

Doorzending van geschriften naar ander bestuursorgaan en terugzending naar afzender (artikel 2:3 Awb)

AD & C

AM

 

Weigeren elektronisch verschafte gegevens en bescheiden (2:15 Awb)

AD & C

AM

 

Besluiten over verlenging van de beslistermijn (3:18 Awb)

AD & C

AM

 

Het stellen van een redelijke termijn en het weigeren een aanvraag in behandeling te nemen (4:5 Awb)

AD & C

AM

 

Het nemen van een besluit tot het afwijzen van een aanvraag omdat er geen sprake is van nieuwe feiten of omstandigheden (4:6 Awb)

AD & C

AM

 

Het doen van een mededeling binnen welke termijn op de aanvraag zal worden beslist indien er geen wettelijke termijn is vastgesteld (4:14, derde lid, Awb)

AD & C

AM

 

Het besluiten over opschorting (4:15 Awb)

AD & C

AM

 

Het vaststellen van de verschuldigdheid en de hoogte van de dwangsom (4:18 Awb)

AD & C

AM

 

Het nemen van een besluit op een verzoek om in te stemmen met rechtstreeks beroep (7:1a Awb)

AD & C

AM

 

Het nemen van een beslissing op bezwaar en het besluiten op verzoeken om proceskostenvergoeding (7:11 en 7:15 Awb)

Griffier

Behalve in de gevallen waarin de raad zelf het bestreden besluit heeft genomen

Het voeren van verweer in bestuursrechtelijke procedures en het verrichten van proceshandelingen waaronder het indienen van een verweerschrift als bedoeld in artikel 8:42 en 8:73a van de Awb

AD & C

Gemachtigden

Algemene wet bestuursrecht (bezwaarschriften)

Besluiten over verzuimherstel (artikel 6:6 Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Verzenden van ontvangstbevestiging (artikel 6:14 Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Besluiten over doorzending (artikel 6:15 Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Het stellen van een redelijke termijn voor het verklaren of gebruik wordt gemaakt van het recht op horen (artikel 7:3 Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Het nemen van een verdagingsbesluit (artikel 7:10, derde lid, Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Besluit over verder uitstel (artikel 7:10, vierde lid, Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Mededeling over advies commissie voor de bezwaarschriften (artikel 7:13, tweede lid, Awb)

AD & C

AM JIS + Secretaris

Diversen

Het incidenteel machtigen van medewerkers van de gemeente Ede tot het vertegenwoordigen van de raad in bestuursrechtelijke procedures, waaronder in ieder geval begrepen bezwaar-, administratief beroep of (hoger) beroepsprocedures.

AD & C

AM

Besluiten tot het toekennen en afwijzen van verzoeken om nadeelcompensatie (titel 8.5 van de Awb)

Griffier

Besluiten tot het toekennen en afwijzen van verzoeken om schadevergoeding wegens een onrechtmatige daad (6:162 BW) of onrechtmatig bestuurshandelen (titel 8.4 van de Awb)

AD & C

AM

1. Toekenning tot een maximumbedrag van €5.000,-

2. Afdeling JIS wordt geïnformeerd elke afgewezen of toegekende schadevergoeding (ivm accountantscontrole)

Openbare bekendmaking/kennisgeving van door of namens de raad in mandaat genomen besluiten

AD & C

AM + medewerkers JIS en medewerkers RO

+ medewerkers bureau Daadkracht

Medewerkers bureau Daadkracht alleen na opdracht tot publicatie van medewerkers afdeling JIS

Bijlage 2. Organisatieoverzicht

Taakgebied

Afdeling

Team

Ruimtelijk

 

 

Beleid Infrastructuur en Milieu

Beleid Wonen Economie Sport en Cultuur

GEO-informatie en ondersteuning

Grondzaken en Vastgoed

Ingenieursbureau

Onderhoud en Services

Programmering

Ruimtelijke ontwikkeling

Ruimtelijke Projecten

Toezicht

Veiligheid

Bedrijfsvoering en concernstaf

Advies en Interim management

Belasting

Bedrijfsadministratie

Bestuur en Communicatie

Concern Control

Huisvesting en Service

Financiën en Control

Juridische Zaken, Inkoop en Subsidies

Personeel en Organisatie

Strategie en Regie

Dienstverlening

Archief

Beheer Infrastructuur, Applicaties en Services

Informatie Project- en Procesmanagement

Publiekszaken

Klantcontact-centrum

Burgerzaken

Sociaal

Administratie Terugvordering en Verhaal

Beleid Sociaal Domein

Inkomen en Schulddienstverlening

Ontwikkeling en Kwaliteit

Sociaal Teams en Jeugd

Wet maatschappelijke ondersteuning

Overige organisatieonderdelen

Griffie

Team managementassistenten

Toelichting

Algemeen

Dit mandaatbesluit heeft betrekking op de bevoegdheden van de gemeenteraad. Mandaat draagt bij aan praktische en flexibele besluitvorming. De feitelijke bevoegdheidsuitoefening (het nemen van de beslissing) komt te liggen bij de mandaatontvanger (mandataris). De mandaatgever (mandans) blijft zelf volledig verantwoordelijk.

Uitoefening van mandaat

Mandaat vraagt om verstandig en zorgvuldig gebruik Er is geen continu-controle op de uitoefening van mandaat. Het is binnen de interne verhoudingen de verantwoordelijkheid van degene die gebruik maakt van een (vermeend) mandaat. Het mandaat vindt zijn grens in de goede taakvervulling door de mandaatontvanger. De bevoegdheid reikt zover als nodig is voor het eigen werkterrein, de eigen taak, de opgedragen opgave, het betreffende project. De mandaatontvanger is in zoverre bevoegd en kan ook in zoverre de gemeente binden.

Goed omgaan met mandaat houdt in dat er soms juist geen gebruik van een bevoegdheid wordt gemaakt.

Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de volgende situaties:

- mediagevoelige onderwerpen

- ingrijpende gevolgen voor grote groepen mensen

- (groot) financieel risico voor de gemeente

- precedentwerking

- bestuurlijk afbreukrisico

- de politieke gevoeligheid van het moment

- voorgenomen afwijking van een extern advies

- afdelingsoverstijgende aangelegenheid, waarbij er geen overeenstemming is tussen die afdelingen

- niet-routinematige zaken die andere bestuursorganen betreffen, bijvoorbeeld de Kroon (de Koning), minister, Commissaris van de Koning of Gedeputeerde Staten.

De mandaatontvanger handelt namens en voor rekening van de mandaatgever. Daarom kan de mandaatgever altijd het mandaat terugnemen, aangeven dat het in een specifieke situatie zelf wil beslissen, algemene of specifieke instructies geven en om informatie over de uitoefening van het mandaat vragen. Een goede uitoefening van het mandaat houdt ook in dat de mandaatontvanger in bepaalde gevallen actief en vooraf informatie verstrekt en overlegt alvorens gebruik te maken van een bevoegdheid.

Toelichting per artikel

Artikel 1 Toepassingsbereik

Mandaat is de bevoegdheid om namens een ander besluiten te nemen.

Volmacht is de bevoegdheid om een ander te vertegenwoordigen bij privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Machtiging is de bevoegdheid tot het verrichten van feitelijke handelingen (bijvoorbeeld het kennisgeven van een door de raad genomen besluit).

Het mandaat ziet op zowel het nemen van besluiten als op het verrichten van noodzakelijke uitvoerings- en voorbereidingshandelingen. Hierbij is te denken aan:

- het nemen van een ontwerpbesluit

- het ter inzage leggen

- het horen van belanghebbenden

- het nemen van voorbereidingsbeslissingen

- het verdagen van de beslissingstermijn

- het verzoeken om nadere inlichtingen en het aanvullen van een aanvraag

- het stellen van voorschriften en beperkingen

- het intrekken van een besluit

- het bekendmaken van genomen besluiten

Tenslotte betreft het mandaat ook feitelijke handelingen, zoals het voeren van correspondentie, het verstrekken van informatie, het uitnodigen voor gesprekken, het opstellen van verslagen, het invullen en ondertekenen van formulieren.

Ondertekening

Uitdrukkelijk omvat het mandaat ook de bijbehorende ondertekening. In de praktijk valt het nemen van een besluit en het ondertekenen ervan vaak samen: door ondertekening van een stuk, wordt het desbetreffende besluit genomen.

Gebruik van mandaat moet controleerbaar zijn. Dit betekent:

- dat altijd wordt vermeld namens wie wordt gehandeld

- dat bij ondertekening altijd de naam en functie van de daadwerkelijke ondertekenaar wordt vermeld (dus niet ‘bij afwezigheid’ zonder aanduiding van wie als plaatsvervanger optreedt of ‘per opdracht’ zonder ondertekeningsmandaat en vermelding wie tekent en wie het besluit heeft genomen).

Het bestaan van het mandaat zelf hoeft daarbij overigens niet ongevraagd te worden aangetoond - vermelding van het mandaatbesluit als grondslag is niet nodig.

Het is toegestaan om gebruik te maken van een digitale handtekening, mits deze voldoende betrouwbaar is gelet op de aard van het uitgaande stuk.

Artikel 5Klachtafhandeling

Volgens artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht is het mogelijk om te klagen over gedragingen van een bestuursorgaan. Gedragen van personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het betreffende bestuursorgaan, worden daarbij aangemerkt als gedragingen van dit bestuursorgaan. Dit is de reden dat geen regeling is getroffen voor het indienen van klachten over raadsleden. Raadsleden zijn onafhankelijk en derhalve niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van de raad. Het is daarom niet mogelijk om een klacht in de zin van titel 9.1 in te dienen over raadsleden.

In dit besluit is opgenomen dat klachten over de burgemeester in zijn rol van voorzitter van de raad worden behandeld door de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Klachten over de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan of als collegelid worden behandeld door de locoburgemeester (zie mandaatbesluit van burgemeester en wethouders en de burgemeester).